Написать докладную записку образец. Материал (9 класс) на тему: Докладная записка. Что писать во внутренней докладной записке

Докладная часто составляется в случае, если начальнику отдела нужно доложить вышестоящему руководству о прогуле работника. В этой статье мы расскажем вам, как составляется докладная записка о прогуле работника. Образец смотрите ниже.

Для чего она необходима?

Прогул считается серьезным нарушением трудовой дисциплины, являющимся основанием для увольнения. Согласно , отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня, а также отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд в течение рабочего дня - является причиной, по которой работодатель имеет полное право .

Этот поступок работника нельзя оставить без внимания. Недобросовестный сотрудник, не явившийся на рабочее место без уважительной причины, должен понести ответственность за такое поведение. Сообщить работодателю о прогуле работника может непосредственный руководитель с помощью официального документа.

Докладная о прогуле работника (образец смотрите ниже) может составляться как по указанию работодателя, так и по собственному желанию сотрудников. С ее помощью можно сообщить о нарушении трудовой дисциплины работником, выразить недовольство тем, как он относится к выполнению своих трудовых обязанностей а также изложить свою точку зрения на ситуацию. Поэтому составителю документа важно правильно сформулировать свою позицию и привести доводы в ее пользу.

Готовый документ передается работодателю.

Правила составления докладной о прогуле

В случае невыхода на работу составляется записка, а также акт об отсутствии на рабочем месте. Эти документы направляются на рассмотрение руководителю. После их рассмотрения он будет принимать решение о дальнейших действиях. Если будет принято решение об увольнении, оно будет оформлено соответствующим .

После возвращения сотрудника на работу, он будет изложить причину своего отсутствия в объяснительной и передать ее руководителю.

Докладная за прогул (образец смотрите здесь) состоит из следующих пунктов:

в шапке указывается наименование организации, в которой работает сотрудник;

ФИО работодателя;

указывается название документа - докладная.

далее пишется формулировка, содержащая в себе описание ситуации. Обязательно нужно указать должность и ФИО сотрудника, не явившегося на рабочее место, а также период его отсутствия на работе. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры;

ниже указывается ФИО человека, написавшего докладную, его должность и дата.

Инструкция

Оформите шапку докладной записки. Напишите в правом верхнем углу данные адресата, т.е. на чье имя вы пишите с указанием должности, фамилией и инициалами. Здесь может быть один адресат (директор, администрация ) или несколько (директор, заместитель директора по учебно-воспитательной работе, исполняющий заместителя директора по учебно-воспитательной работе). Укажите свою должность, фамилию и инициалы.

Посередине листа укажите вид документа прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и его тему в следующей строке (о чем записка). Например: ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА об отсутствии учащегося 9 «а» Ю.Н.Терехова. Рядом с видом документа впоследствии необходимо проставить его входящий номер и дату регистрации.

В первой половине текста докладной записки подробно опишите ситуацию с указанием фамилий, дат и времени произошедшего. Т.к. докладная записка – одна из крайних мер, то при описании конкретной ситуации можно опираться на дневник по воспитательной работе (были ли подобные нарушения в поведении ученика (дата и очевидцы), какие приняты меры классным руководителем (беседа, лишение привилегий, родителям о поведении и т.д.), обсуждался уже ли учащийся на педагогических советах, родительских собраниях по этому же поводу).

Вторая часть докладной записки предназначена для изложения выводов, просьб по решению данной ситуации. Например; составляется докладная записка о срыве урока несколькими учащимися; подробно опишите действия и принятые вами меры на уроке; сделайте вывод о подготовке к других учащихся и предложите школы принять меры в отношении поведения ребят, сорвавших урок.

Поставьте дату составления записки арабскими цифрами с левой стороны листа, подпись и ее расшифровку справа.

Предприятие любой формы собственности имеет собственный документооборот в виде совокупности бумаг различной направленности, систематизированных по определенному принципу. Особого внимания при составлении требует докладная записка.

Что представляет собой докладная записка

Деловая бумага в виде докладной записки носит информативно-рекомендательный характер. Она предоставляется непосредственному начальнику либо руководителю организации. Докладная записка может быть составлена по заданию руководства и по инициативе сотрудника.

Документ состоит из конкретных фактов по отношению к отдельному вопросу. В большинстве случаев докладная записка – это субъективное мнение работника, которое изложено в письменной форме. Иногда в свете происходящих событий на предприятии руководителю крайне важно знать мнения подчиненных, чтобы скорректировать свои дальнейшие действия. От работников требуется единолично составить развернутый ответ, дополненный собственными идеями и рекомендациями.

Что касается тематики докладных, то она может быть различной: от разового предоставления сведений до периодической отчетности. В отличие от объяснительной и служебной записок докладная может использоваться внутри предприятия или же играть роль отчетного документа для вышестоящей инстанции.

Причина составления документа

Докладная записка составляется в результате выхода из-под контроля какого-либо процесса, что может нанести ущерб предприятию. Именно тогда сотрудник может подобным образом довести до сведения начальства всю информацию. К примеру, это могут быть множественные прогулы ответственного лица или наплевательское отношение к выполнению плановых показателей, что, естественно, может негативно отразиться на результатах работы всего предприятия. В целом, документ призван стать сигналом к изменению внутренней политики, которую реализует в данный момент руководство.

Как грамотно оформить докладную

Обычно документ состоит из нескольких частей. Во-первых, необходимо четко сформулировать причину, которая явилась поводом для написания докладной. Здесь обрисовывается конкретная ситуация и перечисляются факты. Затем довольно доходчиво рекомендуется высказать собственное мнение по поводу происходящего. При этом необходимо произвести анализ ситуации со всех сторон и предложить свой вариант решения проблемы.

Вся информация должна быть изложена достаточно лаконично, при этом следует придерживаться тематики произошедшего. Недопустимо искажение действительности и высказывание домыслов, которые не подкрепляются доказательной базой.

Документ размещается на листке формата А4 с обязательным указанием в верхнем левом углу наименования подразделения. Справа вверху следует расположить информацию об адресате записки. Чуть ниже с красной строки большими буквами прописывается наименование документа и его номер, а также место составления.

Затем в довольно свободной форме излагается информация, которая подкрепляется подписью сотрудника – составителя документа.

Источники:

• http://fb.ru/

Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя - на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Как написать докладную записку

По своей сути и форме докладная записка напоминает . Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки - наименование организации);
• наименование документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• место (город) составления (для внешней докладной записки);
• адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
• заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …», «Касательно …»;
• текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
• подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образцы и примеры докладной записки

Докладная записка о прогуле
Информирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец Докладная записка на сотрудника за оскорбление
Информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем.
1 образец Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец

Образец докладной записки о премировании

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

О премировании

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции - на фирменном бланке организации.

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

• о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
• о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

1. Оформление записки.
2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

• шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
• в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
• дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

Порядок написания

1. Шапка документа.
2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.
3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Директору ООО «Луч»

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

• подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
• , которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя. Прошу принять меры.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до Вашего сведения, что менеджер И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин находится на своем рабочем месте с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Выводы

Докладная записка — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.

Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.

Видео — в чем разница между докладными и служебными записками:

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды

Виды докладных записок

Докладные записки имеют несколько подразделений.

По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная - документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.

Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата:

внутренняя записка - документ, адресованный директору организации;

внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.

Образец

Образец докладной записки о премировании

Отдел снабжения

Генеральному директору
ООО «Магнит»
Семеновой Ирине Григорьевне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

О премировании

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Начальник отдела снабжения Егоров В. А. Егоров

При написании докладной записки о невыполнении либо ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей используйте следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения;

наименование документа – Докладная записка;

дата составления документа, исходящий номер;

адресат — должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

заголовок документа — «О …», «Касательно …»;

текст записки — сначала описывается факт невыполнения или ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей, затем излагается определенная просьба;

подпись — должность составителя, его подпись и расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Транспортный отдел

Генеральному директору
ООО «Свердловск»
С. С. Морозову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 6

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Соколов Иван Игоревич не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С 042 МК 83) на плановый технический осмотр, чем нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2010 г.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Соколову И. И. выговор.

Начальник транспортного отдела Шубов О. Ф. Шубов

О нарушении трудовой дисциплины

О хамском поведении сотрудника

В правом части бланка пишется ФИО лица, которому направляется докладная записка, его точная должность. Ниже пишется ФИО того работника, которые составляется докладную записку. Здесь же, в верхней части пишется наименование структурного подразделения, где выявлено хамское поведение сотрудника, ставится дата оформления документа.

В тексте необходимо подробно описать случившееся, указать, в чем именно состояло хамское поведение сотрудника. На основании изложенного высказывается просьба рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании в отношении работника. Дисциплинарное взыскание назначается с помощью приказа руководителя.

Важно выявить причину такого поведения работника, важно получить от виновного объяснительную записку, которую следует приложить к бланку докладной записки.

Внутренняя

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй — излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Пример оформления внутренней докладной записки.

Общий отдел

Докладная записка Генеральному директору объединения

10.05.99 №36 Иванову Н.К.

г. Калуга

О замене пишущих машинок.

Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина.