Личная карточка что. Личная карточка работника: оформление и обязательные сведения

Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве.

Личная карточка необходима для ведения учета труда персонала в организации.

Личная карточка оформляется работником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода их работы у конкретного работодателя.

В личной карточке собирается вся информация о работнике, которая необходима работодателю.

Форма личной карточки

При оформлении на работу работника, используется унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника".

При этом коммерческие организации вправе использовать самостоятельно разработанную форму личной карточки, которую должен утвердить руководитель организации.

Документы для заполнения личной карточки

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:

приказа (распоряжения) о приеме на работу;

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Порядок заполнения личной карточки

Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.

Затем заполняется таблица, в которой указываются:

дата составления личной карточки;

табельный номер, который присваивается работнику;

ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;

в графе "Алфавит" проставляется первая буква фамилии работника;

в графе "Характер работы" указывается "постоянно", если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или "временно", если по срочному;

в графе "Вид работы" - "основная" или "по совместительству";

в графе "Пол" - "М" (мужской) или "Ж" (женский).

Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.

Затем заносятся общие сведения о работнике:

Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;

знание иностранного языка;

образование и сведения о документе об образовании;

профессия (основная и другая);

стаж работы;

сведения о наличии брака и составе семьи;

паспортные данные;

адрес места жительства (регистрации и фактический);

Правильность заполнения разд. II заверяется подписями кадровика и самого работника.

В разделе III "Прием на работу, переводы на другую работу" записи вносятся на основании соответствующих приказов - о приеме на работу, о переводах. При этом с каждой внесенной записью работник должен быть ознакомлен под роспись, которая вносится в графу 6 раздела.

Раздел IV "Аттестация" заполняется, если нормативными правовыми актами или локальными актами организации для работников организации предусмотрено проведение аттестации.

Разделы V "Повышение квалификации в организации" и VI "Профессиональная переподготовка" заполняются, если работник соответственно проходил повышение квалификации или осуществлял профессиональную переподготовку. Основанием внесения записей будет документ об обучении работника.

В разделе VII "Награды (поощрения), почетные звания" дублируются записи о наградах и поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку. Это сведения:

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

В разделе VIII "Отпуск" делаются записи о всех видах отпусков (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, отпуске без сохранения заработной платы, за ). Здесь указываются вид отпуска, период, за который он предоставляется, количество дней, даты начала и окончания и основание, то есть приказ работодателя.

Запись в раздел IX "Социальные льготы" вносится, если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, например, является инвалидом, донором, подвергся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС. Основанием внесения записи будет документ, подтверждающий право работника на такую льготу.

В раздел X "Дополнительные сведения" могут быть перечислены любые сведения о работнике, которые не нашли отражения в иных разделах личной карточки.

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" заполняется при увольнении работника в соответствии с формулировкой увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. Данная запись также заверяется подписями кадровика и работника.

Личная карточка: электронная или бумажная

В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном.

Вместе с тем нужно, чтобы новый работник заверил правильность внесения записей в разд. I - III карточки своей подписью.

Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется.

Кроме этого, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде.

В связи с этим, после заполнения личной карточки на каждого работника в программе ее надо распечатать подписать у работников.




Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Личная карточка работника: подробности для бухгалтера

• Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера

  Форма N Т-2 "Личная карточка работника (Постановление Госкомстата России от 05 ... которую заносятся его личные данные. Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов... порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей. Шаг...

• За что и как уволить работника: пошаговая инструкция

  Договора в трудовую книжку и личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2 ... договора, записку-расчет, трудовую книжку, личную карточку работника. Увольнение за однократное грубое нарушение... . Сделать запись об увольнении в личной карточке работника (форма N Т-2) и...

• Если водителя лишили прав

  О переводе в разд. III личной карточки работника и ознакомить его с данной...

• Все о стажировке

  Приказ, заводится трудовая книжка и личная карточка работника (по форме Т-2). Обратите...

• Работнику противопоказана его работа: действия работодателя

  Вносится в трудовую книжку и личную карточку работника. При переводе работника на другую... записи в трудовую книжку и личную карточку. Работнику, который признан полностью неспособным к...

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу..

Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходимы следующие документы сотрудника:

1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности)

2. Трудовая книжка

3. Военный билет

4. Документ об образовании

5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

7. Приказ о приеме на работу

8. Трудовой договор

9. Документы, подтверждающие возраст детей

10. Документы, подтверждающие состояние в браке

11. и другие.

При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).

Остальные документы не являются обязательными. Необходимо учитывать, что согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006), данные которые относятся к персональным могут быть получены только от самого работника. Под персональными данными в данном федеральном законе указаны:

«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»;

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например 23.04.1998).

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержденной Постановлением Госкомстата РФ и классификаторами:

1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.

2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (при его наличии и предоставлении работником).

4. В графе «алфавит » указывается первая буква фамилии работника. В больших организациях с большой численностью возможно указание первых трех букв для удобства хранения карточек Т-2. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.

5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.

6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».

8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.

9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975

10. При указании места рождения нужно учитывать следующее:

· Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

· Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.

· Аул, кишлак, село, станция пишутся полностью;

· Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), например, при рождении в г. Москва в графе «Код» указывается: 45

11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:

· гражданин Российской Федерации – 1

· гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства)

· иностранный гражданин (указывается какого государства) -3

· лицо без гражданства – 4.

12. Языки, которыми владеет работник , указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):

· владею свободно -3

· читаю и могу объясняться-2

· читаю и перевожу со словарем -1.

При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский - читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.

13. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

· начальное (общее) образование – 02

· основное общее образование – 03

· среднее (полное) общее образование – 07

· начальное профессиональное образование – 10

· среднее профессиональное образование – 11

· неполное высшее образование – 15

· высшее профессиональное образование – 18

· послевузовское образование – 19.

Разъяснительные примеры:

Пример	Относится к:
Работники, обучающиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их	Лицо, имеющее основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое образование они имели на момент поступления в высшее учебное заведение
Работник, окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его или обучается на третьем курсе	Записывается сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
Окончившие три курса высшего учебного заведения	Лица с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием
Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их	Лица, имеющие среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение
Работник, окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицея, гимназии	Лица, имеющие среднее (полное) общее образование
Работники, окончившие профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения	Начальное профессиональное образование

13.1.Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», можно писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то можно писать «им.профессора», «им.академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании (других документов подтверждающих получение образования данного уровня).

Личная карточка — немаловажный документ, который ведется кадровой службой. В нем собрана практически вся информация о самом сотруднике (паспортные данные, сведения об образовании и месте проживания, о семье), а также о его трудовой деятельности в учреждении (от приема на работу до увольнения, включая переводы, предоставление отпуска, повышение квалификации и пр.). Несмотря на такую информативность, довольно часто работодатели не ведут личные карточки, ссылаясь на отсутствие такого требования в Трудовом кодексе. Сегодня вы узнаете, обязательно ли оформлять личные карточки, почему важно их вести и как правильно вносить в них записи.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) утверждены формы документов, применяемых в кадровом делопроизводстве и необходимых работодателю для ведения кадрового учета. К наиболее важным документам относятся личная карточка работника (форма Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)). Эти формы практически повторяют друг друга, за исключением нескольких разделов.

Обратите внимание! Для научных работников дополнительно оформляется форма Т-4, которая применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Обязательно ли вести личную карточку? На необходимость ведения данного документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», в соответствии с которым с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Да и Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных сил РФ 11.04.2008, говорят о том, что именно по форме Т-2 ведется воинский учет призывников и военнообязанных сотрудников.

Между тем некоторые специалисты считают, что в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» учреждение вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, так как обязательность использования унифицированных форм из Постановления N 1 отменена. Но это не так. Статья 9 названного закона говорит о том, что формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. В настоящее время иная форма личной карточки не установлена, поэтому организации и учреждения, финансируемые из различных уровней бюджета, должны использовать форму Т-2 или Т-2ГС (МС).

Оформление карточки

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, приведенным в Постановлении N 1, личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:

— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

— других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Остальные сведения для заполнения карточки при оформлении трудоустройства работник сообщает самостоятельно.

Вопрос о том, в каком виде — бумажном или электронном — вести карточку, также встает перед работодателями, однако Указания не дают на него ответа. Считаем, что заполнение личной карточки в бумажном виде неизбежно, так как с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под подпись.

Правила внесения сведений

Если посмотреть на первую и вторую страницы формы, видны поля для проставления кодов. Нужно ли их заполнять? Да, нужно. Для этого надо использовать следующие классификаторы:

— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413;

— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;

— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;

— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.

Если эти страницы заполняются в электронной форме (обычно с помощью программных продуктов, например, 1С), то в них уже все классификаторы установлены, поэтому кадровику остается только выбрать из предлагаемых списков необходимое значение.

Примечание. Если с работником заключен трудовой договор о работе по внутреннему совместительству, ему присваивается второй табельный номер и заполняется отдельная личная карточка.

Итак, в шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных документов, а также в графах:

— «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— «Табельный номер» — присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое;

— «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» — заполняются на основании документов, представленных работником;

— «Алфавит» — заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая буква фамилии работника;

— «Характер работы» — если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается «временно», если бессрочно — «постоянно»;

— «Вид работы» — в случае заключения трудового договора о работе по совместительству пишем «совместительство», если нет — «основная»;

— «Пол» — проставляется только первая буква («М» — мужской, «Ж» — женский).

А теперь переходим к разделам личной карточки.

Раздел I «Общие сведения»

Данный раздел предназначен для внесения личных данных сотрудника — паспортных данных, сведений об образовании, гражданстве, о том, состоит ли он в браке.

Но первым делом заполняем графу «Трудовой договор», указывая в ней дату и номер договора, заключенного с работником.

На основании паспортных данных заполняются пункты с первого по четвертый:

А) фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;

В) место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений («г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;

Г) в графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи:

— гражданин Российской Федерации (код «1»);

— гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код «2»);

— иностранный гражданин (код «3») — с указанием названия государства (например, «иностранный гражданин (Республика Таджикистан)»);

— лицо без гражданства (код «4») — указывается при предъявлении вида на жительства.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» разд. I формы указывается степень знания языка: «Владею свободно», «Читаю и могу объясниться», «Читаю и перевожу со словарем».

Пункт 6 «Образование» заполняется на основании документов об образовании. Записи могут быть такими: «среднее профессиональное образование (техникум/колледж)», «высшее образование (университет/академия/институт)» и пр. Далее заносятся:

— наименования учебных заведений;

— данные о документе, подтверждающем получение образования;

— год окончания обучения;

— направление или специальность по документу об образовании.

Примечание. Для послевузовского образования предусмотрены отдельные строки.

Если места для внесения всех образовательных организаций не хватает, можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные.

Заполняя п. 7 «Профессия», нужно указать профессию без сокращений на основании документа, подтверждающего ее наличие. В нормативных документах не говорится, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Мы считаем, что наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве «другой» рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе на другую подходящую работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях).

В пункте 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет (в карточке Т-2ГС (МС) дополнительно предусмотрена строка для стажа государственной (муниципальной) службы для доплаты к пенсии). В любом случае стаж рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Порядок подсчета можно позаимствовать в Постановлении Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.

К сведению. Состояние в браке (п. 9) заполняется в соответствии с ОКИН (например, «Никогда не состоял в браке», «Состоит в зарегистрированном браке», «вдовец»), не допуская формулировок типа «холост» или «женат».

В графе «Состав семьи» необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т. п. Для заполнения п. 11 «Паспорт» нужно внести в личную карточку реквизиты документа, удостоверяющего личность. А информацию из штампа о месте регистрации надо внести в п. 12 «Адрес места жительства: по паспорту». Если место фактического проживания отличается от регистрации, со слов работника заполняется «Адрес места жительства: фактический».

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Если гражданин пребывает в запасе, то:

— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);

— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;

— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе) — на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В пункте 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»

Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу. Обратите внимание, что с записями данного раздела сотрудника нужно ознакомить под подпись.

Раздел IV «Аттестация»

Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе «Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации.

Обратите внимание! В личной карточке государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)) разд. IV предназначен для внесения сведений о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. Записи в него вносятся также на основании документов, подтверждающих получение чина, ранга и звания, с обязательным ознакомлением служащего под подпись. Соответственно нумерация последующих разделов в карточке по форме Т-2ГС (МС) сдвигается.

Раздел V «Повышение квалификации»

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности. В этом разделе нужно указать:

— даты начала и окончания обучения;

— вид повышения квалификации;

— наименование учебного заведения и место его нахождения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования и пр.);

— вид документа (свидетельство, удостоверение) и его данные (номер и дату выдачи).

В графе «Основание» можно указать реквизиты приказа о направлении работника на повышение квалификации, а можно ничего не писать (в случае, если работник самостоятельно повысил свою квалификацию).

V. Повышение квалификации

Дата	Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)	Основание
Начала обучения	Окончания обучения
Наименование	Серия, номер	Дата
	2	3	4	5	6	7	8
10.11.2013	20.12.2013	Краткосрочные	ФГБОУ «Межотраслевой	Удостоверение	VII	22.12.2013	Приказ
		Курсы	Институт повышения		123456		От 01.11.2013
			Квалификации и				N 27
			Переподготовки кадров
			ННГАСУ», г. Нижний
			Новгород

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» заполняется аналогично разд. V «Повышение квалификации».

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»

Скажем сразу, что в карточке по форме Т-2ГС (МС) данный раздел имеет номер VII и называется «Государственные и ведомственные награды, почетные звания». Однако, как бы ни назывался этот раздел, в нем нужно указать наименование награды или поощрения (грамота, медаль и т. п.), а также реквизиты документа, на основании которого работник поощрен.

Отметим, что сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда, в данный раздел не вносятся.

Раздел VIII «Отпуск»

Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков, предоставляемых работнику в течение трудовой деятельности в конкретном учреждении. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

Подчеркнем особенность заполнения данного раздела: на основании приказа вписывается только дата начала отпуска, а дата окончания вносится после того, как работник фактически вернулся из отпуска. Связано это с тем, что в случае отзыва сотрудника из отпуска или его продления дата окончания может оказаться иной, нежели указанная в приказе о предоставлении отпуска.

Не забывайте учитывать здесь и отпуска без оплаты, так как их продолжительность влияет на подсчет стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»

Внесение сведений в данный раздел позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Сведения вносятся на основании поданного работником документа — справки об инвалидности и др. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.

Раздел X «Дополнительные сведения»

Для полноты учета в необходимых случаях здесь указываются иные сведения о сотруднике, например, о наличии водительского удостоверения, заключения МСЭК об условиях и характере труда.

Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

Это последний раздел карточки, который заполняется только при увольнении сотрудника. В него вносят основание прекращения трудового договора или увольнения, ставят дату увольнения и реквизиты приказы (распоряжения) об этом. Заметим, что запись в этом разделе заверяется подписью не только работника, но и кадровика.

Подведем итог

Как видим, ничего сложного в оформлении личной карточки нет. Если возникла необходимость изменить сведения о работнике (например, фамилию или паспортные данные), нужно одной чертой зачеркнуть прежнюю информацию, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) записать новую с указанием даты исправления. Считаем такой порядок оптимальным. Каких-то особых правил, регламентирующих внесение изменений в личную карточку, не установлено.

Поскольку личные карточки должны храниться в организации 75 лет и их ведение довольно часто становится объектом проверки ГИТ, не пренебрегайте требованиями законодательства и оформляйте эти документы: потратьте полчаса вместо дальнейшего разбирательства с ГИТ и судом.

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Заполнение разделов формы

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты".

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой "М" или "Ж".
Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы "Гражданство"

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.

Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Вид образования	Код по ОКСО
Начальное (общее) образование
Основное общее образование
Среднее (полное)общее образование
Среднее профессиональное образование
Неполное высшее образование
Высшее образование
Послевузовское образование

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Работник, имеющий неоконченное образование	Вид образования по классификации.
Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его	Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)
Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе	Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
Окончивший три курса высшего учебного заведения	Неполное высшее образование
Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его	Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей,гимназию	Среднее (полное) общее образование
Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение	Начальное профессиональное образование

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

Состояние в браке	Код по ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке
Состоит в зарегистрированном браке
Состоит в незарегистрированном браке
Вдовец (вдова)
Разведен (разведена)
Разошелся (разошлась)

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Учет отпусков Изменение сведений о работнике

В предыдущей части статьи мы выяснили, какие документы требуются для заполнения карточки Т-2, а также рассмотрели, как заполняются графы "Алфавит", "Гражданство", как вносятся данные об образовании, о составе семьи и др.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:

Сведения о воинском учете

	Граждане, пребывающие в запасе	Граждане, подлежащие призыву
	На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполня­ется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа "Категория учета")	Не заполняется
Пункт 2. Воинское звание	Проставляется в соответствии с записью в военном билете	Делается запись: "Подлежит призыву"
Пункт 3. "Состав (профиль)". Заполняется без сокращений	Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т. п.	Че заполняется
Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" Записывается полное обозначение - шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак	Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например "021101" или "113194А"	Проставляется в соответствии с записью в удостоверении граждани­на, подлежащего призыву на военную службу
	Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А"	Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе Д - не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 6. "Наименование военного комиссариата по месту жительства"	Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете	Проставляется в соответствии с последней записью, или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 7. "Состоит на воинском учете" Заполняется простым карандашом	Строка а) - в случаях наличия мобилизацион­ного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время	Не заполняется
: Пункт 8. "Отметка о снятии "с воинского учета" При условии достижения предельного возраста.пребывания в запасе, "или признания не годным к военной службе по состоянию здоровья	Делается отметка: или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья"	Делается отметка: "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья"

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы


Непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда
Непрохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра	Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине
Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором	Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение МСЭК об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук,
директор "Центра профессионального развития"

Среди документов по кадрам личная карточка работника представляет собой основной источник сведений по каждому сотруднику. Работодатель обязан вести её (форма т2) на всех сотрудников, даже на тех, кто принят по совместительству. Подробная инструкция по заполнению, бланк и готовый пример – обо всем прямо сейчас.

Назначение и виды

Законодательство утвердило единую форму т2, которую ведут все организации, вне зависимости от формы собственности и численности персонала. В документе содержатся все основные сведения о гражданине:

• информация об образовании;
• информация о профессиональном опыте (стаж, квалификация в соответствии с полученным образованием);
• личные сведения (адрес, состав семьи);
• данные по текущему месту работы (отпуск, награды, переподготовка и т.п.);
• данные паспорта, диплома, военного билета и некоторых других документов.

Наряду с единым шаблоном есть и несколько других вариантов, которые рассмотрены далее.

Форма т2

Это основной вид документа, который применяется в подавляющем большинстве случаев. Бланк выглядит следующим образом.









Форма т-4

Предусмотрен специально для работников, которые относятся к научно-педагогическому составу:

• ученые со степенями кандидата или доктора, а также со званиями доцента, профессора или академика;
• преподаватели вузов (в том числе старшие преподаватели и ассистенты).

Отличие в форме связно с наличием специальных граф (ученая степень, звание, дата присвоения и соответствующие документы).






Форма т2 ГС

Заполняется в случае, если работник – госслужащий. Отличие от обычного бланка состоит только в одном. Появляется раздел IV, в котором содержатся сведения о присвоении классного чина или других передвижений по служебной лестнице. Все остальные разделы заполняются точно так же, но их нумерация смещается на 1 пункт (начиная с раздела «Аттестация», который следует под номером V).

Необходимые документы

Для корректного оформления нужно взять только подтвержденную информацию Понадобятся такие документы:

• паспорт гражданина;
• приказ руководства, в котором утверждается прием сотрудника;
• обязательно необходимо принести трудовую книжку (для тех граждан, которые работают впервые, она оформляется работодателем);
• если гражданин относится к категории военно обязанных, он также предоставляет военный билет;
• документ, который подтверждает уровень образования;
• ИНН и СНИЛС;
• документы, которые подтверждают прохождение переподготовки, присвоение званий и т.п. предоставляются при наличии;
• трудовой договор, оформленный с сотрудником.

Все документы предоставляются в виде оригиналов.

Пошаговая инструкция по заполнению

Правильное оформление кадровых документов – это обязательное требование к отделу персонала, поэтому при заполнении нужно исходить из официальной инструкции, которая подробно описана далее.

Раздел I

Именно первые разделы формы т2 составляют основную часть, заполнить которую нужно по таким правилам:

1. Название компании или ИП всегда прописывается полностью. Однако допускаются и сокращенные варианты, если они изначально были присвоены компании и отражены в соответствующих учредительных документах.
2. Уникальный табельный номер, который присваивается каждому работнику, должен состоять только из цифр (максимальное количество знаков – 6). При этом комбинация не меняется даже в тех случаях, если работника повышают в должности или переводят на работу в другой филиал или отдел и т.п.
3. В графе «Алфавит» нужно указать только букву, на которую начинается фамилия гражданина.
4. Характер работы – здесь имеется в виду предполагаемая длительность действия подписанного трудового договора: чаще всего постоянная работа, а если она сезонная или подработка, то временная.
5. Вид – чаще всего это основная работа, но иногда гражданин работает по совместительству (внутреннему или внешнему).
6. Пол обозначают заглавной буквой.
7. ФИО записывают полностью, как указано в паспорте (отчество – при наличии). А дату рождения также записывают в текстовом формате, например: «28 января 1991 года».
8. Код места проживания указывается в соответствии с ОКАТО.
9. Гражданство прописывается кодом.
1. Степень разговорных навыков на иностранном языке также прописывается кодами.
1. Обозначение образование тоже производится с помощью кодов – они установлены ОКИН.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Понятие незаконченного высшего образования, которое еще называют неполным, было упразднено с 2013 года, поэтому если сотрудник в настоящий момент учится в вузе, в учет берется только фактически полученное образование.

1. Квалификация указывается в точности по диплому (например, «бакалавр естественнонаучного образования»).
2. Профессия прописывается на основании того, как это принято в компании – для этого нужно обратиться в штатное расписание, а также в приказ, который утвердил сотрудника на эту позицию.
3. Суммарный стаж обычно рассчитывается по датам, приведенным в трудовой книжке. Но допускается использование и других бумаг, в которых есть подтвержденная информация о сроках работы гражданина в разных местах.
4. Отметка о личной жизни также производится по кодам.
1. Под составом семьи нужно понимать буквально тех людей, которые проживают вместе с человеком как одна семья. Прописываются их ФИО, а также степень родства (отец, сын, родная сестра и т.п.).
2. Данные паспорта необходимо заполнить строго так, как указано в документе, вплоть до сокращений и знаков препинания.

Раздел II

В этих графах нужно использовать данные из военного билета при его наличии. При этом соответствие данных тоже должно быть строгим – сокращения, названия, знаки препинания и т.п. При этом есть свои особенности, если на работу устраивается офицер запаса.

А если устраивается сотрудник, который подлежит призыву (мужчины, годные по здоровью и женщины с военным билетом – медсестры, некоторый другой персонал), то пункты 1,3,4 и 7 остаются пустыми. Остальные заполняются так, как показано в таблице.

Остальные разделы

Остальные разделы заполняются в соответствии с такими правилами:

1. Раздел III – здесь все данные так же, как они указаны во внутренней документацией компании. Фиксируется полное наименование компании, точное название должности, а в качестве основания для решения приводится приказ (с названием, номером и датой) или распоряжение.
2. Раздел IV – записи также проводятся на основании утвержденных документов. При этом каждая строка заполняется полностью (все графы), кроме столбца «Основание». Обычно здесь ссылаются на протокол, в котором содержатся результаты аттестации – прописывают название, номер и дату.
3. Раздел V – здесь фиксируют даты обучения (начало и окончание), вид повышения, а также полное официальное название образовательной организации, в котором происходит процесс обучения. В «Основании» прописывать сведения необязательно, но если есть соответствующее распоряжение или приказ, нужно вписать его название, номер и дату утверждения.
4. Раздел VI – в этой части аналогично прописывается информация о профессиональной переподготовке, которую прошел сотрудник.
5. В разделе VII осуществляется учет наград и почетных званий, которые получил работник за свои трудовые заслуги.
6. Раздел VIII – здесь фиксируется информация обо всех отпусках, которые официально получил сотрудник вне зависимости от их длительности. Данные должны точно соответствовать приказам, а также графику отпусков. Особое внимание следует обратить на неоплаченные отпуска, которые работник берет за свой счет. Они тоже учитываются вне зависимости от длительности. При этом все сведения должны быть одинаковыми – в заявлении работника, в приказе и в самой карточке (особенно внимательно нужно следить за точностью дат). Следует также иметь в виду, что отгулы на несколько часов (в счет переработок, сверхурочных и т.п.) не являются отпусками за свой счет. А отгул на целый рабочий день (на 1 и более) – это и есть отпуск без содержания.
7. Раздел IX заполняется в соответствии с законодательством о льготах. То есть учитываются как федеральные льготы, так и принятые на региональном уровне (в каждом регионе их список может сильно отличаться). Сюда же вписывают льготы, которые установлены внутренними актами предприятия (в крупных компаниях, на предприятиях нередко есть и свои собственные льготы, которые устанавливаются по инициативе работодателя и соответственно могут быть ликвидированы по его же решению). В качестве «Основания» указывается название тех документов, которые дают право льготы.
8. Раздел X содержит разнородные сведения, которые не относятся ни к одной из ранее рассмотренных категорий, например:
• информация о том, что в данный момент человек обучается в вузе, техникуме, колледже, ПТУ и других образовательных учреждениях; указывается дата начала и предполагаемого окончания, а также данные о фактическом количестве курсов, которые уже окончены на данный момент;
• данные по сотруднику-инвалиду: медицинские документы, группа инвалидности, а также дата изменения медицинских решений, если таковые были;
• документ-заключение, который был составлен специальной комиссией по оценке условий труда (вредные, опасные факторы, соответствие нормативам и т.п.).

При оформлении всех разделов действует единое правило оставлять поле пустым, если данные по нему отсутствуют или ответ отрицательный. Например, нельзя прописывать «не имею» – нужно просто проигнорировать строку.

Как вносятся изменения в карточку

Если со временем какие-либо сведения изменились, их нужно своевременно вносить в форму. Как правило, регламент предусматривает 14 календарных дней на внесение изменений . При этом новые данные вносятся точно так же, как и в трудовую книжку. Возможны два варианта:

1. Если заполняются ранее пустовавшие графы, работник должен подписать, заверив тем самым достоверность внесенной информации. Это касается первого и второго разделов.
2. Если изменились ранее зафиксированные данные, то нужно аккуратно перечеркнуть прежнюю запись и поставить новую. Например, если женщина вышла замуж, то старая фамилия зачеркивается, а сверху надписывается новая.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае помарок, большого количества исправлений, нечитаемости текста, порчи отдельных страниц или всей личной карточки работника, которая ведется по форме т2, допускается заведение нового документа, в который переносится вся информация из старого бланка.

Если сотрудник увольняется

В этом случае возникает необходимость внести записи в раздел XI . Здесь важно записать причину увольнения, причем формулировки должны точно цитировать статьи Трудового кодекса. Приводится дата увольнения – т.е. последний рабочий день сотрудника вне зависимости от того, выпал он на будний, праздничный или выходной день. Работник обязательно ставит подпись и расшифровку, а если сделать это невозможно (например, в случае смерти), то подпись ставит ответственное должностное лицо или близкий родственник с указанием степени родства или же представитель работника, действующий по доверенности (фиксируется ее номер и дата составления).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. После увольнения карточка сдается в архив, в котором должна храниться не менее 75 лет.

Пример заполнения

Реальный пример заполненной личной карточки работника, утвержденной по типовой форме т2 (первого раздела), выглядит так.