Акт приема передачи печати образец заполнения. Правила и этапы составления документа. Правила оформления акта

6 апреля 2015 года подписан Федеральный закон № 82-ФЗ об отмене обязательного наличия печати у юридических лиц. С выходом этого закона были внесены изменения в законодательные акты, содержавшие требования о применении печати. Если организация планирует использовать фирменную печать в своей деятельности, указания об этом должны быть в уставе. Юридические лица могут заменить печать электронной подписью, специально разработанным фирменным бланком, голографической печатью, хотя в законе нет требований о какой-либо замене. Индивидуальные предприниматели по-прежнему могут работать без печати.

Организации, предпочитающие сохранить фирменную печать, используют ее оттиск для подтверждения юридической значимости документов вместе с подписью руководителя. Также печать ставят на контракты и договора, в том числе трудовые. Записи в трудовых книжках сопровождаются печатью предприятия.

Печати и штампы организации должны находиться под контролем, обычно они хранятся у ответственного сотрудника, который следит за их использованием и отслеживает перемещением этих инструментов. Документом, служащим основанием для передачи печати, является акт приёма-передачи. Этим актом печати и штампы могут быть переданы во временное распоряжение должностного лица организации или перейти к новому сотруднику, на которого возложена обязанность хранить печать.

Оформление акта приема-передачи печати

Акт становится документальным подтверждением факта передачи фирменной печати. Унифицированной формы этого акта нет, поэтому каждая организация может самостоятельно избрать форму документа. При этом рекомендуется соблюдать общепринятые нормы составления акта приема-передачи печати, что не исключает внесения специфических особенностей конкретной организации. Акт приема-передачи печати является внутренним документом, предназначенным для упорядоченного использования и избегания несанкционированного применения печати.

При оформлении и подписании акта приема-передачи печати важно соблюсти формальности. В акте обязательно должна присутствовать следующая информация:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника, на хранении у которого находились печати и штампы организации.
• Причина, по которой печать передается другому сотруднику организации. Необходимость в передаче печати может возникнуть в случае отпуска, длительной командировки, болезни, увольнения или перехода на другую должность.
• Информация о сотруднике, которому передается печать организации (фамилия, имя, отчество, должность).
• Указание о времени, на которое печать передается, если передача носит временный характер.

Акт приема-передачи заверяют оттиском передаваемой печати. Документ должен быть в обязательном порядке подписан руководителем организации. Желательно, чтобы печать была передана в присутствии директора, который своей подписью заверит факт передачи.

Документ, зафиксировавший прием-передачу печати и штампов организации, должен храниться в течение трех лет. Эта предосторожность позволит избежать недоразумений, если выяснится, что печатью были заверены ненадлежащим образом оформленные или незаконно составленные документы. За использование печати и ее сохранность несет ответственность должностное лицо, принявшее право распоряжения этим инструментом для заверения документов организации.

Доверенность на получение штемпеля оформляется, когда возникает надобность в ее изготовлении или получении. Необходимый перечень документов на изготовление печати подает лично руководитель или директор предприятия. При его отсутствии необходимо предъявить доверенность - в этом случае документ должен быть заверен нотариально. Требования к составлению доверенности на печать: основные моменты Согласно законодательным нормам РФ, любая доверенность должна оформляться в письменном виде. В зависимости от вида печати и ее значения это может быть простое оформление по образцу или специальная форма, заваренная нотариусом.

Акт приема-передачи печати

При оформлении этого документа необходимо составить протокол, который скрепляется взаимными подписями и печатью организации. Требования к доверенности: Доверенность

1. По закону РФ составление документа должно производиться исключительно в письменном виде.
2. Доверенность заверяется печатью предприятия и подписью руководителя (директора).
3. Обязательное условие – содержание актуальной даты составления документа. При отсутствии этого пункта доверенность считается недействительной.

Срок доверенности определяется руководителем.

Длительность не может превышать трех лет. Если при составлении документа срок не был указан, то доверенность по умолчанию работает в течение года с момента ее оформления и заверения. В законодательстве прописан перечень лиц, которые имеют право представлять интересы организации и выполнять определенные акты.

Как составить акт приема-передачи печати организации?

Любая организация, при необходимости, имеет право добавлять в форму свои индивидуальные пункты и убирать их, но основные реквизиты всегда должны присутствовать. К ним относятся:

• паспортные данные и занимаемая должность лица, передающего и принимающего на сохранение печать;
• причина, по которой передаются те или иные ТМЦ (например, отпуск или увольнение ответственного за них сотрудника);
• срок, на который отдается печать;
• согласие и подпись директора организации.

После того, как акт будет оформлен, его необходимо заверить той печатью либо штампом, которая передается. У каждой стороны, заключающей акт, должна быть одна его копия.
Чтобы избежать проблемных ситуаций, этот документ необходимо сохранять три года. Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.Обратите внимание! Приведено лишь начало документа.

Передача печати одного юридического лица другому

К сожалению, довольно распространенной практикой является передача печати одним лицом другому без оформления надлежащей документации. Следует иметь в виду, что лицу, ответственному за хранение печати, труднее будет доказать свою невиновность в случае возникновения внештатной ситуации или в случае использования печати в корыстных целях при совершении мошеннических операций. Читайте также: В каких случаях используется акт приема-передачи Среди причин, в силу которых может произойти передача печати от одного должностного лица другому, можно выделить три основные: Ответственное лицо отсутствует на предприятии по причине нахождения на больничном листе, в отпуске или длительной командировке.

Назначено новое ответственное лицо. Это может сделать руководитель организации. Назначение нового ответственного может быть вызвано увольнением предыдущего или утратой к нему доверия.

Как составить акт приема-передачи печати и штампа: 6 правил

Внимание

В каждой организации или на предприятии печати находятся под пристальным контролем. Они должны быть доверены одному ответственному лицу, которое отвечает их за сохранность и применение, следит за любыми перемещениями и надлежащим соблюдением правил при использовании печати. Какие функции выполняет акт При перемещении и передаче любых материальных ценностей, и в том числе печатей, оформляется акт, который позволяет запечатлеть факт приема штампа либо печати на хранение, а также их передачу другим лицам во временное пользование.

Таким образом, исключается утеря или повреждение этих важных атрибутов, а претензии будут предъявлены человеку, у которого печать находилась на сохранении. Как заполнить акт На данный момент предусмотрена форма для оформления акта, которая носит рекомендательный характер, и освещает общие вопросы по передаче и приему другим лицом печати.
Основные моменты составления доверенности на печать:

• В документе важно полностью указать должность и личные данные (фамилию, имя, отчество) лица, передающего полномочия.
• Подробно описать причину, по которой должностное лицо не может временно выполнять свои полномочия (в связи с отпуском, болезнью, командировкой и пр.).
• Полностью указываются данные работника, который принимает ответственность за печать (фамилия, имя, отчество), паспортные данные и занимаемая им должность.Составление доверенности
• Обязательно указывается срок, на который оформляется доверенность на печать. Если заранее неизвестна длительность отсутствия должностного лица, то по умолчанию документ действует в течение года.
• В доверенности указывается, какие действия может выполнять доверенное лицо.

Акт приема-передачи печати: правила оформления и образец 2018 года

• Темы:
• Оформление документов

В случае перехода печати от одного ответственного лица к другому данный факт оформляется актом приема-передачи печати. В статье рассказывается, каково его назначение и как составить акт приема-передачи печати. По ссылке в статье можно скачать образец акта приема-передачи печати.
Из статьи вы узнаете:

• каково назначение акта приема-передачи печати;
• как правильно составить акт приема-передачи печати;
• каковы правила оформления акта приема-передачи печати.

Каково назначение акта приема-передачи печати Несмотря на возникновение электронных аналогов, печати и штампы в современном делопроизводстве сохраняют широкое распространение. Несколько лет назад законодательство упростило процедуру использования оттисков штемпельной продукции, сделав ее необязательной для ряда юридических лиц.

Акт приема-передачи печати образец бланк

Инструкция составления Акт является внутренним документом фирмы, он предназначен для учёта передвижений печатей с целью предупреждения случаев их неправомерного использования, например, для заверения подложных платёжных поручений или заведомо неправильных отчётов. Законодательством не установлена унифицированная форма документа. Это значит, что предприятие может разработать и утвердить ее самостоятельно.

Однако существуют определённые требования к оформлению. В документе обязательно должны содержаться следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество и должность передающего сотрудника;
• данные получающего лица;
• причина передачи;
• реквизиты приказа о передачи печати;
• период времени, в течение которого штамп может находиться у получающего лица.

Также должен быть проставлен оттиск печати. Документ заверяется подписью руководителя предприятия.
На любом из коммерческих либо государственных предприятий, а также в любой организации печати и штампы нужно особо контролировать. Их необходимо доверять одному лицу, которое в состоянии нести ответственность за хранение и использование этих важных инструментов, отслеживать их перемещение, а также осуществлять контроль за соблюдением формальностей, касающихся надлежащего их применения. Одним из документов, на основании которых осуществляется перемещение материальных ценностей, служит акт приёма-передачи печатей и штампов.

Находящиеся в распоряжении одного должностного лица, печати и штампы могут переходить во временное пользование другого должностного лица, работающего в данной организации. Акт создаётся для того, чтобы задокументировать процесс приёма-передачи этих инструментов делового оборота.

Доверенность на печать организации, образец оформления

Это означает, что существуют полномочия руководителя, касающиеся печати, которые не могут передаваться полностью.

• В документе должен быть указан образец подписи доверенного лица, на имя которого он оформляется. Этот пункт должен быть заверен руководителем лично.

После оформления вышеуказанных пунктов и заполнения всех данных составляется акт, подтверждающий процесс приема-передачи печати организации. В этом акте должны быть указаны точные сроки передачи, длительность замещения должностного лица и причина его отсутствия.
В отдельной графе в обязательном порядке указывается оттиск штемпельного изделия. После оформления доверенности на печать организации юридическую силу она имеет только при наличии документа, подтверждающего личность доверенного лица – паспорта. Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Важно

Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов. В акте обязательно должно быть указано:

• наименование компании - владельца печати,
• должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
• и того, которому она передается,
• нужно отразить причину передачи,
• дату, до которой печать переходит в другие руки,
• поставить оттиск печати,
• подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Печать – важная ценность для любого учреждения, все зависимости от того, каким оно является – государственным, коммерческим и т.д. Поэтому необходимо строго следить за ее перемещением, хранением и использованием.

Основной штамп организации должен храниться у директора или руководителя. Для учета и хранения вспомогательных штампов учреждения, приказом назначается ответственный за это сотрудник, который обязан вести учет штемпельных материалов учреждения в специальном журнале. Назначаются они приказом или распоряжением руководителя. Одним из документов, регулирующих передвижение штампов, является акт приема-передачи.

Составление акта приема-передачи печати

Составление такого рода документа производится для оформления факта приема — передачи этой важной материальной ценности учреждения и составляется несколькими лицами. Оформление может быть в произвольной форме, но обязательно опираясь на нормативные документы.

Поскольку в любом учреждении, как правило, регулярно используют акт передачи , образец наверняка уже имеется. Необходимые формальности при составлении такого акта приема передачи печати организации:

• Указать ФИО и должность лица, сдающего ТМЦ
• Указать ФИО сотрудника, принимающего ТМЦ
• Причина, по которой передаются товарно-материальных ценностей
• Период времени, на который возлагаются полномочия
• № приказа или распоряжения, согласно которому осуществляется передача
• Обязательно поставить образец передаваемого штемпельного изделия

После оформления документа, он обязательно должен быть подписан руководителем или директором и заверен оттиском. После этого акт передачи печати организации вступает в законную силу. Теперь за сохранность и надлежащее использование вверенных ценностей отвечает сотрудник, на которого возложена такая ответственность. Храниться такой документ должен в течение 3 лет, во избежание спорных ситуаций и различного рода недоразумений.

Любая организация должна следить за сохранностью своих печатей. Для этих целей руководитель назначает лицо, ответственное за их надлежащее хранение, правомерное использование, применение для заверения только подлинных документов.

Сотрудник в ходе своей деятельности использует ряд официальных бумаг. Одним из документов, служащих основанием для перемещения штампов, служит специальный акт приёма-передачи.

Что это такое?

Это специальный документ свободной формы, подтверждающий факт перемещения печати от одного лица к другому .

Для обеспечения сохранности и правомерности использования штампы хранятся у ответственного сотрудника, назначенного руководителем предприятия. Однако в процессе деятельности организации иногда возникают ситуации, когда необходимо передать право владения другому человеку. К таким случаям относятся:

• штамп передан во временное распоряжение другому должностному лицу компании, например, при необходимости заключения договора, подписания документов от имени директора;
• назначено новое ответственное лицо, и печать должна перейти под его контроль, например, ситуация возникает в случае увольнения, отпуска, длительной болезни, командировки сотрудника;
• печать отдана во временное использование стороннему юридическому лицу, например, для заверения документов от имени фирмы.

Факт передачи оформляется особым актом, в котором содержатся сведения:

• об участвующих в процессе сторонах;
• о причинах смены ответственного лица;
• о сроках временного использования.

Кто его заполняет?

Акт приёма-передачи должен оформляться во всех организациях, доверяющих использование штампа другому предприятию или сотруднику. Документ составляется несколькими лицами:

• Сотрудник, у которого печать находилась на хранении . Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
• Лицо, которому передаётся штамп . Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:
  • доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
  • нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
  • работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.

Для регистрации факта передачи необходимо указать в документе фамилию, имя и отчество, а также должность каждого участвующего в процессе лица.

Инструкция составления

Акт является внутренним документом фирмы, он предназначен для учёта передвижений печатей с целью предупреждения случаев их неправомерного использования, например, для заверения подложных платёжных поручений или заведомо неправильных отчётов.

Законодательством не установлена унифицированная форма документа. Это значит, что предприятие может разработать и утвердить ее самостоятельно.

Однако существуют определённые требования к оформлению. В документе обязательно должны содержаться следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество и должность передающего сотрудника;
• данные получающего лица;
• причина передачи;
• реквизиты приказа о передачи печати;
• период времени, в течение которого штамп может находиться у получающего лица.

Также должен быть проставлен оттиск печати . Документ заверяется подписью руководителя предприятия.

Оформленный акт должен храниться в организации три года . Это позволяет при выявлении злоупотреблений или ошибок, в результате которых были заверены незаконные или неправильно оформленные документы, установить, кто во время подписания этих бумаг владел печатью фирмы.

На любом из коммерческих либо государственных предприятий, а также в любой организации печати и штампы нужно особо контролировать. Их необходимо доверять одному лицу, которое в состоянии нести ответственность за хранение и использование этих важных инструментов, отслеживать их перемещение, а также осуществлять контроль за соблюдением формальностей, касающихся надлежащего их применения.

Одним из документов, на основании которых осуществляется перемещение материальных ценностей, служит акт приёма-передачи печатей и штампов. Находящиеся в распоряжении одного должностного лица, печати и штампы могут переходить во временное пользование другого должностного лица, работающего в данной организации.

Как составить акт

Акт создаётся для того, чтобы задокументировать процесс приёма-передачи этих инструментов делового оборота. Каждая организация обеспечивает составление акта приёма-передачи в произвольной форме, а, точнее, она уже разработана и регулярно применяется. Однако хотя акт составляется, учитывая основные требования, у него имеются специфические особенности, являющиеся следствием того, что этот внутренний документ необходим, чтобы соблюдать общеустановленные правила.

Образец и пример акта приема-передачи печати

При составлении акта очень важно соблюдать все формальности. К одному из главных пунктов этого документа относится внесение фамилии, имени и отчества, а также должности сотрудника, у которого передающиеся материальные ценности были на ответственном хранении. Дальше указывается причина, послужившая основанием для передачи ТМЦ (это может быть отпуск, командировка или снятие должностного лица с занимаемой должности).

Кроме того, в акте должны содержаться сведения о должностном лице, которому передают штампы и печати на период отсутствия их основного держателя. Очень важно также точно указать период времени, в течение которого этими ценностями будет распоряжаться другое должностное лицо.

После завершения оформления акта приёма-передачи этот документ необходимо заверить передаваемой печатью. Обязательный атрибут составленного документа – подпись руководителя предприятия (организации), которая подтверждает передачу имущества.

Должностное лицо, на которое возложили ответственность за распоряжение штампами и печатями, отвечает за надлежащее их использование. Во избежание спорных ситуаций, хранение акта приёма-передачи осуществляется в течение трех лет.

(Размер: 25,0 KiB | Скачиваний: 7 178)