Под предложениями обычно понимаются обращения граж¬дан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных органи¬заций, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина

Чем больше писем читателей приходит в редакцию, тем меньшую их часть могут публиковать на газетных полосах. Однако сотрудники редакции располагают широкими возможностями использования информации, содержащейся в неопубликованных письмах. Их будут цитировать в статьях журналисты, они могут стать поводом для творческих командировок, материалом для анализа особенностей общественного мнения и т.д. Эффективным методом работы с редакционной почтой является подготовка и публикация общих и тематических обзоров писем – концентрации мнений авторов откликов на публикации газеты или на события, происходящие в жизни общества.

Отказ от этого опыта, от публикации писем читателей и других форм использования редакционной почты, как показала недавняя практика редакций некоторых газет, приводит к самым отрицательным последствиям – потери связей журналистов с читательской аудиторией, ухудшению имиджа издания, понижению его уровня и, в конечном счете, к ослаблению его экономической базы.

Конечно, работа с письмами читателей требует от сотрудников редакции времени и сил, терпения и достаточно высокого уровня профессионального мастерства, но польза от нее окупает все издержки. К тому же со временем возникли новые формы работы с редакционной почтой, раскрывающие неизвестные ранее возможности ее использования в периодических изданиях.

Количество обычных, бумажных писем, приходящих в редакции, по ряду причин – экономических, психологических и др. – уменьшилось, но возникли новые виды почты, связанные с использованием новых технологий. Читатели стали активно использовать телефон как средство общения с газетой и ее журналистами. Опыт «Комсомольской правды», первой организовавшей «горячую линию» и пригласившей к редакционному телефону известных государственных деятелей, был быстро подхвачен редакциями многих газет и журналов. В «Известиях» стали еженедельно проводить телефонные встречи руководителей газеты и гостей редакции – политиков, экономистов, писателей, артистов – с читателями. В очередном субботнем номере газеты публиковали отчет о такой встрече – вопросы и ответы на них. Читатели «Вечерней Москвы» могли позвонить в редакцию по определенному номеру телефона и задать журналисту волновавшие их вопросы. Газета печатала затем ответы на самые важные из них.

Еще более широкие возможности использования писем читателей открылись с возникновением Интернета. Создав на Интернете свой сайт, редакция еженедельника «Московские новости» не только предоставила пользователям Всемирной сети возможность знакомиться с электронной версией своего издания, но и нашла новые пути для общения с читателями, выяснения их реакции на публикации своих авторов. В каждом номере еженедельника публикуется полоса «Обратная связь», где помещают отклики читателей на его материалы. Некоторые статьи еженедельника вызывают 3–3,5 тыс. откликов-посещений сайта «МН» читателями. Самые интересные из них печатают на этой полосе.

Работа с письмами непосредственно связана с массовой работой редакции. В каждом редакционном коллективе целесообразно продумать свою систему различных форм и методов использования писем читателей – как публикуемых, так и непубликуемых, в соответствии с возможностями редакции и спецификой периодического издания.

Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В них могут быть поставлены вопросы, касаю­щиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. Обращения де­лятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения граж­дан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных органи­заций, не связанные с нарушением прав и законных интересов са­мого гражданина. Предложения - это желание автора вклю­читься в общественную жизнь, эффективное средство полити­ческой активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содер­жатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общест­венной жизни с указанием на недостатки в их решении, допус­каемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается обращение граждан в це­лях реализации личных прав и законных интересов, не связан­ных с нарушением этих прав и интересов. Юридический эн­циклопедический словарь дает следующее определение: «За­явление - официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нару­шения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в ра­боте предприятий, учреждений и организаций...»*.

* Юридический энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1984, с. 108.

Термин жалоба в словаре определен следующим образом:

«жалоба - обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д.»*. Таким обра­зом, под жалобой понимается обращение с требованием о восста­новлении законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями. Жалобой признается также несогласие с решени­ем или действиями государственного либо другого органа, пред­приятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

* Там же, с.95.

Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламенти­руется специальным общеотраслевым документом «Типовое по­ложение о ведении делопроизводства по предложениям, заявле­ниям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен чет­кий порядок работы с этими документами, независимо от кате­гории и специфики деятельности того или иного учреждения. Кроме того, в некоторых регионах России изданы акты субъек­тов Федерации о работе с этой категорией документов. Напри­мер, 18 июля 1997 г. Московской городской Думой принят За­кон г. Москвы «Об обращениях граждан».

Прежде всего обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых за­висит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие выше­стоящих органов, подаются в местные органы власти.

Личную ответственность за организацию работы с обраще­ниями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руко­водители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.

При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него прежде всего порядок работы с этой категорией документов.

Технология работы с обращениями граждан требует орга­низации:

Приема граждан;

Приема и первичной обработки письменных обращений;

Регистрации обращений;

Направления обращений на рассмотрение;

Уведомления заявителя о направлений обращения в дру­гие учреждения;

Уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

Контроля за сроками исполнения документов и выполне­нием принятых по ним решений;

Информационно-справочной работы по обращениям;

Извещения заявителя о вынесенных решениях с одновре­менным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;

Группировки в дела и текущего хранения обращений;

Анализа поступивших обращений.

Обращения граждан в государственные и общественные орга­ны, на предприятия, в учреждения, организации могут быть по­даны в письменной форме, лично, по почте, с помощью телегра­фа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно долж­ностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотре­ния обращений или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Проверив правильность доставки, письма вскры­вают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.

В нижнем правом углу документа проставляется штамп уч­реждения, получившего обращение. В нем стоит дата его полу­чения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, про­ставленной в штампе, начинается отсчет срока исполнения об­ращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрацион­ный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера по­ступившего обращения, например, К - 121. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохран­ность обращений граждан.

К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не потерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном Типовым положением. Регистрация этой ка­тегории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в дан­ном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на ком­пьютере или на карточках и только в тех случаях, когда в уч­реждение, организацию или на предприятие поступает незна­чительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.

Суть регистрации - внесение в компьютер или запись на карточке основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе (см. вариант формы). При использовании автомати­зированной системы регистрационная карточка на обращения заполняется на экране компьютера.

При традиционной технологии регистрационные карточки изготавливаются из плотной бумаги формата А5 (210×148) или А6 (105×148).

Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращени­ям. Чаще всего это два-три экземпляра: 1-й - для контрольной картотеки, 2-й - для справочной картотеки, 3-й - направляет­ся вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем приступить к регистрации в любой форме, выявляют по алфа­витной картотеке или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со време­ни подачи первого предложения, заявления или жалобы ис­тек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому об­ращению ответом.*

* См.: Типовое положение, п.4.

Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. Однако при регистрации повторного обращения в регистрационной карточке указывают­ся все признаки и первого документа, т.е. его номер и дата. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».

Типовое положение предусматривает и такой случай, когда гражданин одно и то же предложение, заявление или жалобу на­правил одновременно нескольким адресатам, и они были в ко­нечном итоге переадресованы в одно учреждение (организацию или предприятие), которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индек­сом первого полученного документа с добавлением порядкового номера, например, В - 194/1, В - 194/2, В - 194/3 и т.д.

Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения.

В законодательно-нормативных актах предусмотрен вариант, когда полученное обращение вообще не относится к компетен­ции получившего его учреждения (организации, предприятия). В этом случае работником, отвечающим за эту категорию доку­ментов, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заяви­телю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения разных компетентных органов, руководитель организации, по­лучивший обращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в уста­новленные сроки соответствующим организациям.

Во всех случаях пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить постав­ленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу ответом. На ее основе составляет­ся ответное письмо заявителю. Если вопрос требует лишь разъ­яснения, руководитель в резолюции указывает исполнителя и срок написания ответного разъяснительного документа. Все ука­зания руководителя о порядке рассмотрения документа и ис­полнения переносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, поро­дивших критические замечания.

Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-спра­вочный материал, послать запрос на места, потребовать объ­яснения от виновных, направить документ для проверки в под­ведомственные органы, организовать выезд на место ответст­венного работника.

К рассмотрению обращений не следует привлекать лиц, уча­стие которых может повлиять на объективное решение вопро­сов, поднятых в документе.

Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Как максимальный установлен месячный срок разрешения жалоб, заявлений и пред­ложений во всех органах. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлага­тельно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случа­ях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению не­обходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах вла­сти и управления - до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях - безотлагательно, но не позднее 7 дней. Практика работы подтвердила оптимальность уста­новленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.

Контроль за своевременным разрешением рассматривае­мых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Типовое положение специальным пунктом указывает, что письма граждан, направленные в государственные органы, пред­приятия, учреждения, организации, различным адресатам, тре­бующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заяв­ления, жалобы, берутся на особый контроль. На всех экзем­плярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп КОНТРОЛЬ или знак контроля К. Предложения, заявления и жалобы граждан, на кото­рые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сроковая картотека по другим административным документам.

Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечаются на карточке с указани­ем не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фак­тического выполнения принятого по нему решения, о чем дела­ется отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоря­жение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество документов, которое может быть проконтролирова­но с помощью компьютера, практически не ограничено. Быст­рота ввода и вывода информации в ЭВМ обеспечивает получе­ние оперативных данных о ходе исполнения документов до ис­течения срока исполнения, что позволяет осуществлять превен­тивный, предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в запланированные сроки. Напоминания могут по­ступать с любой запрограммированной периодичностью, ЭВМ в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подразделений по исполнению обращений граждан.

Ввод данных в память компьютера по обращениям осуществ­ляется с клавиатуры. На экране можно перестраивать сводки о хо­де выполнения жалоб и заявлений по различным аспектам и полу­чать необходимое количество копий на печатающих устройствах. Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой кате­горией документов. Автоматизированная система «АСУ-заявле­ние» способствует обеспечению высокой исполнительской дисци­плины, своевременному исполнению обращений граждан.

Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документа на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) и типовые программы для i ведения контроля и справочной работы с обращениями граждан.

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одно­временно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рас­смотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей воз­можность навести справку по любому реквизиту документа.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если кон­кретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под контроль и об этом сообщается автору обращения с указанием должности лица, на которое возложен контроль за исполнением принятого решения. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено долж­ностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, со­общается автору обращения со ссылкой на номер и дату приня­тия этого решения либо в виде выписки из решения или прото­кола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопро­сов. При этом отказ должен быть аргументирование обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Сотрудник, ведущий делопроизводство по обращениям граж­дан, обязан систематически вести анализ этой категории доку­ментов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопро­сы, по которым были поданы обращения, их количество по каж­дому вопросу, количество положительных и отрицательных ре­шений. Кроме того, в справках указывается, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполне­ния и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порож­дающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общест­венного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.

На каждом документе после окончательного решения и ис­полнения делается надпись В ДЕЛО и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

В соответствии с требованиями Типового положения пред­ложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обраще­ниям, со всеми относящимися к ним материалами и экземпля­ром регистрационно-контрольной карточки для централизован­ного формирования дела и картотеки. Формирование и хране­ние дел у исполнителей запрещается.

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обра­щением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому во­просу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. ка­ждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внут­ри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным бук­вам фамилий заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В»» и т.д. Если обращений ма­ло, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно распола­гать в делах и в хронологической последовательности. Появив­шиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с об­ращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жа­лобами граждан оформляется по установленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и на предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях Типовых и отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения*.

* Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. - М.: Главархив СССР, 1989, ст. 31-35, с.20-21.

Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся пять лет, но предложения, интересные для ис-1 тории и имеющие практическое значение, будут храниться посто­янно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопро­изводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сда­ча в архив включает в себя оформление дел, проведение экспер­тизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, ответственного за работу с обращениями граждан.

Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте, Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется регистрационный штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в регистрационном штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в регистрационном штампе указывается и регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения.

К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не растерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на карточках или на компьютере и только в тех случаях, когда в учреждение, предприятие или организацию поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.

Суть регистрации - запись на карточке основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе. Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это 2-3 экземпляра: 1-й-для контрольной картотеки, 2-й-для справочной картотеки, 3-й направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем приступить к регистрации, выявляют по алфавитной картотеке или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. Однако в регистрационной карточке при регистрации повторного обращения указываются все признаки и первого документа, то есть его номер и дата. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».

Типовое положение предусматривает и такой случай, когда гражданин одно и тоже предложение, заявление или жалобу направил одновременно нескольким адресатам, и они были в конечном итоге переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, В-194/, В-194/2, В-194/3 и т. д.

Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения.

В законодательно-нормативных актах предусмотрен вариант, когда полученное обращение вообще не относится к компетенции получившего его учреждения, организации, предприятия.

В этом случае работником, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения разных компетентных органов, руководитель организации, получивший обращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в установленные сроки соответствующим организациям. Во всех случаях пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу ответом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю.

Если вопрос требует лишь разъяснения, руководитель в резолюции указывает исполнителя и срок написания ответного разъяснительного документа. Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и исполнения переносятся в регистрационно-контрольную карточку. Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего, должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания.

Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника. К рассмотрению обращений не следует привлекать лиц, участие которых может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в документе. Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Установлен как максимальный месячный срок разрешения жалоб, заявлений и предложений во всех органах. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

Для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях - безотлагательно, но не позднее 7 дней. Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.

Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Типовое положение специальным пунктом указывает, что письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации, различным адресатам, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. На всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» или знак контроля «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сроковая картотека по другим административным документам.

Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечается на карточке с указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью компьютера, практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в ЭВМ обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществлять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в запланированные сроки.

Напоминания могут поступать с любой запрограммированной периодичностью, ЭВМ в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подразделений по исполнению обращений граждан. Ввод данных в помять компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. На экране можно перестраивать сводки о ходе выполнения жалоб и заявлений по различным аспектам и получать необходимое количество копий на печатающих устройствах.

Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов. Автоматизированная система «АСУ - заявление» способствует обеспечению высокой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению обращений граждан.

Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документа на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) и типовые программы для ведения контроля и справочной работы с обращениями граждан. Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрацией по контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конфетного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под контроль и об этом сообщается автору обращения с указанием должности лица, на которое возложен контроль за исполнением принятого решения.

Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументирован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.

На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись «ВДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела, отдельно от общей переписки.

При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т. е., каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.

Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т. д.

Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Как видно из приведенных статей перечня, обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, обычно секретаря, ответственного за работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

По количеству писем читателей, приходивших в редакцию, судят об авторитете и популярности газеты. А умение журналиста работать с письмами являлось одним из показателей уровня его профессионального мастерства.

Сейчас количество почты читателей в редакции по сравнению с началом 90-х годов прошлого века значительно уменьшилось. Это произошло в связи с тем, что: во-первых, читатели утратили веру в действенность журналистских публикаций; а во-вторых, большинство газетных редакций заявили, что не обязаны отвечать авторам писем на их просьбы и будут публиковать лишь те из них, которые посчитают представляющими интерес для массовой аудитории.

Таким образом был обрублен канал обратной связи, с помощью которого редакция могла судить о реакции читателей на выступления газеты, о прочности ее позиций на рынке периодических изданий, о ее достоинствах и недостатках. Журналисты сузили возможности выявления общественного мнения о газете, об актуальных событиях и влияния на свою аудиторию.

Между тем возникли новые виды почты, связанные с использованием новых технологий. Читатели стали активно использовать телефон как средство общения с газетой и ее журналистами. Опыт «Комсомольской правды», первой организовавшей «горячую линию» и пригласившей к редакционному телефону известных государственных деятелей, был быстро подхвачен редакциями многих газет и журналов. Свободный стиль общения и мобильность обсуждения особенно привлекательны для аудитории в этой форме диалога. Кроме того, приглашение к разговору представителей власти и специалистов позволяет читателю или слушателю незамедлительно разрешить свои проблемы.

Еще более широкие возможности использования писем читателей открылись с возникновением Интернета. На сайте издания, как правило, находится не только его электронная версия, но и предлагается оценить прочитанный материал, отправить электронное письмо в адрес редакции.

Редакционная почта всегда была и остается одним из важнейших источников информации, необходимой для работы редакции. Письмо читателя нередко приносит эксклюзивную информацию, которую невозможно получить ни в каком другом источнике, только автор письма мог быть участником или свидетелем события. Эту информацию можно использовать не только для подготовки публикации в газете, но и в процессе управления редакцией, планирования ее деятельности, организации работы журналистов, их информирования.

Не меньшее значение имеют письма читателей и как средство прямой и обратной связи. Прямой связи – при публикации писем на газетных полосах, обращении их авторов к читателям. И обратной связи – как средства, с помощью которого редакция может узнавать об эффективности публикаций газеты, о реакции читателей на выступления журналистов, о популярности и распространении своего издания.

Наконец, публикация писем читателей в газете – это форма выражения общественного мнения и вместе с тем инструмент обеспечения гласности в демократическом обществе.

Основой работы с письмами является организация работы с письмом читателя в редакции, определение вариантов его использования и форм его публикации в газете.

Одним из важнейших элементов структуры редакции является отдел писем. Это центр работы с редакционной почтой. Независимо от количества его сотрудников, он отвечает за учет писем читателей, определение их судьбы, распределение по другим творческим подразделениям редакции и за подготовку писем, содержащих актуальную информацию, к публикации в газете. В отдел писем поступает вся почта. Письма вскрываются, прочитываются, определяется их дальнейшая судьба. Объем работы велик:

· регистрация и учет поступивших писем;

· отбор и передача части почты отраслевым отделам;

· контроль за сроками работы с письмами всей редакции;

· подготовка писем к печати;

· подготовка сводок о состоянии работы с письмами;

· отправка части писем в сторонние организации для ответа авторам;

· тематический анализ писем.

Все начинается с чтения корреспонденции. Часть поступившего заведомо не вызовет резонанса. Это просьбы, жалобы, праздные вопросы, эмоциональные, но неконструктивные отклики на публикации, которые не найдут применения в редакционном производстве. Письма, имеющие актуальный характер и социальное звучание, передаются частично в другие отделы, остальные могут прямо готовиться к опубликованию. Отделяются письма, адресованные лично редактору. Литконсультанту передаются рассказы, стихи, юморески и иные художественные произведения. В особую папку собираются официальные ответы из различных инстанций, деловые отклики на прежние выступления СМИ.

После разбора и первичной оценки писем их берут на учет. Техника обработки зависит от их количества. Запись данных письма на специальную карточку значительно облегчает работу с ним. Одна карточка прикрепляется к письму и путешествует с ним до завершения его судьбы, а другая остается в отделе для контроля. Удобно эти операции компьютеризировать.

При регистрации письма редакцию в первую очередь интересуют следующие данные:

· дата поступления;

· куда направлено письмо;

· что сделано.

На письме записывается регистрационный номер, после этого оно поступает в соответствующий отдел.

В любой газете - массовой или деловой, молодежной, спортивной или женской, городской или областной - следует продумать систему использования писем. В зависимости от объема редакционной почты определить рубрики по письмам, их характер, периодичность их выхода на газетные страницы. Это может быть письмо с комментарием и тематическая подборка писем, аналитические обзоры редакционной почты и переписка журналиста с читателями, ответ на письмо, представляющее интерес для многих читателей. Письмо может послужить поводом для проведения журналистского расследования, оно способно стать основной формой полемики в газете вокруг актуального вопроса, волнующего читателей газеты, и т.д. У отечественной прессы есть опыт подключения журналиста к подготовке официального ответа властей: работник редакции вместе с должностным лицом изучает информацию, помогает разобраться в сути дела. Особенно характерна такая практика для региональных изданий.

Письма, отобранные для публикации, надо умело подать на газетной полосе. Для этого вначале нужно проверить их достоверность. Самой лучшей проверкой является встреча или телефонный разговор с автором – они помогают снимать множество вопросов.

Некоторые письма публикуются полностью – отдельно, в подборке или на специальной полосе почты. Так поступают с текстами конкретными, законченными по форме, оригинальными по содержанию. Другая форма использования писем – изложение их в виде обзора. При этом создается новое произведение, в котором творчески перерабатываются тексты разных авторов, посвященных определенной теме. Анализ и оценка материала ведутся под определенным углом зрения. Обзоры позволяют обобщать предложения, советы, отклики.

Некоторые редакции готовят так называемые «закрытые» обзоры для внутреннего пользования. Если участился поток жалоб по определенной теме, для редакции это сигнал – поднять определенную тему.

Оригинальная методика работы с письмами – проведение Дня открытого письма. Первый такой «день» состоялся в Нарве в конце 1970-х годов. Редакция республиканской газеты «Советская Эстония» предложила жителям города обращаться к ней с вопросами. Были развешены ящики для писем в редакцию. Из полученного материала в газете составили список в 500 вопросов. В назначенный день для ответа на них пригласили руководителей городских и республиканских организаций. Вопросы, оставшиеся без ответа, редакция взяла на контроль, а по итогам работы опубликовала большой отчет. Эта методика применяется в местной печати и сейчас.

Вопросы и задания

1. Расскажите о типологии журналистской специализации. Для чего она необходима журналисту?

2. Охарактеризуйте схемы управления редакционным коллективом. Приведите в качестве примера структуру управления одним из омских СМИ.

3. Сегментируйте аудиторию одной из омских газет.

4. Предложите наиболее оптимальные методы привлечения аудитории к сотрудничеству с этой редакцией.

5. Продумайте план работы этой редакции с аудиторией на период подписной кампании.

6. Подготовьте информационную заметку на одну тему для деловой, массовой и спортивной прессы, журнала, информационного агентства, электронных СМИ.

7. Отберите и отредактируйте материал для очередного номера студенческой газеты.

8. Предложите вариант верстки одного из номеров студенческой газеты.

Похожая информация.

Работа с письмами и обращениями граждан

Наименование параметра	Значение
Тема статьи:	Работа с письмами и обращениями граждан
Рубрика (тематическая категория)	Производство

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою спе­цифику и ведется отдельно от общего делопроизводства.

Личную ответственность за организацию работы с обраще­ниями граждан и состояние делопроизводства по ним несут ру­ководители государственных органов, предприятий и организа­ций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

Все поступающие в государственные органы, на предприя­тия, в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистриро­ваны на регистрационно-контрольных карточках в день их по­ступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные пред­ложения, заявления и жалобы также подлежат централизован­ной регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодатель­ства, изучении обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления. Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обяза­тельному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются исходя из сложности поставленных в них вопросов. По установившейся практике заявления и жалобы, не требу­ющие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. В случае если для принятия ре­шений по жалобе или заявлению крайне важно проведение допол­нительных работ, допускается, в порядке исключения, продле­ние сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающи­ми, соответствующими действующему законодательству. В случае если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть на­правлен в письменном виде, аргументировано обоснован, ука­заны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее дело­производство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить анализ этой категории документов. Анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий и организаций.

Наиболее успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способ­ствует компьютеризация процесса. Разработаны типовые про­граммы для ведения контроля за сроками исполнения докумен­тов на ПЭВМ и типовые программы, как для ведения контроля, так и справочной работы с обращениями граждан.

Ввод данных в память компьютера осуществляется с клави­атуры. Быстрота ввода и вывода информации обеспечивает по­лучение оперативных данных о ходе выполнения документов, что позволяет осуществлять предупредительный контроль, обес­печивать выполнение документов в установленные сроки. На экране можно перестраивать сводки о ходе выполнения жалоб и заявлений по различным аспектам и распечатывать необходи­мое количество копий.

Автоматизированная система способствует обеспечению вы­сокой исполнительской дисциплины, своевременному исполне­нию обращений граждан.

Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан обычно колеблются от 5 до 10 лет для доку­ментов различной степени важности. Отдельные дела, интерес­ные для истории, могут храниться постоянно.

Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хране­ния, передаются через год после завершения по ним делопро­изводства в архив учреждения, а затем в государственный архив. Прием, передача и доставка документов.

Приём и передача документов на всœех этапах их обработки реализуются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчет­ностью. Движение зарегистрированных документов между под­разделœениями, секретариатом руководства, канцелярией фикси­руется в регистрационных формах - карточке, журнале, ПЭВМ. В канцелярии (секретарь-референт) организации должны знать, каком подразделœении, у кого из исполнителœей находится документ в любое время. При этом не обязательно канцелярии и секретарю видеть сам документ, достаточно информации от под­разделœения или исполнителя о передаче документа другому под­разделœению или исполнителю.

Контрольная служба извещается о передаче контролируемо­го документа от одного подразделœения и исполнителя другому только в том случае, когда меняется ответственное за исполне­ние лицо.

Доставка документов во многом определяет быстроту их об­работки и исполнения. Доставку документов внутри организа­ции осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целœесообразно использовать технические сред­ства - пневмопочту, транспортёеры.

Работа с письмами и обращениями граждан - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Работа с письмами и обращениями граждан" 2017, 2018.