Виды деловых посланий. Тема. Классификация корреспонденции. Обучение в коррекционных школах

Любая организация постоянно получает корреспонденцию, работа с которой входит в должностные обязанности секретаря. От того, насколько правильно и быстро сотрудник секретариата умеет обрабатывать входящую корреспонденцию зависит скорость принятия решений по некоторым документом, успешность заключения различных сделок, а также и репутация самой компании. Именно поэтому сегодняшняя статья будет о разновидностях деловой корреспонденции.

Из статьи вы узнаете:

В любой компании обработка входящих документов входит в должностные обязанности секретаря. При этом речь идет не только о бумажной корреспонденции, но и об электронных письмах. Поэтому очень важно уметь разбираться во всех тонкостях работы с корреспонденцией, а также уметь различать ее по важности. Давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

Скачайте документы по теме:

Что подразумевает деловая корреспонденция

Как правило, к деловой корреспонденции относятся все письма, поступившие на адрес компании. Это может быть как электронный адрес, так и обычный почтовый. Главной задачей секретаря в работе с входящей корреспонденцией является необходимость уметь правильно рассортировать корреспонденцию, исходя из важности информации. К примеру, ко входящей корреспонденции относятся как письма от контролирующих органов, так и новости от ваших партнеров о скидках и специальных предложениях. Не исключено, что второе письмо в определенных случаях будет содержать более интересную информацию и даже определенную выгоду, однако, именно письмо из контролирующих органов будет более приоритетным. Оно может содержать информацию об изменении в сроках предоставления отчетной документации, что является, по сути своей, очень важной информацией, пусть и не примечательной на первый взгляд. Из этого вытекает необходимость уметь разбираться в видах деловой корреспонденции.

Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

На данный момент существует три возможных способов получения деловых писем: посредством почты, электронным способом и курьерской доставкой. Понятно, что в данном случае самыми важными будут считаться письма, доставленные с помощью курьера. Такую корреспонденцию необходимо незамедлительно регистрировать и передавать руководителю организации, либо сотруднику, который уполномочен в данном вопросе.

Письма, полученные стандартной почтовой доставкой, также могут содержать очень важную информацию, поэтому их также необходимо регистрировать в день принятия. Как правило, данным способом доставляются документы, отправленные контролирующими органами. Спам в таких письмах встречается довольно редко, за исключением листовок и буклетов рекламного содержания.

Правила работы с деловой корреспонденцией

Основным правилом в работе с корреспонденцией является необходимость обработки ее в день поступления. Данное нехитрое правило позволит вам оперативно обрабатывать поступающие документы, вовремя их регистрировать и передавать по назначению и не допустит пропажи важных деловых бумаг.

Кроме того, если ежедневно осуществлять работу с корреспонденцией по графику и в определенное время, то это позволит правильно организовать рабочий процесс. К примеру, если вы будете осуществлять обработку деловых писем до обеденного перерыва, то после можно заняться передачей писем по назначению и их согласованием. Таким образом, сотрудники компании, получившие документы на согласования уже будут знать, в какое время им ждать документы.

Следующее немаловажное правило заключается в обязательной регистрации деловой корреспонденции, содержащей важную информацию. После того, как вы отберете важные письма, их следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции или с помощью РКК (регистрационно-контрольная карточка). Более того, на данный момент существуют различные электронные приложения, используемые для регистрации входящей корреспонденции.

Корреспонденция структурно представляет собой анализ фактов, связанных единством темы, и их комментарий. Ее задача – изучение причин и следствий явлений – определяет организационно-практическую направленность жанра. Адресат корреспонденции характеризуется двуединством – это и личность, и социальный институт. Структура корреспонденции обычно жесткая: постановка проблемы – система доказательств – аргументация. Детали и комментарий создают сопоставительный фон. Корреспонденция сообщает существо и характер происходящего события, которое имеет, как правило, конфликтный характер, дает анализ и обобщение фактов. Журналист аналитически разрабатывает тему, делая это на конкретном материале и в нешироком масштабе.

Для описания (например в корреспонденции) того или иного конфликта необходимо знать:

Характеристики конфликтующих сторон (их ценности и мотивации, устремления и цели)

Предысторию взаимодействий конфликтующих сторон (отношение друг к другу, взаимные стереотипы, степень полярности их взглядов по системе хорошо-плохо)

Природу того, что привело к конфликту.

Социальную среду в которой возник конфликт

Заинтересованные стороны (их заинтересованность в тех или иных результатах конфликта, их отношение к сторонам и друг к другу)

Применяемые конфликтующими сторонами стратегию и тактику

Результаты конфликта для его участников и заинтересованных сторон (выгоды или потери)

Существует несколько видов корреспонденции:

1. Информационная – ближе к заметке

2. Аналитическая – включает не одно, а несколько типичных событий, происшедших за определенное время

3. В постановочной корреспонденции выдвигается на обсуждение общественности важная проблема, выясняются ее истоки, круг лиц, заинтересованных в ее решении.

4. Корреспонденция – раздумье – представляет размышление автора над фактами, содержит комментарии к ним.

Основой корреспонденции служит одна стержневая мысль, одно соотношение – человек и его дело. Анализ ситуации предполагает беседу с людьми – источниками информации, сопоставление их мнений, знакомство с документами, справочной лит-рой, работу с цифрами и формулирование выводов на основе анализа.

Цель информационной корреспонденции - сообщить нечто о «предметном» событии, используя при этом (в отличие от репортажа) не столько «живое» наблюдение, сколько «свернутый» пересказ происходившего.

Цели аналитической корреспонденции иные. Она также содержит в себе сообщение о событии, явлении. Это сообщение может включать в себя как «живое» наблюдение, фрагменты каких-то выступлений, так и «свернутый» пересказ происходившего. Однако само сообщение не является самоцелью. Оно лишь дает представление о событии, предваряющее его истолкование. Именно это истолкование отличает в первую очередь аналитическую корреспонденцию от репортажа, отчета, информационной корреспонденции.

Информационная корреспонденция отличается от заметки более детальным и более широким освещением предмета. Таким предметом обычно выступает какое-то единичное событие, явление, действие. Причем публикация такого жанра может включать в себя не только фактологическое описание предмета, но и некоторые элементы оценки, предписания, прогноза и пр. Вместе с тем автор информационной корреспонденции не ставит перед собой задачу выявить взаимосвязи описываемого предмета, проникнуть в суть его. Основное для него – сообщить некоторые лежащие на поверхности параметры отображаемого явления.

Аналитическая корреспонденция содержит в себе сообщение о событии, явлении. Это сообщение может включать в себя как «живое» наблюдение, фрагменты каких-то выступлений, так и «свернутый» пересказ происходившего. Однако само сообщение не является самоцелью. Оно лишь дает представление о событии, предваряющее его истолкование. Именно это истолкование отличает в первую очередь аналитическую корреспонденцию от репортажа, отчета, информационной корреспонденции.

Факт в журналистике – достоверное отражение фрагмента действительности.

Для журналистов важно:

Из каких источников они получены

Какие цели преследовали люди, сообщив о них

Четко различать факты науки и обыденные факты.

Аналитическая корреспонденция, отталкиваясь от заданной темы, представляет анализ ситуации, выявляет причинно-следственную взаимосвязь событий, фактов . Журналист как настоящий исследователь изучает процессы, происходящие в обществе, на конкретных примерах отдельно взятых фрагментов жизни. Такими корреспонденциях как бы идет накопление фактов, которые можно будет обобщить, систематизировать и вывести общие закономерности для всего общества

Мысль в корреспонденции движется от реальных фактов и представляет собой их анализ. Да и предметом отображения в обоих видах корреспонденции являются как ситуации и процессы, так и информационные явления.

Центральным предметом корреспонденции является один значительный факт, все остальные детали, примеры, суждения служат вспомогательным материалом для его всестороннего освещения.

Тема всегда имеет ярко выраженную функциональную заданность. Тема публицистического произведения в газете по сравнению с художественной темой нормативно, прямо отвечает на соц.заказ.

Тема выступления публициста в прессе рождается как непосредственный отклик на актуальные общественные потребности. Тема обычно рождается из двух ситуаций: либо из редакционного задания, либо просто появляется какая-то идея, которая занимает все мысли.

На практике журналисты специализируются на какой-то одной теме. Раскрыть в старой теме новые грани помогают новые факты. Новые факты могут повернуть тему с другой стороны. Чаще всего темы возникают случайно.

Замысел-первая ступень творческого процесса, первоначальный набросок будущего произведения. У замысла существуют две стороны:

Идейная (предполагаемое разрешение взволновавших автора проблем и конфликтов).

Многие замыслы будущих публикаций накапливаются годами. Исходным материалом, на основе которого может зародиться замысел конкретного произведения может быть: встреча с интересными людьми, чтение литературы, внезапно возникшая мысль, случайно услышанная фраза и многое др.

Замысел произведения по структуре своей должен походить на чертёж будущего произведения как целостности в единстве его темы и проблемы.

Проблемная сторона замысла - это такое знание объекта, при котором есть «пустоты». Выяснив все стороны проблемной ситуации, определив объект и предмет исследования, журналист может приступить к выдвижению гипотез(предположению), способных придать замыслу будущего произведения вполне реальные черт

Корреспонденция, как мы уже выяснили, имеет свою "архитектуру": вначале - повествование о центральном событии, затем - анализ и комментарий, позволяющие убедить читателя в правоте автора материала, и наконец - описание последствий центрального события. Конечно, часто бывает и так, что сообщение о факте рассредоточено по тексту, причем фактологические отрывки перемежаются с комментирующими. Здесь все зависит от замысла журналиста .

замысел- первая ступень творческого процесса; возникающее в воображении писателя до начала непосредственной работы над художественным произведением представление о содержании и форме будущего произведения, его основных чертах и свойствах; первоначальная схема будущего произведения. З. а. может не совпадать с воплощением, может быть завершенным или незавершенным, воплощенным или невоплощенным, изменяться в процессе работы автора над своим произведением или оставаться неизменным. Уже в З. а., как правило, проявляются основные черты мировоззрения художника.

Авторский замысел - первая ступень творческого процесса, возникающая в воображении участников мастерской группы до начала непосредственной работы над разработкой концепта игры. Замысел может не совпадать с воплощением, может быть завершенным или незавершенным, воплощенным или невоплощенным, изменяться в процессе работы над концептом игры или оставаться неизменным. Уже в авторском замысле, как правило, проявляются основные черты которые будут присутствовать в само игре.

Корреспонденция - отображение "кусочка жизни", жанр, построенный на конкретном материале, в котором в аналитическом плане разрабатывается актуальная тема, решается определенная проблема

Корреспонденция строится на фактах действительности и стремится воспроизвести жизнь во всех ее проявлениях. В корреспонденции важна авторская позиция, эмоции, чувства и переживания автора. Для корреспонденции характерны, во-первых, актуальность и злободневность, во-вторых аналитичность (анализ и обобщение по конкретной теме, проблеме), в третьих, группа фактов, взятых в узком временном срезе и ограниченных местом действия.

Корреспонденция – это оперативное публицистическое выступление печати, которое анализирует и обобщает конкретные факты или явления действительности, на конкретном материале разрабатывает общественно-значимую тему.

Любой аналитический текст состоит из факта и комментария. Факт - это сообщение о предмете интереса автора выступления: отдельное событие, явление, феномен, процесс или ситуация. Комментарий - оценка предмета отображения, его причинно-следственный анализ, прогноз развития или программа действий, которую, по мнению автора, следует осуществить.

о-вторых, факты в корреспонденции лишь подсказывают наиболее важные, первоочередные проблемы, главное же для автора - анализ сложившейся ситуации. Это значит, что журналист, опираясь на конкретные события, не ставит своей целью более или менее подробно пересказать их. Объясняя их, он стремится установить связь между явлениями и общим законом, которым они все без исключения подчиняются.

Поэтому, выясняя причину какого-либо явления, автор корреспонденции нацеливается на тщательную проверку полученных данных, на уточнение внутренней связи между исследуемыми фактами, что, в конечном итоге, поможет ему избежать ошибок в логике построения причинно-следственных связей.

Конечно, журналист использует далеко не все, выявленные им факты. Он отбирает те, которые помогут ему выработать ясную концепцию темы. Ведь чтобы правильно проанализировать ситуа Центральным предметом корреспонденции является один значительный факт, все остальные детали, примеры, суждения служат вспомогательным материалом для его всестороннего освещени цию, ему необходимо проделать ряд операций.

11 Публицистическое содержание рецензии

Рецензия - жанр журналистики, а также научной и художественной критики. Рецензия дает право на оценку работы, сделанную человеком, нуждающемуся в правке и корректировке его работы. Рецензия информирует о новом произведении, содержит его краткий анализ и оценку

ецензия - это жанр, основу которого составляет отзыв (прежде всего - критический) о произведении художественной литературы, искусства, науки, журналистики и т. п. Исследователь А. Тертычный в книге «Жанры периодической печати» считает рецензию публицистическим жанром журналистики . Особой разновидностью рецензии является научная рецензия, или рецензия на научную работу. Предметом рецензии выступают информационные явления - книги, брошюры, спектакли, кинофильмы, телепередачи, игры.

Само слово "рецензия" пришло к нам из латыни. В переводе оно означает - "просмотр, сообщение, оценка, отзыв о чем-либо". Жанр, получивший это название, - критический анализ, оценка отражения в произведениях литературы, искусства и науки реальной действительности.

То есть журналист, вглядываясь вслед за рецензируемым автором в изображаемые им явления, пытается разобраться, насколько глубоко осмыслена действительность, высказывает суждения о степени понимания писателем или ученым сути отображенного предмета, о его позиции. Одним словом, если художественное произведение или научный труд осмысливают саму действительность, обнаруживая в ней типические черты или закономерности, то журналист в рецензии анализирует верность интерпретации отраженных фактов.

Рецензент вбирает в себя часть опыта общества и опирается на него при анализе, сочетая объективные и субъективные факторы восприятия. Объективность может достигаться и блочной подачей двух или нескольких разнонаправленных рецензий на одно и то же художественное произведение или на один и тот же научный труд. Польза от такой формы подачи рецензий заключается и в том, что они дают возможность читателю искать собственный подход к анализируемому произведению, сопоставляя разные оценки и суждения.

Публицистичность, актуальная злободневность рецензии диктует журналисту сочетание методов теоретического и эстетического исследования с активным вторжением в исследуемую проблему, заинтересованным продолжением рецензируемого автора. Этому жанру чужда описательность, иллюстративность, - напротив, это своеобразное журналистское исследование фактов, явлений, ситуаций реальной действительности через призму верности их отражения в произведениях литературы, искусства и науки.

Для оценки того или иного произведения в практике рецензирования выработаны определенные критерии, которые условно можно разделить на три группы. Это критерии, характеризующие, во-первых, содержание материала, во-вторых, методику изложения, и в-третьих, мастерство речи. Если рецензенту удается постичь внутренние закономерности произведения и увидеть в нем индивидуальные авторские черты, он достигает подлинного мастерства. Диалектический сплав критериев обусловлен единством содержания и формы, почувствовать и показать которое и призван рецензент.

^ Исследователи подразделяют рецензии на два основных вида.

Первый - оценивающий такие общественно-политические, публицистические и научные произведения, где современная действительность отражается преимущественно средствами теоретического знания. Здесь журналисту важно уметь говорить с рецензируемым автором на одном "языке" - языке теоретического исследования, а значит, иметь четкое представление о предмете разговора, профессионально разбираясь в его сути.

Рецензент оценивает теоретическую и практическую значимость новых идей, социальных моделей, технических новинок, а следовательно - оригинальность, весомость авторских концепций, их жизненность, правильность суждений, выводов, рекомендаций. Выразительно-изобразительная палитра таких рецензий включает в себя теоретические выкладки, логические доводы, комментарии, статистические данные, цитаты, описания эпизодов, публицистические отступления и иллюстрации, обобщения и выводы.

Второй - оценивающий произведения искусства. Тут возникает необходимость объяснения образного творчества, которое постигает действительность в единстве логического и эмоционального, рассудочного и чувственного, абстрактного и конкретного. Журналист, помимо специальных теоретических и эстетических знаний, должен обладать способностью сопереживания, проникновения в мир чувств рецензируемого автора или целого творческого коллектива.

Скажем, обращаясь к кинофильмам или театральным спектаклям, рецензент анализирует работу творческого ансамбля. Он не должен останавливаться лишь на его лидере, на идейно-эстетической значимости этого вида искусства в творчестве одного лишь автора или режиссера. Важно помнить, что если текст идет от драматурга, то подтекст - от актеров, которым помогают коллеги по цеху: гримеры, костюмеры, осветители, художники и многие другие. И здесь журналисту следует раскрыть характер постановки для всего коллектива - ее прогрессивность, застойность или регрессивность. А кроме того, показать это произведение как звено единого процесса.

Обращаясь к произведениям, он отбирает из них либо этапные для художественного процесса современности, либо те, которые негативно влияют на духовный потенциал общества, и пытается понять причины, побудившие автора к созданию такого произведения. Ведь задача, стоящая перед этим видом рецензии, - научить общество оперативно ориентироваться в духовном богатстве и активно воздействовать на его развитие.

Тогда как первый вид рецензии направлен, прежде всего, на формирование научно-идейного потенциала общества.

Но и в том, и в другом случаях рецензент при отборе предмета для анализа руководствуется актуальностью поднимаемой в произведении проблемы. И кроме того он, безусловно, учитывает интересы и запросы своей аудитории. Ведь одной из задач рецензии называется способность воспитать в человеке волю к творческой, культурно-преобразующей жизнедеятельности. Поэтому каждый рецензент озабочен тем, чтобы из-под его пера вышло интересное, яркое публицистическое произведение.

Следует помнить, что в случае, когда журналист на основе глубокого анализа отдельного произведения выдвигает какие-либо общественно значимые проблемы, его произведение может перерасти рамки рецензии и стать литературно-критической статьей или искусствоведческим исследованием.

Конечно же, рецензия не пересказывает основную сюжетную линию разбираемого произведения искусства или содержание научного труда, не акцентирует внимание на их отдельных моментах, информационно-иллюстративная часть рецензии сжата до минимума, - подразумевается, что читатель уже знаком с рецензируемым произведением. Журналист в первую очередь стремится помочь аудитории понять, какие новые открытия в постижении жизни были сделаны здесь, какие новые мотивы появились в творчестве исследуемого автора. Для рецензента чрезвычайно важно активизировать у читателей мышление, заставить их думать.

Обращаясь к анализируемому произведению, он показывает внутренние закономерности и особенности конкретного вида творчества, формы воплощения авторского замысла, условия достижения единства формы и содержания и, конечно же, реальность, пропущенную через творческую лабораторию художника или ученого. Рецензент осмысливает общую авторскую концепцию, дает ей надлежащую оценку и даже пытается подняться до высоких обобщений и выводов. К сожалению, в современных условиях попытка не всегда удается, - рецензенту не достает профессиональных знаний, научно-теоретической базы исследования.

А ведь другой задачей рецензии является формирование верных представлений о мире у творцов духовных ценностей и корректировка выстроенных художником или ученым гипотез. Журналист ведет с ними сложный профессиональный диалог, вступая в дискуссию. И тут необходимо владеть специальной терминологией, органично включенной в текст публицистического выступления.

Рецензии свойственна оценочность языковых средств . Оценочная лексика связана с острой потребностью формирования новых знаний и убеждений, определенного отношения к ним. Поэтому в арсенале рецензента есть и разговорные конструкции, и книжные высокие слова, и и архаизмы, и многообразные средства эмоционального синтаксиса.

Задача непосредственного воздействия на читателя ярким, эмоциональным, образным словом обусловливает характерный речевой строй этого жанра. Ведущая роль отдается автору, личностные черты, индивидуальность, богатство чувств и мыслей которого приобретают особую значимость.

В средствах массовой коммуникации чаще всего встречаются микрорецензии, занимающие до ста строк. Малый объем не позволяет журналисту полностью раскрыть личностные впечатления, поэтому микрорецензии - лаконичны, точны, емки. Большая, развернутая рецензия свойственна прежде всего специализированным изданиям. Такую макрорецензию обычно готовят маститые критики, специализирующие на определенных подвидах рецензий.

К ситуативно-аналитическим жанрам относится так же и рецензия. Если корреспонденция и статья анализируют реальные конкретные ситуации и проблемы, то в рецензии и обзоре СМИ отображается уже отображенная действительность.

Журналист посвящает свою рецензию литературному или научному произведению, автор которого уже показал кусок жизни, возникающих в ней ситуаций, проблем и процессов. Задача рецензента – оценить это произведение, его соответствие реальной действительности, его достоинства и недостатки.

Объект отображения в рецензии весьма широк: он охватывает политику и науку, литературу и искусство, предмет отображения – книга, литературные произведения и художественные произведения в различных видах искусства. В зависимости от специфики отображаемого произведения рецензент избирает различные виды рецензии.

Газета может опубликовать научную рецензию, написанную по просьбе редакции ученым, оценивающим книгу, представляющую результаты научного исследования. Внимание рецензента могут привлечь мемуары государственного деятеля или работа крупного политика, размышляющего над особенностями процесса глобализации. Тогда газета напечатает политическую рецензию. Литературная рецензия будет посвящена новому роману или поэме, в музыкальной рецензии автор оценит достоинства концерта известного оркестра. Рецензия может быть посвящена новой выставке произведений художников и скульпторов в картинной галерее. Газеты охотно публикуют театральные и кинорецензии, авторы которых анализируют все стороны новых спектаклей и кинофильмов. Понятно, что тип издания и особенности его аудитории определят и обращение журналистов к тому или иному виду рецензии.

Поскольку рецензент высказывает свое мнение о книге или кинофильме, дает им оценку, возрастает его роль как автора текста в этом жанре и ответственность перед читателями. Ведь он стремится сформировать их отношение к рецензируемому произведению, дать им практический совет – прочитать книгу, посмотреть фильм или же не тратить на них время.

Но рецензия обращена не только к массовому читателю газеты. У нее несколько адресатов. Театральную рецензию кроме потенциальных зрителей спектакля обязательно прочитают его режиссер и артисты – исполнители ролей. Им важно, какие достоинства и недостатки спектакля подметил рецензент, как он оценил исполнение различных ролей. И одним из самых внимательных читателей рецензии будет драматург – автор пьесы, поставленной на сцене театра. Точно так же кинорецензия обращена к сценаристу, написавшему сценарий фильма, к кинорежиссеру, поставившему этот фильм, и исполнителям различных ролей в нем. У рецензии всегда несколько адресатов.

Понятно, что это обусловливает высокие требования, обращенные к автору рецензии. Первое из них – обеспечение объективности рецензии, справедливости оценки ее предмета. Это не означает, что рецензент лишен права на свою позицию в отношении к рассматриваемой книге или спектаклю. Он лишается права лишь на односторонность, на явную пристрастность в их оценке. Наряду с недостатками произведения полезно обнаружить и его достоинства. Это поспособствует убеждению читателя рецензии в объективности ее автора.

Объективность рецензии обеспечивается ее доказательностью. Как и в статье, автору рецензии приходится доказывать, обосновывать свое отношение к ее предмету. И здесь аргументами служат факты – цитаты из литературного произведения, реплики исполнителей ролей в спектакле. Но главное – сравнение показанного в книге, кинофильме, произведении художника с реальной жизнью, доказательства ее правдивого отображения или ее искажения.

Эти требования выполнимы лишь при достаточной компетентности автора рецензии в той области науки, литературы, искусства, к которой относится рецензируемое произведение. Для того чтобы написать рецензию на новый роман писателя, надо иметь представление о всем его литературном творчестве. От автора театральной рецензии требуется знание не только произведений драматурга и репертуара театра, поставившего спектакль, но и истории театра в России и за ее рубежами. Музыкальную рецензию трудно написать человеку, не имеющему музыкального образования. А научную рецензию лучше всего напишет внередакционный автор – ученый, работающий в той же области науки, к которой относится научный труд. Этим объясняется стремление некоторых журналистов, постоянно выступающих в роли рецензентов на страницах крупных газет, к специализации в той области жизни, где возникают произведения, становящиеся предметом их рецензий.

Стремление к объективности рецензии определяет и особенности ее стиля. Ему противопоказана излишняя эмоциональность, использование острой лексики, грубых сравнений и т.п. Обоснованность критики обеспечивается не уничижительными оценками недостатков произведения, а показом его несоответствия реальной жизни. Это относится и к преувеличенной оценке достоинств произведения и таланта автора.

Правила деловой переписки

Другая важная часть делового этикета - служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально: на него накладывают отпечаток, прежде всего, адресат, конкретная ситуация, лич-ность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же пытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка - это общение в миниатюре, овладение ею - это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму - оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше - на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений.

Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора.

Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

Схема делового письма

Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

Я рад сообщить о том, что... (имя, отчество) способствовал (активно, ус-

пешно) развитию нашей фирмы (отдела) с момента его создания. Он яв-

ляется главным разработчиком проекта №3... (имя, отчество), будет и

впредь оказывать всемерное содействие созданию и дальнейшему раз-

витию нашей компании.

Мы поздравляем с... и желаем Вам новых успехов.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента - это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

Постарайтесь начинать письмо дружески - это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

Виды деловой корреспонденции

Специалисты по переписке делят корреспонденцию на следующие виды:

Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

Ответные письма с благодарностью;

Поздравления;

Извинения;

Требования и запросы;

Соболезнования.

Эти шесть видов корреспонденции в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные. Служебные записки тоже делятся на следующие виды:

Распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

Благодарности и поздравления;

Напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый,изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту?

Каковы его основные заботы?

Какие сомнения его тревожат?

Каковы его финансовые соображения?

Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание - интерес - просьба - действие.

Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Внимание: Уважаемый (ая)

Интерес: Я хочу сообщить Вам нечто интересное (важное).

Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно

улучшить Вашу жизнь...

Просьба: Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя

бы... в благородное, патриотическое дело...

Действие: Мы призываем Вас присоединиться к тысячам доб-

рых людей...

Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т.п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на «ты». Обращаются на «ты» к подчиненным, которые гораздо старше их по возрасту, но говорят «вы» молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на «ты» проявляется пренебрежение к подчиненному. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение уни-жает достоинство человека. Этикет служебных, деловых отношений требует строгого соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), ведите беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.

Корреспонденция, о которой мы будем вести речь в данной курсовой работе, является средством передачи информации на предприятии. Одним словом, в данной главе раскрывается общее понятие термина «деловая корреспонденция» или «официальная корреспонденция».

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу, и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

К деловой корреспонденции можно отнести доклад, отчет, справку, сводку, служебное или сопроводительное письмо и т.д. Их разновидности:

· Письмо-запрос

· Письмо-напоминание

· Просьба

· Извещение

· Телеграмма

· Телефонограмма

Деловое письмо - одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает типовые задачи. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые модели, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Виды и разделение корреспонденции по ее функциональному воздействию представлены в Таблице 1.

Таблица 1. Распределение корреспонденции по ее функционированию

Функция деловой корреспонденции	Тип деловой корреспонденции
Информирование	Ш Служебная записка Ш Сопроводительное письмо Ш Письмо-сообщение
Побуждение	Ш Распоряжение Ш Указание
Придание юридического статуса чему-либо	Ш Договор Ш Доверенность
Инициирование, поддержание отношений	Ш Справка Ш Гарантийное письмо Ш Письмо-справка Ш Письмо приглашение
Выражение предупреждения, требования, отказа	Ш Письмо-напоминание Ш Письмо-ответ

Виды регистрации и учета корреспонденции

За время организации учета входящей и исходящей корреспонденции на предприятии данный процесс изменялся, развивался соответственно техническому прогрессу, и в итоге принял тот вид, который доступен каждому пользователю ПК - справочно-информационные системы или автоматизированные Журналы ведения документооборота. Но для того, чтобы приступить к изучению этих автоматизированных систем, необходимо ознакомиться и с другими способами регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции, проследить этапы эволюции данного процесса.

Методы регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции:

1. Бумажный метод.

Как правило, вся информация о входящей и исходящей корреспонденции фиксируется вручную на бумаге (специально отведенных бланках и формах). Указывается имя (название организации) и адрес отправителя/получателя, дата, номенклатура и серийные номера. Преимущество данного метода заключается в его дешевизне и простоте, но если даже за год отмечается более 20 регистраций, то поиски необходимой информации о той или иной регистрации многократно усложняются. Так же следует учитывать износ бумаги, сроки ее хранения и ведение документоотчета по архивам.

2. Электронный ручной метод.

Аналог бумажному методу, с той лишь разницей, что вместо бумаги используются документы Word или Excel. Ведется заполнение электронных таблиц и форм, ведется отчетность. Этот метод так же не является затратным, он легок и прост в эксплуатации, но и у него есть свои минусы. Работнику, ведущему отчетность необходимы начальные знания ПК. У этого метода отсутствует всякое резервирование данных и опять же, поиск необходимой информации может вызвать затруднения. Так же, если произойдет сбой работы ПК или ПО информационные архивы могут потеряться или повредиться без возможности восстановления, резервные же копии необходимо регулярно обновлять и в этом так же есть свои неудобства.

3. Электронный автоматический метод.

Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Данные информационно-технические системы так же называют Журналами автоматической регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Данные системы радикально упрощает жизнедеятельность всего предприятия, так как регистрация и учет всей корреспонденции происходит на полной автоматике, без вмешательства человеческих ресурсов.

Корреспонденция

Это один из древнейших газетных жанров. Само его название в переводе с латинского означает "осведомлять" и в точности соответствует главному предназначению корреспонденции.

Уже в 18 веке понятие "корреспонденция" было хорошо известно российским журналистам, но лишь век спустя его стали связывать с определенным жанром. В первую очередь в ней выделили отнюдь не сообщение, не свернутый пересказ происходящего. Основной целью корреспонденции становится истолкование, выяснение причин события, определение его значимости, ценности, прогнозирование развития и так далее. Поэтому этот жанр относят к аналитическим.

Тем не менее, исследователи выделяют два вида корреспонденции.

В информационной корреспонденции автор подробно рассказывает о происходящих процессах, стремясь сгруппировать факты, объединить их общей темой. Ее задача - привлечь внимание к событию и показать тенденции его развития. Разумеется, что и в информационной корреспонденции присутствует анализ происходящих событий, но гораздо в меньшем количестве, чем в аналитической корреспонденции, которая теоретиками журналистики выделяется как второй вид.

Здесь автор уже не столько привлекает внимание к событию, сколько определяет его место в череде других событий. ^ Аналитическая корреспонденция, отталкиваясь от заданной темы, представляет анализ ситуации, выявляет причинно-следственную взаимосвязь событий, фактов. Журналист как настоящий исследователь изучает процессы, происходящие в обществе, на конкретных примерах отдельно взятых фрагментов жизни. Такими корреспонденциями как бы идет накопление фактов, которые можно будет обобщить, систематизировать и вывести общие закономерности для всего общества.

Но и тот, и другой виды корреспонденции имеют общее - глубокое содержание, яркая подача материала, четкие выводы. Мысль в корреспонденции движется от реальных фактов и представляет собой их анализ. Да и предметом отображения в обоих видах корреспонденции являются как ситуации и процессы, так и информационные явления.

Одним словом, основным для корреспонденции является разработка на конкретном материале актуальной темы в сравнительно нешироком масштабе. И все в ней зависит от характера ситуации. Центральным предметом корреспонденции является один значительный факт, все остальные детали, примеры, суждения служат вспомогательным материалом для его всестороннего освещения.

^ Корреспонденция имеет ряд специфических признаков.

Во-первых, авторы корреспонденции делают выводы и обобщения локального характера, то есть не распространяющегося за пределы анализируемого явления, события, факта. Изучая проблемную ситуацию, сложившуюся в отдельном коллективе, автор с места события сообщает о произошедшем и пытается сделать предварительные выводы на основе проведенного им анализа.

Во-вторых , факты в корреспонденции лишь подсказывают наиболее важные, первоочередные проблемы, главное же для автора - анализ сложившейся ситуации. Это значит, что журналист, опираясь на конкретные события, не ставит своей целью более или менее подробно пересказать их. Объясняя их, он стремится установить связь между явлениями и общим законом, которым они все без исключения подчиняются.

Поэтому, выясняя причину какого-либо явления, автор корреспонденции нацеливается на тщательную проверку полученных данных, на уточнение внутренней связи между исследуемыми фактами, что, в конечном итоге, поможет ему избежать ошибок в логике построения причинно-следственных связей.

Конечно, журналист использует далеко не все, выявленные им факты. Он отбирает те, которые помогут ему выработать ясную концепцию темы. Ведь чтобы правильно проанализировать ситуацию, ему необходимо проделать ряд операций.

Во-первых , установить, что она собой представляет, зафиксировать это представление в тексте. Во-вторых , выявить основную общественную задачу, возникшую в данной ситуации, и дополнительные задачи. В-третьих , выяснить основные причины возникновения данной ситуации и соответствующих задач, соотносящихся с ней. В-четвертых , сформулировать главную проблему, с которой связано решение основной задачи. В-пятых, сформулировать основные предпосылки решения главной проблемы, связанной с данной ситуацией, наметив пути создания этих предпосылок. И в-шестых, выяснить роль интересов основных участников ситуации в создании данных предпосылок благоприятного развития ситуации и решения проблемы.

Любой аналитический текст состоит из факта и комментария. Факт - это сообщение о предмете интереса автора выступления: отдельное событие, явление, феномен, процесс или ситуация. Комментарий - оценка предмета отображения, его причинно-следственный анализ, прогноз развития или программа действий, которую, по мнению автора, следует осуществить.

Корреспонденция представляет собой, как правило, логико-эмоциональный монолог автора. Но в последнее время стали возникать и такие формы, как корреспонденция-интервью, сочетающие в себе признаки информационных жанров. Или, скажем, в иных случаях требуется разработка темы через призму морали. И тут журналист прибегает к элементам художественно-публицистического творчества, включая в корреспонденцию признаки очерка или фельетона.

Но в любом случае, при создании материалов жанра корреспонденция журналист использует нейтральные устойчивые словосочетания, иностранные заимствования, однородные эпитеты, синонимические ряды, идиоматические обороты, метафоры и риторические вопросы. И, само собой разумеется, журналист охотно пользуется научными терминами, тем самым поднимая статус своего выступления до научно-публицистического.

Корреспонденция, как мы уже выяснили, имеет свою "архитектуру": вначале - повествование о центральном событии, затем - анализ и комментарий, позволяющие убедить читателя в правоте автора материала, и наконец - описание последствий центрального события. Конечно, часто бывает и так, что сообщение о факте рассредоточено по тексту, причем фактологические отрывки перемежаются с комментирующими. Здесь все зависит от замысла журналиста.

Если журналист уподобляет себя ученому, то структура текста возникает непроизвольно, как итог объективного описания хода познания действительности. Он последовательно группирует данные по каким-либо признакам, не обращая внимание на хронологию. Или ищет устойчивые совокупные признаки свойств исследуемых журналистом актуальных ситуаций, явлений, событий, феноменов, чтобы типизировать полученные им данные.

Но журналист может выстроить текст с учетом адекватного восприятия читателем его исследовательских находок. Он ставит перед собой задачу не описать, а объяснить. И тогда корреспонденция может быть выстроена по законам, более присущим художественно-публицистическим жанрам.

Все это сказывается и на объеме материала. Таким образом, корреспонденция может занять от ста - ста двадцати строк до целой газетной полосы.

Признаками мастерства журналиста здесь становятся умение отбирать факты, отделять главное от второстепенного, умение анализировать факты и явления повседневной жизни, обобщать их, делать выводы и предлагать свое решение проблемы.