Документальное оформление командировки в году. Отметки в командировочном удостоверении. Документы на проживание

Командировка 2015: оформляем по новым правилам

В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.

Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны

8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.

С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание . Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.

Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, - авансовый отчет с подтверждающими документами.

Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.

Письменное решение руководителя

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.

Отменен журнал учета командированных сотрудников

Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал - только с августа.

Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.

Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения

С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.

Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.

Как с 2015 года отчитываться по командировке

С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:

• авансовый отчет;
• документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
• проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
• документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).

О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

Менеджеры часто ездят в командировки, поэтому вопрос о командировочных расходах для коммерческого отдела актуален всегда. Все, что нужно знать о командировочных расходах, а также какие изменения в этом вопросе ожидаются в 2016 году – подробно в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

• Какие изменения командировочные расходы претерпят в 2016-м году
• Как рассчитать суточные командировочные расходы
• Как производится оплата командировочных расходов
• Как устанавливается сумма командировочных расходов
• Какими документами командировочные расходы регламентируются

Командировочные расходы: изменения в 2016 году

По инициативе Министерства финансов РФ, предлагается лишить рядовых сотрудников суточных денежных средств по командировочным расходам. Ведомство предлагает такие изменения командировочных расходов с начала 2016-го года.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Эксперты единогласно утверждают, что подобные изменения командировочных расходов приведут только к негативу. Ведь сотрудники не будут ездить в командировки, начнут отказываться. Это приведет к негативным последствиям для репутации компаний.

Но представители Министерства утверждают – благодаря этому решению удастся повысить общую прибыль организаций, с которых производится уплата налогов в федеральный бюджет, что благоприятно скажется на экономике страны.

Стоит учитывать, что изменения командировочных расходов, по инициативе Минфина, предполагают отмену данных выплат лишь для поездок внутри страны, а суточные при заграничных командировках сохранятся.

l&g t;

Что входит в командировочные расходы

Чтобы лучше понимать ситуацию, следует разобраться – чем является командировка по служебной необходимости. Этот термин, в соответствии с ТК РФ, предполагает определенный выезд работника за пределы места проживания – для решения служебных задач.

В соответствии с положениями законодательства, суточные командировочные расходы в 2016-м году будут включать:

– затраты на проезд к месту командировки, покупка билетов в обратную сторону;

– расходы на аренду жилья на месте командировки;

– выплата суточных – карманных денег работнику, которые ему нужны для различных нужд, в том числе для оплаты услуг связи;

– оформление разных документов.

Командировочные оплачиваются лишь для компенсации целевых издержек, а также должны подтверждаться соответствующими документами – включая чеки, специальные документы и пр.

Размер суточных командировочных расходов в каждой организации определяется согласно своим нормам – с учетом принятых норм на предприятии, значимости командировки, статуса сотрудника и множества прочих критериев.

Какая сумма командировочных расходов установлена на 2015 год

В российской практике установлен максимальный размер суточных командировочных в 2015-м году на уровне 700 рублей. Однако актуальным данное правило следует считать лишь для государственных компаний, выплачивающих для сотрудников командировочные из бюджетных средств. У частных организаций обычно есть право самостоятельно определять размер командировочных, которые оказываются выше установленных законом для муниципальных.

Для заграничных командировочных расходов сумма в сутки не должна быть более 2,5 тысяч рублей. Однако это также регламентируется лишь для государственных предприятий. У частных компаний есть право самостоятельно выбирать нужную сумму.

Но при определении собственных суточных сумм нужно учесть – если суммы будут выше установленных законом, потребуется уплата налога 13% на деньги свыше указанной суммы.

Законодательство не ограничивает минимальный размер командировочных расходов в 2016-м году. Но всё же бухгалтеры должны учитывать определенные ориентиры, основой сегодня становятся средние показатели следующего характера:

– суточные при командировках внутри своего региона равны 200-300 рублей;

– в другие регионы страны – 500 рублей;

– поездка заграницу по минимуму для предприятия обойдется в 1 тыс. рублей;

Как и ранее, для нормы возмещения командировочных расходов 2016-го года необходимо корректно оформить соответствующие документы. Без этого не удастся получить все полагающиеся средства.

Какие документы требовать для отчета за командировочные расходы

Руководителю сначала нужно опубликовать приказ, с прописыванием и обоснованием в нем необходимости командировочной поездки для сотрудника. Затем будет определен размер причитающихся суточных, прочих расходов, которые могут возникнуть в рамках поездки. Далее сотруднику будет выдано специальное командировочное удостоверение – с его помощью работник сможет документально подтвердить свое нахождение на работе. По завершении командировки сотрудник должен предоставить пакет документов:

– чеки на покупки;

– документы, которые удостоверяют расходы определенного характера, указанные в отчете.

Однако бухгалтерии необходимо понимание, что в гостинице с 3-разовым питанием могут не оплачиваться излишества сверх нормы – ведь ему и так предоставлены деньги на еду.

Если говорить о суточных командировочных расходах 2016 для зарубежных поездок, то здесь существуют некоторые отличия. К примеру, для возмещения затрат на аренду жилья необходимо предоставление загранпаспорта с отметкой о пересечении границы дважды.

• Директор по производству: обязанности и требования к должности

Как рассчитать командировочные расходы

Установлен порядок расчета законодательством, производится таким образом:

• определение суммы, начисляемой сотруднику как зарплату за последний год до поездки в командировку;
• вычет из рассчитанной суммы разных выплат, не входящих в основной размер зарплаты – отпускные, больничные и пр;
• корректировка сумм, которые сотрудник получил в виде разных премий;
• вычисление числа дней, отработанных сотрудником по факту – вычитая из всего числа рабочего времени часов отсутствия по разным причинам;
• полученная в итоге сумма заработка делится на число дней, в течение которых сотрудник был на рабочем месте. Исходя из этой цифры получается результат, начисляющийся работнику как командировочные выплаты.

Оплата командировочных расходов, облагаемых НДС

Оплата транспортных расходов. Затраты на проезд к месту командировки и в обратном направлении, к месту постоянной работы, возмещаются в размере стоимости проезда транспортом общего назначения (за исключением такси), в том числе уплату страховых платежей, по государственному обязательному страхованию, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов, также за использование постельных принадлежностей.

Возмещение расходов по найму жилого помещения. Оплата расходов по найму жилого помещения в полном размере производится сотруднику согласно подтверждающим документам. Не включаются размеры данной оплаты в доходы работника, следовательно, не производится начисление налогов с них. Не происходит начисление с данных сумм ЕСН и страховых взносов в Пенсионный фонд. Можно уменьшить свою налогооблагаемую базу на размер трат по оплате жилья.

Если сотрудник документально не смог подтвердить свои траты на оплату жилья, тогда предполагается возмещение денег по нормативам. Не предполагается обложение «нормативных» выплат в данном случае НДФЛ, не начисляются на них ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд.

Нужно также учесть, что не входят в число затрат по найму жилого помещения расходы за пользование саунами, мини-барами и другие соответствующие траты. Если они не были отдельно выделены в счете.

Суммы за питание и прочие личные услуги, которые включены в счета по найму жилья, подлежат оплате в счет суточных.

Расходы по найму жилья возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные командировочные дни, и по этой стране, и в других государствах.

Сотрудник при отправке в страны СНГ может сам выбирать для себя жилье, поскольку законодательно не ограничен выбор отеля, компания не должна производить возмещение расходов, которые связаны с наймом жилья, если цена данных услуг не была отдельно выделена в счете гостиницы.

Возмещение прочих расходов. При выдаче в качестве аванса дорожных и банковских чеков в зарубежной валюте с целью оплаты затрат, которые связаны с заграничным командированием, предполагается возмещение для работника комиссионных, которые удержаны при их обмене за наличную валюту.

У сотрудника есть право возмещения и прочих расходов, которые не включены в доход, облагаемый подоходным налогом, если связаны с выполнением задания работодателя.

Вместо суточных возмещение питания. Некоторые компании не производят выплату для сотрудников в командировке суточных, однако положениями внутреннего положения закрепляют собственную обязанность возмещать расходы по питанию работнику во время служебных поездок в полной сумме. Такую практику обычно используют «западные» компании.

В таких ситуациях, вероятнее всего, налоговики не разрешат учет суммы расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке, при налогообложении прибыли. Также они данную сумму расценят как доход, который подлежит уплате НДФЛ.

По налогу на прибыль вряд ли удастся оспорить претензии со стороны налоговиков. Поскольку компания добровольно решила возместить расходы на питание сотрудника в командировке, хотя такая обязанность законодательно не устанавливается.

В случае с НДФЛ предполагается другая ситуация – с направлением сотрудников в командировку по инициативе работодателя. Соответственно, именно он должен нести затраты на питание в кафе-ресторанах в силу выполнения трудовых обязанностей. Поэтому под определение «дохода» по статье 41 НК РФ возмещение расходов на питание не подпадает.

Какие делать проводки по бухучету командировочных расходов

Командировка по России. Выдача командировочных для сотрудника под отчет из кассы. Аванс, предоставленный сотруднику, отражается проводкой в учете.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные средства, которые выданы сотруднику с целью оплаты командировочных затрат.

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 – перечисление денежных средств на специальный карточный счет.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – учет суммы аванса, который работнику выдан с целью оплаты командировочных издержек.

У сотрудника после возвращения из командировки есть 3 дня для отчета о потраченных финансовых средствах. Он должен предоставить отчет с пакетом документов, которые подтверждают затраты. Также необходим отчет о выполнении командировочного задания.

Итак, ситуация после отчета будет следующей: или сотрудник останется должен организации, или будет перерасход. В частности, предположим – потрачено сотрудником меньше средств, чем предполагалось до командировки. У него в таком случае будут 3 рабочих дня для возврата остатка – наличными в кассу компании.

Посмотрим теперь, как указанные операции будут отображены в учете бухгалтерией:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные деньги предоставлены сотруднику с целью оплаты командировочных трат.

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – сдан авансовый отчет;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 – получение неизрасходованных средств от сотрудника.

Если противоположный случай, в частности, во время командировки было потрачено больше предоставленного аванса, то ситуация складывается иначе. Ведь закон не закрепляет срок, за который нужно погашение компанией задолженности перед сотрудником. Поэтому такой порядок нужно закрепить во внутреннем документе компании. В этом случае будет гораздо проще рассчитаться с сотрудником. Можно перечислить средства на личный банковский счет сотруднику.

Если планируете компенсацию через зарплатную карту, нужно помнить – необходимо проверить, что в договоре с банком прописана возможность начисления на карту не только заработной платы, но также прочих выплат.

Работника направили в загранкомандировку. Аванс для иностранной командировки может выдаваться и в рублях, и в зарубежной валюте. Однако нужно помнить – работник может оплатить рублями затраты лишь в данной валюте.

Если планируете выдачу аванса в иностранной валюте, его нужно перечислить в безналичном порядке.

Для удобства можно выдать сотруднику корпоративную карточку в рублях и иностранной валюте. Либо деньги будут переведены ему в иностранной валюте для иностранных расходов в безналичном порядке. Здесь достаточно отправить средства на личный счет сотрудника, с оформлением справки о валютной операции.

Для принятия к учету средств в иностранной валюте, следует для начала их пересчитать в рубли, сделав запись о рублевой оценке в учете. Осуществляется пересчет лишь по курсу ЦБ РФ на дату операции. Понимается под данной датой день, когда ушли деньги с валютного счета компании. Всё зафиксировано в банковской выплате.

В частности, рассмотрим ситуацию – работник отправляется в продолжительную командировку, в течение которой курс валюты претерпел изменения.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52 – перечислено на командировочные расходы сотрудника.

Вырос курс евро. Возникшая курсовая разница отражается следующей записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» – отражение курсовой разницы.

Записывается сумма утвержденных расходов проводкой:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – отражение расходов подотчетного лица.

Как минимизировать командировочные расходы

1. Определите стратегические принципы организации командировок

Основное – получение максимальной отдачи за счет нахождения сотрудников в командировках. Должны устанавливаться следующие приоритеты – эффективная работа во время поездки, с быстрым возвращением в офис. Поэтому более предпочтительны авиаперелеты, а не железнодорожные поездки, несмотря на больший размер трат. При поездке в поезде стоит покупать лишь билеты в купе, чтобы обеспечить комфорт для сотрудников.

Нужно заранее определить основные планы сотрудников компании во время командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитывать таким образом, чтобы каждый работник за время поездки обеспечил выполнение максимума работы. Компания может помочь сотруднику, делая его командировку эффективнее, если обеспечит не только корпоративную сотовую связь, но также мобильный Интернет.

Другое важное обстоятельства – не должны пострадать рабочие процессы, пока сотрудник будет находиться в командировке. Поэтому следует максимально безболезненно выстраивать взаимодействие, установив «график отсутствий» на страницах корпоративного портала.

2. Ведите виртуальные переговоры

Если потребности в физическом присутствии сотрудника во время переговоров нет, можно воспользоваться вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные эффективные технологии. Теперь участие в командировках не будет зависеть от государственных границ, стоимости авиаперелетов, расстояний и пр.

3. Назначьте ответственного

Отвечает за организацию командировок в компании офис-менеджер. Ему предстоит заниматься планированием поездок, подбором времени отправления, заказом наиболее экономичных билетов, гостиниц, оформлением виз.

При этом не отстраняется от процесса подготовки и сам сотрудник. Если планируется командировка в другую страну либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник сам может выяснить прогнозируемую погоду, с изучением местных особенностей, подготовкой плана перемещений, карт и пр.

Благодаря этому будет лучше представлять ситуацию, комфортнее ощущая себя непосредственно на месте.

Главное для планирования командировки – по возможности раньше сообщить офис-менеджеру о планируемой поездке, с оформлением заявки. Подаваться заявка может через корпоративный электронный портал компании.

Оптимально будет подавать заявку за 2 недели до поездки. Порой из-за разных форс-мажоров приходится оформлять заявку за пару дней до поездки.

В таком случае несомненное преимущество заключается в наличии человека, который владеет всеми нужными контактами и соответствующей информацией – для быстрой и качественной подготовки поездки.

Определите лимит расходов на командировку

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва

Действуют в нашей организации такие лимиты для командировки по территории страны. Суточные командировочные расходы устанавливаются на отметке 1500 рублей, с оплатой отеля максимум 5 тыс. рублей в сутки.

Практика подтверждает, что это средние издержки тарифы, которых достаточно менеджерам для комфортных ощущений, не выходя за разумные рамки.

С учетом данной информации и числа необходимых деловых поездок, и формируется бюджет нашей компании на командировочные поездки. Мы не урезаем количество командировочных поездок – количество, достаточное для нашей деятельности. Потратили в 2012-м году для проведения командировок 0.2% годового оборота организации в 1.6 миллиарда рублей.

4. Контролируйте расходы и отчетность

Руководителю нужно обеспечивать контроль поездок работников, обоснованности трат. Сотрудникам необходимо осознавать список обязательных документов для отчета о своей командировке. В положении о командировках нужно закрепить, где указываются лимиты поездок, также общий порядок их оформления.

Введите стандарты доступного сервиса

Юлия Кутина , исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва

Тревел-политика является обязательным условием эффективного управления корпоративными поездками. Обычно в каждой компании закреплена документально статья уровня суточных, варьироваться который может в зависимости от должности специалиста и направления деловой поездки.

Рекомендую идти дальше и в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, жестко регламентируя верхнюю границу цены в отеле, класс гостиницы, размер представительских затрат и прочее. Подобные стандарты должны быть едиными для всех уровней, чтобы избежать проблемы демотивации.

Снижаем расходы на командировку руководителя

Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting

Современный бизнес сложно представить без командировок, несмотря на развитые телекоммуникации. Благодаря оптимальному распределению ресурсов удается снизить тревел-бюджет.

Следует, в первую очередь, сформировать регламент деловых поездок. Полезным он будет даже при условии, если сотрудники в поездки отправляются лишь несколько раз в год. Необходимо закрепить в документе правила проживания, планирования тревел-бюджета.

Допустимые затраты нередко зависят от должности специалиста. У топ-менеджеров есть возможность полета в самолетах класса премиум, проживая в 5-звездочных гостиницах. Для средних менеджеров действуют более экономичные варианты.

Может быть и другой вариант – устанавливая ограничения на бюджет поездки, и уже с учетом этой суммы будут определяться условия проживания и пр.

Информация об авторе и компании

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва. Окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт -www.powerunit.ru.

Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва. Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг. Официальный сайт -www.businesstravelrussia.ru

Ян Заяц , заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting. Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.

Правительство Российской Федерации уже давно значительно упростило процедуру отправки работников в командировку. Как оформить командировку в 2015 году? Сейчас для бухгалтеров это стало на много проще, так как чиновники отменили ряд документов: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этой статье вы ознакомитесь с изменениями в командировочном документообороте, как это отражается на работе, как бухгалтера, так и кадровика.

Как было раньше

В постановлении № 749 от 13.10.08 Правительства РФ зафиксирован порядок оформления документов для командировки. И до недавнего времени данный документ предусматривал такой документооборот. В первую очередь оформлялось служебное задание, в котором указывалось место командировки, ее время и цель. На основе этого документа создавался приказ об отправке работника в командировку. Приказ служит основанием для составления командировочного удостоверения, в котором в дальнейшем указывались время (дата) реального прибытия и выбытия из пункта назначения. На обосновании приказа, бухгалтерия выдавала работнику под отчет финансы на проживание и проезд, суточные.

Сотрудник, по окончании командировки, за потраченные деньги должен отчитаться (подтверждающие документы и авансовый отчет), а также за исполнение работы (отчет о командировке и записи в командировочном удостоверении).

Каждый шаг командировочного, как видим, был зафиксирован документально, что полностью отвечало требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете». Отметим, что ст. 19 данного закона обязывает любое предприятие проводить внутренний контроль хозяйственно-финансовой деятельности для того, чтобы любой расход подтверждался документально. К тому же документы для налоговых целей не бывают лишними.

Сегодня же законодатель с одной стороны решил упростить работу предпринимателей, освободив их от части документальной волокиты. Но обязательств, которые установлены налоговым и бухгалтерским законодательством, никто при этом не аннулировал. Разберемся же, как оформить командировку в нынешнем году при сложившихся обстоятельствах.

Факты, требующие подтверждения

Как раннее уже говорилось, правительством было отменено 3 документа: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этих документах содержалась информация о том, на какое время, куда и зачем необходимо сотрудника отправить в командировку, а также подтверждал то, что работник действительно находился в месте командировки и реально выполнял свои обязанности.

Теперь, соответственно, эти события хозяйственной деятельности необходимо подтверждать уже иными документами.

Срок командировки

Срок командировки проще всего удостоверить – его видно в проездных документах. Поэтому командировочное удостоверение с отметками о прибытии и отправке, в этой части действительно лишнее. Факт, что всегда необходимо определять по проездным ведомостям, срок командировки подтверждается в Положении о командировках.

Единственная проблема, возникшая в связи с аннулированием командировочного удостоверения – как установить время командировки, если нет проездных документов? К примеру, сотрудник отправился в командировку на своем транспорте. В подобной ситуации срок командировки указывается сотрудником в служебной записке, также необходимо к записке приложить оправдательные документы (кассовые чеки, квитанции, счета, путевой лист и т.д.).

Цель командировки

Данный факт также раннее фиксировался в служебном задании. После того как документ отменили, суть командировки, задание, которое необходимо выполнить не на месте постоянной работы, непосредственно придется указывать в приказе о назначении в командировку.

Стандартная форма приказа об отправке в командировку, к сожалению, не содержит служебного задания. Следовательно, бухгалтеру необходимо составить и у руководителя утвердить дополненную, собственную форму такого приказа, при этом указать цель командировки. По мнению Роструда, не госпредприятия могут использовать формы учетных первичных документов, ими же разработанные самостоятельно.

Кстати, это право можно применить, если в организации по каким-либо причинам нужно сохранить полностью прежний документооборот по оформлению командировки. Предприятие имеет право оформлять и отчеты, и командировочные удостоверения, и служебные задачи. Применять можно как самостоятельно разработанные, так и унифицированные формы. В бухгалтерию обязательно отправлять копию такого приказа. Документ, где указана цель поездки, период командирования, место назначения, поможет бухгалтеру проверить авансовый учет гораздо быстрее.

Выполнение служебного задания

Если есть документ, в котором указано задание для работника, значит должен быть и документ, где ставится отметка о выполнении либо о не выполнении служебной задачи. Ранее таким документом являлся отчет, который рабочий естественно составлял на бланке служебной задачи. Сегодня его отменили, поэтому работодатель не обязан требовать формального отчета.

В этой части как оформить командировку, подход чиновников полнее логичен: ведь сотрудники о своей ежедневной деятельности в месте нахождения предприятия не составляют отчеты. Почему же работа за пределами офиса требует специального отчет? Поэтому если работодатель не потребовал любых объяснений от вернувшегося из командировки сотрудника, свидетельствует, что задание исполнено, так как этого требовалось. Но если не выполнена поставленная задача, то запускается стандартный механизм притягивания рабочего к дисциплинарной ответственности.

Проще говоря, отчет о командировке из простого документа превращается в экстраординарный. Такой документ составляется лишь в том случае, если задание выполнено не полностью, не качественно или же вообще не выполнено.

Документооборот по новым правилам

Как по новым правилам оформить командировку в 2015 году? Для начала руководителем издается приказ или же распоряжение о том, что нужно отправить в командировку сотрудника. В приказе сейчас указывается и цель командировки. Бухгалтерия, на основании распоряжения (приказа) выдает работнику под отчет денежные средства на проживание, на проезд и суточные. По возвращению сотрудник представляет подтверждающие документы и авансовый отчет, на их основании бухгалтерия производит окончательный расчет. Как видим, оформить командировку в 2015 году стало значительно быстрее и легче, чем в прошлые годы.

В конце прошлого года было утверждено постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.14г., которое внесло изменения в аналогичные нормативные акты об особенностях отправления сотрудника в служебную командировку, а также в постановление о порядке и начислении выплат в иностранной денежной единице при служебных поездках. Так согласно новому постановлению сотрудникам российских предприятий больше не должны выдавать командировочные удостоверения. Сделано это для того, чтобы упростить работу бухгалтеров и других сотрудников, которые работают с документами.

Новое постановление Правительства РФ № 1595, которое упразднило командировочные удостоверения, начало действовать с 8 января 2015 г. Ранее же командировочные удостоверения были обязательными для работников. А если, например, данный документ был неправильно оформлен, то налоговые органы расходы могли не принять.

Согласно же утвержденному нормативному акту упоминание о «командировочных удостоверениях» из старых документов были упразднены. По правилам, раньше в командировочных ставились специальные метки о прибытии и отбытии сотрудника, а делать их могли только принимающие организации или гостиницы. При командировках в страны с визовым режимом отметки при пересечении границы указывали на дни отъезда и приезда, удостоверения при этом не использовались.

В соответствии с изменениями теперь оплата командировок должна осуществляться на основе других документов, например, проездных документов (билетов), где указаны дни отъезда и прибытия обратно. А если командировка проходит на личном авто сотрудника, то он должен уведомить об этом служебной запиской. К ней должны прилагаться путевые листы, квитанции, чеки с заправочных станций, за проезд по платной дороге и прочие документы для подтверждения слов работника.

Таким образом, мы видим, что необходимость в составлении служебного задания и отчета о проделанной работе больше нет. Однако специалисты советуют полностью не отвергать подобные документы, но об этом мы скажем чуть позже.

Правильное оформление командировок в 2015 году

Отмена командировочных удостоверений не повлияла на то, что при направлении сотрудника в командировку на предприятии должно быть оформлено много внутренних отчетов. Просто заказать билеты, забронировать номер в гостинице будет недостаточно. Кроме чеков, квитанций, выплат суточных, список нужных документов достаточно внушительный. Если что-либо упустить и не знать, как должна быть оформлена командировка, какие документы оформлять, будут проблемы со списанием расходов, а со стороны налоговых органов возможны претензии.

Итак, перечень необходимых документов в 2105 году для оформления командировки:

• приказ о назначении командировки;
• отметка в журнале об учете командированных сотрудников;
• отметка в табеле об учете рабочего времени;
• если сотрудник использует личный автомобиль, необходима служебная записка.

Оформление приказа

Сегодня, как и до того, как произошла отмена командировочных удостоверений в 2015 году, при назначении работнику командировки и оформлении документов используются унифицированные формы из постановления Госкомстата №1 от 2004 года. Эти формы необходимо дорабатывать с учетом потребностей предприятия, хотя «первичка» может быть разработана и самостоятельно.

С учетом того, что необходимость в оформлении служебного задания отсутствует, как правильно оформить командировку? Первым необходимым для оформления командировки документом является приказ о командировании сотрудника. Это форма № Т-9а. В ней необходимо исключить упоминание о служебном задании. Заполнению подлежат строки ФИО, занимаемая сотрудником должность, место прибытия и срок командировки.

Учет командированных сотрудников и табель рабочего времени

Согласно ст. 167 ТК РФ за дни командировки должен быть оплачен средний заработок. Поэтому бухгалтер, ведущий расчет заработной платы, должен знать, какое количество дней сотрудника на рабочем месте не было. Факт отбытия в командировку должен быть зафиксирован в специальных документах.

Таковым является журнал учета направленных в командировку сотрудников. Вид документа был установлен Минздравом РФ в 2009 году, до того, как были командировочные удостоверения отменены. Планируется, что в скором времени Минздрав утвердит новую форму, а пока используем эту. Заполняется она достаточно просто: ФИО сотрудника, название организации, куда человек командируется, город прибытия. Графа об удостоверении должна содержать прочерки, т.к. теперь удостоверение не оформляется.

Учет рабочего времени в табеле также должен содержать отметки о днях командировки. Этому соответствуют формы Т-12 и Т-13. Напротив фамилии и соответствующих дней должен стоять код «К». Количество отработанных часов указанию не подлежит.

Если, будучи в командировке, человек был привлечен к работе в выходной по главному месту работы день, то в табеле это показывается кодами «К» и «РВ». Если работодателем было дано указание о продолжительности в выходной день работы, то в табеле нужно указать количество часов, что были отработаны в такой день. Т.е. также было и до того, как командировочные удостоверения отменили. Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается по двойным тарифам.

Документы о подтверждении расхода на командировку

Как оформить командировку сотруднику? По возвращении работника из командировки совместно с бухгалтером составляется авансовый отчет о сумме, что была израсходована в командировке. Начиная с 8 января этого года, авансовые отчеты должны заполняться в обязательном порядке. Это требование присутствует в порядке направления в служебные командировки работников. Соответствует этому форма АО-1, где должно быть указано, сколько средств было израсходовано за дни служебной командировки. К отчету прилагаются подтверждающие расходы документы. Далее эти данные можно отражать в бухгалтерском и налоговом учете.

Внимание бухгалтеру, как оформить командировку относительно суточных средств! При поездке по России суточные в 700 рублей и суточные для загранкомандировок размером 2500 рублей обложению НДФЛ не подлежат. Если они оплачиваются выше указанных сумм, то разница облагается НДФЛ.

Подтверждение расходов в 2015 году

То, что командировочные удостоверения отменены, вовсе не значит, что документы для подтверждения расходов и действительного временного пребывания человека в командировке не требуются. Срок нахождения сотрудника в месте командирования видно по датам проездных документов, которые он предоставляет по возвращении. Если человек передвигается на собственном транспорте, то все даты должны указываться в служебной записке. Составляется она в произвольной форме и предоставляется ответственному бухгалтеру вместе со всеми документами о подтверждении использования указанного транспорта к месту назначения и/или обратно. То есть служебная записка сдается вместе с авансовым отчетом.

Если человек командирован в другую страну, как оформить командировку. Время пребывания за границей определяется по печатям в паспорте. Ксерокопии этих страниц должны быть приложены к авансовому отчету. Если государство, куда отправлен человек, является участником Содружества Независимых государств, то даты пересечения границ будут определены по проездным документам.

Подытожим:

Оформлять командировочное удостоверение законом не запрещено. Но теперь оно пригодно лишь для внутреннего контроля. Срок служебной поездки таким образом подтвердить больше нельзя. Следовательно, удостоверение не дает право освобождать командировочные расходы от НДФЛ и взносов. На время служебной командировки за работником сохранен средний заработок, но не заработная плата.

См. также:

Вопросы оформления командировки в 2015 году стали актуальными после того, как отменили командировочные удостоверения. Как применять новые правила в работе, читайте в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

• Как оформить командировку в 2015 году
• Как оформить приказ о направлении в командировку
• В каком документе прописать цель командировки
• Как составить служебную записку о сроках командировки
• Как заполнять журнал выбывших и прибывших в командировку

Приказ о направлении в командировку

Основанием для командировки является решение руководителя. Но как его оформить, в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 не сказано. Поэтому достаточно составить приказ о направлении в командировку или распоряжение директора. Обязательной формы на этой случай нет, поэтому можно разработать свой приказ о направлении в командировку или использовать унифицированную форму Т-9. Только свой бланк надо обязательно утвердить в учетной политике.

По общему правилу, даты билетов должны совпадать с датами в приказе о направлении в командировку. Если сотрудник не успевает выполнить задание, надо издать новый приказ о продлении сроков командировки. Ведь именно приказы, а не билеты являются основанием для учета рабочего времени в табеле.

При составлении приказа о направлении в командировку важно обратить внимание на опасный реквизит – цель командировки. Цель командировки раньше надо было детализировать в служебном задании. Этот документ отменили, но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о командировке безопаснее заполнить цель командировки - для чего сотрудник едет в другой город, а не оставлять этот реквизит пустым.

Приказ о направлении в командировку образец

Оформление командировки. Документы

Список документов, которыми теперь надо оформлять командировки, зависит от транспорта, на котором сотрудник отправляется в деловую поездку.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

• при поездке на личном, служебном, попутном транспорте, автомобиле заказчика и в других случаях, когда нет проездных документов – на основании служебной записки;
• в иных случаях – на основании проездных документов.

Работник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (как заполнить авансовый отчет смотрите ниже) об израсходованных суммах и приложить к нему:

• документы, подтверждающие командировочные расходы , связанные с командировкой (наем жилья, проезд и т.п.);
• документы, подтверждающие использование личного или служебного транспорта для поездки (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.);
• служебную записку о сроках командировки.

Как заполнить авансовый отчет (фрагмент)

В авансовом отчете надо перечислить все документы, подтверждающие затраты на поездку. Если один и тот же расход (например, бензин) подтверждает сразу несколько документов, их можно привести через запятую.

Суточные при командировках в 2015 году подтверждать не требуется. Так считает и Минфин (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741). Поэтому в авансовом отчете можно не ссылаться на какие-то документы. А чтобы определить размер выплат, достаточно число дней поездки умножить на норму суточных.

Важно

Сотрудник должен отчитаться за командировку в течение трех рабочих дней после выхода на работу. Если позже, то фонды могут потребовать взносы с неподтвержденных подотчетных (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609).

В авансовом отчете не обязательно ссылаться на служебную записку. Служебная записка на командировку (образец мы показали ниже) подтверждает период поездки, но не сами расходы. Поэтому ее можно лишь приложить к авансовому отчету, а ссылаться на нее на оборотной стороне отчета необязательно.

Служебная записка на командировку

Утвержденной формы служебной записки нет в постановлении № 749. Поэтому компания может сама разработать бланк служебной записки. Важно только определить в документе фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Можно включить и другие сведения. Например, данные о машине.

Служебная записка на командировку. Образец

При возвращении из поездки на личном транспорте работник должен составить служебную записку на командировку. Именно так надо назвать документ. Иначе возможны споры с подтверждением расходов. Ведь проверяющие обычно запрашивают документы, установленные законодательством.

Служебную записку работник представляет вместе с подтверждающими документами (путевые листы, чеки и т.п.). Эти бумаги можно перечислить в записке, а приложить их достаточно только к авансовому отчету.

Совет по оформлению служебной записки

В служебную записку на командировку стоит включить не только дату, но и время начала и окончания поездки. Это необходимо, чтобы правильно посчитать сумму суточных. Например, если работник вернулся за полночь, то суточные надо заплатить еще за один день.

Цель командировки можно уточнить в приказе, для чего сотрудник едет в командировку. Раньше цель командировки надо было определять в служебном задании. Теперь этот документ отменили. Но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о направлении в командировку безопаснее записать, для чего сотрудник едет в другой город - проведение переговоров, закупка товара и т. п. В унифицированной форме приказа Т-9 есть специальная строка, которая так и называется «Цель». Если же компания использует свой бланк приказа, то в нем безопаснее сохранить этот реквизит.

Журнал выбывших и прибывших в командировку

С 8 августа 2015 года заполнять журнал учета командированных работников компании больше не обязаны. Новый порядок установлен постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Теперь компания вправе сама решать, нужны ей эти документы или нет. Как заполнить журналы - компания тоже решает сама. Формы документов утвердил приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. При этом в журналах есть графы, которые необходимо заполнять только на основании командировочных удостоверений. Так как командировочные удостоверения отменили , эти графы можно оставить пустыми или поставить в них прочерки (см. образец).

Журнал выбывших и прибывших в командировку образец заполнения