Передача электронных документов на хранение. Правильное и надежное хранение электронных документов: как его обеспечить? Основные места электронного хранения

Сегодня весь мир переходит на электронные средства связи и делового общения. Неизбежным следствием всеобщего господства электронных цифровых технологий становится новый способ хранения и обработки данных - хранение документов в электронной форме, иначе говоря, создание цифровых архивов.

Причины перехода на электронное хранение

В качестве еще одной причины перехода на электронное хранение может быть назван ускоряющийся темп жизни - все надо делать быстро и четко, а рыться в огромном складе папок с бумажными документами, чтобы найти нужные вам две или три страницы, согласитесь, занятие, требующее времени. Едва ли не большую проблему представляет собой создание огромного количества копий одного документа для обеспечения возможности доступа к нему разных сотрудников одновременно.

Все эти трудности поможет разрешить создание цифрового архива для хранения документов в электронной форме в специализированном архивном центре.

Архив электронных документов

Хранение документов в электронной форме - архив электронных документов - это технологии, которые обеспечивают весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Не смотря на то, что бизнес уже несколько десятилетий активно использует электронный документооборот, с недавнего времени на такой тип переходят суды и многие другие госструктуры, четко выработанной технологии хранения документов в электронной форме до сих пор не существует.

Основные места электронного хранения:

• сервера сторонней организации;
• различные электронные носители;
• хранение на собственных серверах.

Варианты хранения документов в электронной форме

Хранение документов в электронной форме осуществляется чаще всего в двух вариантах - хранение на сервере компании или на удаленном сервере в Интернете. Оба варианта имеют как плюсы, так и минусы. Интернет опасен возможностью утраты конфиденциальных данных, ввод для хранения на сервере должен быть осуществлен с предельной внимательностью.Большинство крупных предприятий переходит на технологию электронного хранения документации.

Процесс создания архива электронных документов

Обычно только самые важные юридические документы существуют в материальной форме, остальные же создаются и хранятся в электронной форме в виде цифровых архивов. Процесс создания архива электронных документов, включая все его технические операции, а также разработку системы доступа и хранения, довольно трудоемкий и сложный. Документацию, созданную до эры господства цифровых технологий, превращают в электронные документы путем сканирования.

Специализированные архивные центры

Часто сложности заставляют многие компании отказаться от идеи электронного архива. Чтобы справиться с этой задачей - перевести всю документацию компании на электронные рельсы - проще всего обратиться в специализированные архивные центры, занимающиеся оцифровкой документов и созданием электронных архивов. Если у вас есть достаточно времени, нужные профессионалы и специальное оборудование, вы можете, конечно, справиться своими силами, однако специализированные центры гарантируют вам быстроту и качество.

Наша компания обладает большим опытом организации хранения документов в электронной форме и оказывает полный комплекс услуг, по переводу документов в электронный вид.

Правила хранения бухгалтерских первичных документов. Условия хранения электронных документов. Порядок уничтожения электронных документов - читайте в статье.

Вопрос: Вопрос по электронному хранению бухгалтерских первичных документов. Предположим, что мы принимаем решение хранить бухгалтерские первичные документы в электронном виде (электронном архиве). Значит ли это, что если документ поступил на бумажном носителе, то мы можем его отсканировать, поместить в электронный архив, а бумажный документ не хранить (уничтожить)?

Ответ: Нет, не значит.

Положение , утвержденное , и Правила , утвержденные .

2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Отсканированный образ документа допускает, но не подразумевает долгосрочного хранения.

Обоснование

Как хранить бухгалтерские документы

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ().

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314 .

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно , прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 , п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей и Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение , утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 . Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015 .

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Новые правила хранения электронных документов

В бумажном или электронном виде хранить документы

Если документы составлены в электронном виде, их можно хранить в электронном виде. Распечатывать на бумаге и хранить документы в таком виде не нужно (письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Какой бы способ вы ни выбрали, нужно руководствоваться новыми Правилами хранения документов .

Где хранить документы

Способ хранения документов зависит от установленного срока хранения.

По срокам хранения различают три типа документов:

• - временного срока хранения (до 10 лет включительно);
• - временного срока хранения (свыше 10 лет);
• - постоянного срока хранения.

Документы первого типа хранятся в бухгалтерии (п. 2.3 и 4.2 Правил хранения документов).

Чтобы обеспечить сохранность документов второго и третьего типа, компания вправе:

• - создать собственный архив (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.4 Правил хранения документов);
• - воспользоваться услугами профессионального архива.

Какой способ предпочтительней, компания решает самостоятельно.

Как хранить электронные документы

Рассмотрим порядок хранения электронных документов, если у компании есть собственный архив.

В каких условиях хранить электронные документы

В отличие от документов в бумажном виде, для хранения электронных документов должны соблюдаться три условия (п. 2.30 Правил хранения документов).

Два экземпляра. Электронные документы должны храниться в двух экземплярах. Один — основной, второй — рабочий. Их нужно хранить на разных физических устройствах.

Бухгалтер должен передать на хранение не менее двух экземпляров электронного документа на разных носителях.

Наличие технической базы. В архиве компании должны быть технические и программные средства для воспроизведения и копирования электронных документов. Кроме того, такие средства нужны для их перезаписи и контроля физического и технического состояния.

Гарантия сохранности. В архиве должен быть установлен режим хранения, обеспечивающий сохранность электронных документов. Нельзя допустить, чтобы они были утрачены или попали в несанкционированную рассылку. Хранить электронные документы нужно так, чтобы они не были уничтожены или на них исказилась информация.

В каком виде передать электронный документ в архив

Схема Алгоритм действий по передаче электронного документа в архив

Как контролировать хранение электронного документа

Если в компании меняется техника, программное обеспечение и т. п., они должны быть синхронно заменены и в архиве компании.

С появлением новых носителей и новых форматов нужно своевременно перезаписывать электронные архивные документы на такие носители и форматы (п. 2.32 Правил хранения документов).

Кроме того, не реже одного раза в пять лет нужно проверять (п. 2.32 и 2.40 Правил хранения документов):

• - физическое состояние носителей;
• - воспроизводимость электронных документов.

Если что-то окажется не в порядке, электронные документы следует перезаписать на новые носители. При этом важно, чтобы при перезаписи была обеспечена полнота и достоверность информации.

Во всех случаях нужно проводить проверку на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил хранения документов).

Если электронный документ содержит вредоносные компьютерные программы, его следует изъять для антивирусной обработки (п. 2.41 Правил хранения документов).

Как получить электронный документ из архива

Электронный документ из архива можно получить в виде электронной копии или копии на бумажном носителе (п. 2.47 Правил хранения документов).

Электронные копии архивных документов можно получить из архива в электронной форме или по сети Интернет. Их заверяет электронной подписью руководитель компании или уполномоченное им должностное лицо ().

При выдаче копии документа на бумаге на обороте каждого листа проставляют архивный шифр, заверяют надписью и печатью на обороте последнего листа копии (п. 5.14 Правил хранения документов).

Как уничтожить электронный документ

Если у электронного документа истек срок хранения, его можно уничтожить. Отбор документов проводит экспертная комиссия, состоящая из сотрудников компании.

Список документов к уничтожению пишут в акте. Его форма приведена в приложении № 21 к Правилам хранения документов.

После этого проводят физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами (п. 4.13 Правил хранения документов).

Отвечает Станислав Котович,

заместитель директора правового департамента Минфина России

«Для каждой строки Баланса, показатель которой существенен, введите подстроки. В них укажите числовые значения, которые входят в состав укрупненных показателей типовой формы Баланса. Например, к строке 1150 «Основные средства» можно добавить отдельные строки и привести в них данные о стоимости зданий, машин и оборудования, если такая информация является существенной. Как определить уровень существенности показателей, читайте в рекомендации.»

Хранение документов в электронном виде предполагает несколько иную философию и логику, нежели размещение их в обычном «бумажном» хранилище. Для начала разберёмся, что же представляет собой хранение документов в электронном виде. Итак, мы знаем, что документооборот - это комплекс процессов, определённых ГОСТом Р 51141-98 по работе с документами в компании.

Документооборот обычно включает следующие процедуры:

• Приём документа;
• Его регистрацию;
• Рассылку;
• Контроль исполнения документа;
• Формирование дел на основе того или иного классификатора;
• Хранение документации;
• Повторное использование документации;
• Справочная работа различного профиля.

Таким образом, электронное хранение документов должно обеспечивать возможность реализации всех этих процессов. Электронный документооборот предполагает реализацию концепции «безбумажного делопроизводства», то есть создание такой информационной среды в компании, которая предполагает единый электронный механизм создания и реализации документов.

Что собой представляет электронный документ?

Это документ, созданный с помощью тех или иных средств компьютерной обработки данных. Электронный документ характеризуется форматом, возможностью записи на любые носители, а также возможностью подписи с помощью ЭЦП. Именно электронная цифровая подпись делает документ документом, а не просто информационным файлом. Электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи ответственного лица и в дополнение - средство контроля целостности и подлинности электронного документа.

Машиночитаемый документ

Машиночитаемый документ, в свою очередь - это документ, который может быть считан с помощью компьютерной системы и записанный на тот или иной носитель в электронном виде.

Таким образом, хранение документов в электронном виде предполагает комплекс мер, предусматривающих не только их классификацию, обеспечение надёжности сохранения данных и целостность системы, но и программно-аппаратные решения (ЭЦП), превращающие информационные ресурсы в документы, обладающие реальной силой с точки зрения действующего законодательства Российской Федерации. Также хранение документов в электронном виде предполагает ряд мер для оптимизации рабочих процессов, то есть программно-аппаратное внедрение системы документооборота.

Любая организации, необходимо вести документацию

Чем о более крупной компании идет речь, тем более крупным будет документооборот, тем больше будет документов, подлежащих хранению в архиве. И тем привлекательнее выглядит возможность . Долгое время российские предприятия, организации, фирмы хранили (а некоторые продолжают хранить до сих пор) документацию в электронном виде. Однако в последнее время, в виду того, что хранение бухгалтерских документов в электронном виде имеет массу преимуществ, все больше компаний с каждым годом планируют оцифровать архив.

Использование бумажного архива неудобно и нецелесообразно:

Хранение документов в электронном виде выглядит в этом плане более привлекательно. Во-первых, на поиск документа в бумажном архиве приходится затрачивать массу времени. Если же один и тот же документ вдруг становится нужен сразу нескольким сотрудникам, приходится делать его копию. Кроме того, бумажные архивы очень хрупки - частое обращение к бумажным документам приводит к повреждению документов. Нередко случаются и потери, когда документ после использования по ошибке отправляется в другое место. Хранение первичных документов в электронном виде, хранение бухгалтерских документов в электронном виде (равно как и любых других документов) лишено всех этих недостатков - вы всегда сможете быстро найти нужный документ, при необходимости его распечатать и использовать.

Обращайтесь к профессионалам

Определившись с тем, что хранение документов в электронном виде для вас является наиболее целесообразным, стоит определиться с тем, кто именно будет оцифровывать архив, а также с тем, где впоследствии будет осуществляться хранение бухгалтерских документов в электронном виде. И в том, и в другом случае разумнее довериться профессионалам. Обращение в архивную компанию «Столичный Архивист» позволит вам обеспечить быструю, профессиональную оцифровку, и грамотное, надежное хранение документов в электронном виде.

Стоит осветить и финансовую сторону вопроса

Хранение документов в электронном виде в архивной компании, разумеется, не будет бесплатным. К сожалению, многие компании, фирмы пытаются сэкономить на услугах профессионалов... и в результате сталкиваются с необходимостью больших трат. Потеря или порча важных документов может вести к достаточно большим штрафным санкциям, как впрочем и любые другие нарушения в области документооборота. Если вы уверены, что эти напасти обойдут вас стороной, стоит подумать о том, в какую сумму вам обойдется аренда помещения для хранения архива. А ведь это помещение можно использовать и более эффективно.

Отдельно стоит отметить

Хранение первичных документов в электронном виде, хранение бухгалтерских документов в электронном виде существенно облегчает процесс наиболее рационального использования документации - сэкономленное на поиске определенного документа время сотрудники вашей компании смогут потратить более эффективно, на решение целевых задач вашего бизнеса.

Почему мы?

Если вы не хотите отвлекаться от своего бизнеса на решение сопутствующих задач, если хотите обеспечить правильное, соответствующее законодательству РФ хранение документов в электронном виде, обращайтесь в архивную компанию «Столичный Архивист» - мы быстро отсканируем все документы, рассортируем и обеспечим надежное их хранение.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами. Мы разобрались, как организовано , как , что представляет собой и как выглядит процедура проведения . Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» . Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД - недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был.doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже.docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив . Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен - через электронную почту или через оператора ЭДО - вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Специальный электронный архив . И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения - системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена - электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке . Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП - был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения - оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии - то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов - CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП - усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из .

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы - в облаке или нет - важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:

существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);

организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;

освободить офисные площади от груды бумаг;

наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;

наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форсмажоре, так и вследствие противоправных действий).

Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

Незаменимость бумажных экземпляров документов

Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:

счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);

доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).

Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!

В качестве заключения

Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:

нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;

к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Электронные документы вошли в нашу жизнь относительно недавно, поэтому говорить о возможности их сохранения на 50 и более лет можно только в теории. Однако гарантированно сохранить документацию на 10-20 лет можно, соблюдая все правила и законодательные нормы.

Проблемы долгосрочного хранения

Долговременное хранение электронных документов на физических носителях не представляется возможным: ведь они быстро устаревают. Достаточно вспомнить дискеты, которыми еще 10 лет все активно пользовались, а сегодня их и открыть-то негде на современных компьютерах. Так же в прошлое уходят и компакт-диски. И можно предположить, что и флешки скоро станут раритетом.

Мало сохранить документацию, важно еще суметь адекватно воспроизвести сохраненную информацию спустя много лет. А форматы электронных документов тоже изменяются с немалой скоростью (еще недавно Word-овские файлы имели расширение.doc, а сегодня это уже.docx). Предлагаются все новые редакторы, набирает популярность облачное хранение, и сложно прогнозировать, насколько современные форматы будут совместимы с технологиями будущего.

Способы хранения электронной документации

И все же, какие сегодня существуют способы сохранить важную документацию на длительный срок?

Локальный архив. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Это может быть и отдельная сетевая папка, в которую могут “складывать” документы сотрудники разных направлений по локальной сети. Основные минусы такого варианта – низкий уровень безопасности и надежности, сложности в поиске и обеспечении доступа к конкретному документу в случае, если архив уже разросся до таких масштабов, когда вручную найти нужный файл уже невозможно.

Специальный электронный архив. Он позволяет обеспечить оперативный доступ к каждому файлу, сохранение связей между ними, дает возможности управлять правами доступа и гарантировать безопасность, а также своевременно переводить файлы в новые форматы. В электронном архиве все важные документы объединены в одну систему, где ничего не потеряется, и где можно в любое время быстро отыскать нужный файл благодаря четкой и понятной структуре каталогов.

А что говорит закон о хранении электронных документов?

Хотя закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» был принят еще до того, как началось активное развитие электронного документооборота, он по-прежнему актуален: ориентируются именно на его положения. А в остальном государству не принципиально, как хранятся те или иные документы, главное, чтобы соблюдались требования ФЗ: электронные архивы им не противоречат.

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Основные функции, выполняемые АСУД:

автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;

регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;

осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;

поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;

анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Какую выбрать АСУД для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Разработка регламента электронного архива

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).

Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. Среди них:

анализ структуры будущего архива;

непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);

разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;

разработка внедрения архива в компании.

Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач. В частности, анализ подразумевает определение:

баз данных и документов, подлежащих хранению;

структуры хранимых документов;

сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;

разработчиков и потребителей документации.

Дальнейшая разработка регламентов подразумевает создание алгоритмов:

архивации документов в соответствии с их видом и назначением;

жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);

работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);

накопления и использования базы данных;

защиты и создания информационной безопасности.

При разработке регламента электронного архива необходимо учесть:

форматы хранения документации;

структуру архива;

стандарты обработки документов и их оформления;

создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;

шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;

стратегии доступа и сценарии защиты.

Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

По истечении обязательного срока хранения документы организации – как коммерческой, так и государственной/муниципальной подлежат уничтожению. Исключением из правил будут только документы, срок хранения которых не ограничен – т.н. документы постоянного хранения (например, годовая бухгалтерская отчетность или личные дела работников). Подлежат уничтожению и электронные документы, причем порядок и процедура уничтожения, сроки хранения точно такие же, как и для документов на бумаге.

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Основные нормативные акты регулирующие сроки хранения бумаг:

Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле»;

Перечень типовых управленческих документов…с указанием срока хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000);

• Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года Об утверждении Перечня типовых управленческих документов…с указанием срока хранения.

Важно! Определять сроки хранения и, соответственно, сроки уничтожения документов любого типа нужно предельно внимательно. Дело в том, что списки в Перечне от 2000 года (утв. Росархивом) и Перечне от 2010 года (утв. Минкультом) существенно различаются. При этом документы, датированные до 2010-го года, хранятся и уничтожаются (сдаются в архив) в соответствии с Перечнем Росархива, тогда как датированные позднее – в соответствии с Перечнем из Приказа Минкульта.

Как уничтожать документы: этапы процедуры

Как таковая процедура уничтожения документов в нормативных актах регламентируется только опосредованно. Порядок действий организации должен быть примерно следующим:

формирование экспертной комиссии (соответствующим приказом по организации);

проведение экспертизы (частота – раз в год);

составление перечня документов, подлежащих уничтожению;

уничтожение и составление акта о нем с указанием списка документов.

Экспертиза – ключевой этап процедуры уничтожения документов – предполагает не только определение факта истечения срока хранения документа, но и его ценности с точки зрения сохранности информации. Кроме того, в ходе изучения дел ищутся и дублирующие документы, копии, оказавшиеся подшитыми к делам – их тоже уничтожают.

Когда нужно уничтожать документы

В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.

Что касается собственно физического уничтожения, законы не дают никаких разъяснений. Для крупных объемов документов выгодней аутсорсинг уничтожения – с оформлением в этом случае проблем не будет. Небольшие объемы уничтожаются на месте – с помощью шредера, например. Для удаления электронных документов тоже имеет смысл привлечь специалистов – хотя бы потому что уничтожение предполагает и стирание скрытых и случайных копий.