Должностные обязанности ахо. Чем обоснованы такие требования? Административно-хозяйственный отдел. Функции

Невозможно представить себе офис без административных работников: секретарей, делопроизводителей, канцелярии… Часто работодателям кажется, что административные вакансии легко «закрыть». Но следует иметь в виду, что требования к работникам секретариата существенно различаются: разные профессии требуют разного опыта, знаний, умений, личностных качеств, предоставляют различные карьерные возможности.

Штат операторов call -центра обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн . Офис-менеджер, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то он наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть сотрудник административно-хозяйственного отдела , который рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров. У каждого руководителя – личный секретарь , а у руководителей высшего звена – еще и персональные ассистенты . Для полноты картины можно добавить операторов ПК , заполняющих базы данных, печатающих всю документацию, прайс-листы; работников канцелярии , занимающихся оформлением внутренней документации, выдачей справок; секретарей-делопроизводителей , ведущих документацию, осуществляющих учет; а также архивистов . Ну а если компания работает с иностранными клиентами или выходит на международный рынок, ей необходимы и грамотные переводчики .

Подобрать специалиста, который будет идеально соответствовать определенным требованиям, нелегко. Обязанности одних и тех же должностей в разных организациях могут существенно различаться. Например, в небольшой компании секретарь часто совмещает обязанности секретаря на ресепшн, офис-менеджера, секретаря-переводчика и помощника руководителя. А крупная организация, например, может иметь разветвленную административную службу, где каждый специалист занимается решением достаточно узкого круга задач.

Сотрудник call-центра

Это, пожалуй, одна из самых низкооплачиваемых, но при этом очень востребованная позиция из всех офисных служб. Сотрудник call-центра должен отвечать на звонки и обзванивать потенциальных клиентов. Пять рабочих дней в неделю с утра до вечера, набирая номер за номером из телефонного справочника или базы данных, он слышит ответ на заранее заготовленную фразу: «Спасибо, не надо» – и это в лучшем случае. Невзирая ни на что, разговаривать надо корректно, объяснять доходчиво, всю информацию аккуратно фиксировать, систематизировать, регулярно отчитываться перед руководством. Далеко не все могут выдержать такую нагрузку. К тому же для работника, занимающего эту должность, важны такие личностные качества, как стрессоустойчивость, терпение, оптимизм, дружелюбие, он должен обладать хорошей дикцией, способностью вести переговоры, выразительной грамотной речью, а главное – даром убеждения

Требования

Как правило, минимальными требованиями являются: образование не ниже среднего специального, начальное знание ПК, можно без опыта работы. Из личных качеств чаще всего в объявлениях указывают коммуникабельность и доброжелательность. На высокооплачиваемые вакансии требуют уже специальных знаний и владения английским языком. Если говорить о возрасте, то нижняя граница часто составляет 20 лет (многие считают, что молодые амбициозные девушки не смогут выполнять кропотливую, монотонную работу), верхняя возрастная граница – 40–55 лет.

Секретарь на ресепшн

Обычно вакансию секретаря приемной (секретаря на ресепшн) открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков или приходит много посетителей. Обычно секретарь на ресепшн отвечает на входящие звонки, распределяет и переключает звонки на номера сотрудников фирмы, принимает факсы, записывает клиентов на прием, провожает посетителей или объясняет, как пройти в нужную комнату, кроме того, получает и распределяет почту, в том числе и электронную. Иногда при большом потоке и посетителей, и входящих звонков на должности секретаря на ресепшн и секретаря на телефон приглашают двух девушек, в некоторых случаях секретарь на ресепшн выполняет дополнительные функции, например офис-менеджера.

Для многих должность секретаря на ресепшн является первой ступенькой карьеры, следующие – секретарь-референт, офис-менеджер, помощник руководителя, помощник менеджера или менеджер.

Требования

Для секретаря на ресепшн большое значение имеют внешние данные, обаяние, культура речи, а значит, на работу приглашают молодых (в 99 % случаев – до 30 лет) девушек с приятной внешностью. Для офисов, где среди посетителей бывают иностранцы, требуется знание языков. Образование не ниже среднего специального (опять же в зависимости от контингента посетителей). Наличие опыта работы не входит в число обязательных требований к соискателям, но является их конкурентным преимуществом. Из личных качеств необходимы доброжелательность, умение сдерживать свои эмоции, терпение. Если в обязанности входит работа с документами, то необходимо знание основ делопроизводства и компьютера на уровне пользователя.

Офис-менеджер

Офис-менеджер занимается обеспечением жизнедеятельности офиса. Он координирует работу секретарей и других «младших» сотрудников офиса, может заниматься вопросами аренды и ремонта помещения. В небольших компаниях офис-менеджер чаще всего один, а в крупных существуют административно-хозяйственные отделы, каждый сотрудник которых имеет узкую специализацию, например, занимается заказом билетов и бронированием гостиниц для руководства или контролирует определенную группу провайдеров услуг для офиса.

Профессия офис-менеджера открывает широкие карьерные горизонты. Во-первых, успешный офис-менеджер при желании может стать, к примеру, администратором крупной гостиницы или магазина. Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (получив соответствующее образование, конечно). В-третьих, он может стать референтом руководителя или крупным хозяйственным деятелем, например руководителем отдела снабжения.

Требования

В число обязательных требований для соискателя на эту должность входят высшее образование, знание английского языка и опыт работы.

Секретарь (секретарь-референт)

Секретарь-референт – самая востребованная профессия из административного персонала (45 % запросов на рынке вакансий). Правда, многие из соискателей считают, что эта должность не требует особой подготовки и профессионализма, некоторые представляют, что секретарская работа – это приготовление кофе и ответы на звонки.

На самом деле сегодня круг обязанностей секретарей гораздо шире. Так, 63 % работодателей требуют знания ПК, четверть – делопроизводства, 16 % – английского языка. Причем отмечается, что при этом «стоимость» сотрудника повышается примерно на 300 долларов.

Минимальное предложение по вакансии «секретарь» в Москве – 9000 рублей. Как правило, на такую зарплату соглашаются в основном студенты и абитуриенты, потерявшие время при поступлении. Здесь требуются общие знания компьютера, умение вести телефонные переговоры и подавать кофе. Максимальное предложение – 45000 рублей. Это фактически секретарь – помощник руководителя. Чтобы попасть на эту должность, нужно не просто быть отличным профессионалом, но и разбираться в специфике бизнеса своего непосредственного начальника. Как правило, такие секретари – правая рука руководителя. Им могут позвонить в три часа ночи и попросить срочно переслать важные документы или заказать билет на самолет.

Требования

Список требований к секретарям и секретарям-референтам довольно обширен: пунктуальность, дисциплинированность, организаторские способности, внимательность, аккуратность, ответственность, доброжелательность, знание этикета, оптимизм, энергичность, высокая скорость печати, умение обращаться с оргтехникой и мини-АТС, знание 1С. Секретарь должен иметь презентабельную внешность, грамотную речь и хорошую дикцию. Возрастные ограничения содержат три четверти объявлений о вакансиях. Возрастной коридор достаточно широк – от 18 до 45 лет. Однако большинство вакансий адресуется секретарям в возрасте от 20 до 30–35 лет. Чуть более половины работодателей отдает предпочтение женщинам, для остальных пол секретаря не имеет значения.

В последние годы для работодателей стало важным, чтобы секретарь гармонично вписывался в стиль компании. Соискатели уже привыкли к тому, что в серьезных организациях на собеседовании работодателя интересуют не только профессиональные знания соискателя, но и его кругозор. Часто руководители задают нестандартные вопросы на логику мышления, проверяют аналитические способности и умение аргументированно отвечать на вопросы, обращают внимание на способность принимать самостоятельные решения и на профессиональный потенциал.

Персональный ассистент

Это высшая ступень секретарской карьеры. В российской табели о рангах позиция «персональный ассистент» появилась на заре 90-х, когда бизнес активно заимствовал и адаптировал западные образцы. С тех пор персональный ассистент прошел длинный путь трансформаций, превратившись из кукольной красотки, заседавшей в приемной и служившей, в первую очередь, лицом компании, в проверенного профессионала, «правую руку» начальника. Но говорить о расцвете этой профессии в России еще рано: ее популярность сравнительно невысока. Вузы, дающие соответствующее профильное образование, можно сосчитать по пальцам. Сами персональные ассистенты часто относятся к своей должности только как к ступени в карьере. Как следствие – сегодня на российском рынке наблюдается дефицит квалифицированных специалистов.

В обязанности личного помощника входит планирование рабочего дня руководителя, ведение делопроизводства и деловой переписки, визовая поддержка руководителя, контроль исполнения его распоряжений. Часто помощник выступает в качестве синхронного переводчика на переговорах.

Требования

В некоторых компаниях на личных помощников ложится часть функций менеджера по персоналу, PR-менеджера. Соответственно от кандидата на эту позицию требуется умение находить контакт с руководителем, самостоятельность, социальная зрелость, поэтому сегодня многие компании поднимают планку возрастного ценза для личных помощников до 35–40 лет. Одно из требований к персональному ассистенту – психологическая совместимость с руководителем, готовность работать в ненормированном режиме. Начальник может трудиться в выходные и праздники, задерживаться допоздна. Персональному помощнику приходится работать в таком же темпе, а на это соглашается не каждый кандидат.

Оператор ПК

Операторов ПК некоторые руководители порой по старинке называют машинистками, в лучшем случае – наборщицами. Однако разница между требованиями к советской машинистке и современному оператору ПК достаточно существенна, поскольку для первой главным критерием профессионализма были скорость печати и грамотность, а сегодня умения набирать текст, пусть и с большой скоростью и без ошибок, явно недостаточно.

Если же сотрудник справляется со всеми возложенными обязанностями, не исключено, что со временем он начнет продвигаться по карьерной лестнице. Поэтому профессию оператора ПК можно рассматривать в определенной мере как стартовую, ведь далеко не каждому здоровье позволит просидеть за компьютером всю жизнь.

Требования

Помимо аккуратности, внимательности, исполнительности работодатели выдвигают на первый план такие требования, как опыт работы, высшее или среднее специальное образование, знание программы 1С (это кроме основных компьютерных программ – Word, Excel, MS Office, CorеlDraw, Photoshop). При этом 74 % работодателей предпочитают видеть на должности оператора ПК женщин. Среди дополнительных требований можно выделить знание делопроизводства, первичных бухгалтерских документов и английского языка, хорошую память, умение работать в команде, высокую работоспособность и приятную внешность, Из личных качеств главное – внимательность. Ценятся также обучаемость, целеустремленность и стрессоустойчивость.

Достаточно либеральны работодатели только по отношению к возрасту претендентов, хотя самым «ходовым» можно считать возраст от 22 до 35 лет. Вместе с тем возрастной коридор можно расширить до 18–50 лет.

Руководитель службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Пожалуй, в каждом офисе есть эта служба или хотя бы сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение управления. В небольших компаниях весь документооборот ложится на плечи одного человека, который иногда совмещает эту работу с другими административными функциями. В более крупных компаниях в структуру ДОУ входят секретарь-делопроизводитель, архивист, менеджер и руководитель.

Обычно на плечи руководителя ДОУ ложатся функции общего контроля делопроизводства и документооборота, работы архива, а также деятельности сотрудников отдела.

Часто руководителем ДОУ становятся бывшие делопроизводители или секретари с большим стажем работы и навыками ведения документооборота.

Требования

Как правило, для работодателей важны возрастные и квалификационные характеристики соискателей на эту должность. Так, необходим опыт работы от трех лет, образование, соответствующее профилю деятельности компании, знание нормативных документов и ГОСТов, исполнительность, аккуратность, пунктуальность. В редких случаях требуется знание английского языка. Обычный возрастной коридор – 30–50 лет.

Делопроизводитель

Должность секретаря-делопроизводителя существует в некоторых банковских, финансовых структурах, юридических компаниях и крупных организациях со значительным объемом документооборота.

Обычно делопроизводитель принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности, ведет их учет и контроль в специальных журналах, готовит материалы для руководителя.

Требования

Для отличной работы делопроизводителю нужны хорошая долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, способность к длительной концентрации внимания, а также толерантность к многочисленным контактам, навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес, профильное образование и навыки работы с документами. В редких случаях работодатели требуют знаний систем электронного документооборота.

Архивист

Должность архивиста есть не во всех компаниях, часто его функции берет на себя делопроизводитель. Но если объем документооборота значителен, то для ведения архива нужен отдельный сотрудник.

Требования

Должность архивиста в офисе требует знаний компьютерных программ (иногда систем электронного документооборота), высшего образования, опыта работы, умения пользоваться базами данных. Из личных качеств важны усидчивость, исполнительность, аккуратность, внимательность.

Заведующий канцелярией

Заведующий (или руководитель) организует работу канцелярии, обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением (то есть частично берет на себя функции делопроизводителя), организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение, обеспечивает печатание и размножение служебных документов, участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку, руководит работниками канцелярии.

Требования

Заведующий канцелярией должен знать схемы документооборота; нормативные документы и ГОСТы, порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов, законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. Также работодатели требуют от соискателя обязательного среднего профессионального образования, но не критичны к стажу работы. Если у кандидата начальное профессиональное образование, то стаж работы по специальности должен быть не менее трех лет. Для некоторых организации необходимо знание английского.

Сотрудники административно-хозяйственного отдела (АХО)

Отдел АХО занимается хозяйственным обеспечением офиса. В небольшой компании (10–30 человек), как правило, все вопросы по ее снабжению и решению других административно-хозяйственных задач ложатся на плечи руководителя и секретаря. Обычно секретарю делегируются полномочия по закупке канцелярских товаров, расходных материалов, контроль за уборкой помещений. Все остальные проблемы ложатся на плечи руководства компании: это и решение вопросов, связанных с благоустройством офиса, и контакты с коммунально-эксплуатационными, государственными и муниципальными контролирующими органами.

Необходимость в отдельном сотруднике, занимающемся административно-хозяйственной деятельностью, возникает у компаний со штатом от 30 человек. В компаниях со штатом от 100 сотрудников административно-хозяйственной работой занимается уже отдел. Все задачи, вмененные в обязанности тому или работнику, четко прописаны в должностной инструкции.

Как правило, за бесперебойное функционирование офиса отвечает руководитель АХО. В его обязанности входит общий контроль за состоянием офиса, других помещений и территорий компании, планирование капитального ремонта, составление смет расходов на хозяйственные нужды. Также он ведет всю договорную работу с обслуживающими организациями и взаимодействует с государственными и муниципальными контролирующими органами.

Требования

В большинстве случаев на административно-хозяйственную работу приглашают мужчин 30–45 лет, не обязательно с высшим образованием, с опытом работы 2–3 года и умением руководить коллективом. Требуются еще и такие качества, как честность, преданность компании, самостоятельность.

Переводчик

Профессия переводчика считается одной из самых престижных и востребованных. И в настоящее время владение иностранным языком – непременный залог высокой зарплаты и быстрого карьерного роста. Однако сначала нужно получить лингвистическое образование, что во все времена было задачей повышенной сложности. Сейчас в престижных вузах конкурс на переводческие факультеты порой достигает 30 человек на место. Кроме того, поступление и последующее обучение требуют значительных материальных затрат.

Часто работникам приходится совмещать функции переводчика и секретаря; менеджера, помощника руководителя и переводчика.

Требования

Обязательные требования – опыт работы, знание двух языков, навыки делового перевода, грамотность.

Тенденции рынка

Итак, в настоящее время администраторов требуется все больше, и компании, по данным кадрового центра «Виват Персонал», готовы предложить им перспективную работу с весьма достойной оплатой (см. Таблицу 1).

Таблица 1

Заработная плата административных специалистов (Москва и регионы)

Должность				Предлагаемая зарплата, $
				минимальная	максимальная	средняя
Персональный ассистент
Референт
Офис-менеджер
Секретарь на ресепшн
Оператор call-центра
Оператор ПК
Переводчик
Руководитель канцелярии
Руководитель службы ДОУ
Делопроизводитель
Архивист
Начальник АХО
Сотрудник АХО

При этом предлагаемые оклады нередко превышают запросы соискателей (исключение составляют сотрудники административно-хозяйственного отдела, которые оценивают свою «стоимость» исходя из круга полномочий, тогда как предлагаемые оклады зависят от размера компании) (см. Таблицу 2).

Таблица 2

Заработная плата административных специалистов: предложения и ожидания (Москва и регионы)

			Предложение работодателей	Ожидания соискателей
Персональный ассистент
Референт
Офис-менеджер
Секретарь на ресепшн
Оператор call-центра
Оператор ПК
Переводчик
Руководитель канцелярии
Руководитель службы ДОУ
Делопроизводитель
Архивист
Начальник АХО
Сотрудник АХО

Ситуация в Москве и регионах разная

Если в Москве в «административку» часто идут студенты, которые смотрят на эти должности как на трамплин в начале карьерного пути, то в регионах процент работающих студентов ниже (административные должности воспринимаются там как постоянное место работы). Нередко работники целенаправленно строят карьеру в административном секторе, вырастая от оператора на телефоне до руководителя секретариата или руководителя канцелярии. Поэтому на региональном рынке соискатели предлагают свой опыт (стандартно – 2–3 года), квалификацию. Многие кандидаты знают бухгалтерские программы, английский язык, основы документооборота, ГОСТов и нормативов. Во многом такая ситуация складывается благодаря тому, что в Москве, в отличие от регионов, офисов больше и круг полномочий каждого из сотрудников уже. Соответственно, столичные компании могут взять себе в качестве секретаря на ресепшн студентку презентабельной внешности для встречи посетителей и ответов на звонки. В регионах же на этой должности придется также выполнять некоторые административные функции, например, контролировать уборку офиса, закупать канцтовары, управлять курьерами, вести документооборот. Все это создает ситуацию «кадрового голода» в регионах: специалисты есть, и специалисты квалифицированные, но при традиционно более низкой, чем в Москве, заработной плате – компании не могут обеспечить соответствующий их функционалу уровень дохода.

Зарплата в административном секторе стабильно растет: за последние полгода в среднем увеличилась на 9–11 % (причем рост зарплаты в регионах идет интенсивнее, чем в столице). Но в настоящее время на рынке наблюдается дефицит квалифицированных кандидатов, особенно секретарей на ресепшн и, как ни странно, помощников руководителей. Хотя эта позиция наиболее популярна у соискателей, зачастую их опыт и профессиональные навыки не соответствуют требованиям работодателя.

Соответственно, спрос на профессиональных секретарей всегда превышает предложение. Сезонных колебаний в административном секторе не наблюдается, за исключением летних месяцев. Тогда превышение спроса над предложением на низкоквалифицированные должности (оператор call-центра, оператор ПК, секретарь на ресепшн) снижается за счет студентов, желающих «подзаработать».

Если говорить о состоянии рынка соискателей, то можно отметить, что конкуренция в административном секторе достаточно низкая. Во-первых, мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только на должность помощников или персональных ассистентов руководителя. Во-вторых, серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплатной «вилки», а наличие незначительных конкурентных преимуществ (опыт, высшее образование, знание иностранного языка) делает реальным шанс претендовать на верхнюю границу диапазона.

Взгляд глазами соискателя

Для большинства компаний характерна текучесть административного персонала. «Хорошие места» освобождаются по причине карьерного роста и декретных отпусков их обладательниц. По наблюдениям кадрового центра «Виват Персонал», за последнее время срок работы кандидата на одном месте сократился с полутора лет до полугода, а часто и до 2–3 месяцев (например, административный персонал в СМИ). Во многом это связано с тем, что часто соискатели смотрят на должность секретаря, делопроизводителя или офис-менеджера как на «временную» (40 % кандидатов).

Если взглянуть на рынок предложений глазами кандидатов, то для них важной характеристикой потенциального места работы является перспектива карьерного роста или профессионального развития. Особенно это характерно для претендентов на позиции секретаря приемной и референта. Секретарские должности часто и небезосновательно рассматриваются как стартовые позиции. Именно в те организации, где существует возможность роста, приходят наиболее активные, подготовленные и образованные сотрудники. Для позиции персонального ассистента такая тенденции не характерна, так как она постепенно становится самостоятельной профессией, требующей высокой квалификации.

И поэтому многие соискатели считают, что позиция личного помощника является «потолком» карьеры в области офисного администрирования, но это не так. В крупной компании ассистент руководителя может вырасти до руководителя секретариата, исполнительного директора или заместителя директора по административным вопросам. У офис-менеджера также есть шансы для карьерного роста, например, он может стать административным директором.

Кроме того, работа в административной сфере предоставляет возможность ознакомиться со всеми областями деятельности организации и понять, что именно является наиболее интересным. Можно получить дополнительное образование (если это необходимо) и в дальнейшем развивать карьеру в избранном направлении.

О.М. Хмель, руководитель направления по подбору административного персонала Международного кадрового центра «Виват Персонал»

Загадочная аббревиатура АХО, расшифровка которой невероятно проста, скрывает в себе весьма полезные функции. Это подразделение присутствует во многих компаниях, штат которых превышает 100 человек. Называется оно административно-хозяйственный отдел. Его обязанности связаны с техобслуживанием зданий. Это может капитальный ремонт, закупка инвентаря, благоустройство прилегающей территории и прочее.

Расшифровка АХО

При грамотной работе отдела в здании все функционирует корректно, начиная водоснабжением и заканчивая лифтами. Административно-хозяйственный отдел под руководством грамотного специалиста всегда четко выполняет свои обязанности, не допуская простоев, связанных с внезапными поломками.

Специалист АХО в небольшой компании может выполнять обязанности всего отдела. Вся суть должности сводится к тому, чтобы обеспечить сотрудникам достойные условия труда при минимальных затратах. Однако выполнение этой задачи предполагает целый комплекс мероприятий, начиная закупкой канцтоваров и заканчивая капитальным ремонтом. Работу специалиста АХО точно не назовешь простой. Она полна сложных заданий и стрессовых ситуаций.

Зачем нужен АХО?

Чтобы предприятие могло нормально функционировать, а внезапные поломки не мешали сотрудникам выполнять свои обязанности, создаются целые отделы. Именно в их обязанности входит контроль технического состояния всех систем и проведение ремонтных или профилактических работ при необходимости.

Чтобы контролировать работу отдела, компания нанимает начальника и нескольких сотрудников. Сплоченная команда может обеспечить бесперебойное и комфортное функционирование предприятия. Если начальник АХО качественно выполняет свои обязанности, можно быть уверенным в безупречной работе всех систем: от водоснабжения до электричества.

Важно отметить, что такие подразделения есть не на каждом предприятии. Обычно это актуально, когда объем административно-хозяйственных работ довольно велик и один специалист справиться с ним не может. АХО обычно создают на крупных предприятиях, в штате которых числится не менее сотни сотрудников.

При таком масштабе важно обеспечить нормальное функционирование здания и комфортные условия для работников. Именно к этой глобальной задаче сводятся все обязанности начальника АХО и его подчиненных. Результат работы зависит от каждого из них. В небольших компаниях административно-хозяйственные функции может выполнять обычный офис-менеджер или даже руководитель.

Нужно сказать, что эта должность существовала и раньше. Однако ее представителей называли завхозами.

Должностные обязанности начальника АХО

Любая работа предполагает ответственность. Особенно это касается тех, кто занимает руководящие позиции. Например, начальник АХО, должностные обязанности которого прописаны в инструкции, несет материальную ответственность. Ведь ему приходится распоряжаться немалыми деньгами, которые организация может выделять на закупки. Отчитаться придется за каждую копейку. Вот почему работа начальника АХО считается стрессовой.

Список обязанностей включает:

• контроль использования помещения;
• общение с арендодателем, а также коммунальными службами;
• контроль исправности оборудования;
• заключение договоров;
• руководство другими работниками АХО;
• обустройство территории;
• мероприятия по ремонту помещений.

Что такое ЕКС?

Не каждый работодатель имеет опыт в составлении должностных инструкций. Поэтому есть вероятность, что на начальника АХО могут возложить лишние обязанности. Проверить это можно, воспользовавшись Единым квалификационным справочником. Именно так расшифровывается ЕКС. Здесь и сотрудник, и работодатель, составляющий инструкцию, смогут найти общие требования, которые должен исполнять начальник АХО. Обращение к справочнику ЕКС позволит избежать спорный ситуаций.

Однако если какой-либо обязанности в справочнике нет, а в должностной инструкции есть, это не повод ее не исполнять. ЕКС содержит лишь общие положения, которые могут дополняться новыми пунктами на усмотрение работодателя. Главный критерий - они не должны противоречить законодательству.

Какое образование нужно начальнику АХО?

Эта должность относится к руководящим. Поэтому к образованию начальника АХО выдвигаются некоторые требования. Возможны два варианта.

В первом эту должность может занять специалист, окончивший вуз и отработавший два года в этой сфере.

Во втором вакансия также доступна претендентам со средне-специальным образованием, но при наличии пятилетнего стажа.

Среди личных качеств, которые пригодятся начальнику АХО, называют:

• коммуникабельность;
• энергичность;
• организаторские способности;
• задатки лидера.

Важный навык, которым должен владеть будущий начальник АХО, - умение работать с офисными программами.

Обычно на должность начальника АХО претендуют мужчины возраста 35-40 лет. Аналогичные вакансии женщины занимают в небольших учреждениях, работая на позиции офис-менеджера или завхоза.

Чем обоснованы такие требования?

Нужно понимать, что инструкция начальника АХО включает немало пунктов. Если кандидат ранее трудился в указанной сфере, он, скорее, освоит новые обязанности. Обычно работодатели не заинтересованы в том, чтобы тратить время на обучение. Вот почему предпочитают набирать на должность начальника тех специалистов, которые имеют опыт в административно-хозяйственной деятельности.

Сколько зарабатывает начальник АХО?

Любой кандидат, претендующий на эту вакансию, заранее поинтересуется уровнем дохода. Информация вас вряд ли обрадует. Зарплату начальника АХО точно нельзя назвать высокой. Средняя цифра по Москве - 58400 руб. Однако разброс зарплат весьма широк - от 31 до 81 тыс. рублей.

Нужно сказать, что в регионах начальники АХО зарабатывают меньше столичных коллег. Среднее вознаграждение составляет 25-40 тыс. рублей.

Что нужно знать?

В отличие от трудового договора, должностная инструкция совершенно не регулирует отношения между начальником АХО и руководством или подчиненными. Поэтому в нормативных документах не закреплена четкая структура. К инструкции, которая включает должностные обязанности начальника АХО, не предъявляются обязательные требования.

Однако за долгие годы сформировалась общепринятая структура, которая состоит из четырех основных пунктов.

1. Общие положения описывают, кто такой начальник АХО.
2. Должностные обязанности. Из этого пункта можно узнать, исполнения каких функций ожидает руководство.
3. Права. Для исполнения обязанностей начальник должен быть наделен полномочиями. Общие положения перечислены в трудовом законодательстве. Поэтому в этот раздел включают права начальника АХО, характерные для конкретного предприятия.
4. Ответственность. Обычно она отдельно описана в нормативных актах, поэтому должностная инструкция может содержать лишь некоторые отсылки к другим документам. Важно знать, что работодатель не может перекладывать на начальника АХО ответственность, которая не предусмотрена законом. Это позволит отстоять свои права.

Как стать начальником АХО?

Кандидат, претендующий на эту вакансию, должен иметь соответствующий опыт и проявить некоторую активность. Объявления обычно размещают на сайтах поиска работы.

Просматривая такие предложения, будьте внимательны. Особое внимание уделите блоку, в котором описываются требования. Рекрутеры, рассматривающие соискателей на должность начальника АХО, получают десятки резюме. Поэтому важно выделиться среди других.

Начальник - это руководящая должность. Именно от него зависит слаженность всей команды и успешное функционирование АХО. Работодатели предъявляют требования не только к стажу, но и к личным качествам. Именно на них стоит сделать особый акцент в резюме. Важна стрессоустойчивость, организаторские способности и порядочность. Ведь компания будет доверять начальнику АХО довольно крупные денежные суммы.

Ознакомившись с обязанностями начальника АХО, вы сможете решить, насколько нужна вам эта вакансия.

Любая организация должна работать как единый слаженный организм, чтобы достигать максимальных результатов своей деятельности. В крупных и средних компаниях обеспечивать персоналу безопасность на рабочих местах, комфорт, все необходимые расходные материалы должен АХО .

Это подразделение создается, чтобы контролировать и обеспечивать высокую работоспособность всего предприятия. Поэтому очень важно иметь квалифицированных специалистов административно-хозяйственного отдела, способных органично сотрудничать со всеми другими подразделениями.

Что это такое

АХО – административно-хозяйственный отдел . Создается во всех компаниях, где количество работников более 100 человек. Крупные фирмы (корпорации) имеют в отделе внутренние подразделения.

Они отвечают за результативную работу каждого сотрудника организации : рассчитывают количество и закупают расходные материалы, отвечают за порядок, чистоту помещений и на местах, обеспечивают безопасность, комфорт рабочих мест.

Бывают следующие подразделения АХО:

• социально-бытовой;
• материально-ресурсный;
• планово-расчетный.

При приеме на работу в АХО приветствуются такие качества , как оперативность, стрессоустойчивость, навыки лидера, организационный опыт, умение быстро находить несколько альтернативных способов решения одного вопроса, порядочность, честность.

Через хозяйственный отдел проходят большие денежные суммы . Именно поэтому так важно, чтобы кандидаты на любую из должностей в подразделение отвечали всем требованиям.

Для чего создается отдел

В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же может поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру.

Полноценный АХО организовывается уже в более крупных компаниях . Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника административно-хозяйственного отдела находится целая команда : инженеры по техническому обслуживанию, экономисты, охранники, уборщицы, гардеробщики, курьеры, экспедиторы, водители и другие.

Специалисты АХО зависят от специфики компании, рода деятельности, территориального нахождения, размера.

Отдел создается для решения следующих задач :

• покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании;
• ремонт помещений, поломок имущества;
• соблюдение норм, правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций;
• материальная ответственность за ценностями компании;
• поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги;
• заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на коммунальные услуги;
• обеспечение сотрудников компании всеми необходимыми ценностями для эффективной работы;
• контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок – своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов;
• организация комфортных условий для отдыха сотрудников, предусмотренные законодательством РФ;
• контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников

Общие положения

Любое предприятие имеет положение об административном отделе . Отчасти оно может слегка разнится в зависимости от рода деятельности фирмы, размеров. Но многие положения являются стандартной нормой, одинаковые во всех компаниях. Вот некоторые из них.

1. Положение определяет основу структуризации АХО, функции, права, задачи, ответственность, назначение, цели, инструкции.
2. АХО осуществляет и организует административно-хозяйственное обеспечение компании, а также решает все материально – технические вопросы.
3. Отдел является независимым подразделением. Подчиняется директору или его заместителю.
4. Вся работа должна полностью руководствоваться законами, актами Правительства Российской Федерации/ Президента РФ/ Конституции РФ.
5. Отдел обязан соблюдать акты, правила по хозяйственному обслуживанию, знать нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, вовремя осуществлять ремонт, мониторить состояние технического оборудования, следовать технике противопожарной безопасности, контролировать соблюдение санитарного и противоэпидемического режимов.
6. Требования к квалификации начальника АХО и других сотрудников, их права, функции, обязанности указаны в должностных инструкциях, которые утверждает руководитель предприятия.
7. АХО в пределах своей компетенции взаимодействует со всеми отделами, подразделениями фирмы/компании/предприятия. Также при необходимости осуществляет свою работу, сотрудничая со сторонними организациями, их подразделениями.
8. За несоблюдение должностных инструкций, отсутствия трудовой дисциплины любой сотрудник может быть оштрафован своим непосредственным руководителем, либо же к нему принимаются меры, предусмотренные законодательством РФ.
9. У административно-хозяйственного отдела должен быть начальник с высокой степенью профессионализма, организаторскими навыками. Стаж, образование, другие требования определяет руководитель организации.

Подробности по руководителю АХО представлены на видео.

Должностные обязанности

Хозяйственным обеспечением организации занимается огромная команда специалистов . Штатная численность зависит от рода деятельности. В среднем, на компанию с численностью от 1000 сотрудников необходимо не менее 15 специалистов АХО. По профессиональному уровню они делятся на три уровня :

1. Техник, плотник, электрик, сантехник, уборщик, гардеробщик, водитель, энергетик, секретарь, специалист, инженер.
2. Ведущий специалист, главный инженер, начальник АХО, администратор.
3. Руководитель предприятия, заместитель директора, начальник по АХЧ, технический директор.

Главный человек отдела – начальник (в зависимости от деятельности предприятия, его размера это могут быть главный инженер, администратор или ведущий специалист). Руководящую должность занимает человек с опытом.

Стаж — не менее 5 лет . Подчиняется он генеральному директору или его заместителю. Начальник должен обладать особыми знаниями, решать важнейшие вопросы. Он обладает правом подписи документов, представляет интересы непосредственного директора компании.

Начальник АХО всегда должен быть осведомлен о:

• Трудовом кодексе РФ и точном внутреннем распорядке организации;
• всех структурных подразделениях, особенностях их взаимосотрудничества;
• нормах и правилах охраны труда;
• всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
• правилах управления командой, организации труда;
• начальник должен иметь хотя бы минимальные знания экономики, управления, ведения материальной отчетности;
• знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета;
• работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
• навыках делового общения, составления договорной документации;
• порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы;
• обладать знаниями об истории организации и перспективах развития.

Руководитель АХО сам вправе определять меры наказания своих сотрудников, распределять отпуска, давать разрешения на уход с рабочего места при возникающих непредвиденных обстоятельствах. Он также полностью контролирует исполнение всех поставленных задач, привлекает подрядчиков, контролирует закупку инвентаря, разрабатывает планы ремонта и многое другое.

Должностные обязанности начальника АХО:

1. Следит за работой сотрудников, распределяет обязанности между ними, наблюдает за исполнением всех должностных инструкций.
2. Проводит набор персонала в административно-хозяйственное подразделение.
3. Осуществляет контроль над работой технического оборудования – лифты, системы вентиляции, осветительные приборы.
4. Организует планы и работы по ремонту внутренних помещений, всего здания. Контролирует действия по благоустройству территории. Это касается как постоянного ухода за двором, коридорами, так и оформление во время праздников, важных мероприятий.
5. Контролирует оформление необходимых документов для оказания услуг от сторонних организаций по обслуживанию. Начальник подписывает договора, ведет отчетность материальную, следит за её составлением.
6. Отвечает за распределение, закупку, хранение, целостность рабочего инвентаря, технического оборудования.
7. Обеспечивает рациональное распределение выделяемого бюджета, планирование расходов на технические нужды организации.
8. Обновление, внедрение, распределение новых средств связи, предметов противопожарной защиты, организационной техники, рабочего инвентаря.

На плечах начальника ответственность за сложный механизм работы огромного здания (или нескольких) . Он обеспечивает комфорт всех сотрудников. Это касается предоставления самого рабочего места, быстрого доступа к нему, всех мелочей для эффективного результата, чистоты и порядка во всех помещениях здания, эстетического ремонта вокруг, яркого освещения, тепла в холодное время года. Любыми неисправностями оборудования должны заниматься сотрудники АХО.

Специалист – инженер/ администратор/ начальник имеют право:

• запрашивать сведения от других отделов, касающихся вопросов административно-хозяйственного характера;
• наказывать сотрудников за нарушения, докладывать об этом вышестоящему руководству;
• проявлять инициативу в усовершенствовании работы организации в сфере технического и административного обслуживания;
• для исполнения всех правил, норм требовать от руководства предоставления необходимых условий;
• оценивать качество работы своих подчиненных.

Права, функции и ответственность

АХО обеспечивает жизнедеятельность всех остальных подразделений . В каждой компании есть свои особенности . Но функции специалистов административно-хозяйственного отдела везде практически одинаковы. А именно:

• обеспечение крупных закупок любой техники;
• покупка, распределение канцтоваров;
• снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
• оперативные действия по ремонту оборудования, профилактика от поломок;
• ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
• уборка, ремонт, оформление помещений;
• благоустройство уличной территории;
• организация питания компании;
• организация своевременного транспортного передвижения;
• организация зон отдыха, мест перекура, корпоративов;
• взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
• организация электрообеспечения, контроль над отопительной системой;
• соблюдение санитарных, противопожарных норм;
• набор сотрудников, оценка их работы;
• внутреннее информирование персонала о новых актах, введениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки . Они могут быть ежедневными, еженедельными или ежемесячными. На них начальник доносит новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи. Последние могут быть как глобальные, так и мелкие, возникающие спонтанно.

Все сотрудники, а в первую очередь руководитель АХО, имеют ряд обязательств :

• выполнять поставленные цели и задачи вышестоящим руководством;
• вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, расчеты;
• быть готовыми к оперативному решению любых ситуаций;
• использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
• соблюдать все должностные обязанности, правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
• вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
• исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

АХО имеет право в любой момент запросить справочную информацию у любого из отделов, предлагать идеи по улучшению работы, участвовать в совещаниях и планерках по всем административно-хозяйственным вопросам.

Сотрудничество с другими отделами

Качественное выполнение всех задач и функций невозможно без взаимодействия со всеми отделами и подразделениями организации. Каждый сотрудник АХО обязан выстроить рабочие связи с коллегами.

Самое частое в работе отдела – получение заявок от других структур . Например, если в каком-либо из кабинетов сгорела лампочка, то начальник немедленно поставит задачу электрику. В случае неработающего телефона — отправит на вызов свободного техника.

Примеров может быть сотня. Все, так или иначе, связанны между собой. АХО часто обращается к следующим подразделениям :

1. Бухгалтерия – наиболее тесное сотрудничество с этим отделом связано с тем, что АХО обязан отчитываться обо всех расходах на приобретение материальных ценностей, инвентаря. Предоставляются копии договоров с арендодателями, поставщиками, подрядчиками.
2. Производственный отдел – предоставляет оборудование для организации, а АХО уже осуществляет контроль над техникой.
3. Юридический – помогает обеспечить необходимые условия для заключения договоров, следят за соблюдением всех норм, правил Законодательства РФ.
4. Отдел закупок – проводит тендеры при необходимости, анализирует рынок поставщиков, помогает выбрать наиболее выгодные условия.
5. Планово-экономический – распределяет заработную плату, начисляют премии, отпускные. Начальник АХО совместно с ними регулирует оклад своих подчиненных в зависимости от выполняемой работы, степени загруженности.
6. Отдел кадров – устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.

АХО несет ответственность за обеспечение, доставку, сохранность материальных ценностей, необходимых для работы. Кроме того, отдел контролирует порядок, ремонт помещений здания и придворовой территории, создает комфортные условия для каждого сотрудника организации.

Осуществление сотен задач, функций, поставленных перед хозяйственным подразделением, невозможно без слаженности не только внутри самого подразделения, но и без тесной взаимосвязи между всеми структурами компании.

Следить за соблюдением инструкций, правил, распоряжений административно-хозяйственного отдела обязан начальник/администратор/ ведущий инженер . Этот человек должен обладать лидерскими качествами, высоким профессионализмом, иметь навыки управления, знания в экономике, быть честным, ответственным, внимательным.

Видеоконференция по автоматизации деятельности АХО — ниже.

Кто такой начальник хозяйственного отдела?

На любом крупном предприятии должен иметься специалист, занимающийся хозяйственным обеспечением работы. К его обязанностям относятся: ремонт здания, в котором размещается компания, текущее обслуживание, контроль исправности инфраструктуры (от электричества и водопровода до работы лифтов или воздухопроводов).

Необходимо отметить, что хозяйственное подразделение (также иногда именуемое АХО — административно-хозяйственный отдел) создается лишь там, где объем необходимой работы по поддержанию функционирования предприятия весьма велик. В небольших компаниях такой деятельностью может заниматься офис-менеджер или непосредственно руководитель предприятия. Однако в крупных компаниях должность начальника хозотдела чрезвычайно важна. По сути, на его плечах лежит обеспечение нормальной работы всей организации.

Также стоит отметить, что эта должность ни в коем случае не является новой. Завхозы (так обычно раньше именовали этих специалистов) работают в крупных организациях далеко не первое десятилетие.

Структура инструкции для должности начальника хозяйственного отдела

Должностная инструкция — документ необязательный. В отличие от трудового договора наличие инструкций никак не влияет на отношения между руководством предприятия и сотрудниками. Именно поэтому структура, которую должна иметь должностная инструкция, нигде в нормативных актах не фиксируется, и обязательных требований к ней нет.

Тем не менее за годы работы на практике сложился определенный подход к составлению такого рода документов. Обычно они состоят из следующих разделов:

1. Общие положения. В этом разделе описывается, что собой представляет должность начальника хозяйственного отдела, какие требования предъявляются к нему, кому он подчиняется и кем руководит.
2. Обязанности. Здесь описывается, что обязан делать начальник этого отдела и, соответственно, что руководство вправе требовать от человека, занимающего эту должность.
3. Права, которыми наделен специалист. Основные права, разумеется, зафиксированы в трудовом законодательстве. Но для того, чтобы начальник отдела смог полноценно и качественно исполнять свои обязанности, он должен быть наделен определенным рядом прав. Те из них, которые характерны не для должности вообще, а для конкретного предприятия, имеет смысл фиксировать именно в должностной инструкции.
4. Ответственность, которую несет начальник отдела. Большая часть из этих положений закреплена в нормативных актах общего действия, поэтому разумнее всего в этом разделе должностной инструкции ограничиться ссылками на конкретные виды ответственности: дисциплинарную, гражданско-правовую, административную и уголовную. Трудовое право ограничивает возможности руководства предприятия, поэтому возлагать на начальника отдела ответственность, не предусмотренную законом, его начальство не вправе.

А теперь посмотрим, что конкретно должно содержаться в важнейших разделах должностной инструкции начальника хозяйственного отдела.

Обязанности начальника хозяйственного отдела

Указывая в должностной инструкции конкретные обязанности, которые возложены на начальника хозотдела, имеет смысл воспользоваться содержанием Единого квалификационного справочника должностей (ЕКС). Хотя этот акт и носит не обязательный, а рекомендательный характер, он чрезвычайно полезен. В нем фиксируются требования, которые чаще всего предъявляются к конкретной должности. Соответственно, если у сотрудников конкретного предприятия нет опыта в составлении должностных инструкций, ЕКС как минимум даст представление о том, что должно содержаться в такого рода документах.

Согласно ЕКС на начальника хозотдела возложены следующие обязанности:

• обеспечение обслуживания и поддержания в нужном состоянии зданий и помещений, в которых размещено предприятие или учреждение (состояние, в котором должно находиться здание или отдельные помещения, определяется санитарными нормами и правилами противопожарной защиты);
• контроль за исправностью внутреннего оборудования здания или помещений; к оборудованию относятся водопровод, канализация, линии электроснабжения и т. д.;
• участие в планировании текущих и капитальных ремонтов, которые требуются для поддержания нормальной работы организации;
• составление смет на текущие расходы предприятия;
• организация проведения ремонта как здания в целом, так и оборудования организации, контроль за качеством проведенного ремонта;
• обеспечение как предприятия в целом, так и отдельных его подразделений инвентарем, оборудованием, расходниками и другими материальными ресурсами, требующимися для нормальной работы;
• наблюдение за сохранностью и правильным использованием материальных активов предприятия;
• оформление документации для договоров, требующихся для хозяйственного обеспечения организации;
• ведение необходимой отчетности по использованию оборудования, инвентаря и материалов;
• контроль за тем, чтобы средства, выделенные руководством на обеспечение работы предприятия, расходовались рационально;
• прием и обслуживание лиц, которые прибывают в командировки;
• руководство благоустройством территории;
• хозяйственное обслуживание проводимых мероприятий;
• организация табельного учета и питания работников;
• при необходимости совместно с отделом кадров составление графиков работы и распорядка трудового времени;
• проведение мероприятий по защите от пожара, поддержание в рабочем состоянии противопожарной инфраструктуры и инвентаря;
• внедрение новой техники в области связи, оргтехники и т. д.;
• руководство сотрудниками хозяйственного отдела и контроль за соблюдением ими дисциплины.

Права начальника хозотдела

Для того чтобы исполнять обязанности, сотрудник должен быть наделен правами. Обычно к их числу относятся следующие:

1. Обращаться к руководителю предприятия и к руководителям подразделений с предложениями, касающимися хозяйственного обслуживания работы предприятия.
2. Взаимодействовать с руководителями всех структурных частей предприятия по вопросам, касающимся хозяйственного обслуживания работы.
3. Подписывать и налагать визы на документы, относящиеся к его компетенции.
4. Предлагать руководству предприятия назначения, перемещения внутри организации и увольнения работников, подчиненных начальнику хозяйственного отдела.
5. Предлагать руководству меры, касающиеся поощрения и наказания сотрудников отдела.
6. Требовать от руководящих работников организации содействия.
7. Сообщать руководству об обнаруженных недостатках в хозяйственном обслуживании и требовать их устранения.

Требования к кандидату на занятие вакансии

Начальником хозяйственного отдела может стать любой человек, которого назначат на эту должность. Однако ЕКС рекомендует, чтобы кандидат имел либо высшее образование по специальности и опыт работы минимум 2 года, либо стаж 5 лет — тогда допускается и среднее специальное образование. Конкретные требования же на каждом предприятии устанавливаются руководством самостоятельно.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА АХО

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Начальника хозяйственного отдела.
1.2. Начальник хозяйственного отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Начальник хозяйственного отдела подчиняется непосредственно _____________________________.
1.4. На должность Начальника хозяйственного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности.
1.5. Начальник хозяйственного отдела должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно - хозяйственного обслуживания; структуру предприятия (учреждения, организации) и перспективы его развития; порядок ведения табельного учета; средства связи, вычислительной и организационной техники; порядок и сроки составления отчетности; средства механизации ручного труда; порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги; основы экономики, организации труда, производства и управления; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия Начальника хозяйственного отдела его обязанности возлагаются на ___________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Примечание. Функциональные обязанности Начальника хозяйственного отдела определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Начальника хозяйственного отдела и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.
Начальник хозяйственного отдела:
2.1. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия (учреждения, организации), а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
2.4. Обеспечивает подразделения предприятия (учреждения, организации) мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
2.5. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение , необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.7. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных.
2.8. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
2.9. Выполняет работы по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня.
2.10. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
2.11. Принимает меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники.
2.12. Руководит работниками отдела.
3. ПРАВА
Начальник хозяйственного отдела имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами и работниками.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности Начальника хозяйственного отдела.
3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию Начальника хозяйственного отдела.
3.5. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях и учреждениях при решении вопросов, относящихся к компетенции Начальника хозяйственного отдела.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник хозяйственного отдела несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности отдела.
4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также за результаты работы хозяйственного отдела.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии работы отдела.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам.
4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Начальника хозяйственного отдела определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью Начальник хозяйственного отдела может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела Начальнику хозяйственного отдела может выделяться служебный автотранспорт.
6. МАСШТАБ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ВЛИЯНИЕ РЕШЕНИЙ
6.1. Исключительной сферой деятельности Начальника хозяйственного отдела является обеспечение хозяйственных нужд предприятия, определенных функциональными обязанностями Начальника хозяйственного отдела.
6.2. Начальнику хозяйственного отдела для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно - распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен: ___________________ /________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"____________ ____ г.