IT Project Management: Реестр заинтересованных лиц, Реестр и балансировка требований. Как составить перечень заинтересованных сторон? Понятие заинтересованных лиц в проекте

Заинтересованными лицами в контексте тестирования считаются следующие участники проекта:

• Прямо или косвенно задействованные в тестировании.
• Использующие результаты тестирования.
• Заинтересованные в качестве конечного продукта.

Точный список таких лиц может различаться в зависимости от специфики проекта, продукта, компании и т. д., и может включать следующих участников:

• Разработчики, руководители группы разработки, менеджеры проекта. Эти участники внедряют тестируемое ПО, получают результаты тестирования и принимают решения на основании полученных результатов.
• Архитекторы баз данных и системные архитекторы. Они разрабатывают продукт, получают результаты тестирования и принимают на их основании решения.
• Тестировщики, непосредственно отвечающие за тестирование продукта.
• Маркетологи, бизнес-аналитики. Они определяют, что должно обязательно присутствовать в системе, каким стандартам качества она должна удовлетворять.
• Менеджеры проекта. Они отвечают за успешную реализацию проекта и должны достигнуть определенного баланса между качеством, сроками, функционалом и расходами. Они зачастую отвечают за обеспечение тестирования ресурсами и участвуют в планировании и мониторинге тестирования вместе с тест-менеджером.
• Высший менеджмент, менеджеры продукта, спонсоры проекта. Они часто участвуют в определении необходимого тестового покрытия, проводят ревью результатов тестирования и принимают решения на основании этих результатов.
• Служба поддержки. Они занимаются поддержкой пользователей и клиентов.
• Менеджеры по продажам, инженеры. Они находят клиентов, определяют, как лучше внедрить систему в соответствии с нуждами пользователей, и управляют доходами от продукта.
• Государственные структуры. Их представители удостоверяются, что организация, ее персонал и производимые ею продукты удовлетворяют действующему законодательству.
• Пользователи. Они или напрямую используют продукт, или нуждаются в результатах его использования.
• Продавцы. Они поставляют компоненты для систем и могут быть пользователями.

Все вышеперечисленные лица заинтересованы в результатах тестирования. В большинстве своем они хотят, чтобы проект преуспел, и тестирование завершилось без проблем, однако это не всегда так. Например, представителей государственных структур интересует в первую очередь удовлетворение тестирования законодательным нормам. Некоторые участники процесса могут противостоять успеху тестирования – скажем, люди, ответственные за поддержку старой системы при тестировании и внедрении новой.

Определение заинтересованных лиц – первый шаг при планировании процесса тестирования. У каждой группы участников есть свои цели и ожидания относительно тестирования. Задача тест-менеджера – выявить эти ожидания, которые могут быть нечетко сформулированы или высказаны. Если ожидания невозможно воплотить, этот вопрос нужно разрешить до начала тестирования.

Собранную информацию можно систематизировать, создав реестр заинтересованных лиц – документ, содержащий подробности о каждом заинтересованном лице, его роли, уровне влияния на проект, требованиях и ожиданиях. Этот документ служит основой для управления коммуникациями с каждой группой лиц.

Реестр заинтересованных лиц

Формат реестра

Обычно реестр составляется в табличной форме.

Пример:

Применение реестра

Реестр заинтересованных лиц помогает найти ответы на вопросы:

• Кого нужно держать в курсе прогресса тестирования?
• С кем нужно плотно сотрудничать в процессе тестирования?
• Чьи цели приоритетны?
• Чью деятельность нужно принимать во внимание, планируя тестирование?
• Кого, как, как часто нужно информировать о прогрессе и/или проблемах тестирования?

Когда заинтересованные лица определены и проанализированы, тест-менеджер должен разработать метрики для целей заинтересованных лиц, чтобы сделать тестирование прозрачным для всех участников процесса и перевести их ожидания в сравнимую и измеримую форму.

Итого:

1. Для грамотного управления тестированием необходимо определить группы лиц, заинтересованные в тестировании.
2. Когда группы определены, нужно выявить их ожидания относительно тестирования.
3. Для каждой цели формируется метрика, делающая процесс тестирования прозрачным для участников.

Реестр заинтересованных лиц

Это каждый, кто прямо вовлечен в проект (заказчик, спонсор, команда).

Заинтересованным лицом всегда являются конечные пользователи продукта.

О руководителях членов вашей команды.

Те, кто напрямую не связан с проектом, но, так или иначе, оказывает на него влияние (например, сын заказчика, родственники заказчика).

Состав столбцов реестра заинтересованных лиц.

Состав столбцов матрицы требований.

Создание концепции (scope) проекта

Создание концепции (scope) должен содержать как общую информацию о проекте, так и ссылки на всевозможные требования и описания продукта.

Концепция содержит описание «проектного подхода». Какие правила общения с заказчиком имеются на проекте? Как мы условились с командой проводить совещания? Где посмотреть, кто, за что отвечает на проекте? Как поступать при необходимости внести изменения в первоначальные требования или добавить новое?

Для описания ВСЕХ необходимых работ по проекту нужно:

1. определиться с требованиями и ожиданиями заказчика;

2. разобраться, какие из них реально выполнимы, и что для этого понадобится.

На языке методологии PMIданные шаги звучат следующим образом:

1. Собрать и финализировать требования.

2. Сформировать концепцию.

3. Создать ИСР (иерархическую структуру работ) (WBS).

Источником данных для создания WBS служит концепция проекта .

Наша задача – разбить общий результат поставки проекта (описанный в «концепции») на более мелкие соподчиненные блоки «результатов работ». Для этого мы создадим иерархическую структуру работ (или work breakdown structure) – сокращенно ИСР (WBS).

ИСР – ориентированная на результат поставки иерархическая декомпозиция работ, выполняемых командой проекта. Каждый следующий уровень иерархии отражает более детальное определение элементов проекта. Ориентация на результат поставки включает внутренние и внешние результаты поставки.

ИСР создается совместно с командой !

Занимаясь декомпозицией ИСР нужно уметь вовремя остановиться. Например, при разработке программного обеспечения, важно не увлечься декомпозицией ради декомпозиции (ведь, скажем, создание экранной формы всегда можно разбить на создание «кнопочки такой-то» и «кнопочки-другой» и так далее). Слишком поверхностный WBS нам тоже не подойдет. Разумная глубина отражена в понятии «пакета работ ».

Основные признаки пакета работ:

относительно короткий (максимум неделя!!!);

работы по созданию пакета могут быть выполнены без прерывания;

работы по созданию пакета могут быть выполнены на аутсорсинге.

Обратите внимание на слова «относительно короткий» и «без прерывания». Это вовсе не означает, что пакетом является то, что можно успеть сделать до ближайшего перекура или в течение одного дня. Под прерыванием понимается вынужденная остановка работ (например, для проведения других действий или получения согласования). Так, нельзя назвать пакетом работы по созданию «макета и шаблона сайта», если мы знаем, что нарисованный макет нужно сперва предъявить заказчику и, только получив его согласие, можно приступать к формированию шаблона.

В данном разделе будет сформулирована задача, решением которой является разработка программного обеспечения.

И так, в результате вступления России в Болонский процесс была инициирована реформа высшего профессионального образования. В результате этой реформы Министерством образования и науки была разработана программа по переводу традиционной системы оценки успеваемости студентов в систему зачетных единиц (кредитов). Это являлось одним из условий вступления в болонский процесс, что объясняется необходимостью унификации систем высшего образования с целью обеспечения студентов единым образовательным пространством в тех странах, которые уже вступили в болонский процесс.

В рамках этой программы все вузы страны должны к установленной дате перейти на новую систему. Красноярский государственный политехнический университет (КГПУ) начал решать поставленную перед ним задачу поэтапно. Одной из задач перехода на новую систему в КГПУ является автоматизация процесса учета текущей успеваемости студентов и учета промежуточных аттестаций с целью: унификации этого процесса на всех кафедрах и факультетах вуза; реализации возможности автоматизированного формирования отчетов; публикации на сайте вуза рейтингов студентов.

1. Составление списка заинтересованных лиц

Заинтересованные лица – это все, на кого разработка нового ПО может оказать материальное воздействие. Для выявления заинтересованных лиц необходимо ответить на следующие вопросы.

Кто является пользователями системы?

Кто является заказчиком (экономическим покупателем) системы?

На кого еще окажут влияние результаты работы системы?

Кто будет оценивать и принимать систему, когда она будет представлена и развернута?

Существуют ли другие внутренние или внешние пользователи системы, чьи потребности необходимо учесть?

Кто будет заниматься сопровождением новой системы?

Не забыли ли мы кого-нибудь?

В нашем примере, отвечая на первый вопрос, определим будущих пользователей нашей системы – это преподаватели, секретари кафедр и деканатов, заведующие кафедрами, системный администратор и сотрудники учебного управления. Заказчиком нашей системы является сам вуз в лице первого проректора. Теперь попытаемся выяснить, на кого еще будут оказывать влияние результаты работы нашей системы. Во-первых, на студентов, ведь рейтинги обо всех студентах будут доступны на сайте вуза. Во-вторых, по этой же причине, на родителей. В-третьих, на заведующих по учебной части и деканов факультетов, поскольку любые изменения в учебном процессе касаются их профессиональной деятельности.

Итак, рассмотрев первые три вопроса, мы практически исчерпали всех заинтересованных лиц. Поскольку сопровождать систему будет разработчик этой системы, то в список заинтересованных лиц мы его не включаем. Таким образом, получаем следующий список заинтересованных лиц для нашей системы:

преподаватели;

секретари кафедр;

секретари деканатов;

заведующие кафедрами;

учебное управление (в лице начальника);

первый проректор;

системный администратор (тот, кто будет администрировать нашу систему);

студенты;

родители студентов;

заведующие по учебной части факультетов;

деканы факультетов.

ЕГРЮЛ (единый государственный реестр юридических лиц) - это специальный перечень, который ведет ФНС и в котором содержатся основные сведения и документы о юридическом лице. Предполагается, что данные, содержащиеся в ЕГРЮЛ в отношении конкретной организации, являются полными и достоверными. Недостоверность каких-либо сведений в реестре может обнаружить, например, заинтересованное лицо и подать об этом соответствующее заявление.

Какие сведения и документы содержатся в ЕГРЮЛ?

В ЕГРЮЛ о конкретной организации содержатся, в частности, следующие сведения и документы (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ ):

• полное и сокращенное, фирменное наименование организации;
• организационно-правовая форма;
• адрес места нахождения организации;
• адрес электронной почты;
• ИНН, КПП и дата постановки на учет в налоговом органе;
• коды по ОКВЭД2;
• размер уставного капитала;
• сведения об учредителях (участниках) организации, в отношении АО также сведения о держателях реестров их акционеров, в отношении ООО — сведения о размерах и номинальной стоимости долей в уставном капитале;
• фамилия, имя, отчество и должность лица, имеющего право без доверенности действовать от имени организации, его паспортные данные, ИНН;
• номер и дата регистрации юридического лица в качестве страхователя в ПФР, ФСС;
• сведения о лицензиях, полученных организацией;
• сведения о филиалах и представительствах;
• способ образования юридического лица (создание или реорганизация);
• сведения о том, что организацией принято решение об изменении места нахождения;
• подлинник или засвидетельствованная в нотариальном порядке копия учредительного документа либо сведения о том, что организация действует на основании типового устава;
• сведения о правопреемстве (для организаций, созданных или прекративших свою деятельность в результате реорганизации, а также организаций, в учредительные документы которых вносятся изменения в связи с реорганизацией);
• способ прекращения юридического лица (путем реорганизации, ликвидации или путем исключения из ЕГРЮЛ);
• сведения о том, что юридическое лицо находится в процессе ликвидации или реорганизации;
• сведения о возбуждении производства по делу о банкротстве организации и о проводимых в связи с этим процедурах;
• сведения о том, что организация находится в процессе уменьшения ее уставного капитала.

Кто и когда проверяет достоверность сведений в ЕГРЮЛ?

Первоначальная проверка достоверности сведений, подлежащих включению в ЕГРЮЛ, производится регистрирующим налоговым органом на этапе создания юридического лица. При установлении недостоверности таких сведений, госрегистрация юридического лица не производится (п. 4.4 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ ).

Последующая проверка достоверности данных в ЕГРЮЛ проводится регистрирующим органом в случае, если у него возникли обоснованные сомнения в их достоверности или получены возражения заинтересованных лиц. Проверка достоверности производится следующим образом (п. 4.2 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ ):

• изучение документов и сведений, имеющихся у регистрирующего органа, в том числе возражений заинтересованных лиц, а также документов и пояснений, представленных заявителем;
• получение необходимых объяснений от лиц, которым могут быть известны какие-либо обстоятельства, имеющие значение для проведения проверки;
• получение справок и сведений по вопросам, возникающим при проведении проверки;
• проведение осмотра объектов недвижимости;
• привлечение специалиста или эксперта для участия в проведении проверки.

Одним из оснований для проведения проверки достоверности сведений, включенных в ЕГРЮЛ, является получение регистрирующим органом заявления заинтересованного лица о недостоверности сведений, включенных в ЕГРЮЛ (п. 4 Приложения № 1 к Основаниям и Порядку).

Как оформить заявление о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ?

Рекомендуемый образец заявления о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ (форма № Р34002) приведен в приложении к Основаниям и Порядку. Такое заявление можно подать в связи с выявленной недостоверностью сведений о:

• адресе организации;
• учредителе (участнике);
• лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юрлица.

Какие листы в заявлении заполнять в зависимости от вида обнаруженных расхождений, указано на титульном листе формы. Заверять подпись заявителя нотариально не нужно.

Обращаем внимание, что поданное заявление о недостоверности будет являться основанием для проведения ФНС мероприятий по проверке достоверности сведений, включаемых в ЕГРЮЛ, если в заявлении будут указаны подтверждающие такое заявление обстоятельства либо к заявлению будут приложены подтверждающие указанные обстоятельства документы (п. 5 Приложения № 1 к Основаниям и Порядку).

По результатам проведенной проверки налоговый орган в течение 10 рабочих дней со дня ее завершения уведомляет заинтересованное лицо, направившее заявление, о подтверждении, не подтверждении либо невозможности подтверждения заявленных лицом сведений (

Итак, что такое заинтересованное лицо проекта? Существует множество определений, которые отличаются в зависимости от источника данных до компании. Все предлагают заинтересованным лицам людей или группы, у которых есть начисленный интерес в результатах проекта. Управление заинтересованными лицами является синонимом управления отношениями: целью является получение и длительное достижение проекта.

В этом случае заинтересованные лица - это люди или группы в Организации, у которых есть интерес или на которые будут затронуты результаты проекта. Но прежде чем начать упражнение по установке и управлению списком заинтересованных лиц, убедитесь в том, что ваше определение заинтересованного лица соответствует этой Организации.

Зачем важнее управление заинтересованными лицами?

Как мы бы думаете, что это не так, нам приходится на то, что все пользователи будут 100 процента енсусиастик о проекте. Заинтересованным лицам может потребоваться ознакомиться с новыми инструментами или процессами, без контроля или в некоторых ситуациях, не пропуская их задание. Для упрощения ответственности заинтересованных лиц приходится руководителю проекта и спонсорам, и вряд ли вы сможете сделать все люди удовлетворительнее. Некоторые необходимо обрабатывать таким, чтобы они не саботаже ваши усилия.

Понимание мотиваций поможет вам решить проблемы и избежать негативного поведения и тактики, например:

Задержка необходимых вводов или утверждений.

Запуск конкурирующих проектов.

Переназначение ресурсов другим проектам.

Приполитиккинг к проекту.

Ниже перечислены преимущества эффективного управления заинтересованными лицами.

Сокращение времени цикла проекта за счет уменьшения его богжед в политика.

Упрощение процесса утверждения.

Обеспечение доступности ресурсов проекта и сохранение фокуса на них.

Сохранение передаваемых данных.

Разработка списка заинтересованных лиц

На раннем этапе проекта работайте с спонсором проекта, чтобы создать список всех возможных заинтересованных лиц. В зависимости от того, как вы определяете эту роль, и влияние вашего проекта на организацию, этот список может быть длинным.

Список заинтересованных лиц - это средство для руководителя проекта и ввод ключа для плана коммуникации по проекту. В зависимости от оценки списка вы можете спланировать надежную стратегию обмена сообщениями. Кроме того, вам не нужно предоставлять сведения о списке за спонсором проекта.

В большинстве проектов приходится политика, поэтому стумбле в некоторые Мурки Ватерс при оценке заинтересованных лиц.

Оценка списка заинтересованных лиц

Определите КЛАУТ каждого заинтересованного лица и выровнять их по уровню влияния. У некоторых есть возможность возобновления проекта вперед. Сюда могут входить спонсор или Высший руководитель проекта. Из-за их положений и ролей принятия решений вам будет очень важно отслеживать эти заинтересованные лица. Другими людьми могут быть люди, которые не могут переключать подключаемый модуль для проекта, могут работать с ними, чтобы обойтись и, возможно, даже завершить его.

Другой уровень заинтересованных лиц - это те, кто будет жить с продуктом - иногда на повседневной основе. Эта группа предоставляет вводные данные в форме бизнес-требований, которые должны быть соблюдены. Они имеют наибольшее влияние на то, что проект будет успешным, поскольку он повлияет на них напрямую. Несмотря на то что они часто не могут непосредственно или косвенно завершать проект, они, тем не менее, жизненно важны для успеха. Если их потребности или проблемы не соблюдаются, они будут быстро переходить с важнейших суппортерс к самой большой проблеме.

Другой способ упорядочить заинтересованных лиц - сгруппировать их по уровню участия и ответственности. Одна группа может активно участвовать в проекте и выполнять работу, она может быть занята, а другая - заинтересованными лицами, которые не задействованы активно, но должны получать коммуникации о проекте.

Использование РАЦИ для классификации заинтересованных лиц

Ответственные, учетные сведения, проконсультироваться и информированность (РАЦИ) - это инструмент, который используется в организационном проектировании для назначения заинтересованных лиц и назначения им обязанностей по уровню участия в проекте и ответственности. Это позволяет классифицировать заинтересованных лиц, чтобы вы могли планировать наиболее эффективные стратегии обмена информацией для каждого пользователя или группы. Эти заинтересованные лица определяются следующим образом:

Используем Этот человек отвечает за выполнение задачи.

Учетная запись Этот человек будет вызван для учетной записи, если задача не завершена, и может управлять человеком, ответственным за выполнение задачи. У руководителей проектов часто есть эта роль.

Дополнительные сведения Несмотря на то, что он не является ответственным или отвечает за завершение, этот человек обращается к аспектам задачи.

Информируют Владелец этой пассивной роли несет информированность, но не может ее учитывать или ответственен за задачи.

Набор средств защиты от потери...

Управление проектами - это все об управлении ожиданиями. Уделите время на раннем этапе работы над проектами, чтобы определять и оценивать заинтересованных лиц. Не забудьте обновить список на протяжении всего жизненного цикла проекта. Вы должны знать, кто есть у заинтересованных лиц и о своих интересах для эффективного управления ими. Это поможет вам избежать проблем во время длительного запуска и убедиться в том, что проект успешно выполнен.