Open space компании. Open Space офис: что это такое? Основные преимущества Open space, аренда, нюансы

Open space (или открытое пространство) – это современная организация офисов. Огромное помещение, где постоянно кто-то говорит по телефону, коллеги обсуждают рабочие вопросы, печатают документы. Все это напоминает гудящий улей. Похожая структура постепенно набирает популярность – многие компании уже перешли на open space. Несколько десятков человек может находиться в таком офисе, здесь нет отдельных кабинетов, глухих стен или даже перегородок. Но не все сотрудники предпочитают такое место работы. Одни довольны и нормально чувствуют себя в подобной атмосфере. Другие сравнивают офис с коммунальной квартирой, мечтают об отдельном кабинете. Но не всегда последним дается право выбора. Если вы не одобряете open space, но вынуждены работать в таких условиях, то вам пригодятся наши правила. Они подходят не только для сотрудников, но и для начальников. Мы поможем сделать работу в таком офисе максимально продуктивной.

Как работать в опенспейс офисе

Одна из причин нарастающей популярности открытых офисов – это их экономичность. Согласитесь, что отдельные кабинеты обойдутся дороже, чем открытое пространство. Еще один плюс – это быстрое решение отдельных вопросов. В open space гораздо проще отыскать нужного коллегу, даже если он отошел со своего места. Также среди достоинств таких офисов выделяют демократичную атмосферу. Если нет границ кабинетов, то и психологические барьеры между людьми пропадают. Сотрудники лучше взаимодействуют, приходят на помощь, больше общаются.

Но в безбарьерности есть и отрицательные стороны. Например, отсутствие конфиденциальности. Все разговоры могут быть услышаны. Недостаток личного пространства – это серьезный минус . Более того, рабочее место должно соответствовать строгому регламенту. Исследователи вывели закономерность, что офисы опенспейс менее способствуют продуктивности работы. Причиной тому становится постоянный шум, стресс, отвлекающие факторы.

Со спецификой работы в открытых офисах можно справиться с помощью определенных секретов:

• Правила. В небольшом опенспейс офисе, где сотрудники уже долгое время работают вместе, существуют специальные правила, которые делают существование сослуживцев более удобным и комфортным. Эти правила можно создавать коллективно, учитывая все предпочтения и пожелания. Новым людям можно рассказывать все правила устно, чтобы они проще влились в коллектив. Но большой open-space офис с высокой текучкой кадров, по мнению экспертов портала http://rabota.ua/ , должен иметь свой свод правил. Обычно этим занимается руководитель, фиксирует все на бумаге. В таком своде будет расписано, например, что разрешается делать на рабочем месте. Чашка чая или кофе разрешена, а более плотный прием пищи за столом – уже табу.
• Разделение помещений. Помимо рабочих мест в open space должны быть специализированные помещения, например, кухня. Здесь уже можно спокойно перекусить, разогреть еду, пообщаться с коллегами во время перерыва. Хороший офис также оборудован отдельной комнатой, где сотрудник можно посидеть в тишине и сосредоточиться на рабочих вопросах. Еще одно полезное помещение – это комната развлечений. Здесь можно поставить стол для пинг-понга или аэрохоккей. Некоторые руководители думают, что работники будут отвлекаться от своих обязанностей при наличии такой комнаты, однако это не так. Практика показывает, что сотрудники и так загружены работой, поэтому развлечениям уделяют минимум времени. Зато подобная комната позволит в нужный момент отвлечься, чтобы потом со свежими силами приступить к работе.
• Рабочее место. Все столы в опенспейс офисах похожи друг на друга, но можно внести индивидуальность. Поставьте фотографию любимых или семьи, принесите милую безделушку из дома, заведите комнатное растение. Это позволит создать личное пространство. Естественно, если правила компании это допускают. И еще, рабочее место всегда должно быть в порядке.
• Общение с коллегами. Работа в open space – это возможность быстро связаться с нужным человеком. Но не стоит кричать ему, ведь это отвлекает других работников. Хотя общение через Интернет тоже будет странным, особенно, если ваши столы расположены близко друг к другу. Все вопросы нужно решать лично. Для оптимизации работы стоит собрать сразу несколько вопросов и решить их скопом, вместо того чтобы непрерывно бегать по офису. Хотя некоторые вопросы требуют незамедлительного решения. Несмотря на открытость помещения, нужно уважать личное пространство другого человека. Прежде чем подойти к нему, уточните, есть ли у него время для решения ваших проблем.
• «Приемные часы». Любой вопрос можно решить оперативно, в этом достоинство open space. Но часто это означает, что вас постоянно отвлекают посторонними проблемами, звонками, документами, предложениями. Чтобы этого не происходило, многие сотрудники организовывают для себя «приемные часы» - время, которое можно уделить для решения чужих проблем. Также это можно решить всем офисом, определив специальное время для совещаний. Оставшаяся часть рабочего дня должна быть посвящена индивидуальной работе.
• Телефонные звонки. Постоянно звонящий телефон – это бич всех офисов опенспейс. Чтобы не отвлекать коллег, уважать их труд, нужно не ставить на звонок слишком громкую мелодию. Лучше установите режим вибрации. Не стоит обсуждать по телефону личные вопросы, подождите обеденного перерыва или выйдите в коридор. Вашим коллегам точно не интересны ваши планы на вечер. Задумайтесь, хотите ли вы посвящать посторонних людей в вашу личную жизнь.
• Звукоизоляция. Многие используют в офисе наушники или беруши, чтобы защитить себя от посторонних шумов. Это действенно, но не всегда эффективно. Полностью ограждаться от внешнего мира можно только в самых исключительных случаях, иначе это противоречит офисной этике. Часто отвлекающим фактором является шум кофемашин. Хорошее решение предложила одна торговая организация. У них в офисе дважды в день проводятся кофе-паузы. В это время все сотрудники отвлекаются от дел, чтобы выпить чашечку кофе, поэтому шум кофемашины никому не мешает.
• Запахи. Запах является таким же отвлекающим фактором, как и шум. Стоит уважать своих коллег и не есть на рабочем месте. Это также касается духов или косметики. Слишком сильный запах парфюма может раздражать, а у некоторых людей он вызывает аллергию. Для успешного взаимодействия с работниками стоит отказаться от сильно пахнущих средств.

Формат open space набирает популярность, но при этом не вызывает восторга у персонала компаний. В нашем обзоре примеры креативных и комфортных офисов в этом формате.

Open space (открытое пространство) – считается современным форматом организации офисного пространства. В представлении многих – это огромное помещение, где постоянно кто-то говорит по телефону, коллеги обсуждают рабочие вопросы, печатают документы. Там по определению не может быть уютно, сложно сосредоточиться, и всё пространство напоминает гудящий улей.
Формат набирает популярность, но при этом не вызывает восторга у персонала компаний.
Но если за дело берутся грамотные архитекторы и дизайнеры, а компания ориентирована на комфорт своих сотрудников, то open space становится тем местом, где работается легко, просто и с максимальным комфортом.

DROPBOX Inc. – компания, обслуживающая облачный сервис
Расположение: Сан-Франциско
Дизайн: Студия Rapt
ФОТО: Kara BRODGESELL ДЛЯ DROPBOX

Dropbox является компанией, которая растет быстрыми темпами и открывает новые офисы по всему миру. Но ее штаб-квартира в Сан-Франциско, в которую компания въехала в феврале 2012 года, по-прежнему является показателем философии бренда. «Так как продукты Dropbox являются «домом» для ваших данных, мы хотим, чтобы офис Dropbox, был домом для наших сотрудников,» - говорит Молли Стронг, координатор дизайн-проектов компании. «Мы хотим, чтобы это было действительно восхитительно для всех, кто здесь работает»

Разрабатывая вместе с дизайн-студией оформление офисного пространства, компания Dropbox хотела максимально отразить гибкость - как философию для обеспечения будущего роста компании, так и возможность своим сотрудникам формировать свою рабочую среду. Каждый сотрудник, либо проектная команда, могут свободно формировать свое рабочее пространство – доступ к данным из любой точки офиса позволяет это сделать легко и просто.

LIVEFYRE
Расположение: Сан-Франциско
Дизайн: Studio O+A
ФОТО: JASPER SANIDAD

Когда студия «O + A» приступила к созданию новой штаб-квартиры в Сан-Франциско для медиа-компании Livefyre, задачей было выделить молодость компании и наполнить пространство естественным теплом. Специалисты использовали не только цветовую гамму, создавая задуманное, но и фактуру дерева.

Синие и бежевые стены и потолки в офисе отражают цвета бренда в физическом пространстве. Здесь есть достаточно много места для совместных рабочих зон. Но команда инженеров потрудилась и над созданием тихих рабочих мест для одиночек. В этой части офиса используется войлок на потолке, что притупляет шум, одновременно способствуя уютной атмосферой.

В фойе компании имеется большой мультимедийный экран и стол приема, который может трансформироваться в барную-стойку. Это тоже отражение философии компании: бренд – это не логотип на стене, но это офис, пропитанный ощущением бренда и наполненный людьми и их идеями.

EVERNOTE
Расположение: Сан-Франциско
Дизайн: Studio O+A
ФОТО: JASPER SANIDAD

Когда Evernote, компания по программному обеспечению организаций, решила увеличить квадратные метры своего офиса и перейти с одного этажа на два, они не представляли, как в таком пространстве сохранить единство. Архитекторы создали необычный способ соединить этажи, и сделали лестницу полезной и многофункциональной. Это не просто лестница, это также многоуровневая зона отдыха, где сотрудники могут собираться в неофициальном формате, или в массовом порядке - скажем, для корпоративного совещания.

Интересное решение архитекторы нашли и для зоны приема гостей. Т.к. сотрудники приемной не заняты полный рабочий день, было предложено разместить во входной зоне барную стойку. Бармен - он же офис-менеджер - может показать гостю, куда ему пройти, а также приготовить ему или сотрудникам что-нибудь перекусить.

Руководством компании изначально было принято решение не тратить огромные деньги на редизайн офисного пространства. Поэтому компания архитекторов сосредоточилась на простых и чистых линиях и решениях, а несколько «хитрых» штрихов были добавлены в финале оформления. Например, в зоне отдыха появилась стена с растениями. Так же стоит обратить внимание, что мебель, которая здесь размещена, скорее «домашняя», чем стандартная офисная. Такой простой ход дает возможность сотрудникам почувствовать «домашний» комфорт и действительно отдохнуть и расслабиться.

GOOGLE
Расположение: Дублин
Дизайн: Carmenzind Evolution
ФОТО: CAMENZIND EVOLUTION

Офис компании Google в Дублине - это европейский центр компании по финансам и продажам, который занимает четыре здания. В связи с тем, что персонал компании международный, и в офисе говорят сразу на нескольких языках, было решено не воплощать культурные традиции в оформлении, а отразить философию самой компании.

Инновации не всегда рождаются за вашим рабочим столом. При проектировании офисов Google в Дублине, архитектурная студия Carmenzind создала общие пространства с ярким «характером». Например, эта зеленая комната, которая одновременно напоминает и кафе и конференц-зал. В компании считают, что сотрудник не должен пить кофе каждый день в одном и том же месте. Цель создания таких пространств – поощрять людей передвигаться в пределах здания.

Стимулирование творчества через игровые площадки в корпоративных офисах компании Google многие считают прихотью руководства. Но в компании считают иначе. В Google работает много молодых парней и девушек. Но они современные образованные люди и знают, как перерыв помогает в работе. Игры, или поход в бассейн – это прекрасно для их мышления и творчества.

ZENDESK
Расположение: Сан-Франциско
Дизайн: Design Blitz
ФОТО: ZENDESK

Просторный офис компании Zendesk оформлен фирменным зеленым цветом бренда. Отдельные рабочие места и длинные столы для совместного работы отражают то, что дизайнер Сет Хэнли называет «чистой, скандинавской эстетикой». Зеленый мох стены - это живой, дышащий мох - визуально соединяет два этажа, давая ощущение Hygge, датское слово, которое переводится как «уютность».

Пространство штаб-квартиры Zendesk разработано таким образом, чтобы быть «воздушным, обаятельным, скромным, и несложным». Таково эстетическое воплощение самого бренда, философией которого является дружественное и серьезное отношение к своей работе. Лестница на фото выше, это переход из цокольных помещений в стальную часть здания. Одновременно она выполняет функции места релаксации для сотрудников.

В бизнес-центрах Холдинга «АйБи ГРУПП» имеются офисные помещения, где арендаторы смело могут применить формат open space для создания рабочего пространства своих сотрудников.. Если вам нужен офис в Санкт-Петербурге, Вы можете подобрать варианты на странице

Трудовая деятельность человека может организовываться по-разному, в зависимости от сферы деятельности компании где он трудится. Самой распространенной на сегодняшний день формой организации рабочего процесса является офис. В развитом обществе здесь трудится большинство людей. Существуют различные конфигурации офисов, одной из них является тип Open space.

Определение понятия Open Space

Open space - это тип планировки офисного помещения, в котором рабочие места располагаются в одной большой комнате и отделены друг от друга тонкими перегородками. Этот тип стал популярен в Америке. Широкое распространение он получил в середине XX века. На сегодняшний день более 90% офисных сотрудников США трудятся именно в таких помещениях. Постепенно офисы подобного типа «захватывают» и российские организации.

Плюсы и минусы

Планомерное увеличение числа таких офисов в первую очередь связано с большим числом преимуществ.

Среди основных достоинств можно выделить:

1. Экономия на арендной плате . Большинство организаций берут помещения в аренду для ведения своей деятельности. Open Space помогает разместить сотрудников гораздо компактнее, чем это получается при кабинетно-коридорном типе. Соответственно, меньшая площадь - меньшие затраты.
2. Удобное взаимодействие между сотрудниками . Близкое расположение сотрудников друг другу помогает оперативно решать возникшие проблемы. Отпадает необходимость бегать по различным кабинетам тратя на это много времени.
3. Улучшается контроль . Открытое пространство не дает сотруднику заниматься посторонними делами, так как в любой момент его может застать за этим начальник.
4. Командный дух . Открытое пространство дает почувствовать сотрудникам себя равными. Офис открытого типа значительной степени уменьшает возможность образования небольших замкнутых групп.
5. Единство . Открытое пространство помогает почувствовать участникам коллектива единым целым. Увеличивается всеобщая нацеленность на достижение поставленных целей. У сотрудников появляется ощущение разделенной ответственности.
6. Улучшается адаптация новичков . Неотъемлемой частью рабочего процесса является появление в нем новых звеньев. Сотрудники, которые только приступили к своим обязанностям, могут с легкостью обратиться к любому опытному человеку за помощью. Новичок также в короткие сроки знакомиться со всем коллективом.
7. Сокращаются сроки документооборота . Все бумаги находятся в одном месте, поэтому их не надо собирать по кабинетам.
8. Уменьшение расходов на оборудование . Компактное расположение рабочих мест позволяет сэкономить как минимум на соединительных проводах. Экономия также получается на оргтехнике.
9. Рост доверия клиентов . Согласно исследованиям, на подсознательном уровне клиенты больше доверяет компаниям, у которых планировка офисов в стиле Open space.

Как и у любого явления, офисы типа Open space имеют свои недостатки:

1. Шумная обстановка . В любом месте где собирается много людей, за исключением, наверное, библиотеки, создается шумная обстановка, которая не лучшим образом влияет на работоспособность сотрудников, особенно сильно шумы влияют на людей с низкой стрессоустойчивостью.
2. Стрессы . Постоянные шумы и отсутствие личного пространства для нервных систем некоторых сотрудников становятся настоящим испытанием. В большинстве случаев это негативно сказывается на работоспособности коллектива, при этом может ухудшаться эмоциональный фон в целом.
3. Воровство . В этом случае имеется в виду не кража личных вещей, а исчезновение рабочих предметов ручек, бумаги, степлера и т.п.
4. Увеличение конфликтов . Каждый человек имеет свои индивидуальные особенности. Очень трудно найти компромисс в каком-либо вопросе при большом количестве заинтересованных людей. Банально, но очень трудно решить открывать окно в не совсем жаркий день или нет.
5. Распространение болезней . В местах, где скапливается большое количество людей, заболевания, передающиеся воздушно-капельным путем, распространяются гораздо быстрее. Устройство офиса открытого типа напрямую способствует распространению болезней в коллективе в ускоренном темпе.

Отзывы сотрудников

В Соединенных Штатах Америки изучением комфортности работы в Open Space офисах занималось множество исследователей. Согласно проведенным исследованиям большинство сотрудников утверждают, что им не хватает личного пространства.

Многие также жалуются на климатические условия внутри помещения. Больше всего сотрудники жалуются на шумную обстановку в офисах данного типа. Шум и мешает им сосредоточиться.

Как повысить продуктивность работников в зоне Опен Спейс?

Если продуктивность в офисе этого типа оставляет желать лучшего, существует ряд мер которые помогают ее увеличить:

1. Грамотная планировка помещения . Первым делом нужно заняться внутренней планировкой офиса. Лучше отказаться от стандартизации рабочего места в пользу разнообразия. Нужно предоставить сотрудникам выбор места, где им удобней работать. В офисном помещении надо установить большой стол для общих собраний, а также оборудовать зону отдыха недалеко от рабочего места. Стоит также наполнить растениями все пространство офиса, но, чтобы они не мешали рабочему процессу.
2. Возможность регулировки внутренней среды . Все сотрудники должны иметь возможность регулировать температуру и влажность воздуха, а также его кондиционирование. Это позволит создавать приемлемые рабочие условия для каждого человека.
3. Отказ от высоких перегородок . Высокие перегородки способствуют увеличению уровня шума во всем офисе, при этом эффекта увеличения личного пространства добиться практически не получается.
   Установка правил. В любом большом коллективе не обойтись без свода правил, которые будут регламентировать отношение коллег друг к другу. Например, стоит рекомендовать ввести специальные знаки, запретить слушать музыку без наушников, громко разговаривать и т.п.
4. Руководство должно быть ближе к «народу» . Обычно руководители выделяют себе отдельный кабинет, сотрудники же трудятся в общем пространстве. Если начальник устроит рабочее место недалеко от своих сотрудников и откажется от личного кабинета, он может наладить микроклимат в коллективе, тем самым значительно увеличив производительность.
5. «Глоток» свежего воздуха . Свежий воздух увеличивает мозговую активность, а также снижает раздраженность нервной системы. Он помогает бороться также с различными заболеваниями. Поэтому стоит установить в офисе приточную вентиляцию, которая обеспечивает регулярный приток кислорода.

• В чем особенности офиса типа open space.
• Какие существуют преимущества и недостатки такой организации пространства.
• Как грамотно спланировать open space, чтобы это было эффективно.
• Какие правила поведения стоит соблюдать, работая в open space.

Оформление офисов в формате open space стало модным благодаря западному влиянию. Данная система организации удобна в плане доступа руководства к подчиненным, а также позволяет сэкономить полезную площадь здания.

Open space офис: преимущества и недостатки

Офисы open space получили широкое распространение благодаря преимуществам.

1. Экономится полезная площадь. Даже в небольшом помещении можно оборудовать рабочие места для большого штата сотрудников. Выгода в финансовом плане однозначна.
2. Сотрудникам легче взаимодействовать между собой, что способствует быстрому решению вопросов. Если работа требует оперативности, офис open space ее обеспечит.
3. Деятельность персонала легко контролировать. Люди, работающие в отдельных кабинетах, часто отвлекаются на посторонние дела, и отследить это невозможно. Open space офис – открытый, поэтому такой проблемы не возникает.
4. Соблюдается принцип демократичности. Все сотрудники чувствуют себя равными. Замкнутые группы внутри коллектива образуются гораздо реже или не образуются вовсе.
5. Сохраняется корпоративный дух. Люди, работающие в едином пространстве, ощущают себя частью целого, что благоприятным образом сказывается на мотивации.
6. В офисе open space новые служащие быстрее вливаются в коллектив, так как человек в первый же день знакомится с коллегами. Новичку, у которого возникли трудности, не нужно блуждать по офису в поисках совета более опытных сотрудников.
7. Упрощается работа с документами, так как все нужные бумаги можно найти в одном помещении.

Организация офиса по системе open space в первую очередь выгодна владельцу компании. Не нужно ломать голову, как бы найти отдельное рабочее место каждому члену команды. Можно просто взять в аренду одно большое помещение и установить в нем определенное количество перегородок, тем более что стоит такое переоборудование не дорого.

Однако open space офисам свойственны и недостатки.

1. Уровень шума в них выше, чем в традиционных офисах. Когда в одном помещении работают несколько десятков человек, достойно решить эту проблему невозможно. Постоянные разговоры, телефонные звонки, звук работающей аппаратуры не дают сотрудникам сосредоточиться в должной мере.
2. Люди испытывают постоянный стресс и становятся раздражительными. Если даже забыть про окружающий шум, то стесненность и отсутствие личного пространства не прибавляют хорошего настроения. Такое положение дел не может не сказаться на производительности самым негативным образом.
3. В офисе open space существует риск воровства. Личные вещи работников постоянно на виду, поэтому многие могут переживать за сохранность имущества.
4. Возможны разного рода конфликты – даже из-за мелочей. Кому-то душно, и он открывает форточку. Другой боится простудиться. Все это не способствует благоприятной атмосфере.
5. Инфекционные болезни распространяются с огромной скоростью. Стоит одному сотруднику заболеть (например, гриппом), и на следующий день уже несколько человек чувствуют недомогание. Специальные исследования подтвердили, что в офисе open space люди больше подвержены болезням.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что подобная система организации рабочих мест позволяет сэкономить на аренде, но в состоянии плохо сказаться на производительности труда персонала.

Как повысить производительность труда в open space

Редакция журнала «Генеральный директор» привела рекомендации, которые помогут правильно организовать open space, так чтобы работники оперативно решали текущие вопросы, но при этом чувствовали себя комфортно и сохраняли высокую работоспособность.

Какой должна быть планировка офиса open space

При проектировке open space офиса и подборке к нему мебели следует обратить внимание на следующее:

• как компания себя позиционирует на рынке и какой имеет статус;
• особенности ее деятельности (здесь рассматриваются специфика работы, отношения между сотрудниками и клиентами, начальством и подчиненными);
• маршрут, по которому будут передвигаться посетители;
• продолжительность рабочего времени сотрудников open space офиса;
• возможность рационального использования помещения;
• его цветовую гамму;
• удобство доступа сотрудников к общим зонам.

При обустройстве офиса в формате open space лучше всего придерживаться модульного принципа. Это позволит расположить рабочие места весьма компактно и сэкономит имеющуюся площадь.

Рабочее пространство для сотрудников оформляется при помощи надстроек и тумб. Зачастую несколько рабочих мест объединяются с целью получения зоны для командной деятельности. В open space офисе такие зоны обычно рассчитаны на трех-четырех человек. Также подобные офисы в обязательном порядке оборудуются кабинетами для переговоров и презентаций. Приобретая мебель для обустройства рабочих мест и отдельных помещений, лучше всего сотрудничать с компанией, которая сможет не только подобрать или произвести нужные товары, но и осуществить саму проектировку.

Вся работа по оформлению open space офиса делится на несколько этапов.

Проектирование. Если open space офис планируется сделать компактным, на сотрудников числом до 10, то лучше всего тут подойдет кольцевой способ размещения рабочих мест. Столы ставятся по периметру, образуя кольцо. Прямоугольные помещения попадаются гораздо чаще, чем квадратные, поэтому при подобной системе обустройства в центре комнаты остается достаточно места для комфортного передвижения сотрудников.

Когда нужен средний open space офис (до 30 человек), вариантов планировки становится больше. Если пространства много, а специфика работы подразумевает сильный шум, то рекомендуется так называемое островное размещение работников. Плотность людей при такой планировке снижается. В ситуациях, когда требуется кооперация сотрудников, а шума в помещении немного, хорошо подойдет линейное распределение рабочих мест. Столы в этом случае выстраиваются рядами.

Если open space офис большой, чаще всего используется система модулей. И здесь лучше всего обратиться за помощью к профессиональному дизайнеру. Каждый модуль является отделом. Между собой они разделяются перегородками, стеллажами или зонами отдыха.

Мебель для подобных офисов изготавливают, как правило, в стиле хай-тек. В ней множество разного рода шкафов и перегородок. При этом в качестве последних часто выступают сами шкафы. Офис open space обязан не только современно выглядеть, но и быть эргономичным. Большинство столов имеют вырезы обтекаемой формы – для удобства расположения рук, а также специальную кромку из полиуретана, что обеспечивает комфорт и безопасность использования. На тумбах часто стоят центральные замки.

Оборудование рабочих мест. Классический набор мебели для сотрудника – это стол, офисное кресло и тумба. В качестве дополнения выступает стеллаж или шкаф.

В мебели изначально обязаны быть предусмотрены отверстия для проводов, секции для укладки кабелей, вертикальные или горизонтальные кабелеводы.

Что касается шкафов для open space офиса, то должна быть возможность собрать их таким образом, чтобы они выполняли конкретные задачи (например, хранение документации) и вместе с тем гармонично вписывались в интерьер. Можно использовать шкафы, изготовленные из различных материалов, габариты также могут отличаться. Но задняя крышка у подобной мебели должна быть эстетически привлекательной: подходящей по цвету, обтянутой тканью, ЛДСП и т. п. Зачастую офисы оборудуются двухсторонними шкафами с общей задней стенкой – это позволяет сэкономить как средства, так и пространство.

Стеклянные перегородки и отдельные кабинеты. Даже офис в формате open space не может обойтись без оборудования переговорных комнат и отдельных кабинетов для топ-менеджеров. Часто стены таких помещений делаются из стекла, и единственное их преимущество – звукоизоляция. Подобное дизайнерское решение можно назвать достаточно спорным, так как люди вынуждены постоянно находиться на виду. Некоторые просто не способны нормально трудиться в таких условиях, поэтому стеклянные перегородки лучше использовать лишь при организации переговорных, предназначенных по большей части для обсуждений и командной работы.

Переговорные комнаты часто снабжаются специальными стульями или креслами, которые в целях освобождения пространства можно быстро сложить или передвинуть. Но в то же время нельзя забывать о надежности и удобстве данного вида мебели: комплекция и манера сидеть у каждого человека своя, а переговоры, бывают, затягиваются на несколько часов. Исходя из этого стулья и кресла нужно выбирать очень тщательно: опробовать их, что называется, лично, оценить все возможные характеристики.

Кабинет руководителя в open space офисе должен выглядеть комфортно, создавать у посетителей ощущение некой стабильности. В этом поможет соответствующая мебель, с массивными столешницами и опорами, сделанная из дорогих материалов и укомплектованная подходящей фурнитурой. Помимо рабочих столов кабинеты должны быть снабжены высокими или низкими стеллажами (шкафами), конференц-столами для совещаний и деловых встреч, брифинг-приставками, тумбами-фригобарами и журнальными столиками. С помощью всех этих элементов в кабинете обустраиваются не только рабочее пространство и место для переговоров, но и зона отдыха.

Кухня и место для отдыха. На территории больших бизнес-центров всегда есть кафе, в котором сотрудники офиса могут пообедать. Но в любом случае формат open space офиса подразумевает организацию специального места, где можно попить чай или кофе, а также расслабиться и несколько минут провести в тишине. Подобные зоны отдыха обычно оборудуют удобными креслами и диванами. Если офис маленький или средний, то зона отдыха часто совмещена с кухней или вообще отсутствует. Тогда в помещении необходимо поставить хотя бы небольшой обеденный стол или барную стойку с несколькими стульями.

Главное, чтобы для кухни была выделена отдельная комната с дверью. В подобном помещении люди могут свободно общаться, не мешая работать другим сотрудникам.

Совет 1. Сделайте несколько вариантов рабочих мест. Если человек умеет приспосабливаться, то огромное помещение с одинаковыми столами ему для работы вполне подойдет. Но далеко не все обладают подобным даром, а потому такие условия будут отрицательно сказываться на производительности труда. У большинства людей есть свои предпочтения. Кто-то способен работать только в тишине, и для такого человека больше подойдет полуизолированное пространство. Кому-то, наоборот, требуется активное общение с коллегами, и большие перегородки в этом случае будут только мешать.

Разумеется, формат офиса open space не предполагает обеспечение индивидуальных запросов каждого сотрудника. Более того, такое вряд ли удастся сделать даже при желании. Но выбор хотя бы из нескольких вариантов предоставить вполне возможно. Во многих компаниях в дополнение к основному помещению офиса создают похожее на библиотеку пространство. В этом месте запрещено разговаривать по телефону, включать музыку и вести громкие разговоры. Сотрудник, которому нужна тишина и требуется возможность сосредоточиться, может поработать в такой комнате на своем ноутбуке.

Также имеет смысл выделить отдельное пространство и оборудовать его большим открытым столом, за которым членам команды будет удобно обсуждать вопросы касательно совместного проекта, не мешая при этом своим коллегам.

Совет 2. Планируйте верное расположение отдельных зон офиса. Имейте в виду: сотрудники open space офиса не должны постоянно находиться в одном помещении. Кроме рабочего пространства нужно оборудовать комнату отдыха и переговорную, а также место для принятия пищи. Некоторые компании также ставят специальную телефонную будку, в которой люди могут совершать звонки, не мешая при этом свои коллегам.

Все эти помещения необходимо расположить таким образом, чтобы сотрудники могли быстро и без проблем до них добраться. Если человек, которому нужно поговорить по телефону, вынужден будет идти к специально отведенному месту через весь зал, то он просто не станет этого делать и начнет звонить со своего рабочего места. То же можно сказать и о помещении для приема пищи. Если вы не хотите, чтобы работники пили кофе прямо за рабочим столом, необходимо разместить обеденную комнату как можно удобнее.

Оптимальный вариант расположения зон выбрать достаточно сложно, а потому это дело лучше поручить профессиональному проектировщику. Проанализировав размеры, назначение и количество комнат, он сможет предложить лучший вариант их размещения. Кроме того, перед началом работ по обустройству стоит посоветоваться с персоналом. Ведь именно эти люди будут работать в open space офисе, а потому могут подсказать наиболее удобное для себя расположение помещений.

Совет 3. Не отдавайте предпочтение высоким перегородкам. Перегородки обычно ставятся с целью создать для людей хоть какое-то подобие уединения. Но если стенки будут слишком высокими, то это станет одной из причин повышения уровня шума в офисе. Дело в том, что люди, не видящие лиц соседей, склонны полагать, что данные перегородки так же хорошо справляются и с изоляцией звука, а потому по телефону можно разговаривать достаточно громко. На самом деле это далеко не так. Невысокие перегородки или их отсутствие заставляют сотрудников вести себя более сдержанно – ведь человека слышно и видно всем окружающим.

Совет 4. Установите правила поведения. Каждая зона в офисе предназначена для конкретной цели. И в каждом помещении нужно вести себя соответствующим образом. К примеру, основное рабочее пространство не предназначено для громких разговоров – по телефону или в ходе коллективного обсуждения каких-либо вопросов. В помещении для приема пищи нельзя использовать ноутбуки. Переговорная не место для чаепития или прослушивания музыки.

Если сотрудникам необходимо пообщаться в основном помещении open space офиса, то для этого может использоваться внутренний чат. С одной стороны, это удобно персоналу: не нужно для решения какого-то вопроса идти в другой конец зала. С другой, руководители всегда могут изобличить людей, которые вместо работы занимаются пустой болтовней.

Хорошо бы ввести в обиход условный сигнал, который может подать любой сотрудник в случае, если он занят важным делом и его нельзя отвлекать. Таким знаком, к примеру, могут быть надетые на голову наушники или специальные usb-индикаторы на ноутбуках. Красный индикатор в данном случае означает занятость, зеленый – готовность к общению.

Совет 5. Украсьте зал с помощью растительности. Давно доказано: находящиеся рядом с людьми живые растения в самом положительном смысле влияют на производительность труда. И сотрудники open space офиса тут не исключение. Наличие такой «зеленой поддержки» делает принятие решений проще, реакцию на сложные задачи быстрее, а количество допускаемых ошибок меньше. Многие продвинутые компании не просто украшают свои офисы растительностью, а разбивают в помещениях целые парки и сады, зачастую выделяя для этого отдельный этаж или крышу здания. Человек, у которого есть возможность в любой момент посетить такой сад и провести там какое-то время, работает после этого лучше и продуктивнее.

Разумеется, не всякая фирма может позволить себе подобные траты. Но вот украсить каждое помещение open space офиса живыми растениями не так уж и дорого. Высокие горшки с зеленью легко разместить на подоконниках и даже просто на полу. При этом не составит труда подобрать растения, за которыми не нужен особый уход. Протирать время от времени листья и поливать почву можно вменить в обязанности уборщице. Подобные зеленые насаждения не только будут придавать сил сотрудникам open space офиса, но и облагородят помещение, сделают его более живым и ярким.

Совет 6. Не забудьте про рабочие места для начальства. Часто, пока люди работают в общем зале, руководители компании сидят в отдельных кабинетах. Но, чтобы слиться с командой и проконтролировать процесс работы, начальству также иногда следует присутствовать в open space. Это не значит, что надобность в личных кабинет отпадает – просто несколько часов в день нужно находиться среди подчиненных. А можно пару раз в неделю выделять для этого полный рабочий день.

Подобный режим работы позволит руководителю быть ближе к коллективу, лучше вникать в деятельность команды. Зная сильные и слабые стороны рабочего процесса, легче найти пути к его оптимизации.

Совет 7. Не бойтесь экспериментов. Идеальный формат open space для работающих на компанию сотрудников найти с первой попытки практически невозможно. У каждого коллектива есть особенности, люди имеют свои потребности и предпочтения. Руководитель, который по-настоящему заботится о персонале, не станет раз и навсегда утверждать условия работы. Спустя определенные промежутки времени их стоит менять – и смотреть, как это отражается на настроении и работоспособности подчиненных.

Вариантов организации open space офиса существует немало. Рабочие места можно расположить как лицом друг к другу, так и в виде «паровоза». Столы можно расставить четкими рядами, в виде лабиринта или вообще хаотично. Количество сидящих за одним столом человек также можно варьировать. Только поработав в различных форматах, люди смогут понять, какой из них им подходит больше всего.

5 правил поведения в офисе open space

Дарья Соловьева , директор управления по работе с персоналом компании «КПМГ» в России и СНГ, Москва

Люди, работающие в открытом пространстве, обязаны соблюдать некоторые правила поведения. Если этого не делать, то о комфортном сотрудничестве и продуктивной работе не может быть и речи.

1. Каждый сотрудник должен иметь достаточно места – как для работы, так и для хранения документов и личных вещей. В противном случае на столах будет царить беспорядок. Давно известно, что ощущение хаоса снижает работоспособность.
2. Человек всегда должен чувствовать себя комфортно – в том числе и на рабочем месте. Перегородки в open space офисе оградят сотрудников от излишнего шума и ходьбы у них за спиной. Неплохо, если из окон помещения открывается прекрасный вид. У нас такие окна стоят по всему периметру зала.
3. В open space офисе обязана быть не одна переговорная комната, а несколько. Это позволяет собирать совещания, не мешая остальным сотрудникам компании. Также не обойтись без отдельной кухни и зоны отдыха. Люди должны иметь возможность посидеть в удобных креслах, расслабиться и побеседовать друг с другом на отвлеченные темы.
4. Оргтехника в общем помещении должна быть расположена как можно компактнее и по возможности далеко от рабочих мест. Еще лучше отделить ее перегородкой, чтобы шум принтеров и факсов не мешал деятельности сотрудников.
5. Звук мобильных телефонов работники должны делать минимальным или выключать его вовсе. Громкая мелодия вызова (особенно длительная, если хозяина нет на месте) очень сильно мешает работе окружающих.

Если посмотреть на типичный рейтинг , примерно 80% из них это опенспейсы в том или ином виде. Способствуют ли открытые пространства повышению продуктивности? Удобно ли там работать? Журналисты из Quartz детально разобрались в этом вопросе.

Все, что вам нужно знать про офисы типа "open-space" (в простонародье: конюшня, опенспейс, итд).

Три четверти американцев работают в офисах типа опенспейс

Согласно исследованию International Management Facility Association, 70% сотрудников в США работают в офисах, организованных по типу открытого пространства.

Работники в опенспейсах болеют чаще

По сравнению с коллегами, которые работают в кабинетах, те, кто работает в опенспейсах, чаще болеют и берут больничные. В исследовании, которое проводил журнал Scandinavian Journal of Work, Environment and Health, выяснилось, что формат открытого пространства приводит к тому, что сотрудники берут больничные на 62% чаще, чем те, кто работает в формате "1 человек - 1 кабинет". Единственное логичное объяснение - вирусам и бактериям проще найти себе жертву в густонаселенном офисе без перегородок. Другая, косвенная, причина, заключается в том, что в открытом пространстве многим людям некомфортно, как следствие - стрессы, болезни и другие неудобства.

Сотрудникам в опенспейсах не нравится шум

Ученые Гонконгского Политехнического Института выяснили, что самый главный фактор, который раздражает офисных сотрудников, сидящих в опенспейсах - шум работающих принтеров, телефонов и разговоров. Они же определили, что фактор шума больше всего влияет на более взрослых сотрудников: после 45 лет справляться с бесконечным гулом от работающих компьютеров и телефонных звонков все сложнее, продуктивность падает катастрофически.

Опенспейсы отрицательно влияют на продуктивность

Ряд исследований показал, что в у тех, кто работает в опенспейсах была понижена мотивация, удовлетворенность работой, им не хватало уединения. Эти факторы губительно влияют на продуктивность труда.

Вы можете поставить в опенспейс крутые рабочие столы и выдать каждому по макбуку, но это не поможет

Алан Хэдж из университета Корнелла обнаружил, что специальные "эргономические" столы для работы не помогают улучшить производительность труда. Большинство сотрудников не понимает, как правильно пользоваться всем этим оборудованием, плюс "эргономичный" не равно "интуитивный".

В целом, исследования показывают, что опенспейс может ухудшать производительность труда от 5 до 15 процентов.

От себя могу добавить, что опенспейсы могут быть разными, и в некоторых даже может быть приятно находиться - до тех пор, пока они не заполняются больше, чем на треть. После того, как в опенспейсе коворкинга количество свободных мест начинает стремиться к нулю, рабочая атмосфера тоже исчезает. "Тихие" зоны превращаются в отделения колл-центров, бородатые стартаперы, бормочущие в скайпы делают помещение похожим не на офис, а на вудуистский храм. Конечно, добротные наушники спасают от всего этого кошмара, но во-первых, сидеть в наушниках по 10 часов кряду - спорное (и вредное) удовольствие, да и лучше всего работается в тишине, которую, правда, все сложнее и сложнее найти.

Искренне надеюсь, что вы все работаете в отдельных кабинетах, дорогие читатели.