Несвоевременное оприходование выручки в кассу. Какое время должно быть в кассовом чеке. Торговля и отражение розничной выручки в НТТ

Мы рассматривали общие вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций. Основные проводки по кассе приведем в нашем материале.

Поступление денежных средств в кассу: проводки

Счет 50 «Касса» — счет активный, поэтому поступление денежных средств в кассу организации отражается по дебету этого счета.

Наиболее простая операция по кассе - это снятие наличных денежных средств по чеку с расчетного счета. Данная операция формирует одновременно проводку по кассе и расчетному счету. Так, если получено в кассу с расчетного счета, проводка по счету 50 будет следующая:

Дебет счета 50 - Кредит счета 51 «Расчетные счета»

Учет денежных средств (проводки поступления) по наиболее типичным ситуациям:

• возврат в кассу аванса, выданного ранее поставщику:

Дебет счета 50 - Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

• поступление наличных денежных средств от покупателей:

Дебет счета 50 - Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Проводка по кассе на розничную выручку или, что то же самое — оприходование выручки в кассу (проводка), может быть и напрямую со счетом 90 «Продажи», ведь вести учет расчетов с розничными покупателями на счете 62 нет необходимости, т.к. оплата и отгрузка производится одновременно:

Дебет счета 50 - Кредит счета 90

• получен заем наличными в кассу:

Дебет счета 50 - Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

• если возвращен в кассу остаток подотчетной суммы, проводка будет следующая:

Дебет счета 50 - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

• возмещение материального ущерба работником организации:

Дебет счета 50 - Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

• внесены средства учредителей в счета вклада в уставный капитал:

Дебет счета 50 - Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями»

• выявлены излишки по кассе в результате инвентаризации:

Дебет счета 50 - Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Выбытие из кассы: проводки по бухучету

Кассовые проводки при выбытии наличных денежных средств из кассы организации можно представить следующими основными записями, отраженными в таблице.

Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (далее — Указание № 3210-У). За нарушение этого порядка саму организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а ее должностных лиц — на сумму от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Кроме того, административные штрафы предусмотрены за неприменение в случаях, установленных федеральными законами, ККТ, а также за нарушения в порядке ее эксплуатации. В этом случае с компании штраф взыскивается в размере от 30 000 до 40 000 руб., с ее должностных лиц — в размере от 3000 до 4000 руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Виды нарушений в сфере кассовых операций и применения ККТ, за которые могут привлечь к административной четко оговорены в статьях 14.5 и 15.1 КоАП РФ. Тем не менее на практике налоговые органы нередко расширяют эти перечни, пытаясь штрафовать компании и за совершение других действий, не указанных в КоАП РФ в качестве нарушений.

Превышение лимита наличными

Предельная сумма платежа наличными деньгами в расчетах между двумя юридическими лицами, двумя предпринимателями, а также между организацией и предпринимателем составляет 100 000 руб., причем в рамках одного договора (п. 1 Указания Банка России от 20.06.07 № 1843-У, далее — Указание № 1843-У). Именно это дополнение вызывает на практике больше всего и разногласий.

Очевидно, если организация одним платежом внесла в кассу другой компании сумму свыше 100 000 руб. либо единовременно выдала более 100 000 руб. по доверенности сотруднику получателя, штраф правомерен и оспорить его практически невозможно. Сомнения в правомерности штрафа возникают, если платежи наличными осуществляются в течение нескольких дней либо если между организациями заключено несколько договоров.

Оплата несколькими платежами. Банк России пояснил, что Указание № 1843-У не устанавливает каких-либо ограничений по времени осуществления расчетов наличными деньгами. Например, в нем не указано, что ограниченна общая сумма платежей за один рабочий день. В этом документе содержится ограничение лишь по сумме 100 000 руб. в целом в рамках одного договора. Срок действия договора и периодичность осуществления расчетов по нему значения при этом не имеют (письмо Банка России от 04.12.07 № 190-Т).

Таким образом, в целях проверки наличные платежи по одному договору между одними и теми же лицами суммируются, даже если они производятся в разные дни и их разделяет продолжительный период времени. Значит, если общая сумма наличных платежей по конкретному договору превысила 100?000 руб., участников сделки могут привлечь к административной ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Вопрос в том, кого именно могут оштрафовать — плательщика или получателя денег либо обе стороны платежа. К сожалению, на него до сих пор нет однозначного ответа. Есть лишь письмо Банка России, в котором говорится, что ответственность применяется исключительно к стороне, производящей сверхлимитный платеж (письмо от 24.11.94 № 14-4/308). Однако указанное письмо фактически утратило силу еще в 2003 году.

Московские налоговики со ссылкой на это же письмо Банка России также подтвердили, что действие статьи 15.1 КоАП РФ не распространяется на юридические лица, получающие платеж (п. 2 письма УМНС России по г. от 30.12.02 № 29-12/64034). К аналогичному выводу приходят и некоторые суды (постановления ФАС Московского от 22.05.06 № КА-А40/4070-06 и Поволжского от 30.10.03 № А55-4572/03-3 округов).

Однако в последнее время арбитры, особенно ФАС Волго-Вятского округа, все чаще стали указывать, что административный штраф налагается не только на плательщика, но также и на лицо, принимающее сверхнормативные наличные денежные средства (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 30.11.10 № А28-2959/2010, от 27.07.10 № А28-1778/2010, от 18.02.10 № А28-16681/2009 и от 22.09.08 № А79-1817/2008). Поэтому организации, которую оштрафовали за получение сверхнормативного платежа, прежде чем обращаться в суд с иском об отмене штрафа, необходимо проанализировать судебную практику по своему региону.

Наличие нескольких договоров между контрагентами. Допустим, платежи наличными в пределах установленного лимита осуществлялись между двумя организациями в рамках разных договоров и их общая сумма превысила 100 000 руб. Это не является нарушением, причем даже в том случае, если указанные платежи проводились в течение одного дня.

Споры возникают, когда между двумя компаниями имеется несколько хозяйственных договоров, сходных по содержанию, например несколько договоров займа. При этом наличные расчеты по каждому договору в отдельности не превысили 100 000 руб., но если суммировать платежи по всем схожим договорам за соответствующий период, то их общая сумма составила более 100 000 руб.

При оценке подобных ситуаций арбитражные суды исходят из того, что сам по себе факт заключения нескольких сходных по содержанию договоров не может служить основанием для вывода о том, что в действительности была совершена одна сделка. Обычно суды изучают предмет каждого договора и его существенные условия.

Например, рассматривая несколько договоров по транспортировке грузов, суды пришли к выводу, что каждый из этих договоров является самостоятельным. Ведь в них были предусмотрены разные условия, касающиеся экспедируемых грузов и их характеристик, разные маршруты перевозки и стоимость транспортировки. Значит, расчеты наличными проводились по нескольким разным договорам, а не в рамках одной сделки. Поэтому установленный лимит расчета наличными деньгами не был превышен (постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.11 № 18АП-2577/2011 и Десятого арбитражного апелляционного суда от 15.09.10 № А41-15407/10).

Вместе с тем есть примеры судебных решений с противоположными выводами. Так, проанализировав по нескольким договорам займа такие условия, как процентная ставка и срок пользования займом, суд пришел к выводу, что формальное подписание шести договоров займа по 100 000 руб. каждый не свидетельствует о действительной воле сторон на заключение и исполнение шести самостоятельных договоров. Фактически стороны осуществили одну сделку на общую сумму 600 000 руб., превысив тем самым установленный лимит расчетов наличными деньгами между организациями (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.03.08 № А28-9126/2007-60/18). К аналогичному выводу, но в ситуации, когда в один день между одними и теми же лицами было заключено два договора займа на общую сумму свыше 100 000 руб., пришел Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд (постановление от 29.03.12 № А05-12467/2011).

Тем не менее Девятнадцатый арбитражный апелляционный суд, рассматривая спор, касающийся заключения двух договоров займа, каждый на сумму 100?000 руб., посчитал их отдельными договорами, несмотря на схожесть их условий (постановление от 04.10.12 № А35-7885/2012).

Расчеты наличными в рамках разных приложений или дополнительных соглашений к одному договору. В подобной ситуации суды чаще всего идут по формальному пути и признают такие расчеты произведенными в рамках одного договора (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.07.12 № А65-11294/2012).

Следовательно, если общая сумма платежей по нескольким дополнительным соглашениям к одному договору превысила 100 000 руб., это считается нарушением. Поэтому взыскание штрафа в данном случае является правомерным (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Несвоевременное оприходование денег в кассу

Налоговые органы вправе проверять полноту учета денежной выручки в организациях и у При этом они руководствуются Административным регламентом исполнения Федеральной государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей (утв. приказом от 17.10.11 № 133н).

Контроль заключается в сравнении суммы наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, с данными, отраженными в фискальном отчете, на контрольной ленте ККТ, и записями в журнале кассира-операциониста. В свою очередь записи в журнале кассира-операциониста сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, а также книги учета доходов и расходов. По каждому выявленному факту расхождений специалист инспекции получает от должностных лиц проверяемой организации письменные объяснения (п. 37 Административного регламента).

Очевидно, что оспорить документально подтвержденные факты сложно. Тем не менее компаниям удается избежать административного штрафа, если на момент проверки спорные суммы все-таки были оприходованы в кассу, хотя и несвоевременно. По мнению судов, несвоевременное оприходование денежных средств в кассу не образует состава правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.02.13 № 09АП-40090/2012). Ведь ответственность установлена лишь за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

В ряде случаев суды отмечают, что под неоприходованием денежных средств понимается нарушение не только правил приема, но и правил выдачи наличных денег. Например, несвоевременную выдачу денежных средств покупателям за возвращенные ими товары суд приравнял к неоприходованию части выручки и поэтому признал правомерным штраф за это нарушение (постановление Верховного суда РФ от 28.01.11 № 5-АД11-1).

В кассе личные деньги сотрудника

До 2012 года был установлен запрет на хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации. Такие деньги, обнаруженные при проверке, признавались неоприходованной выручкой компании и зачислялись в ее доход. Кроме того, за неполное оприходование в кассу денежной наличности с организации и ее должностных лиц взыскивались штрафы (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Действующее в настоящее время Указания № 3210-У аналогичного запрета не содержит. Тем не менее это не означает, что хранение в кассе организации личных денег работников или учредителей без оформления соответствующих документов допустимо.

Ведь прием юридическим лицом наличных денег, в том числе от работников, производится по приходным кассовым ордерам (п. 5 Указания № 3210-У). Следовательно, чтобы у инспекции не было оснований для привлечения организации к административной ответственности, при хранении в кассе личных денег работников, учредителей и иных лиц необходимо оформлять с ними договор хранения и приходный кассовый ордер на сумму, принятую на временное хранение.

Не установлен лимит остатка наличных

Каждая организация или предприниматель самостоятельно рассчитывает и устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которую может хранить в своей кассе (п. 2 Указания № 3210-У). При этом руководствуются правилами, приведенными в приложении к Указанию № 3210-У.

Лимит кассы является бессрочным. Ведь в Указании № 3210-У не оговорены сроки действия такого лимита. Получается, если организация не утвердила лимит кассы на 2014 год и продолжила руководствоваться ранее установленной суммой, нельзя считать, что размер ее лимита на текущий год равен нулю и вся наличность, остающаяся в кассе на конец дня, является сверхлимитной. Значит, ее нельзя оштрафовать за хранение в кассе наличных денег сверх такого лимита.

Однако за накопление в кассе сверхлимитной наличности, за исключением дней выплаты зарплаты, компанию и ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности (п. 2 Указания № 3210-У и ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы. А утвержденное ранее предельное значение остатка наличных денег можно отменить, издав соответствующий приказ.

Контрольные закупки при проверках ККТ

На протяжении уже многих лет многочисленные споры вызывает вопрос о том, могут ли сотрудники налоговых органов проводить так называемые контрольные закупки товаров или услуг, чтобы выявить и зафиксировать нарушения, связанные с применением ККТ. Для налоговиков этот метод остается фактически единственным способом поймать за руку недобросовестных кассиров и продавцов. Вопрос в том, законно ли его использование и вправе ли налоговики ссылаться на доказательства, полученные в ходе подобных мероприятий.

С одной стороны, законодательство РФ не предоставляло инспекторам таких полномочий. Но с другой стороны, в нем не содержалось и прямого запрета на совершение указанных действий. Казалось бы, ситуация должна была измениться с вступлением в силу с 5 февраля 2012 года Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком, условиями ее регистрации и применения, утв. приказом Минфина России от 17.10.11 № 132н (далее — Регламент № 132н).

Дело в том, что в пункте 23 этого документа указано, что проверка выдачи кассовых чеков специалистами инспекций включает:

— приобретение товаров, работ, услуг;
— оплату этих товаров, работ, услуг наличными денежными средствами или с использованием платежных карт;
— установление факта оформления или неоформления документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар, работу, услугу.

Непосредственно в том же пункте уточняется, что перечисленные действия могут проводиться специалистами инспекций лишь в двух формах:

— в форме контроля, основанного на визуальном наблюдении с применением способов видео-, аудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров;
— в форме процедур, направленных на выявление фактов невыдачи кассовых чеков при продаже товаров, оплате выполненных работ или оказанных услуг.

Получается, из пункта 23 Регламента № 132н опять же не следует, что для того, чтобы выявить нарушения, связанные с применением ККТ, именно сотрудник налоговой инспекции должен приобретать товары, работы или услуги.

Суды также не спешат признавать за налоговиками право на проведение контрольных закупок. Судьи при этом отмечают, что сведения, полученные должностными лицами налоговых органов в ходе проверочной закупки при осуществлении контроля за применением ККТ, не могут расцениваться как доказательства, полученные в соответствии с требованиями законодательства (постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 28.01.13 № А41-18162/12 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.12 № 09АП-33439/2012-АК).

Некоторые суды общей юрисдикции приходят к более конкретным выводам, причем не в пользу налоговиков. Например, городской суд указал, что из анализа пункта 23 Регламента № 132н следует, что инспектор должен лишь совершать визуальное наблюдение факта покупки и оплаты покупателем товара, в том числе с применением или без применения средств видео- или аудиофиксации. Наблюдение за действиями по покупке и оплате товара не предполагает непосредственного участия проверяющих в наблюдаемых ими действиях (определение Санкт-Петербургского городского суда от 22.10.12 № 33-14585/2012).

Таким образом, вопрос о наличии или об отсутствии у налоговиков права совершать контрольные закупки при проведении проверки применения ККТ остается открытым, что позволяет оспаривать их результаты и избегать штрафов.

А. Хоменко,
налоговый консультант

Мартынюк Н.

К нам за помощью обратилась наша читательница, описав следующую ситуацию. Организация торгует (выполняет работы, оказывает услуги населению) за наличные, часы ее работы - до 22.00. У кассира организации рабочее время с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Z-отчеты каждый вечер снимают продавцы и сразу заносят их данные в <1> (форма N КМ-4 <2>). Деньги и Z-отчет кассир получает от продавцов утром каждого буднего дня. Читательница интересуется, как в этом случае записывать сведения о выручке в кассовую книгу.

Этот вопрос возникает и в ситуации, если выручка получена работником далеко от кассы и невозможно сдать ее в тот же день, например при продажах на выставке в другом городе.

Рассмотрим применяемые на практике варианты и решим, какими можно пользоваться, а какими - не стоит.

Часы работы кассира не совпадают с часами продаж за наличные

Вариант 1. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге задним числом

Утром, получив от продавцов выручку, кассир вчерашним днем составляет на нее ПКО, заносит его в кассовую книгу и выводит остаток. И затем начинает лист за новый день. Если до получения вчерашней выручки нужно принять или выдать деньги, кассир резервирует номер для ПКО на вечернюю выручку. При этом некоторые кассиры на конец своего рабочего дня выводят остаток в кассовой книге (тогда утром этот лист книги просто делают заново с учетом вечерней выручки), а некоторые - нет.

В результате ПКО и записи в кассовой книге датированы днем получения наличных.

Этот вариант основан на том, что в Положении о ведении кассовых операций <3> нет прямого указания на то, что:

ПКО на выручку, пробитую по ККТ, нужно составить немедленно после окончания работы на ней;

Кассовую книгу следует заполнять день в день.

Даже если инспекторы иного мнения, они вряд ли смогут обнаружить, что ПКО и книга заполняются задним числом. Ведь когда налоговики приходят с проверкой кассы, вы не обязаны сразу показывать им кассовые документы. Срок представления затребованных для проверки документов не установлен, но и обязанности отдать их немедленно нет (подробнее см. ГК, 2012, N 6, с. 19).

Вариант 2. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге датой получения денег от продавцов

Перед уходом с работы кассир выводит в кассовой книге остаток по всем операциям с наличными, которые прошли за день к этому времени (в нашем примере - на 18.00). Для этого продавцы снимают сменный Z-отчет и вносят полученную к этому моменту выручку в кассу.

Закончив свою работу, продавцы еще раз снимают Z-отчет - на вечернюю выручку. Ее кассир приходует утром следующего своего рабочего дня при получении от продавцов денег и Z-отчетов. На ПКО он ставит текущую дату и записывает его в лист кассовой книги за текущий день.

Сразу скажем, что использовать этот вариант не стоит.

(-) Из кассовых документов видно, что нарушены правила использования ККТ. В соответствии с ними тот, кто работал на ККТ, должен после снятия Z-отчета и заполнения журнала кассира-операциониста при закрытии организации сдать выручку в кассу организации (либо инкассатору) <4>. А этого сделано не было.

(-) Налоговики могут оштрафовать за неоприходование (неполное оприходование) наличной выручки <5>.

Дело в том, что на сумму, полученную с использованием ККТ, должен быть составлен датированный тем же днем ПКО <6>. В листе кассовой книги за тот же день на основании этого ПКО должна быть сделана запись <7>. Это и называется оприходованием наличных <8>.

В нашей ситуации выручка оприходована, но с опозданием на день. ВАС однажды указал, что моментом начала и окончания совершения нарушения по неоприходованию является день получения выручки <9>. Поэтому и налоговики, и многие суды приравнивают несвоевременное оприходование к неоприходованию <10>.

Внимание! Пробив сумму по ККТ, выручку вы еще не оприходовали. Нужно зарегистрировать ПКО на эту сумму в кассовой книге.

Если вы попали в такую ситуацию, то все же попытайтесь оспорить штраф. Во-первых, прямого указания на то, что запись в кассовой книге о полученных через ККТ деньгах следует делать непременно датой их получения, в Положении нет. Поэтому некоторые суды не признают несвоевременное оприходование наличной выручки нарушением <11>. Во-вторых, это нарушение малозначительно, так как наличные все равно оприходованы, пусть и c небольшим опозданием. На этом основании суд может освободить от штрафа <12>. Может помочь и внутренний приказ об особом порядке оприходования выручки ККТ в кассу, связанном с графиком работы организации <13>.

Вариант 3. Руководитель назначает одного из продавцов кассиром

Тогда у вас будет основной кассир, который ведет кассу в свое рабочее время, и еще один, который отвечает за кассу только в отсутствие основного <14>. Он сам будет составлять ПКО на вечернюю выручку сразу после снятия Z-отчета и в тот же день вносить его в кассовую книгу.

(+) ПКО составлен сразу и отражает действительную дату получения наличных.

(+) Наличные вовремя попадают в кассовую книгу, и нет повода для штрафа.

Есть два способа деления ответственности за дневные и вечерние операции между двумя кассирами.

Способ 1. Организовать отдельную "вечернюю" кассу со своими сейфом и кассовой книгой. В нее второй кассир будет сразу же записывать выручку, полученную после окончания рабочего дня основного кассира. Утром, при сдаче денег из "вечерней" кассы в основную, в "вечерней" оформляют на их сумму РКО, а в основной - ПКО.

Способ 2. Два кассира ведут одну основную кассу: один - днем, другой - вечером и в выходные. Тогда придется дважды в день передавать кассу от одного кассира другому по акту, из которого следовало бы, сколько наличных и прочих хранящихся в кассе ценностей один кассир сдал, а второй - принял.

Проводить ежедневные инвентаризации кассы и составлять акты по форме N ИНВ-15 <15> вы не должны ( обязательна только при полной смене материально-ответственного лица, например увольнении работника и приеме на его место другого <16>).

Наличные получены далеко, и работник не может привезти их в кассу ни в тот же день, ни на следующий

Как мы уже сказали, эта ситуация может возникнуть при продажах в другом городе, когда работники в командировке продают за наличные продукцию фирмы, при прочей выездной торговле. То есть когда деньги попадают к кассиру только через несколько дней после их получения.

Вариант 1. Кассир приходует выручку задним числом

То есть составляет ПКО и записывает их в кассовую книгу тем днем, когда им были получены деньги. Для этого кассир заранее резервирует номера ПКО на каждый день. Если за каждый из этих дней уже был выведен остаток, листы книги приходится переделывать.

А если работник, находясь в другом городе, положил вырученные деньги на корпоративную карту через банкомат? Тогда на дату зачисления нужно составить еще и РКО на сдачу денег в банк. Этот РКО работник не подписывает. Основание его составления - чек банкомата.

(+) Даты кассовых документов и записей в кассовой книге совпадают с проведением кассовых операций.

Примечание. Если приходовать эти деньги не задним числом, а днем возвращения работника, то, как и в рассмотренном выше варианте 2, вы рискуете получить от инспекции штраф. Однако риск этот не так велик. Суды учитывали техническую невозможность доставить полученные деньги в офис в тот же день и в штрафе отказывали <17>.

Вариант 2. Кассир составляет ПКО уже в день получения выручки работником

Он делает это на основании информации, полученной от работника по телефону, факсу, электронной почте и т.п. ПКО кассир записывает в кассовую книгу за этот день. Документы, служащие основанием для составления ПКО (Z-отчет, БСО), работник отдает кассиру по возвращении в офис (а в день их оформления при возможности пересылает по факсу или электронной почте).

(-) Кассир расписывается за деньги, которых не получал и которых в кассе нет. А ведь всегда есть риск, что наличные до кассы по какой-то причине не доедут. Так что использовать этот вариант нельзя.

Вариант 3. Руководитель издает приказ о создании временной кассы на период продаж вдалеке от офиса

А работника, принимающего наличные, назначает временным кассиром и дает ему право подписи кассовых документов. Выдаем ему бланки ПКО и новенькую кассовую книгу и объясняем, как и когда все это заполнять. То есть он сам будет ежедневно составлять ПКО (а если сдаст деньги в банк - еще и РКО) и делать записи в своей кассовой книге.

Пересылать листы "выездной" кассовой книги в головное подразделение не нужно. Это обязаны делать только обособленные подразделения <18>.

По возвращении работник вместе с деньгами сдает свою "выездную" кассовую книгу. Последним в ней будет зарегистрирован РКО на сдачу наличных в основную кассу. После этого с работника снимаются обязанности кассира. А привезенная им выручка текущим днем приходуется по отдельному ПКО в основной кассовой книге.

* * *

Какой бы вариант вы ни выбрали, продумайте, как отслеживать соблюдение лимита остатка наличных в кассе. Например, кассир перед уходом может сообщать продавцам, сколько еще осталось до лимита, чтобы излишек они могли вовремя сдать в банк. Работник, который принимает наличные в поездке, может ежедневно сообщать кассиру (по телефону, факсу, электронной почте) сумму полученной выручки.

И помните, что с любого дня вы можете установить новый лимит, пересчитав его исходя из вашей максимальной дневной выручки.

<1> пп. 3, 4 Типовых правил, утв. Письмом Минфина от 30.08.93 N 104

<2> утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 N 132

<4> п. 1.6 Типовых правил, утв. Письмом Минфина от 30.08.93 N 104

<5> ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ

<6> п. 3.3 Положения

<7> п. 5.2 Положения

<8> п. 6.1 Положения

<9> Постановление Президиума ВАС от 31.01.2006 N 10196/05

<10> Постановления 8 ААС от 15.08.2012 N А75-2647/2012; 15 ААС от 09.07.2012 N 15АП-7404/2012, от 13.06.2012 N 15АП-5862/2012; ФАС ДВО от 18.01.2010 N Ф03-8062/2009; ФАС ВСО от 10.11.2009 N А33-441/2009; ФАС СЗО от 10.12.2009 N А56-13469/2009

<11> Постановления 1 ААС от 04.06.2012 N А11-12599/2011; 9 ААС от 06.02.2013 N 09АП-40090/2012

<12> ст. 2.9, ч. 2, 3 ст. 4.1 КоАП РФ; Постановления 8 ААС от 15.08.2012 N А75-2647/2012; 15 ААС от 13.06.2012 N 15АП-5862/2012

<13> Постановление ФАС ПО от 30.09.2008 N А12-5238/2008

<14> п. 1.6 Положения

<15> утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 N 88

Порядок проверки полноты учета выручки определен Административным регламентом, утвержденным приказом от 17 октября 2011 г. № 133н (далее - Регламент). Для проведения такой проверки или замруководителя налоговой инспекции должен принять соответствующее решение. Перед началом проверки инспекторы обязаны предъявить поручение и служебные удостоверения. Проверка проводится на территории компании (у предпринимателя). Инспекторы имеют право:

• беспрепятственного доступа к кассовой технике;
• запрашивать документы, связанные с применением ККТ и учетом денег;
• проверять наличные деньги в кассе и бланки строгой отчетности;
• получать информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах;
• получать необходимые объяснения, справки и сведения;
• получать пароли ККТ, необходимые для снятия показаний фискальной памяти и контрольной ленты;
• взаимодействовать с органами внутренних дел РФ;
• привлекать к административной

Максимальный срок проведения проверки не может превышать 20 рабочих дней.

Какие документы проверяют инспекторы

Перечень проверяемых документов Регламентом. Сюда входят:

• журнал кассира-операциониста;
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста;
• распечатки отчетов из фискальной памяти ККТ;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• авансовые отчеты, кассовая книга и др.

Инспекторы сравнивают сумму «налички», находящейся в денежном ящике кассового аппарата, с фискальным отчетом, контрольной лентой и записями в журнале кассира-операциониста. Записи в журнале сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов. По каждому факту расхождений инспектор вправе получить письменное объяснение. Перед снятием фискальных отчетов, сменных отчетов сверяются заводские и регистрационные номера кассовых машин, а также ИНН организации (предпринимателя) с данными в карточке регистрации ККТ.

Инспекторы сверяют кассовые чеки, распечатанные на контрольной ленте, с номерами и суммами имеющихся чеков.

Когда компании обвиняются в нарушениях

Проследим по материалам арбитражной практики, в каких случаях инспекторы делают вывод о допущенном нарушении.

Неоприходование наличных денег

В организации провели проверку полноты учета выручки. Представленные фирмой листы кассовой книги не соответствовали установленным требованиям. Судьи разъяснили, что, если в кассовую книгу не внесены все записи, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров, это означает неоприходование (неполное оприходование) наличных денег в кассу (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 17 июня 2013 г. № А69-272/2013). Штраф составил 40 000 руб.

В другом случае инспекторы установили факт неоприходования «налички» при сверке фискальных отчетов с кассовыми документами. Было установлено, что суммы наличных денежных средств, полученных с применением ККТ, в кассовую книгу не оприходованы. Инспекторы составили протокол об административном правонарушении. Размер штрафа также равен 40 000 руб. (определение ВАС РФ от 11 июля 2013 г. № ВАС-8675/13). В этом деле интересно то, что судьи не сразу пришли к единому мнению. Суд первой инстанции поддержал компанию и отменил постановление инспекции, но налоговики подали апелляционную жалобу и выиграли спор в суде. Точку в этом деле поставил ВАС.

В следующем деле судьи встали на сторону компании. Инспекторы оштрафовали организацию за то, что выручка была оприходована на основании приходных ордеров, но без подтверждающих документов (контрольно-кассовых лент (Z-отчетов), изъятых из ККТ). Арбитры решили, что здесь нет нарушения порядка ведения кассовых операций (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28 ноября 2013 г. № 15АП-15020/2013).

Применение ККТ с нарушениями

Инспекторы при проверке кассовых чеков на специализированном сайте установили, что значения криптографического проверочного кода (КПК) указаны неверно. Информация о данных чеках на контрольной ленте отсутствует. Налоговики решили, что это говорит о несанкционированном вмешательстве в ККТ для уменьшения выручки. То есть кассовый аппарат не защищает фискальные данные, не обеспечивает долговременное хранение информации о проведенных операциях. Фирму привлекли к ответственности по пункту 2 статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Штраф составил 30 000 руб. (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 3 августа 2012 г. № А33-2096/2012). Определением ВАС РФ от 13 ноября 2012 г. № ВАС-14289/12 высшие арбитры поддержали это решение.

Какое время должно быть в кассовом чеке

Контролирующие органы иногда дают противоречивые разъяснения. Рассмотрим такой пример. Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745. В частности, одними из таких реквизитов являются дата и время покупки. Указанное на пробитом кассовом чеке время покупки не должно отличаться от реального времени наличных Расхождение не может превышать 5 минут (письмо от 10 июля 2013 г. № АС-4-2/12406@). То есть выдавать покупателю кассовый чек, пробитый заранее, нельзя. Налоговики разъяснили, что в таком порядке выдают чеки и организации, торгующие дистанционно (в том числе через интернет-магазины).

Однако заметим, что чуть раньше ФНС России придерживалась иной позиции, согласно которой покупателю можно было передавать кассовый чек, пробитый заранее (письма ФНС России от 6 мая 2013 г. № АС-4-2/8265, от 1 февраля 2012 г. № АС-4-2/1503). Главное - чтобы в тот же день. Специалисты Минфина России в письме от 24 мая 2013 г. № 03-01-15/18769 разъяснили, что отсутствие на чеке времени (или же расхождение времени покупки с реальным временем) является нарушением требований законодательства. Во избежание споров следует указывать в чеке реальное время. В противном случае свою правоту придется доказывать в суде.

Что происходит по окончании проверки

По результатам проверки составляется акт в двух экземплярах. В акте инспекторы указывают перечень полученных документов, а также отражают выявленные нарушения. Или же делают запись об их отсутствии. В письме ФНС России от 8 июня 2007 г. № ШТ-6-06/458@ приведена форма акта. В нем не допускаются помарки, подчистки и иные исправления.

Если в ходе проверки выявлены нарушения, налоговики возбуждают административное производство. Для этого инспектор составляет протокол и направляет его своему руководителю. Он должен рассмотреть дело не позднее 15 дней.

Копия постановления о назначении штрафа вручается под расписку сразу после рассмотрения дела. Или же ее могут выслать по почте в течение трех дней (п. 2 ст. 29.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

За какие нарушения могут оштрафовать

Напомним, за какие именно кассовые нарушения организацию или могут наказать.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью

Налоговики штрафуют за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (п. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). То есть прежде всего за неисполнение требований Порядка, утвержденного Указанием Банком России от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указания № 3210-У). К таким нарушениям относятся:

• расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе «налички» свыше установленных лимитов.

Размер штрафа в таких случаях составит (п. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

• для фирм - от 40 000 до 50 000 руб.;
• для должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

Нарушение использования ККТ

Кроме того, предупреждение или штраф можно получить за (п. 2 ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

• неприменение контрольно-кассовой техники;
• применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушениями;
• отказ в выдаче по требованию покупателя товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денег за товар (работу, услугу).

Размер штрафа составит от 30 000 до 40 000 руб. - для организации, от 3000 до 4000 руб. - для должностного лица, от 1500 до 2000 руб. - для граждан.

Е. Шестакова ,
генеральный ООО «Актуальный менеджмент», к. ю. н.

Из статьи вы узнаете :

• Как заполнить приходный кассовый ордер (образец)

Что такое «приходовать деньги в кассу»?

Приходовать деньги — это получать наличные, документально оформить их поступление и отразить в кассовой книге. При поступлении наличности составьте приходный кассовый ордер по форме № КО1. Отметим, что унифицированные формы кассовых документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Вторую часть приходника — квитанцию отрежьте и выдайте вносителю наличных (п. 4.1, 5 и абз. 5 п. 5.1 Указания № 3210У). Отразите в ПКО, какую сумму получили. В строке «Основание» укажите хозяйственную операцию, в результате которой получили деньги. Например: «выручка от продажи», «внесение собственных средств» и пр. Какихлибо требований к заполнению строки «Основание» законодательством не установлено. Важно отразить содержание операции так, чтобы оно было понятным. В строке «Приложение» перечислите реквизиты документов, которые вы приложите к приходнику. Например, при принятии выручки от кассираоперациониста в этой строке можно указать реквизиты Zотчета. А при получении наличных с расчетного счета — данные банковского чека.

Сделайте в кассовой книге запись о поступлении наличных на основании ПКО.

Как заполнить приходный кассовый ордер (образец, бланк приходника)

Форма приходного кассового ордера № КО1 содержит две части: сам ордер и специальную отрывную квитанцию. Обе части документа должны быть заполнены и подписаны ответственным лицом одновременно. О том, как заполнить основные поля приходника, смотрите в таблице ниже.

Как заполнить приходный кассовый ордер

Наименование строки	Пояснение по заполнению поля
Организация	Укажите полное наименование организации
Структурное подразделение	Впишите отдел либо департамент, в котором сформирован кассовый ордер. Если у фирмы нет подразделений, поставьте прочерк
Номер документа	Запишите порядковый номер ордера согласно журналу учета
Дата составления	Отразите дату формирования документа в привычном формате дд.мм.гггг
	Укажите общую сумму приходуемых в кассу денег в рублях и копейках цифрами
Принято от	Укажите в родительном падеже ФИО лица, которое вносит наличные деньги в кассу
Основание	Отметьте источник поступающих наличных денежных средств и содержание проведенной хозяйственной операции
Приложение	Перечислите все прилагаемые первичные документы с указанием порядковых номеров, а также дат составления

Когда нужно фиксировать в кассовой книге оприходование денег?

Записи в кассовой книге делайте в тот день, когда наличные поступили в кассу.

Невнесение записи о поступлении денег в кассовую книгу является нарушением порядка ведения кассовых операций. За это предусмотрен административный штраф: для должностных лиц организации и индивидуальных предпринимателей — от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).