Условия применения элементов систем управления запасами. возможных задержек материалов или товаров в пути при доставке от поставщиков. Методика оптимизации текущего запаса

Управление запасами - это определенный вид деятельности, объектом которого является создание и хранение запасов. Управление запасами - это функциональная деятельность, целью которой является уменьшить до минимума общую сумму ежегодных затрат на содержание запасов при условии удовлетворительного обслуживания клиентов.

Система управления товарно-материальными запасами

(Inventory System) - это совокупность правил и способов регулирования, с помощью которых можно контролировать уровни запасов и определять, какие уровни следует поддерживать, какой запас следует пополнять и каким должен быть объем заказа .

Основное назначение анализа товарно-материальных запасов в сфере производства и сборочных услуг - показать, когда необходимо заказывать то или иные компоненты и каким должен быть размер заказа.

Много предприятий склонны вступать в долговременные отношения с поставщиками, которые должны в этом случае обеспечивать их потребности например, в течение целого года. В этом случае вопрос "когда" и "каким должен быть размер заказа" превращаются на вопрос "когда" и "сколько поставят" .

В системе управления запасами должны определяться момент времени и объем закупки продукции для пополнения запасов.

Параметрами системы управления запасами являются:

- точка заказа - минимальный (контрольный) уровень запасов продукции, при условии достижения которого необходимо их пополнение;

- нормативный уровень запасов - расчетная величина запасов, достигаемая при очередной закупке;

- объем отдельной закупки;

- частота осуществления закупок - продолжительность интервала между двумя возможными закупками продукции, т. е. периодичность пополнения запасов продукции;

- пополняемая количество продукции при которой достигается минимум затрат на хранение запаса в соответствии с заданными расходами на пополнение и заданными альтернативными затратами инвестированного капитала.

Используются такие технологические системы управления запасами:

- система управления запасами с фиксированным размером заказа;

- система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа;

- система с установленной периодичностью пополнения запасов до установленного уровня;

- система "Максимум-минимум".

Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления запасами: система управления запасами с фиксированным размером заказа и система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа. Прочие системы управления запасами (система с установленной периодичностью пополнения запасов до установленного уровня и система "максимум-минимум"), собственно говоря, является модификацией этих двух систем.

Система с фиксированным размером заказа является достаточно простой и своего рода классической. В данной системе размер заказа на пополнение запаса является постоянной величиной. Заказ на поставку продукции осуществляется при условии уменьшения имеющегося на складах системы запаса до установленного минимального критического уровня, который называют "точкой заказа".

В процессе функционирования данной технологической системы интервалы поставки могут быть различными в зависимости от интенсивности расхода (потребления) материальных ресурсов в системе. Регулирующими параметрами данной системы является размер заказа и "точка заказа".

При условии достижения запасом нижней критической границы и организации очередного заказа на поставку необходимых материальных ресурсов уровень запаса на момент организации заказа должен быть достаточным для бесперебойной работы в период операционного цикла. При этом страховой запас должен остаться неприкосновенным. В некоторых случаях применяют плавающую (такую, что колеблется) точку заказа. Она не фиксируется заранее, а момент подачи заказа определяется с учету выполнения поставщиком своих обязательств или с учету колебаний спроса на производимую продукцию.

Минимальный размер запаса в рассматриваемой системе зависит от интенсивности расходов (потребления) материальных ресурсов в промежуток времени между подачей заказа и поступлением партии на склад в системе. Условно предполагается, что данный интервал времени в заготовительном периоде является постоянным.

Таким образом, данная система контроля предусматривается защиту предприятия от образования дефицита. На практике система управления запасами с фиксированным размером заказа применяется преимущественно в следующих случаях:

Большие потери в результате отсутствия запаса;

Высокие затраты на хранение запасов;

Высокая стоимость товара, который заказывается;

Высокая степень неопределенности спроса;

Наличие скидки с цены в зависимости от количества, которое заказывается;

Наложение поставщиком ограничения на минимальный размер партии поставки.

Существенным недостатком этой системы является то, что она предполагает непрерывный учет остатков материальных ресурсов на складах логистической системы, с тем, чтобы не пропустит момент достижения "точки заказа". При наличии широкой номенклатуры материалов (или ассортимента - для торгового предприятия) необходимым условием применения данной системы является использование технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов.

системе с фиксированной периодичностью заказа, как понятно из названия, заказы делаются в заранее определенные моменты времени, отстоящие друг от друга на равные интервалы, например, один раз в месяц, один раз в неделю, один раз в 14 дней и т.п., а размер запаса регулируется путем изменения объема партии.

в Конце каждого периода проверяется уровень запасов и, на основе этого, определяется размер партии поставки. Таким образом, в системе с фиксированной периодичностью заказа меняется размер заказа (объем партии), который зависит от уровня издержек (потребления) материальных ресурсов в предыдущем периоде. Величина заказа определяется как разница между фиксированным максимальным уровнем, до которого происходит пополнение запаса, и фактическим его объему в момент заказа.

Регулирующими параметрами данной системы является максимальный размер запаса и фиксированный период заказа, то есть интервал между двумя заказами или очередными поступлениями партий.

Преимуществом данной системы является отсутствие необходимости вести систематический учет запасов на складах операционной системы. Недостаток же заключается в необходимости делать заказ иногда на незначительное количество материальных ресурсов, а при условии ускорения интенсивности потребления материалов (например, из-за роста спроса на готовую продукцию) возникает опасность использования запаса до наступления момента очередного заказа, то есть возникновения дефицита.

Таким образом, система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих случаях:

Условия поставки позволяют варьировать размер заказа;

Затраты на заказ и доставке сравнительно невелики;

Потери от возможного дефицита сравнительно невелики.

На практике по данной системе можно заказывать один из многих товаров у одного и того же поставщика, товары, на которые уровень спроса относительно постоянен, малоценные товары и т.д.

Рассмотренные выше основные системы управления запасами базируются на фиксации одного из двух возможных параметров - размера заказа или интервала времени между заказами. При отсутствии отклонений от запланированных показателей и равномерного потребления запасов, для которых разработаны основные системы, такой подход является вполне достаточным.

системе с заданной периодичностью пополнения запасов до установленного уровня входным параметром является период времени между заказами. В отличие от основной системы, она ориентированная на работу при условии значительных колебаний потребления. Чтобы предотвратить завышение объемов запасов, находящихся на складе, или их дефицит, заказы подаются не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Рассматриваемая система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов, то есть "точки заказ").

Таким образом, уровень материального запаса регулируется как сверху, так и снизу. В том случае, если размер запаса снижается до минимального уровня ранее наступления срока подачи очередного заказа, то делается внеочередной заказ. В остальное время данная система функционирует как система с фиксированной периодичностью заказа.

Отличием системы является то, что заказы делятся на две категории: плановые и дополнительные. Плановые заказы делают через заданные интервалы времени. Возможны дополнительные заказы, если наличие запасов на складе достигает предельного уровня. Очевидно, что необходимость дополнительных заказов может появиться только при отклонении темпов потребления от запланированных.

Как и в системе с фиксированным интервалом времени между заказами, исчисления размера заказа основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад предприятия.

системе ""Минимум-максимум", как и в системе с фиксированным интервалом времени между заказами, используется постоянный интервал времени между заказами. Система "Минимум-максимум" ориентированная на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримыми с потерями от дефицита запасов. Поэтому в данной системе заказы возникают не через заданные интервалы времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным, чем и обусловлено ее название.

Важным аспектом деятельности логистической системы является поддержка размеров материальных запасов на таком уровне, чтобы обеспечить бесперебойное снабжение всех подразделений необходимыми материальными ресурсами. Решение этой задачи достигается системой управления запасами.

Система управления запасами – совокупность правил и показателей, которые определяют момент времени и объем закупки продукции для пополнения запасов.

Реализация целей достигается решением следующих задач:

1) Учет текущего уровня запасов на складах различного уровня;

2) Определение размера гарантий запаса;

3) Растёт размера заказа;

4) Определение времени между закказами.

В логистике применяются такие технологические системы управления запасами:

1. система управления запасами с фиксированным размером заказа;

2. система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами;

3. система с установленной периодичностью пополнения запасов до установленного уровня;

4. система «максимум-минимум».

Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработано две основные системы управления запасами: система управления запасами с фиксированным размером заказа и система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа.

1. Система с фиксированным размером заказа.

Эта система проста и является своего рода классической. В данной системе размер заказа на пополнение запаса является постоянной величиной. Заказ на поставку продукции осуществляется при условии уменьшения имеющегося на складах логистической системы запаса до установленного минимального порогового уровня, который называют «точкой заказа».

Критерием оптимизации должен быть минимум совокупных затрат на хранение запасов и оформления повторения заказа.

Критерий должен учитывать следующие факторы:

Используемая площадь складских помещений

Издержки на хранение запасов

Стоимость оформления заказов

Формула Уилсона: (оптимальный размер заказа)

A – затраты на формирование заказа;

S – потребность в товаре за период времени;

C – цена за единицу товара;

K- затраты на хранение единицы товара в % от цены.

Показатели:

1.потребность в период

2.время поставки

3.возможная задержка поставки

4.оптимальный размер заказа – ф-ла Уилсона

5.ожидаемое дневное потребление-1 пок-ль\кол-во дней в периоде

6.ожидаемое потребление за время поставки-2 пок-ль*5 пок-ль

7.максимальное потребление за время поставки(ПУ)=(2 пок-ль+3 пок-ль)*5 пок-ль

8.гарантийный запас – 7 пок-ль-6 пок-ль или 3 пок-ль*5 пок-ль

9.МЖЗ-8 пок-ль+4 пок-ль

Система предназначена для тех предприятий, у которых учет запасов на складе ведется ежедневно, потребление равномерно, заказы оформляются тогда, когда текущий запас становится равным значению ПУ или тогда, когда после выполнения заказа текущий запас равен или ниже ПУ.

I. Система с фиксированным интервалом времени между заказами.

В системе с фиксированной периодичностью заказа заказ делают в строго определенные моменты времени, которые отдалены один от одного на равные интервалы, например, 1 раз в месяц, 1 раз в неделю, 1 раз в 14 дней и т.п.,

Регулирующими параметрами данной системы является максимальный размер запаса и фиксированный период заказа, т.е. интервал между двумя заказами или очередными поступлениями партий.

Преимуществом данной системы является отсутствие необходимости вести систематический учет запасов на складах логистической системы. Недостаток же состоит в необходимости делать заказ иногда на незначительное количество материальных ресурсов, а при условии ускорения интенсивности потребления материалов (например, из-за роста спроса на готовую продукцию) возникает опасность использования запаса до наступления момента очередного заказа, т.е. возникновения дефицита.

Интервал времени: , N –количество рабочих дней в периоде.

Показатели:

1.потребность в период

3.время поставки

4.возможная задержка поставки

8.ГЗ-4 пок-ль*5 пок-ль

9.МЖЗ-8 пок-ль+2 пок-ль*5 пок-ль

10.размер заказа-(9 пок-ль – текущий запас +6 пок-ль)

Вывод: В этой СУЗ момент заказа не зависит от выполнения предыдущего заказа,размер заказа рассчитывается для каждого момента заказа индивидуально,учет запасов необходимо производить в дни заказа(нет ПУ).

II. Система с установленной периодичностью и пополнению запасов до заданного уровня.

Основными параметрами в этой системе являются:

Период времени между заказами

Пороговый уровень запасов

Заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении порогового уровня запаса. Если размер запаса снижается до минимального уровня раньше наступления срока подачи очередного заказа, то делается внеочередной заказ

Показатели:

1.потребность в период

2.интервал времени между заказами – (кол-во раб.дней*оптим.р-р заказа)\потребность в период

3.время поставки

4.возможная задержка поставки

5.ожидаемое дневное потребление-1 пок-ль\кол-во раб. дней

6.ожидаемое потребление за время поставки-3 пок-ль*5 пок-ль

7.ПУ-(3 пок-ль+4 пок-ль)*5 пок-ль

8. Гарантийный запас=возможная задержка*ожид дневное потребл

9. МЖЗ=ПУ+(интервал времени м\д заказами*ожид дневн потребл)

10. Р-р заказа =МЖЗ-ТЗ+ожид потребл за время поставки

Вывод: Позволяет избежать дефицита запасов при изменении потребления. Однако внеплановые заказы часто приводят к избытку запасов, что требует дополнительной доработки системы. Если плановый и внеплановый заказы совпадают по времени и изменения в потреблении еще не произошли, то делают только плановый заказ. Когда изменение произошло делают тот и другой.

III. СУЗ минимум-максимум.

Как и в системе с фиксированным интервалом времени между заказами, здесь используется стабильный интервал времени между заказами. Система «минимум-максимум» ориентирована на ситуацию, когда расходы на учет запасов и расходы на оформление заказа настолько значительны, что становятся сравнимыми с затратами от дефицита запасов. Поэтому в данной системе заказы возникают не через заданные интервалы времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равны или меньше, чем установленный минимальный уровень. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов – минимальным и максимальным, чем и обусловлено ее название.

Расчеты как в 3ей системе.

Запасы являются важнейшей составляющей любой бизнес-системы, без них останавливается производство и становится невозможной торговля. Поэтому управление товарными запасами на предприятии розничной торговли имеет особенно важное значение. Основной вопрос — это определение момента и объема следующего заказа для поддержания необходимого уровня запаса.

Основные системы управления запасами

Поскольку условия работы предприятий могут быть разными, целесообразно выбирать наиболее подходящий способ пополнения запасов. Это может быть система с фиксированным размером запаса или с фиксированным интервалом времени между поставками. На практике часто выясняется, что обе эти системы в чистом виде не могут быть использованы, так как реальность вносит в поставки и процесс хранения свои корректировки. В связи с этим, так же стал популярен комбинированный способ управления запасами.

Система управления запасами с фиксированным размером заказа

Данная система удобна для формирования запасов товаров, спрос на которые непостоянен. В этом случае, заказ поступления новых товаров оформляется тогда, когда текущий уровень запаса снизится до критического уровня. Поставки производятся равными партиями, при этом промежуток времени между поставками может быть разным.

Эта система удобна тем, что поставки идут строго определенными партиями, соответственно, не нужно рассчитывать, сколько товара нужно заказать. Но нужно вести постоянный учет наличия товаров и правильно определять на основе этих данных точку заказа.

В Forecast NOW! подобную систему управления запасами можно реализовать при использовании параметра «Точка Заказа». Этот параметр задается в днях и показывает, что если остаток товара опустится ниже оптимального запаса на этот период, то при наличии потребности сформируется заказа.
Обычно точка заказа равна сроку доставки товара или чуть больше его.
Пример установки параметра «Точка Заказа»:

Пример заказа (в столбце «Точка заказа, запас, ед.» отражается объем запаса, сигнализирующий о необходимости заказа - если Прогнозируемый остаток меньше это числа, то Заказ необходимо сформировать:

Система с фиксированным интервалом поставки

В этом случае, не нужно думать, когда заказать, но нужно обязательно точно просчитать объем заказа, чтобы товаров хватило до следующей поставки. Сделать это несложно, зная спрос на товары, так как размер интервала между поставками строго определен.

Расчет размера заказа производится по формуле:

q=qmax-qнал+qстр

где q - размер заказа;
qmax - максимальный уровень заказа;
qнал - фактический объем запаса в момент заказа (проверки наличия товаров).

В Forecast NOW! эта модель управления запасами реализована следующим образом:
создается расписание заказов (как часто мы делаем заказы) и расписание поставок для каждого поставщика (какие у него сроки доставки и на какой период мы планируем склад):

После того, как параметры расписания заказов и поставок заданы, Forecast NOW! автоматически сформирует календарь заказов и рассчитает необходимые заказы (если оптимальный запас по позиции (в приведенной ранее формуле qmax + qстр) больше ее прогнозируемого остатка (qнал), то Заказ по позиции будет сформирован:

Комбинированный способ управления запасами

Этот способ в российской практике также называется двухуровневой системой или методом минимума-максимума. Второе название система получила в связи с тем, что в ней существуют понятия минимального и максимального запаса.
Минимальный запас — это уровень запаса, который позволяет поддерживать спрос постоянным наличием товара. Максимальный запас — это уровень, до которого возможно пополнение товаров сразу после поставки. Этот способ подразумевает доставку разного количества товаров через разные промежутки времени. Но чаще всего комбинированный способ является приближенным к одному из двух первых способов. Например, двухбункерная система предполагает условное деление запаса на 2 части. Как только первая часть заканчивается, нужно делать новый заказ, размер которого может быть фиксированным.

При выборе системы управления запасами в логистике важно учитывать:

• Расходы на хранение;
• Расходы на доставку;
• Потери из-за отсутствия нужных товаров;
• Предпочтения покупателей.

На практике именно комбинированный способ чаще всего применяется предприятиями, так как он позволяет подходить к формированию запасов максимально гибко. Этот способ имеет множество вариантов, и у менеджера по логистике всегда есть возможность выбрать наиболее подходящий вариант.
В Forecast NOW! для разных товаров можно предусмотреть различные варианты управления запасами и размер заказа для каждого варианта будет точно рассчитан.

Управление запасами - одна из наиболее важных функций управления основной деятельностью, поскольку запасы требуют большого количества капитала, и его объем отражается на поставках товара покупателям. Управление запасами воздействует на все сферы бизнеса, в особенности на производство, маркетинг и финансы.

Цели управления запасами существующие внутри одной фирмы, достаточно противоречивы. С точки зрения финансов предпочтительно сохранять низкий уровень запасов, поскольку высокий уровень запасов способствует замораживанию капитала. С точки зрения маркетинга целесообразно наличие высокого уровня запасов для увеличения продаж, тогда как с точки зрения производства необходимо иметь уровень запасов, достаточный для эффективного производства. Задача управления запасами - найти баланс между этими противоречивыми целями и управлять уровнем запасов в соответствии с интересами фирмы в целом.

Запасы - это склад материалов, используемых в процессе производства или для удовлетворения нужд потребителей. Запасы обычно включают сырье, незавершенное производство и готовую продукцию . Цель создания запасов - образование определенного буфера между последовательными поставками материалов и исключение необходимости непрерывных поставок для бесперебойной работы предприятия.

Цели создания запасов

Первичная цель запасов - разделение различных фаз основной деятельности. Запас сырья отделяет производителя от своих поставщиков, запас незавершенного производства - различные стадии производства, запас готовой продукции - производителя от потребителей этой продукции. В основном существует четыре причины создания запасов:

1. Защита от неопределенности. В системе запасов существуют неопределенности при поставках материалов, отгрузках готовой продукции, а также в цикле производства. На складе поддерживается определенный уровень запасов, чтобы защититься от подобных неопределенностей. Если бы покупательный спрос был известен, было бы возможно (хотя и не обязательно экономично) производить продукцию со скоростью потребления. В этом случае не требовалось бы наличие склада готовой продукции. Однако любое изменение спроса немедленно отразилось бы на системе производства.
2. Учет экономичного производства и закупок. Часто бывает экономичнее производить товар партиями. В этом случае партия товара может быть произведена в течение короткого промежутка времени, и затем производство не возобновляется до тех пор, пока не возникнет необходимость в новой партии. Это дает возможность покрыть производственные расходы за счет большого объема партии, а также позволяет использовать одно и то же оборудование для производства разных продуктов. Аналогичная ситуация сохраняется при закупках сырья. Вследствие расходов на заказ, скидок, транспортных расходов иногда бывает экономичнее закупать сырье большими партиями,даже если часть этого сырья потом хранится на складе для дальнейшего использования.
3. Покрытие ожидаемых изменений спроса и поставок. Существуют некоторые ситуации, когда изменения спроса и поставок можно предсказать. Один из таких случаев - когда меняется цена или доступность сырья. Другой источник информации - это планируемое продвижение товара на рынок, когда большой объем готовой продукции может находиться на складе до определенного момента времени.
4. Учет перевозок. Транзитные запасы состоят из материалов, которые находятся в пути от одной точки к другой. На уровень этих запасов влияет расположение производства и выбор перевозчика. Запасы, движущиеся от одной стадии производства к другой в пределах одного предприятия, также могут быть классифицированы как транзитные запасы.

Проблемы, которые необходимо решать:

1. Какую продукцию следует держать на складе?
2. Сколько нужно заказывать?
3. Когда разместить заказ?
4. Какую систему контроля использовать?

Структура расходов на запасы

Решения, принимаемые при управлении запасами, непосредственно влияют на четыре вида производственных издержек. Структура расходов на запасы имеет следующий вид:

1. Стоимость предметов закупки . Цена при закупке может зависеть от скидок, которые предоставляются в зависимости от:

• количества предметов, закупаемых по одному заказу-
• общей стоимости заказа по нескольким позициям, выдаваемого одному поставщику-
• времени года, в которое размещается заказ.

2. Расходы на оформление заказа (не зависят от количества заказанной продукции):

• конторские расходы по оформлению заказа на закупку или производство-
• транспортные расходы-
• расходы по приемке груза.

3. Издержки на хранение запасов :

• стоимость капитала, инвестированного в запасы-
• складские расходы (складские площади, энергоснабжение, персонал)-
• налоги и страховка, зависящие от стоимости заказа-
• падение ценности запасов из-за старения, порчи, кражи.

4. Издержки, вызванные отсутствием запасов :

• потерянное производственное время или сверхурочные работы, вызванные отсутствием материала или другого ресурса-
• стоимость отслеживания отложенных заказов, клиентуры на готовую продукцию, которой не оказалось на складе-
• издержки, связанные с частичными или срочными отгрузками в адрес клиентуры-
• потерянный объем сбыта или утраченные клиенты.

Инвестиции в запасы - это крупные активы большинства промышленных и торговых предприятии, и важно, чтобы запасами управляли эффективно, чтобы эти инвестиции не становились неоправданно большими. Предприятие должно определять оптимальный уровень инвестиций в запасы, хотя при этом оно сталкивается с двумя противоречивыми требованиями:

1. необходимо иметь запасы, достаточные для бесперебойного производства и реализации-
2. необходимо избегать излишних запасов, которые нужны, но увеличивают риск устаревания.

Системы управления запасами

Существует две системы управления запасами - система фиксированного количества и система фиксированного времени.

1. Система с фиксированным количеством. На практике одним из серьезных ограничений модели оптимального заказа является предположение о постоянном спросе. В данной системе управления запасами предполагается случайный спрос.

Решение о новом заказе формируется на основе данных о количестве продукции, находящейся в данный момент на складе (on - hand quantity ) , плюс то количество продукции, которое уже было заказано прежде и готово к отправке (on - order quantity ) .

В системе с фиксированным количеством ведется постоянный учет запасов на складе . Когда уровень запасов падает до определенного уровня (R - reorder point ), установленного заранее, размешается новый заказ. Причем заказывается всегда одно и то же количество. Так как количество заказываемой продукции фиксировано, время между заказами будет варьироваться в зависимости от изменения спроса.

Такие системы часто называют Q -системами или системами с фиксированным количеством .

Q-система полностью определяется двумя параметрами : Q и R. На практике их значения устанавливают, используя определенные предположения. В частности, значение Q устанавливается равным оптимальному значению заказа. Спрос D при этом принимается равным среднему спросу. В более сложных моделях Q и R должны определяться одновременно.

Выводы . В системах с фиксированным количеством постоянно контролируют уровень запасов. Когда количество падает ниже установленного уровня, выдается заказ на восполнение запасов. Заказывается всегда одно и то же количество. Таким образом, фиксированными величинами в этой системе являются:

1. уровень, при котором повторяется заказ-
2. заказываемое количество.

Так как объем заказа фиксирован, время между заказами будет изменяться в зависимости от случайной природы спроса.

2. Система с фиксированным временем. В некоторых случаях состояние склада готовой продукции отслеживается периодически, а не постоянно. Предположим, что поставщик будет принимать и выполнять заказы с периодическими интервалами, например через каждые 2 недели. В этом случае положение склада анализируется каждые две недели. Заказ размещается по необходимости .

В системах с фиксированным временем состояние склада отслеживается с заданной периодичностью. Когда обзор сделан, размещается заказ. Объем заказа определяется контрольным уровнем Т (target level ) . Контрольный уровень установлен таким образом, чтобы удовлетворить спрос до следующего срока анализа плюс время задержки поставки (т.е. времени, пока заказ поступит на склад). Заказываемое количество непостоянно . Размер заказа зависит от того, сколько необходимо продукции, чтобы поднять уровень склада до контрольной точки. Систему с фиксированным временем часто называют P-системой контроля запасов.

Формальное определение Р-системы следующее: анализируется положение склада (продукция на складе плюс уже заказанная) с фиксированными периодическими интервалами Р. Объем заказа определяется разностью между контрольным уровнем склада и текущим положением склада.

Действие Р-системы полностью отличается от функционирования Q-системы по следующим параметрам:

1. Р-система имеет контрольный уровень склада, тогда как Q-система - точку, при достижении которой размещается заказ.
2. P-система не имеет оптимального размера заказа, так как объем заказа меняется в зависимости от спроса.
3. В P-системе фиксирован интервал заказа, а не объем заказа.

Уважаемые читатели! Нам было бы приятно получить от Вас любые отзывы о подборке статей и интервью: об актуальности тематики, публикуемых материалов, практической пользе в работе. Ждем Ваших писем по адресу .

Бесплатную подписку на Обзор деловой литературы можно оформить .

30 Сентября 2009

Под управлением запасами понимают комплекс мероприятий по поддержанию размера запаса в заданных пределах путем организации контроля за их уровнем и оперативного планирования параметров заказов. Управление размером запасов представляет собой одну из важнейших функций и составную часть управления запасами, тесно взаимосвязано с организацией учета и контроля их уровня, планированием и др. процедурами логистического менеджмента. Регулировать уровень запаса можно следующими тремя основными способами:
изменением размера заказа (партии поставки);
изменением периода заказа (интервала поставок);
одновременным изменением размера заказа и интервала между поставками.
В зависимости от использования одного из этих подходов в теории запасов выделяют три принципиальные системы регулирования:
периодический метод или систему с фиксированным периодом заказа (поставки);
релаксационный метод или систему с фиксированным размером заказа;
двухуровневую систему, которую в отечественной литературе часто называют системой «минимум-максимум».
Периодический метод (система регулирования с фиксированной периодичностью заказа). Основными базовыми условиями данной системы регулирования будут: равенство периодов заказа и интервалов между поставками Т{ = Т2 =... = Тп = const и постоянный интервал отставания поставки т = const.
Сущность данного метода заключается уже в его названии - система с фиксированной периодичностью заказа (fixed order interval system; fixed cycle system) или система контроля запасов с периодической проверкой (periodic review).
Достоинством периодического метода регулирования запасов является его относительная простота организации - регулирование и контроль за уровнем запаса осуществляется лишь один раз в интервале между поставками. Это позволило широко использовать эту систему в традиционных (рутинных или «докомпьютерных») системах управления, так как значительно снижало трудоемкость учетно-управленческих работ и, соответственно, позволяло экономить на административно-управленческих расходах. Однако в современную эпоху развитых информационных технологий это обстоятельство уже не имеет столь существенного значения, как в середине XX в. Более очевидным становится и основной его недостаток - он может быть использован только в случае более или менее равномерного потребления запаса или b ~ const. Периодическая система обладает достаточно большой инерционностью, так как ее реакция на изменение внешних условий (например, резкое изменение величины спроса) запаздывает как минимум на интервал поставки Т.
Релаксационный метод (система регулирования запасов с фиксированным размером заказа). Система регулирования запасов с фиксированным размером заказа (fixed order quantity system; order point-order quantity system) также имеет ряд различных модификаций. Основными условиями данной системы регулирования будут: равенство размеров заказа Qx = Q2 =... = = const и постоянный интервал отставания поставки т = const. ?
Сущность релаксационного метода заключается в пополненном (ежедневном) контроле за уровнем запаса и его краткосрочном прогнозировании.
Достоинством релаксационного метода является фиксированный размер заказа (партии поставки), что уже само по себе снижает часть логистических издержек. Кроме того, при данной системе возникает возможность заказа оптимальных размеров партий запасаемого материального ресурса. Данный метод является более адаптивным, так как оперативно реагирует на изменения внешней среды и внутренние параметры Л С. Однако при релаксационном
методе требуется систематический непрерывный контроль уровня запасов, что увеличивает издержки управления. В современных условиях этот недостаток несколько смягчается применением компьютерных технологий, но это также требует затрат на эксплуатацию соответствующей информационной системы.
Двухуровневая система регулирования запасов (система «минимум-максимум»). Двухуровневая система регулирования запасов (min-max system) представляет собой совокупность различных методов регулирования, которых объединяет наличие двух заранее установленных уровней запаса - максимального и минимального (или уровня точки заказа). Наиболее известными модификациями метода являются: двухбункерная система (с фиксированным размером заказа) и система без постоянного размера заказа или (s, 5)-политика управления запасами.
При двухбункерной системе (two-bin system) регулирования, которую часто называют «системой двух складов», запас условно (иногда и физически) разделяют на две части, хранящиеся как бы в разных складах. Эта система регулирования запасов также имеет различные модификации, и поэтому рассмотрим простейшую из них.
Очередной заказ осуществляется в тот момент, когда запас в первом бункере (складе) полностью исчерпан, а размер заказа соответствует емкости бункера. Далее начинается потребление запаса из второго бункера, причем параметры системы должны быть такими, чтобы первый бункер был заполнен к моменту исчерпания запаса во втором бункере. Данная система регулирования также имеет целый ряд модификаций и в простейшем случае ее параметры определяются как S Другой известной модификацией двухбункерной системы регулирования запасов, широко применявшейся производственными корпорациями США еще с начала XX в., является система, при которой емкости «бункеров» (складов) не равны между собой и, как правило, емкость первого их них превышает емкость второго. В данном случае второй «бункер» выполняет функцию как бы вспомогательного склада на период пополнения запаса. Достаточно известна и модификация двухбункерной системы с постоянной периодичностью заказа или (Ту s, S)-система.
Двухуровневая (5, 5)-система регулирования запасов сочетает в себе достоинства двух других принципиальных систем (периодического и релаксационного методов), по является более сложной с позиции организации контроля за уровнем запаса. Применение двухуровневой системы регулирования целесообразно в том случае, когда расход материального ресурса не распределяется во времени равномерно, в особенности, если имеет место элемент неопределенности относительно предполагаемого производственного спроса.
Главным достоинством двухуровневых систем является их более высокая адаптивность к изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования Л С, что предопределило широкое практическое использование (5, 5)систем регулирования запасов, а применение современных информационных технологий позволяет значительно снизить управленческие расходы и повысить оперативность и достоверность управленческой информации.
Сравнительный анализ принципиальных систем регулирования запасов. В рассмотренных выше принципиальных системах регулирования запасов, границы между которыми достаточно условны и при комбинированных способах вообще стираются, несмотря на их ориентацию на стабильные условия функционирования, предполагающие стационарность параметров систем, предусматривается возможность компенсации вероятных сбоев в поставках и потреблении материального ресурса.
Так, система с фиксированным размером заказа учитывает одно из восьми возможных возмущающих воздействий, а именно задержку поставки. Это возмущающее воздействие компенсируется (снимается) наличием в системе страхового (гарантийного) запаса. Его наличие позволяет обеспечить удовлетворение производственных потребностей в материальном ресурсе на время предполагаемой задержки поставки. Если возможная задержка поставки будет представлять собой максимально вероятную задержку, то механизм системы предохранит потребителя от возникновения дефицитной ситуации в случае единичного сбоя в поставке. Второй расчетный параметр системы - пороговый уровень обеспечивает поддержку системы в бездефицитном состоянии. Период времени, через который происходит пополнение страхового запаса до расчетного объема, зависит от конкретных значений исходных (т.е. заранее установленных) и фактических параметров системы регулирования.
Система с фиксированным интервалом времени между заказами также учитывает возмущающее воздействие возможной задержки доставки материального ресурса. Как и в системе с фиксированным размером заказа, это воздействие компенсируется путем использования страхового запаса. Восполнение страхового запаса до расчетного объема производится во время последующих поставок через перерасчет размера заказа таким образом, чтобы очередная поставка увеличила эту часть запаса до максимального (нормативного) уровня. Если прогноз потребления материального ресурса до момента будущей поставки был точным, механизм системы регулирования с фиксированным интервалом времени между заказами предохранит потребителя (> т дефицитной ситуации при сбоях в поставках.
Система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня, в отличие от основных систем регулирования запасов, учитывает возможность как задержки поставки, так и изменения интенсивности потребления (расхода) запаса, отклонение величины производственных потребностей от запланированных. Расширение способности системы регулирования противостоять возмущающим воздействиям связано с объединением механизма использования порогового уровня запаса и фиксированного интервала между поставками (заказами). Отслеживание порогового уровня запаса повышает чувствительность системы к возможным колебаниям интенсивности потребления материального ресурса.
Система «минимум-максимум» ориентирована в большей степени на ситуацию, когда затраты на организацию учета запасов на складе и издержки по оформлению заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от возможного дефицита запасов. Это единственная из рассмотренных выше систем регулирования, допускающая дефицит запасов по экономическим соображениям. Тем не менее и двухуровневая система учитывает возможность задержки поставки и компенсацию дефицита наличием страхового запаса.
Таким образом, принципиальные системы регулирования запасов в чистом виде применимы лишь к весьма ограниченному спектру реальных условий функционирования Л С и порядку взаимодействия поставщиков и потребителей в рамках осуществления их хозяйственных связей. Требование повышения эффективности управления путем использования систем регулирования запасов в рамках Л С организации приводит к необходимости разработки оригинальных систем регулирования, учитывающих особенности и специфику конкретной производственно-коммерческой структуры. В современной теории запасов и логистическом менеджменте имеется достаточное количество специальных способов и методологических подходов к проведению таких проектно-исследовательских работ.
Рассмотренные выше принципиальные системы регулирования запасов предполагают относительную неизменность условий протекания логистических процессов, однако на практике часто возникают следующие ситуации:
изменение потребности, т.е. интенсивности спроса;
изменение условий поставки;
нарушение контракта поставщиком.
Такие ситуации учитывают комбинированные системы, которые предусматривают возможность саморегулирования параметров системы. В каждой системе уста-навливается определенная целевая функция, служащая критерием оптимальности, в рамках соответствующей экономико-математической модели управления запасами. Она содержит три основных элемента:
затраты, связанные с организацией заказа и его реализацией (ordering costs), оплата всех услуг по доставке материальных ресурсов на склад (carriage costs; transportation costs; inbound merchandise transfer costs). Они могут зависеть от масштаба производственной или коммерческой деятельности фирмы, от величины конкретного заказа и пр.;
затраты на хранение (inventory carrying costs): постоянные издержки (аренда); переменные (зависят от уровня запасов) - складские расходы (storage costs), расходы на переработку товарных запасов, потери от порчи и т.п. При этом предполагается, что издержки хранения за период пропорциональны размеру запасов и длительности их хранения;
потери из-за дефицита (shortage costs; stock-out costs; backorder costs): ущерб от простоев производства, из-за увеличения продолжительности производственного цикла, прямые санкции вследствие срыва договорных сроков отгрузки готовой продукции, упущенная выгода фирмы, потеря приверженности покупателей (клиентов) и пр.
Как уже отмечалось, формирование и содержание запасов требует значительных затрат. Принципиальные системы регулирования не учитывают соответствующие затраты и поэтому могут рассматриваться лишь как одна из составных частей методов управления запасами. Кроме того, для и х организации необходимо задать нормативные параметры, которые могут быть определены путем математическою моделирования логистических процессов. При этом первостепенное значение имеет функциональная область логистики, в которой осуществляется создание и поддер-жание этих запасов.
Классическая модель управления запасами предназначена для оптимизации размера текущей части запаса и справедлива как для производственных, так и товарных запасов торговых организаций. Рассмотрим идеальные условия формирования и расхода запаса, которые предполагают мгновенное поступление и равномерное потребление материального ресурса. Пусть В - годовая потребность производственного предприятия в конкретном виде материального ресурса или ожидаемая величина спроса на конкретный товар для торговой фирмы. Тогда при известной величине В в закупочной деятельности фирмы возможны следующие основные стратегии закупки.
Приобрести единовременно необходимый материальный ресурс (товар) сразу в размере годовой потребности. В этом случае объем партии поставки (закупки) О, будет равен В. Тогда среднегодовой размер запаса будет Ь" = В/2. Несмотря на свою простоту, такая стратегия закупки имеет серьезные недостатки, вызванные целым рядом ограничений: экономическими, организационными и технологическими.
Первая группа ограничений вызвана тем, что, как правило, фирма в своей закупочной деятельности имеет дело не только с данным видом материального ресурса, но закупает и другие. Поскольку размеры оборотного капитала фирмы имеют определенные ограничения, а объем годовой потребности может быть значительным, то такая стратегия закупок будет заведомо нерациональной. Кроме того, содержание материального запаса также требует определённых затрат, размер которых принято считать пропорциональным среднему размеру запаса.
Вторая группа ограничений связана с возможностями поставщика (производителя). При достаточно больших потребностях поставщик не в состоянии выполнить такой заказ и единовременно отгрузить требуемую партию материального ресурса.
Третья группа ограничений связана с выполнением транспортно-складских операций. Транспортные средства имеют ограничения по грузоподъемности и грузовместимости, складское хозяйство фирмы имеет ограничение по своей емкости и, кроме того, необходимо учитывать физико-химические свойства материального ресурса, его сохраняемость, допустимые сроки хранения и т.п. Таким образом, данная стратегия, как правило, будет нерациональной и неприемлемой для фирмы в силу одного или нескольких вышеперечисленных ограничивающих условий.
Можно осуществлять закупки два раза в год, т.е. в размере полугодовой потребности. Тогда размер партии поставки будет (2 = 5/2, а среднегодовой размер запаса
= В/4. В этом случае по сравнению с первой стратегией часть ограничений может быть снята, но при больших масштабах закупочной деятельности большинство из них попрежнему будут действовать.
Аналогичным образом фирма может приобретать данный материальный ресурс в размере квартальной потребности. В этом случае закупка будет осуществляться четыре раза в год в размере Этот ряд возможных стратегий поставки (пополнения запаса) товарно-материального ресурса можно продолжить и осуществлять их один раз в месяц, в декаду, в неделю, вплоть до ежедневных закупок. Каждая из этих стратегий будет описываться набором взаимосвязанных параметров (интервал поставки, максимальный и средний размер запаса), значения которых могут существенно различаться. Таким образом, возникает проблема выбора стратегии закупки, т. е. обоснование размера заказа и количества закупаемых партий материального ресурса и тем самым нахождение величины его текущего запаса и интервалов между поставками.
И идеальных условиях значение максимума текущей части материального запаса должно приближаться к оптимальному размеру партии поставки. При этом в управлении производственными запасами и товарными запасами торговочных организаций речь идет об оптимизации размера заказа (партии закупки или поставки), а в управлении товарными (сбытовыми) запасами готовой продукции предприятий-
производителей - об оптимизации партий отгрузки товара.
Оптимизировать размер заказа (партии поставки) означает найти такое его количественное значение, которое потребует минимальных затрат на формирование и содержание текущего запаса при заданных условиях. Методика решения данной задачи базируется на том, что различные составляющие общих затрат изменяются разнонаправлено при изменении размера партии поставки и, следовательно, существует такой размер заказа (партии закупки), который обеспечивает минимум суммарных (общих) затрат, связанных с формированием и содержанием запаса.
Общие годовые затраты по формированию (закупке и доставке) и содержанию (хранению) запаса материального ресурса 1год для принятых условий пропорциональны общим затратам за один цикл закупки 1общ, т.е. суммарным за-тратам на закупку и доставку одной партии материального ресурса и хранению его текущего запаса 1год =1общп.
Для того чтобы аналитически найти экстремум (минимум или максимум) функции, необходимо взять ее первую производную, приравнять ее нулю и решить полученное уравнение относительно неизвестного параметра. Для оценки вида функции (выпуклая она или вогнутая), на основе которого можно сделать вывод о том, минимум или максимум достигается при полученном значении неизвестного параметра, требуется взять вторую производную. Знак значения второй производной позволяет сделать вывод о виде функции: при ее положительном значении функция в данной точке будет достигать своего минимума (выпуклая функция), а при ее отрицательности - достигать максимума (выгнутая функция).
Выражение представляет собой формулу для определения наиболее экономичного размера заказа EOQ (I Economic Order Quantity), которая является классической (основной) экономико-математической моделью теории запасов. Например, формула размера партии, формула квадратного корня и др. Эту математическую модель достаточно часто называют «формулой Уилсона» (в некоторых переводных изданиях Вильсона или Нилсона), по имени одного из ее авторов - английского экономиста-математика Р. Уилсона.
При использовании этих моделей важно, чтобы все объемные и стоимостные параметры, характеризующие логистический процесс (величина спроса, издержки содержания или хранения), были приведены к одному и тому же периоду времени.
Формальный анализ модели ЕО(2 и графическая интерпретация изменения общих удельных затрат свидетель-
гну ют о том, что оптимальные параметры поставок и запасов не зависят от цены запасаемого материального ресурса, которая учитывается в составе условно-переменных затрат.
Классическая модель управления запасами (модель предполагает соблюдение ряда условий:
величина спроса является постоянной или приблизительно постоянной (b « const). Если коэффициент использования запасов является постоянным, то уровень запасов также будет уменьшаться с постоянным коэффициентом;?
интервал отставания поставки (цикл заказа) известен и является постоянной величиной (т = const). Это означает, что заказ можно сделать в точке с определенными значениями временного параметра и размера запаса (уровень по-вторного заказа), которые обеспечат получение заказа (поступление поставки) в тот момент, когда уровень запасов будет равен нулю;
отсутствие запасов (дефицит) является недопустимым;
размер заказа, период заказа и интервал поставки являются постоянными величинами (Q = const, Т = const).
Приведенные допущения в значительной степени упрощают модель логистического процесса, так как такие идеальные условия в реальных системах не встречаются. Поэтому модель EOQ имеет большое теоретическое значение, а ее практическое применение ограничено. Однако на ее основе построено достаточно много модификаций, которые учитывают те или иные дополнительные условия.
Управление заказами
Обращение к управлению заказами в контексте функциональных областей логистики не случайно. В главе 5 мы рассмотрели среди логистических циклов одно из основных понятий логистики - полный логистический цикл - цикл выполнения заказа (order lead time) - интервал времени между подачей заказа и доставкой заказанного продукта или услуги конечному потребителю. Там мы оста-новились на содержательном описании этого цикла, показали вложенность и сопряженность с ним прочих, частных, логистических циклов и остановились на его целеполагающей функции.
В данной главе, посвященной рассмотрению функциональных областей логистики, мы обратимся к организационным аспектам цикла выполнения заказов, его функциональным сторонам.
Организационная система обработки заказов придает первичный импульс работе всей JIC. Заказ потребителя выступает как коммуникационное сообщение, приводящее в движение весь логистический процесс. Непосредственное влияние на затраты и эффективность всех операций оказывают скорость и качество информационных потоков. Основой для корпоративной и логистической информационной
системы управления (logistics management information.ysteins) являются система обработки заказов (order Processing) и информационная система. Это именно та об-ит, которая имеет огромный потенциал для повышения показателей функционирования логистики (improving In^islics performance). Исследования лучших приемов, применяемых в логистике, показывают, что ключом к обеспе-чению конкурентоспособности выступают логистические информационные системы, рассмотрению которых у нас есть соответствующая глава.
Выполнения заказа потребителя начинается с размещения заказа (placement of order) и заканчивается моментом, когда продукт доставляется и размещается у потребиie./iH. Типовой цикл состоит из следующих составляющих:
подготовка заказа и его передача (order preparation.md transmittal);
прием заказа и его учет (order receipt and order entry);
обработка заказа (order processing);
комплектация и упаковка на складе (warehouse picking and packing);
транспортировка заказа (order transportation);
доставка потребителю и разгрузка (customer delivery.md unloading).
В каждом компоненте цикла и, соответственно, в общей продолжительности цикла возможны временные отклонения. Нестабильность временных параметров цикла дорого « Сходится производственному потребителю; из-за этого он должен либо иметь страховой запас (safety stock), позволяющий покрывать возможные задержки поставок, либо отказывать покупателям из-за дефицита продукции.
Существует несколько способов того, как заказ потребителя может размещаться, передаваться и поступать на обработку (enter into order processing function). Традиционно потребители составляли заказы письменно и передавали их продавцам или отправляли по почте поставщику. Следующим шагом была передача заказа по телефону работнику производителя, который его регистрировал. Современная система позволяет потребителям также размещать заказы по телефону представителям отдела обслуживания, расположенным в штаб-квартире производителя и имеющим компьютерные терминалы.
Этот тип систем позволяет представителю отдела обслуживания оперативно решать, имеются ли в запасе заказываемые виды продукции. Если они имеются, то заказанные единицы тут же снимаются с учета, чтобы не попасть в заказ другому потребителю. Если заказываемой продукции нет, то представитель может предложить замену еще в ходе общения с потребителем по телефону или сообщить ему, когда нужный продукт будет в наличии.
Электронные методы, такие как электронный терминал, позволяющий передавать информацию по телефонным линиям, и прямая связь типа «компьютер - компьютер» становятся все более распространенными при размещении заказов, обеспечивая максимальную скорость и точность отправки и приема заказов. Все чаще компании предлагают потребителям размещать свои заказы через Интернет. Существует прямая зависимость между затратами на содержание запасов и затратами на коммуникации.
Однако чем более совершенными становятся коммуникационные системы, тем более уязвимыми становятся компании от любых коммуникационных сбоев как внутреннего, так и внешнего характера. Это объясняется тем фактом, что при наличии современных систем обработки заказов и меньших уровнях запасов, страховые запасы существенно уменьшаются, в результате чего при возникновении дефицита из-за нестабильного цикла выполнения заказа у потребителя остается только минимальная защита. Однако во многих цепях поставок имеется большой потенциал, позволяющий применить современные методы выполнения заказов, в результате чего показатели логистики улучшаются.
После того как производитель получает заказ и направляет его в систему обработки, он должен осуществить ряд проверок, позволяющих:
установить, имеется ли нужный продукт в запасе в требуемом количестве;
определить, позволяет ли кредитное состояние данного потребителя принять от него заказ;
включить продукт в график производства, если его нет в запасе.
После этого в файл запасов вносятся корректировки, если необходимо, выполнение заказа задерживается, а производственный отдел составляет отчет с указанием текуще-
го состояния запаса. Кроме того, по результатам процесса выполнения заказа предоставляется вся необходимая информация в бухгалтерию для составления счета-фактуры, подготовки уведомления о принятии заказа к исполнению для отправки его потребителю, подготовки инструкций по комплектованию и упаковке заказа и выдаче его со склада, а также подготовке товарно-транспортной документации (shipping documentation). Когда продукцию забирают со склада и назначают дату ее отправки потребителю, документация отправляется в бухгалтерию, чтобы работники могли составить счет-фактуру.
Основное предназначение системы обработки заказов - предоставить сеть коммуникаций, связывающую потребителя и поставщика. Менеджерам следует оценить различные методы передачи заказа с точки зрения надежности информационных каналов. Коммуникации очень важны, поскольку приводят в движение всю систему логистики.
Потоки потребительского спроса, поступающие от ритейлера через дистрибьютора, через производителя, через поставщиков-производителей и потоки самой продукции движутся в противоположенных направлениях. Розничные продавцы периодически размещают заказы у дистрибьюторов, но этот процесс является для них непрозрачным. Другими словами, дистрибьютор не имеет представления
о том, каким будет размер заказа до тех пор, пока он к нему не поступит, т.е. никакой информации о фактических объемах продаж в розничной торговле на момент заказа у него нет. Таким же образом дистрибьюторы, с некоторой долей неопределенности, пересылают заказы производителям, а у производителей повторяется та же самая ситуация с поставщиками. Каждый участник цепочки поставок занимается прогнозированием, используя данные прошлых периодов и исходя из предположения, что будущие продажи будут похожи на предыдущие.
Чем быстрее действует система размещения и доставки заказа, тем дороже она стоит. Таким образом, электронный ввод параметров заказа может оказаться дороже более простых систем, если сравнивать ситуацию только по цене всей системы. Однако логистическая система не может прийти в действие до тех пор, пока заказ не поступит в место его выполнения. Повышение скорости выполнения заказа, точность и стабильность позволяют сократить запасы во всей системе, одновременно сохраняя требуемый уровень обс
луживания потребителей. Кроме того, менеджеры могут использовать освободившееся для передачи и приема запасы время, чтобы проанализировать возможности консолидирования небольших грузовых отправок в транзитные партии. В качестве альтернативной стратегии компания может сократить общее время выполнения заказа потребителей, что позволит им поддерживать меньшие по объему запасы. Помимо этого сокращение времени выполнения заказа приводит к снижению промежуточных запасов, находящихся в пути (in-transit inventories), что реально, когда потребители сокращают размеры заказов. Однако большинство потребителей предпочитают стабильность цикла сокращению его продолжительности. Поэтому в случае сокращения времени выполнения заказа, благодаря более острым передаче и приему заказов, наилучшим вариантом стратегии для компании будет соответствие плановым параметрам времени и сокращение общих затрат за счет снижения запасов и транспортных издержек. Сокращение других логистических издержек скорее всего будет сопровождаться ростом затрат на коммуникации, перекрывающим это сокращение.
Электронный обмен данными (electronic data inter(hange, EDI) можно определить как обмен документацией между организациями в структурированной форме с ма-шинной обработкой или как непосредственное соединение одного компьютера с другим. При этом передачи происходят в виде стандартизированных деловых документов или форм. Передачи в режиме EDI позволяют получателю непосредственно обрабатывать документ и действовать па основе его содержания.
Электронный обмен данными - сложный процесс, по после того, как он внедрен, наблюдается обратное: оказывается, что это очень простая система, позволяющая оперативно устанавливать контакты и взаимодействовать. Потенциальными выгодами EDI являются:
сокращение объема бумажной документации;
повышение точности благодаря сокращению числа ручных операций;
повышение скорости передачи заказов и других данных;
сокращение объема канцелярской и административной работы, связанной с получением данных, их обработкой, отправкой и решением сопутствующих этому задач;
расширение возможностей для активизации функций работников, поскольку им приходится затрачивать меньше времени на канцелярские работы;
сокращение издержек на размещение заказа и связанных с этим процессов;
лучший доступ к информации благодаря высокой скорости подтверждения и рекомендаций по отгрузке;
снижение рабочей нагрузки и более высокая точность работы других подразделений за счет стыковки EDI с другими системами, такими как управление запасами с помощью штрих-кодирования и электронный перевод денежных средств (electronic funds transfers, EFTs);
сокращение запасов за счет повышенной точности и снижения общего времени выполнения заказов.
Система обработки заказов задействует такие логистические виды деятельности, как:
определение способа транспортировки, выбор перевозчика и расчет последовательности загрузки;
распределение запасов и подготовка комплектовочных и упаковочных листов;
осуществление комплектации и упаковывания на складе;
внесение изменений в файл о запасах с учетом фактически выданной продукции;
автоматическая печать списков пополнения;
подготовка отгрузочной документации (коносамента, если используется общественный перевозчик);
отправка продукции потребителю.
К другим компьютеризированным направлениям, связанным с обработкой заказа, относятся управление уровнями запасов (maintaining inventory levels) и подготовка отчетов о производительности, финансовые отчеты и специальные отчеты для управляющего персонала (special management reports).
Обработка заказов вызывает поток информации из одного подразделения в другое, а также создание различных материалов реферативного или оценочного характера в нескольких базах данных, таких как кредитное положение потребителя, наличие запаса, графики транспортировки. Информационная система может быть как полностью автоматизированной, так и ручного типа; хотя большинство таких систем представляют собой те или иные комбинации обоих вариантов. В зависимости от степени и совершенствования системы обработки заказов и корпоративных информационно-управляющих систем (management information system, MIS) скорость информационного потока и качество передаваемой информации меняется, что влияет на способность производителя консолидировать небольшие грузовые отправки в транзитные партии н обеспечивать минимально возможные уровни запасов. задержки с получением информации тормозят выполнение остальных видов деятельности, участвующих в процессе. Автоматизация и интеграция процесса выполнения заказов сокращает время и снижает вероятность задержек в предоставлении информации.
Автоматизация помогает интегрировать логистическую систему и позволяет сокращать общие расходы за счет снижения запасов и затрат на перевозки. Коммуникационная сеть - ключевой фактор для достижения минимизации общих логистических издержек.