Ведение журнала регистрации приказов строгие ошибки. Как правильно вести журналы регистрации. Что это такое и зачем составляется

Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых - с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.

Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:

1. Предмет приказа - основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
2. Время исполнения - срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
3. Исполнитель - ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.

И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.

Для чего необходим?

Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:

• по личному составу;
• по административно‑хозяйственным вопросам;
• по основной деятельности.

Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.

Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.

Какие приказы регистрируются?

Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья - «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.

Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

1. Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
2. Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
3. Обеспечение охраны коммерческой тайны.
4. Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
5. Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
6. Утверждение штатного расписания.
7. Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
8. Проведение внутренних проверок и аттестаций.
9. Планирование основной деятельности и контроль за ней.
10. Вопросы финансирования.
11. Материально‑техническое база.
12. Информационно‑документальное обеспечение.

А как же назначение директора и главбуха - это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.

Зачем необходима регистрация?

Регистрация - это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.

Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.

Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.

Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.

Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.

Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина - одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.

Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения - 5 лет. А приказы по личному составу - уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.

Правила заполнения

Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других - Книгой.

Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:

1. Регистрационный номер - порядковый номер в пределах текущего календарного года.
2. Дата приказа - календарная дата, когда был подписан документ.
3. Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
4. Ответственный за исполнение - ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
5. Примечания - различная информация по теме и исполнению распоряжения.
6. В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.

Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала. Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета. Желательно, чтобы записи делались чернилами одного цвета: синего или черного. Журнал должен быть пронумерован и прошит.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице - общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.

Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.

Как создать журнал регистрации приказов по кадрам в программе 1С рассказывается в видеоролике.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

• “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• “КМ” – приказы по командировкам работников.
• “К” – кадровые.
• “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

• Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
• Номер приказа и его дата издания.
• Вид приказа (Перемещение, и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
• ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
• Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
• Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Юридическая консультация Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы - для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство. Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу. Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации.

Как правильно вести журнал регистрации приказов

Есть ли необходимость в ведении? Журналы хранятся 5 или 75 лет Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.
Письменно или в электронном виде? Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении.

Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку. В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С. Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.
В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Вам понадобится

• — приказы;
• — журнал учета;
• — инструкция по кадровому делопроизводству;
• — 2 или 3 скоросшивателя.

Инструкция 1 Форма регистрации приказов жестко не регламентирована законодательством. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года.

Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации. 2 Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять всего из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75.

Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Закладку мы понимаем одинаково).Номер документа проставляется автоматически как следующий порядковый, даже после измененного вручную. Но нумерация приемов/увольнений в программе одна, а отпусков — другая.

Вот почему приходится менять вручную № в закладке. А перед печатью я меняю номер (убираю префикс) потому как все бумажные приказы у меня идут без префиксов. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Ollga Российская Федерация #13 28 мая 2010, 6:55 Девочки, есть ли норматив, обязывающий проставлять дату и регистрационный номер приказа вручную? Нас так учили на курсах по КД, в литературе тоже часто встречала такую рекомендацию, а здесь мои коллеги говорят, что все это ерунда, ничто не запрещает делать регистрацию на компьютере…

Как оформить и как вести журнал регистрации приказов

Инфо

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. luiza (гость) #1 21 октября 2008, 11:28 Оценок нет Кто работает по 1С кадры! Каждый вид приказа начинается с первых номеров: например приказы о приеме с №1, приказы об отпусках опять с №1, приказы о командировании вновь с №1. Что их каждый вид индексировать что ли? Как в других организациях — поделитесьопытом.

У меня получается, что каждый вид приказа приходится регистрировать отдельно.Да еще и номера у них 0000000001 (десятизначные)….. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Слава В 1С-ке может ставиться автоматически одна регистрация, в таком случае надо исправлять номер документа. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Журнал регистрации в 1с 8.3

Внимание

В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя. Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями.

К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование. С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал: Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам. Расскажите друзьям! Поделитесь с друзьями! Напишите об этом материале в социальной сети с помощью кнопок ниже.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов. Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

• Приказы по основной работе предприятия.

  Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.

• Приказы по работе администрации.
• Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения.

Голосование:

В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху. Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок. А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении. Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней. Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика «Вопрос – ответ» Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде? Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами. Вопрос №2.
Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации.

   В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.

2. номенклатура дел.

   Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия.

Как вести регистрацию приказов в журнале и в 1с 8

Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета. Специалисту отдела кадров достаточно завести 2 книги и 2 папки, разделив документы по срокам хранения. Однако при очень большом документообороте нередко каждую папку делят по видам приказов.

Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале. 5 Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для каждого отдела или управления. Это может быть литера или цифра.

Не забудьте, что обозначение приказов по основной деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы.

Каждый руководитель фирмы рано или поздно задумывается над вопросом о правильной, удобной систематизации и хранении имеющейся документации. Согласно закону об архивном деле Российской Федерации, определены разные сроки хранения документов.

Например, некоторые распоряжения по административно-хозяйственной деятельности действительны 5 лет, приказы по личному составу рассчитаны на хранение в течение 75 лет. Это является главной причиной, почему так важно разделять всю документацию по разным регистрационным изданиям.

Что это такое

Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации . Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.

На данный момент нет единой общепринятой формы документа , каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются :

Титульный лист . На нем расположены:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения;
• дата окончания заполнения.

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом . Здесь фиксируются:

• Ф.И.О., должности ответственных лиц;
• ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;
• их подписи, подтверждающие ведение журнала в определенный период времени.

Основной раздел . Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:

• порядковый номер приказа;
• номер, название и дату регистрируемого документа;
• количество листов в документе;
• Ф.И.О. и должности лиц, на чью деятельность распространяется действие распоряжения.

Для чего нужен

Ведение названного журнала для каждой организации является обязательным и имеет ряд положительных факторов при систематизации, а также хранении документации :

• максимальная оптимизация работы с распорядительными документами;
• возможность оценки общего количества изданных распоряжений;
• осуществление быстрого поиска требуемого приказа;
• фиксация факта издания распоряжения и дальнейшая возможность подтверждения его юридической силы.

Какие локальные акты фиксируются

Как отмечалось ранее, в журнал вносятся сведения о распоряжениях, касающихся трудовой функции всех работников организации или руководства (например, гендиректора, заместителя директора, главного бухгалтера). Этим они отличаются от более персонифицированных приказов по личному составу.

Реестр регистрируемых приказов

Основными локальными актами, сведения о которых вносятся в журнал, являются следующие распоряжения о (об) :

• назначении генерального директора;
• назначении главного бухгалтера;
• утверждении логотипа;
• утверждении или изменении структуры организации;
• обеспечении сохранности коммерческой тайны;
• утверждении штатного расписания;
• установлении режима работы и внутреннего трудового распорядка;
• утверждении положений, правил, инструкций, иных нормативных документов;
• планировании основной деятельности фирмы и надлежащем контроле над ней и т.д.

Отдельно стоит выделить группу распоряжений со сроком хранения менее 5 лет о :

• дисциплинарных взысканиях;
• праздничных днях;
• ежегодных оплачиваемых отпусках;
• краткосрочных командировках и т.д.

Типовая форма

Регистрационный документ может быть оформлен не только как бумажный носитель . Допускается также использование электронной формы.

При заполнении бумажного варианта стоит помнить некоторые правила :

• все листы должны быть пронумерованы, документ полностью прошит, скреплен печатью фирмы;
• на прошивку должна быть нанесена наклейка с указанием: количества имеющихся листов, Ф.И.О. и должности заверителя (руководителя фирмы либо ответственного сотрудника, назначенного отдельным приказом), подписи заверителя.

Кроме того, на наклейку наносится печать фирмы, скрепляющая надпись .

Также журнал можно вести и в электронном варианте с помощью специальных программ . В таком случае назначенным сотрудникам стоит помнить о соблюдении сроков хранения документа, установленными законодательством (п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования<…>, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте.

Шаблон журнала

Типовая форма издания не регламентирована законом, допустимо любое количество колонок, требований к необходимым сведениям регистрируемого распоряжения. Примерный план составленного журнала выглядит следующим образом :

Приобрести подобное издание можно и в книжном магазине. Готовый экземпляр уже содержит в себе разработанный удобный формат, что позволит сэкономить время на его составлении.

Нормативная регламентация

Большинство руководителей считают ведение регистрационного документа необязательным, что в корне ошибочно. Наличие у организации журнала регламентировано законом (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Видео, на котором рассказывается о сроках хранения и учете кадровых приказов.

Ответственное лицо за ведение документа

Назначение лица, отвечающего за хранение, ведение регистрационной книги, немаловажно. Как правило, ответственным становится сотрудник, назначенный отдельным распоряжением . Однако, часто такая обязанность возлагается на плечи специалиста по кадровому делопроизводству.

Подобная трудовая функция прописана в должностной инструкции, с которой он может быть ознакомлен при приеме на работу. В случае длительного отпуска специалиста кадрового отдела , за работой с журналом закрепляется другой сотрудник, на которого издается соответствующее распоряжение.

Основные правила

Ранее уже говорилось об отсутствии общепринятой формы издания, однако, необходимо придерживаться некоторых правил при ведении :

• на титульном листе должны быть отмечены реквизиты фирмы, даты начала, окончания заполнения документа, соответствующий номер, информация об ответственном за журнал сотруднике, срок хранения документа (5 или 75 лет).
• нельзя забывать и о литерах, присвоенных каждому приказу: ЛС – для документов, которые необходимо хранить 75 лет, К – для всех остальных распоряжений, подлежащих учету;
• нумерация листов должна строиться по порядку, запрещается вырывать листы из журнала;
• не рекомендуется вносить данные о распоряжениях «задним числом». Это возможно лишь с составленной объяснительной запиской на имя руководителя организации, где поясняются причины сложившихся обстоятельств.
• какие-либо исправления вносятся последовательной нумерацией с обязательным указанием основания его внесения;
• заполнение регистрационной книги должно производиться ручкой одного цвета — черного или синего;
• не рекомендуются любые зачёркивания, корректировки, штриховки;
• данное регистрационное издание относится к документации, предназначенной исключительно для внутренней эксплуатации в организации. Ознакомиться с его содержанием возможно исключительно в присутствии закрепленного за ним сотрудника.

Правильное ведение регистрационной книги дает возможность упорядочить реестр имеющейся документации с различными сроками хранения, а также держать под контролем количественные показатели издаваемых приказов.

Специалистам кадровых служб ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах.

Журналы регистрации

Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги. Учетный журнал и учетная книга - по сути одно и то же, и давать им разные «имена» - всего лишь дань традиции. С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами (классный журнал, вахтенный журнал и т.п.). А книгами принято считать художественные, информационные, справочные или документальные издания, несущие в себе информацию иного уровня.

Итак, журналы по учету кадров ведут для того, чтобы:

• регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;

• организовать учет персонала и его движения (приемов на работу, переводов, отпусков, убытий в командировки, увольнений);

• наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

• облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Все ли журналы нужны

Не все учетные журналы обязательны к ведению. А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации. А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись. Однако есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. Так, в различных организациях кадровые службы ведут совершенно разное число журналов - от двух до двадцати пяти и даже более. Все зависит от министерства или ведомства, к которому принадлежит предприятие, формы собственности и численности персонала.

Книга или альбом?

Ориентация страниц и обложки журнала зависит от количества граф. Так, альбомная, или горизонтальная, применяется при многочисленных данных, помещаемых в одну строку. А книжная, или вертикальная, наоборот. Например, у журнала учета больничных листов не очень много граф: ФИО работника, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. Значит, вполне подойдет книжный формат журнала. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома, так как в нем в одной строке нужно зафиксировать не только ФИО работника, но и прежнее и новое места работы, а также старое и новое наименование его должности. Для обложки журналов подойдет плотная бумага формата А4. На ней должно быть четко видно название журнала, даты начала и окончания его ведения.

Нумеруем и шнуруем

Сначала надо разделить весь журнал на графы, затем пронумеровать все страницы, прошнуровать журнал, наклеить на последней странице небольшой квадратик бумаги прямо на шнуровку, поставить печать и подпись начальника отдела по работе с персоналом или генерального директора. А вот Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в отличие от других журналов должен заверять только руководитель организации. В любом журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), на последней странице журнала или на каждой его странице.

Только без ошибок!

Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Подчистки и замазывания в журнале не допускаются. В крайнем случае неверная запись может быть зачеркнута одной чертой, чуть ниже или рядом внесена верная запись, а в графе «Примечания» помечено, что исправления внесены в графу такую-то и подкреплено подписью сотрудника кадровой службы и датой. Либо можно воспользоваться порядком исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку.

Сделал - сохрани

Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на обложке журнала ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения.

• Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет.

• Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников - 75 лет.

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет.

• Журналы (книги) учета командировок, выдачи командировочных удостоверений - 5 лет.

• Журналы (книги) учета очередных отпусков - 3 года.

• Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов.

Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т. д.).

Простые правила

Все документы регистрируют в пределах одного календарного года. Присвоенный номер (регистрационный индекс) не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.

Если по окончании календарного года журнал не закончен, закрывать его не надо. Отделив жирной чертой записи истекшего года, следует крупно написать год наступивший и начать регистрировать документы с N 1.

Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов. Например, «№ 120-лс» или «№120-к) - индекс документов по личному составу (кадрам), «№ 44-о» - по отпускам.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «к/сл» прибавляют только к номеру приказов о движении (приеме, переводе, увольнении) служащих, а «к/р» - рабочих. Это означает, что для регистрации одних только приказов о движении кадров следует завести два журнала. В некоторых организациях в связи с большой численностью персонала заводят отдельные журналы на прием, увольнение и перевод работников. В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена внутренним локально-нормативным актом организации, например, инструкцией о делопроизводстве кадровой службы, номенклатурой дел или хотя бы приказом руководителя.