Проведение деловых собраний и совещаний. Но если проведение совещания все же признано целесообразным, то прежде всего необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была ре

§1. Совещание как вид организации делового общения группы

Деловое совещание (собрание) - устное коммуникативное взаимодействие группы людей (коллектива). В этом виде общения сочетаются различные жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей при «мозговой атаке»), дискуссия.

Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора - от его речевого мастерства и управленческих способностей. Нередко собрания проводит сам руководитель.

Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний:

1)Выяснить, проанализировать состояние дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе...); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы. Этим задачам соответствует информационный тип собрания.

2)Проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики. Для решения этих задач предназначено разъяснительное собрание, или собрание - инструктаж.

3)Найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи. Это тип собрания - проблемное, или «мозговая атака».

4)Отобрать и принять конструктивные решения. Это задача собрания - принимающего решения.

5)Дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется конференция, или учебное собрание.

Если руководитель заинтересован в постоянных контактах с коллективом, он организует регулярные совещания. По частоте проведения собрания могут быть также разовыми и периодическими.

§2. Этапы подготовки и проведения собрания

Собрание - это групповое общение, которое управляется, организуется. Его успех на 90% зависит от подготовки, обдумывания структурных элементов коммуникативного этапа и последующей оценки и самооценки.

Докоммуникативный этап	Коммуникативный этап	Посткоммуникативный
1.Выяснение необходимости совещания.	1.Вступительное слово председателя.	Анализ собрания.
2.Формулировка темы и цели.	2.Обсуждение проблемы (сообщения, беседа или дискуссия).
3.Разработка повестки дня, проекта решений.	3.Принятие решений (факультативно).
4.Определение и подготовка участников.	4.Итоговый монолог председателя.
5.Назначение времени и места проведения.

Подготовка совещания начинается с определения его необходимости. Этот сложный вид работы целесообразно использовать, если нет альтернатив, таких, например, как беседа, решение вышестоящего руководства, объединение с другими совещаниями. После решения организовать коллективный процесс обсуждения уточняют его тему и цель. Путем выделения и группировки проблем разрабатывается повестка дня. Выбирая последовательность рассмотрения вопросов, исходят из психологических оснований. Наиболее «трудные» пункты, требующие расширенного обсуждения, проработки, лучше всего поместить во вторую треть собрания, когда физическая и умственная работоспособность группы достигает пика. Текущие или срочные вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а самые «простые» пункты или наиболее интересные - оставить в конце.

В общих чертах надо подготовить, может быть созвав для этого комиссию, проект решения. Он нередко представляет собой «вопросник», по каждому пункту которого участники в ходе собрания будут давать конкретные ответы.

Следующий шаг - определение количественного и качественного состава аудитории, подготовка участников.

Совсем не обязательно на каждое совещание приглашать руководителей всех подразделений. Привлекаются обычно те должностные лица, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме. Надо определить, представляют ли коммуниканты широкий спектр мнений или образуют сплоченную группу с одинаковыми взглядами. По количеству участников собрания могут быть узкими (до 5 человек), расширенными (до 20 человек) и представительными (свыше 20 человек). Маленькие группы сплочены, высокопродуктивны, но в них трудно завязать разговор, есть риск принятия ненадежных решений. Большие, как правило, принимают выверенные решения на основе многих точек зрения, но в них трудно прийти к единому мнению, необходим усиленный контроль, существует опасность возникновения группировок, давления на «саботажников». Идеальное количество участников для внутреннего делового заседания - от 6 до 9. Все сотрудники должны быть заблаговременно ознакомлены с темой, целью, повесткой дня и необходимыми материалами, документами.

Наилучшее время для проведения собрания, согласно эргономическим исследованиям, - это позднее утро (11 часов среды или четверга). Для регулярных совещаний отводят определенный день недели.

Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя организации. Однако лучше созывать совещания в специально оборудованном помещении. Оно должно иметь хорошую акустику, звукоизоляцию, вентиляцию, нормальную температуру воздуха (+ 19 о с), удобную для работы мебель. Самое оптимальное расположение участников - на расстоянии вытянутой руки друг от друга за столом трапециевидной формы.

Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей - 40 - 45 минут. Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 минут объявляют десятиминутный перерыв. Регламент устанавливается в самом начале совещания. Обычно вступительное и заключительное слово ведущего, а также все выступления планируются на 10 минут. Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить обсуждаемые проблемы и еще раз обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, можно подчеркнуть практическую значимость вопросов, поставить перед слушателями ряд конкретных задач. Одно из важнейших требований к председателю совещания - не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Должность придает словам руководителя особый вес и те из работников, кто придерживается противоположных взглядов, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству. Надо постараться занять нейтральную позицию, изложить свое мнение от 3-го лица или сформулировать в виде вопроса. Самое серьезное собрание бывает уместно начинать с неожиданно интересной реплики и даже шутки. Очень эффектно, если фраза, мысль, которой открывается совещание, будет использована и в его завершении. Обращаясь, ведущий называет участников по Имени - отчеству, по возможности подчеркивает их опыт и компетентность по соответствующему вопросу. Председатель должен быть крайне внимателен не только к сути выступления, но и к тому, как каждое из них вписывается в общую конструкцию, как работает на достижение намеченной цели; не уводит ли в сторону. Организатор следит за регламентом, в ходе и после рассмотрения каждой проблемы кратко резюмирует выступления. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем идет речь, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс. Если оратор выходит за рамки вопроса, следует дипломатично остановить его. Критическую оценку предложений дают или немедленно после речи, или, если используется метод «мозгового штурма», после высказывания всех идей.

Следующий возможный этап совещания - принятие решений. Зачитывается заранее подготовленный проект решения, и участники совещания вносят свои коррективы, принимают его по результатам голосования. После принятия решений определяются лица, осуществляющие его исполнение и контроль.

Заканчивая собрание, ведущий может призвать всех к выполнению тех планов, программ, к достижению тех целей, к которым пришли в итоге; кратко резюмировать ход обсуждения; похвалить наиболее удачные идеи, деловые выступления; поблагодарить всех за продуктивную работу.

Английский исследователь совещания Элан Баркер справедливо полагает, что постоянный анализ проводимых коллективных обсуждений ведет к получению прибыли. Оценка должна быть объективной, формулироваться всей группой на отдельной встрече, вне рамок собрания. Можно предложить участникам заполнить анкету, используя для ответов так называемую скользящую шкалу: (нет) 1 2 3 4 5 6 (Да):

Было ли необходимо совещание?

Ясна ли его цель?

Соответствовало ли оно цели?

Согласны ли вы, что продолжительность и время проведения были удобны?

Удовлетворило ли вас помещение?

Вовремя ли вы получили повестку дня, документы?

Все ли пункты повестки дня были изложены?

Обладали ли присутствующие соответствующей компетенцией?

Осуществлял ли председатель должный контроль?

Удовлетворены ли вы процедурой принятия решений?

Анализ собрания можно провести более эффективно, если привлечь независимого эксперта. У него будет возможность беспристрастной оценки того, что идет хорошо, а что необходимо изменить.

Начинающий менеджер может анализировать коллективное общение самостоятельно по схеме:

1.Каков тип совещания в зависимости от цели?

2.Удачно ли сформулирована тема и подтемы (повестка дня)?

3.Когда запланировано рассмотрение наиболее сложных вопросов?

4.Уместны ли место, время проведения, количество и состав участников?

5.О чем говорит ведущий во вступительном слове?

6.Какой регламент принят?

7.Каковы организующие речевые действия ведущего в ходе диалога?

8.Все ли присутствующие принимают участие в обсуждении?

9.Какие решения приняты?

10.Как организатор закончил совещание?

11.Правильно ли оформлен протокол?

В практике существует распространенное деление совещаний по их задачам и целям. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания Персональный менеджмент: Учебник/C.Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 622 с..

Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Такое совещание проводится по схеме: доклады; вопросы к докладчикам; дискуссия; выработка решения.

Задача инструктивного совещания заключается в передаче распоряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся принятые административные решения.

Оперативные совещания - это так называемые планерки, летучки, пятиминутки. Они не затяжные. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет наличие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. На оперативном совещании не делают докладов. Главная цель - выявить те проблемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

Тем не менее, основной целю проведения любого совещания или собрания является принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата.

Классификация собраний и совещаний

Собрания и совещания бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.

Типы совещаний можно классифицировать в зависимости от управленческих функций:

1. Совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для реализации планов;

2. Совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального стимулирования;

3. Совещания по внутренней организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий и т.п.;

4. Совещания по контролю за деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности;

5. Совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа, стиля.

Так же существует классификация совещаний по стилю проведения:

1. Автократические совещания, право выступления и право принятие решения на которых имеет только руководитель. Участники таких совещаний должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Такие совещания проводятся в случае, когда руководителю нужно проинформировать или дать указания своим подчиненным.

2. Свободные совещания не имеют повестки дня. Они могут проводится без председательствующего. Такие совещания сводятся к обмену мнениями, решения по которым не фиксируются. Такое совещание проводится в форме беседы или разговора.

3. Дискуссионные совещания - способ получения решений по какому-либо вопросу путем генерирования новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерной особенностью данного способа является отсутствие критики и оценки высказываемых идей.

Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально пригашенные люди. Основные составляющие мероприятия:

1. Повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);

2. Доклады (изложение сути вопросов);

3. Выступления (обсуждение вопросов повестки дня);

4. Поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);

5. Прения (проведение дискуссии);

7. Составление протокола (письменное изложение событий);

8. Разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).

На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно, но к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:

1. Список тем для обсуждения;

2. Ведущий мероприятия;

3. Протокол достигнутых соглашений.

Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.

Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:

* цели, даты, времени и места проведения собрания;

* списка приглашенных лиц;

* перечня обсуждаемых проблем;

* главной темы;

* разного;

* даты следующего собрания.

Федеральное агентство по образованию

Магнитогорский государственный университет им. Г.И.Носова

Кафедра психологии

Реферат по деловому общению

На тему: «Деловые совещания и собрания»

Выполнил: студентка группы ФФК 06-1

Гребенщикова В.И.

Проверила: Оринина Л.В

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предприниматель­ской практике широко распространены особые формы ведения дело­вых разговоров - совещания, которые представляют собой способ от­крытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев.

ЦЕЛЬ делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Я выбрала тему « Организация совещаний » потому, что коллективное обсуждение как форма делового разговора имеет много положительных сторон:

Во-первых, оно повышает эффектив­ность мышления. Русская поговорка « ум хорошо, а два - лучше » воз­никла не на пустом месте, в ней заложен глубоких смысл. Действитель­но, своеобразие человеческого мышления состоит в том, что оно осо­бенно эффективно в условиях совместной интеллектуальной деятель­ности, поскольку интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются. Известно, что большинство плодотворных идей родилось при коллективном обмене мыслями.

Во-вторых, в процессе совещания укрепляется творческое со­дружество работников, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников.

В-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее.

Деловое совещание (собрание) - устное коммуникативное взаимодействие группы людей (коллектива). В этом виде общения сочетаются различные жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей при «мозговой атаке»), дискуссия.

Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора - от его речевого мастерства и управленческих способностей, а также от правильного выбора типа совещания и знаний его особенностей.

Деловые совещания бывают:

1. По форме проведения:

1.1. конференции

1.2. собрания

1.3. заседания

1.4. семинары, симпозиумы

2. По форме ведения совещания руководителем:

2.1. диктаторские

2.2. автократическое

2.3. агрегативное – сначала доклад, прения, где участвуют только те лица,

которые назначил руководитель.

2.4. дискуссионное

2.5. свободное

3. По принадлежности к сфере общественной жизни:

3.1. партийные

3.2. профсоюзные

3.3. деловые (административные)

3.4. научные

3.5. объединенные

4. По масштабам:

4.1. международные

4.2. всероссийские

4.3. республиканские

4.4. отраслевые

4.5. региональные

4.6. областные

4.7. городские

4.8. районные

4.9. внутренние

5. По месту проведения:

5.1. местные

5.2. выездные

6. По периодичности:

6.1. регулярные

6.2. постоянно- действующие

6.3. разовые

6.4. периодические

7. По количеству участников:

7.1. в узком составе (до 5 человек)

7.2. в расширенном составе (до 20 человек)

7.3. представительное (более 20 человек)

8. По стабильности состава участников:

8.1. с фиксированным составом

8.2. с приглашенным составом

8.3. с конкретным списком для заседания

8.4. комбинированные

9. По тематике вопросов:

9.1 административные

9.2 технические

9.3 кадровые

9.4 финансовые

9.5 технологические

10. По задачам:

10.1 проблемные

10.2 инструктивные

10.3 оперативные

11. По назначению:

11.1 вырабатывающие решения

11.2 разъясняющие задачи

11.3 подводящие итоги

Одна из основных задач ведущего делового совещания привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.

Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора - от его речевого мастерства и управленческих способностей. Нередко собрания проводит сам руководитель.

Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний:

1) Выяснить, проанализировать состояние дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе...); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы. Этим задачам соответствует информационный тип собрания.

2) Проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики. Для решения этих задач предназначено разъяснительное собрание, или собрание - инструктаж.

3) Найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи. Это тип собрания - проблемное, или «мозговая атака».

4) Отобрать и принять конструктивные решения. Это задача собрания - принимающего решения.

5) Дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется конференция, или учебное собрание.

Если руководитель заинтересован в постоянных контактах с коллективом, он организует регулярные совещания. По частоте проведения собрания могут быть также разовыми и периодическими.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Формами организации продуктивной работы предприятия являются совещания и собрания. Они имеют разные цели и способы проведения.

Определение

Совещание – заседание нужного круга лиц, целью которого выступает рассмотрение злободневных вопросов.

Собрание – встреча объединенных общей деятельностью людей для обсуждения актуальных вопросов и проблем.

Сравнение

Участники

На каждом из мероприятий присутствуют разные люди. Совещание характеризуется более узким форматом с участием, как правило, небольшого круга заинтересованных лиц. Среди них могут быть, например, руководители структурных подразделений, ведущие специалисты или представители различных фирм. Иногда совещание бывает судебным, проводимым для вынесения решения по делу.

Собрание – мероприятие более массовое. На нем может присутствовать весь персонал предприятия. Примерами собраний также являются родительское или предвыборное.

Предмет обсуждения

Отличие совещания от собрания заключается и в том, какие темы поднимаются на мероприятии. Так, совещание устраивается для рассмотрения вопросов по управлению производством, сбора сведений о состоянии дел, определения проблемных мест. Люди за круглым столом именно совещаются, и мнение каждого здесь очень важно, в отличие от собрания, на котором иногда достаточно просто присутствовать для получения нужной информации.

На собраниях на повестку дня выносятся более общие, накопившиеся за какое-то время вопросы, имеющие важность для всего трудового коллектива. На таких встречах иногда затрагиваются темы, не относящиеся непосредственно к производству. К примеру, речь может идти о подготовке к предстоящему празднику.

Цели

Характер совещаний – оперативный. Целями подобных заседаний являются внесение коррективов в текущую деятельность, совершенствование рабочего процесса. Совещание заканчивается вынесением резолюции.

На собраниях часто подводятся итоги, проводятся награждения, сообщается об условиях труда и планах на ближайшее время. Ход собрания и принимаемые на нем решения фиксируются в специальном протоколе.

Частота проведения

Разберем, в чем разница между совещанием и собранием относительно периодичности их проведения. Так, из двух видов мероприятий чаще созываются совещания. Для них устанавливается определенное время. Но характер подобных заседаний может быть и внеплановым, если это оправданно срочной необходимостью.

Чем выше положение руководителя, тем больше време­ни ему приходится уделять заседаниям, переговорам, дело­вым встречам и другим формам межличностного общения. Время руководителей зачастую теряется попусту.

Совещание определяется толковым словарем как произ­водное от глагола совещаться, т. е. сговариваться, совето­ваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь, как «заседание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов, действий, мер», которое проводится обычно по оператив­ным вопросам. У слова «совещание» есть синонимы - пяти­минутка, летучка, оперативка, планерка.

Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количе­ство участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивается столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний.

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно- технических мероприятий как по организации, так и по его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются просто-напросто в том, что многие сове­щания бывают неудовлетворительно подготовлены и органи­зованы, неумело проведены и неудовлетворительно подыто­жены. Вспомните стихотворение В. Маяковского «Прозасе­давшиеся».

Рассмотрим основные принципы, позволяющие сделать совещание или собрание максимально результативным.

Подготовка к совещанию проводится в три этапа:

1. Разработка организационных вопросов.

2. Обсуждение всех вопросов, которые будут рассматри­ваться.

3. Проведение служебного совещания.

Цель совещания является «началом всех начал», так как чем конкретнее сформулированы цели совещания, тем боль­ше надежды на продуктивный результат, и наоборот, рас­плывчатая формулировка «обсудить состояние вопроса» ни на что определенное не нацеливает. На многих совещаниях участники никак не могут договориться, так как говорят фак­тически о разных вещах.

Работа по подготовке совещания начинается с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте про­ведения.

Назначать совещание лучше на начало или конец ра­бочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм рабо­ты, не заставлять людей переключаться с одного вида де­ятельности на другой. Не стоит проводить собрания (сове­щания) накануне выходных дней и тем более праздников, ведь участники мероприятия не должны никуда спешить. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения со­вещания.

Помещение надо выбирать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Вы­бирая помещение, учитывают прежде всего количество уча­стников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточ­ное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2–3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают воз­можность применения технических средств.

Повестка дня - это первый документ, который составля­ется при подготовке совещания.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные воп­росы располагаются по степени сложности от более слож­ных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на об­суждение, фамилии, инициалы и должность лиц, доклады­вающих по каждому вопросу.

Список участников - это второй документ, который надо подготовить.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосред­ственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными зна­ниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. Количество участников совещания желательно ограничить (не более 15 человек), иначе процесс становится неуправляемым.

Весьма важным моментом при подготовке результативно­го совещания является приглашение. Если на совещании пред­полагается выработать важное решение, руководитель не должен приглашать участников через секретаря по телефо­ну. В данном случае приглашение должно быть отправлено всем участникам в письменной форме. В приглашении указы­вается дата, повестка дня, выступающие, может быть ука­зан состав приглашенных.

Это позволяет приглашенным продумать состояние про­блематичной ситуации, дает возможность выработать пози­цию и собрать факты для обоснования своего решения, уста­навливает продолжительность совещания и т. п.

Итак, имея повестку дня, список участников, зная место и время проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они смогли спланировать свой рабочий день.

Оповещение может быть проведено двумя способами: пись­менно (с посылкой приглашения) или устно (по телефону).

Важнейшее место в подготовке совещания занимает со­ставление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необхо­димо востребовать проекты решений от сотрудников, гото­вящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов, размножены и разосланы за 24 часа до совещания.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затра­ты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлеж­ностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т. д. Размно­жение информационных материалов для участников совеща­ния также может быть существенной статьей расходов.

На подготовительном этапе определяется общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необхо­димости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнять, в какое время каждый из них будет задейство­ван в обслуживании совещания. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос орга­низации совещания следует закрепить приказом руководства.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой поме­щения для проведения совещания и его техническим осна­щением.

Наилучшим местом для проведения совещания является специально оборудованное помещение с круглым столом, настенными часами, без телефона и селектора (телефон и селектор желательно иметь в соседнем помещении, чтобы можно было, не отвлекая остальных, выйти и получить справ­ку или пригласить понадобившегося специалиста). Помеще­ние, где проводится совещание, должно иметь хорошую вен­тиляцию.

Совсем не безразлично, в каком порядке сидят участники совещания. Порядок размещения, начиная с 6 участников, должен устанавливаться с помощью специальных карточек до того, как появятся участники совещания. Представители кон­курирующих групп не должны сидеть напротив друг друга, иначе каждый край стола превратится в окоп, и конфликты будут возникать сами по себе. Людей, испытывающих непри­язнь, рассаживают как можно дальше друг от друга.

Руководитель должен сидеть в центре. Желательно, что­бы он имел возможность смотреть в глаза наибольшему чис­лу участников совещания.

Начинать совещание необходимо вовремя. Не стоит нака­зывать тех, кто пришел вовремя, заставляя их ждать опоз­давших. Руководитель, который ждет на первом совещании одного участника, на втором - будет ожидать всех.

Председателю следует предельно четко сформулировать цель совещания. Начинать совещение следует с позитивного. Решаемую проблему нужно представлять интересно, образ­но, с воодушевлением. Открытие совещания должно длиться не более двух минут.

Участники совещания высказываются в порядке поимен­ного вызова. Всегда должен говорить только один человек. Говорить много так же неприлично, как все время молчать. Следует нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и от­клонениям от темы, которые допускают отдельные участни­ки. Совещание должно последовательно, шаг за шагом при­ближаться к решению поставленной проблемы.

Нельзя комментировать слова выступающего на трибуне подчиненного, прерывать его в ходе выступления, грубо обрывать его на полуслове, если мнение по обсуждаемому вопросу не совпадает с мнением руководителя.

Важным моментом является документирование совеща­ния, т. е. запись процесса обсуждения вынесенных на повест­ку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представлен­ные заранее. Ход совещания можно стенографировать, вес­ти фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных со­вещаний является их протоколирование. Вести протокол дол­жен секретарь или специально назначенное лицо. От его ква­лификации, умения вникнуть и разобраться в существе об­суждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является от­ветственной частью подготовки заседания. Протокол ведется, как правило, кратко и сжато.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

Завершающая часть раздела по каждому пункту повест­ки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу реше­ния. В протоколе указывается список лиц, ответственных за выполнение принятых решений, а также лиц, которые дол­жны ознакомиться с протоколом.

Достигнутый на совещании результат должен быть сфор­мулирован коротко и определенно.

Необходимо сразу же установить, какие шаги должны последовать за принятием решения, у кого какие обязанно­сти, кто несет ответственность за выполнение решения, кто контролирует его выполнение.