Построение управленческого баланса группы компаний. Управленческий баланс и пример его составления Управленческий баланс принципы и правила составления

Главный отчет предприятия за отчетный период и основной результат функционирования системы управленческого учета за тот же время.

Баланс выполняет три функции:

1.Проверочная.

2.Информационная.

3.Аналитическая.

Теперь по порядку:

1.Проверочная.

Если ваш баланс сошелся (то есть актив баланса равен пассиву), то значит все операции внесены верно и нет арифметических ошибок и ошибок по невнимательности (например: товар на клиента отгружен, но его задолженность не увеличена). То есть сведенный баланс гарантирует отсутствие ошибок при внесении информации. Правильность вносимой информации баланс гарантировать не может.

То есть, если используется неверная информация при вводе данных (например: по документам отгрузили 100 тонн, а на самом деле отгрузили 105), то при сведении баланса по концу отчетного периода вы никакой ошибки не увидите. Это ошибка всплывет при инвентаризации склада (конечно, может и покупатель сказать, что приехало товара больше, чем по документам, но так бывает не часто), но это уже будет не ошибка учета, а недосмотр работников склада, за который они и будут возмещать потери.

2.Информационная

В правильно сведенном балансе находится информация обо всем имуществе вашего предприятия, а так же обо всех его долгах. Форм баланса может быть великое множество, но они будут примерно одинаковы, ибо придумать что-то новаторское просто невозможно.

Поэтому опишу две формы.

Первая форма – баланс на дату,
Вторая форма – баланс в динамике за финансовый год.

Баланс на дату:

То есть классическая форма из пяти разделов:

• два в активе:

– Необоротные средства;

– Оборотные средства.

• три в пассиве:

– Собственный капитал;

– Долгосрочные обязательства;

– Краткосрочные обязательства.

Разделы расположены по мере увеличения ликвидности сверху вниз.

Строки, выделенные оранжевым цветом, являются расшифровкой вышестоящей над ними строки.

Стоит только добавить ещё о строке 1.4 в Пассиве. «Финансовый результат с начала года» эта цифра является накопительной и рассчитывается путем суммирования данной строки из прошлого месяца с прибылью за отчетный месяц (строка 1.5).

Нижняя красная строка проверочная, если в ней появляется хоть какая-то цифра, значит актив не равен пассиву.

Баланс в динамике:

Собственно говоря, все те же самые разделы, что и в предыдущей форме (а по другому и быть не может!), только другое построение отчета.

К плюсам данной формы относится наглядность динамических изменений в течение года.
К минусам – меньшая наглядность общей структуры баланса и соотношения активов и пассивов. Но это мое личное мнение. Так что при вполне можно обойтись только вторым вариантом формы. Тогда как если Вы захотите все ж таки делать первый вариант, вам придется для демонстрации динамики делать и второй вариант. То есть без первого варианта отчетность делать можно, без второго нет.

3.Аналитическая

Только благодаря балансу можно использовать весь арсенал аналитических инструментов экономистов.

В управленческой отчетности баланс играет важную роль. Управленческий баланс формируется с целью оценки собственного капитала компании и других показателей в заданный момент времени, например, в конце года. Он отражает активы, обязательства и собственный капитал компании. Для руководства важно, чтобы составление управленческого баланса осуществлялось на основе управленческих данных (в отличие от бухгалтерского баланса).

Форма любого балансового отчета, в том числе форма управленческого баланса, представляет собой таблицу со списком статей, состоящую из двух разделов, суммы которых являются равными друг другу, т.е. оба раздела должны балансировать друг друга. Первый раздел - это список активов. Второй раздел - это сумма обязательств и собственного капитала в бизнесе (список пассивов). Выраженный в виде уравнения, баланс показывает:

Активы = Обязательства + Собственный капитал

Чтобы оценить собственный капитал, нужно просто выразить уравнение как:

Собственный капитал = Активы – Обязательства

Ниже приведен пример управленческого баланса (1С управленческий баланс в программном продукте «WA: Финансист»):

Управленческй баланс	На 31.12.2016	На 31.12.2015
АКТИВЫ
Внеоборотные активы
Основные средства	2 493 288	2 500 000
Нематериальные активы	-	2 011 154
Инвестиции в зависимые компании	-	-
Отложенные налоговые активы	19 651 140	19 651 140
	15 026 296	-
Финансовые активы, удерживаемые до погашения	-	-
Прочие внеоборотные активы	-	-
Дебиторская задолженность	-	-
Итого внеоборотные активы	37 170 724	24 162 294
Оборотные активы
Запасы	2 246 034 202	2 250 008 991
Дебиторская задолженность	1 184 037 564	133 998 380
Займы выданные и проценты к получению	-	-
Финансовые активы, удерживаемые для продажи	-	-
Прочие финансовые вложения	-	-
Налог на прибыль к получению	-	261 196
Денежные средства и их эквиваленты	3 379 720	-
	3 433 451 486	2 384 268 567
Активы, предназначенные для продажи	-	-
Итого оборотные активы	3 433 451 486	2 384 268 567
Итого активы	3 470 622 210	2 408 430 861
СОБСТВЕННЫЙ КАПИТАЛ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Капитал
Уставный капитал	-	-
Добавочный капитал	-	-
Резервы	1	-
Нераспределенная прибыль	218 382 382	215 139 464
Собственный капитал акционеров компании	218 382 383	215 139 464
Неконтрольные доли владения	-	-
Итого собственный капитал	218 382 383	215 139 464
Долгосрочные обязательства
Кредиты и займы	29 058 000	29 058 000
Кредиторская задолженность	2 478 104 076	1 870 805 586
Целевое финансирование	-	-
Отложенные налоговые обязательства	-	-
Прочие долгосрочные обязательства	-	-
Итого долгосрочные обязательства	2 507 162 076	1 899 863 586
Краткосрочные обязательства
Банковский овердрафт	-	-
Кредиты и займы	-	-
Кредиторская задолженность	744 968 387	293 427 811
Налог на прибыль к уплате	109 364	-
Итого краткосрочные обязательства	745 077 751	293 427 811
Обязательства, относящиеся к активам, предназначенным для продажи	-	-
Итого обязательства	3 252 239 827	2 193 291 397
Итого собственный капитал и обязательства	3 470 622 210	2 408 430 861

Табл. 1. Управленческий баланс пример составления.

Активы, обязательства и капитал в балансе

Активы включают все денежные средства и имущество, принадлежащие компании. Обычно активы в балансе делятся на две категории: оборотные (текущие) активы и внеоборотные активы.

Оборотные активы включают:

• Наличные деньги: денежные средства на счетах, наличные деньги, депозиты на сберегательных счетах и любые краткосрочные инвестиции, которые могут быть легко конвертированы в наличные деньги.
• Рыночные ценные бумаги: акции, облигации и другие ценные бумаги, предназначенные для инвестиций, которые легко продаются.
• Дебиторская задолженность: деньги, причитающиеся компании от клиентов, которые, как ожидается, будут выплачены в течение года.
• Запасы: сырье, незавершенное производство и готовая продукция, произведенная или приобретенные товары для продажи клиентам в ходе обычной деятельности. Предприятия могут иметь резерв, который уменьшает запасы в балансе.
• Предоплаченные расходы: суммы страхового покрытия или другие расходы, которые предполагается использовать или применять в течение одного года.

Внеоборотные активы включают:

• Основные средства: недвижимость, оборудование и техника, земля, мебель и офисное оборудование.
• Нематериальное имущество: авторские права, патенты и товарные знаки, а также гудвилл (деловая репутация).

Обязательства в управленческом балансе - это долги или другие обязательства компании, которые отрицательно сказываются на чистой стоимости. Существуют две основные категории обязательств: текущие обязательства и долгосрочные обязательства.

Текущие обязательства, которые являются обязательствами, которые, как ожидается, будут погашены в течение года, включают:

• Кредиторская задолженность: долги перед поставщиками и подрядчиками за товары или услуги, приобретенные компанией.
• Начисленные расходы: расходы, понесенные бизнесом, такие как заработная плата, вознаграждения работникам (например, медицинское страхование, взносы в пенсионный фонд), федеральные и региональные налоги.
• Краткосрочные заимствования: овердрафты, кредитные линии, займы и т. д.

Долгосрочные обязательства включают:

• Долгосрочные кредиты и займы: например, заимствования для покупки или строительства объектов недвижимости (например, зданий, заводов и т. д.).
• Прочие займы: например, кредиты для покупки транспорта, покупки оборудования и займы у акционеров.
• Облигации: долговые инструменты, выпущенные компанией для привлечения капитала (этот тип обязательств не характерен для малого бизнеса).

Собственный капитал в управленческом балансе:

Эта часть управленческого баланса представляет собой стоимость собственности владельцев в компании. Значение представляет собой сумму, на которую активы превышают обязательства. Положительный капитал означает, что активы превышают обязательства. Если сумма является отрицательной, то есть обязательств больше, чем активов, то компания находится в критическом положении.

Собственный капитал может состоять из трех основных категорий:

• Капитал, который владельцы вложили в бизнес первоначально.
• Дополнительный оплаченный капитал, который владельцы добавили в бизнес после первоначального финансирования.
• Нераспределенная прибыль, которая является доходом бизнеса, который не был распределен среди владельцев, но остается в компании.

Показатель EBITDA

Показатель EBITDA является одним из финансовых показателей компании и используется для определения прибыли бизнеса. Финансовый показатель EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) - это прибыль до вычета процентов, налогов, обесценения и амортизации. EBITDA компании выделяет стоимость заемного капитала и эффект от налогообложения, добавляя проценты и налоги к доходам. Наконец, значение EBITDA устраняет произвольные и субъективные суждения, которые могут входить в расчет амортизации, такие как срок полезного использования, оценка остаточной стоимости и различные методы амортизации.

Показатель EBITDA впервые стал известен в середине 1980-х годов, поскольку инвесторы оценивали проблемные компании, которые использовали заемные средства и которые нуждались в финансовой реструктуризации. Инвесторы использовали EBITDA для быстрого расчета того, смогут ли эти компании выплатить проценты по финансируемым сделкам. Использование EBITDA с тех пор распространилось на широкий круг предприятий. Его сторонники утверждают, что EBITDA предлагает более четкое отражение операционной деятельности путем исключения расходов, которые могут скрыть то, как действительно работает компания.

Взаимосвязь данного показателя и управленческого баланса предприятия – в значении суммы амортизации, которую можно получить из балансового отчета. Остальные значения можно получить из отчета о прибылях и убытках, либо из отчета о движении денежных средств.

Таким образом, в управленческом учете баланс является одним из главных инструментом для оценки финансового положения компании и базой для расчета различных показателей, в том числе показателя EBITDA.

В данной статье мы рассмотрим методику формирования управленческого баланса в системе управленческого учета ESYSI. Мы рассмотрим типовые схемы настройки управленческого баланса, но это не означает, что не существует других вариантов настройки и других методик формирования баланса. В данной статье мы не будем рассматривать способы и методику настройки ввода начальных остатков - этому вопросу мы посвятим отдельную статью.

Отличительной особенностью в формировании управленческого баланса в системе ESYSI является возможность учета операций (транзакций) не применяя принцип двойной записи (дебит / кредит). Не использование принципа двойной записи дает ряд существенных преимуществ:

• мы можем при необходимости упростить учет и исключить лишние проводк (например, в случае учета части затрат кассовым методом),
• нам не требуется в конце месяца делать "закрывающие" проводки,
• мы можем формировать управленческий баланс за любые даже незавершенные периоды времени и баланс не будет "плыть".

Для того, чтобы мы могли обойтись без принципа двойной записи, нам необходимо, чтобы каждая из транзакций в журнале операций находила свое отражение в двух статьях баланса. Операция должна затрагивать статьи баланса в одной из следующих комбинаций:

• уменьшать одну статью актива и увеличивать другую статью актива,
• уменьшать одну статью пассива и увеличивать другую статью пассива,
• уменьшать статью актива и уменьшать статью пассива,
• увеличивать статью актива и увеличивать статью пассива.

Также необходимо отметить, что данные, отражаемые в управленческом балансе должны соответствовать данным других отчетов, полученным за этот же период:

• статья "Денежные средства" баланса со строками "Остаток денежных средств на начало периода" и "Остаток денежных средств на конец периода" отчета о Движении денежных средств,
• статья "Нераспределенная прибыль" (в части формирования прибыли за период) со строкой "Финансовые результа" отчета о Прибылях и убытках,
• статьи "Кредиторской и Дебиторской задолженности" с данными отчетов о Задолженности (по клиентам, поставщикам, кредитам и другими группами контрагентов).

Руководствуясь этими принципами, рассмотрим варианты настройки основных статей баланса.

Внеоборотные активы

Рассмотрим несколько вариантов отражения операций по учету основных средства и нематериальных активов (НМА) в балансе.

1 вариант: Учет Основных средства и НМА кассовым методом (скриншот под спойлером)

Операции по статье "Приобретение ОС" увеличивают статью Актива "Основные средства" и уменьшают статью Актива "Денежные средства". Здесь и в последующих вариантах формирование статьи баланса "НМА" полностью повторяет настройки статьи "Основные средства", поэтому мы будем рассматривать только пример учета Основных средств.

Недостаток этого метода заключается в том, что статья баланса "Основные средства" не будет уменьшаться (в случае если не планируются продажи ОС), а это значит, что через определенное время баланс будет содержать не совсем актуальные данные. Например, если мы приобретаем недвижимость (офисное помещение, и т.д.), то через некоторое время ее рыночная стоимость если не увеличится, то скорей всего останется на прежнем уровне, если же мы приобретаем автомобиль в качестве основного средства, то через 3-5 лет мы уже не сможем продать его по первоначальной стоимости. В подобных случаях имеет смысл использовать амортизационные отчисления.

Помимо отражения в балансе, операции по покупке и продаже ОС должны отражаться в отчете о Движении Денежных средств.

2 вариант: Учет Основных средства и НМА с амортизационными отчислениями (скриншот под спойлером)

Как и в 1-м варианте операции по статье "Приобретение ОС" увеличивают статью Актива "Основные средства" и уменьшают статью Актива "Денежные средства". Помимо операций по покупке и продаже ОС в системе должна быть создана операция "Амортизация ОС", которая будет являться начисляемой.

Начисление амортизации ОС должно уменьшать статью актива баланса "Основные средства" и также уменьшать статью пассива баланса "Нераспределенная прибыль".

Как рассчитывать амортизацию по различным группам ОС определяется принятой на предприятии методикой учета. Имеет смысл создать в системе несколько групп основных средств для присвоения им различных норм амотризационных отчислений.

Помимо отражения в балансе, операция по амортизации ОС должна отражаться в отчете о Прибылях и убытках.

Оборотные активы

В оборотных активах мы рассмотрим следующие статьи: Запасы, Займы выданные, Дебиторская задолженность, Денежные средства.

Запасы

Учет запасов (скриншот под спойлером)

Учет запасов в балансе лучше вести по укрупненным группам товаров. Для этого в справочнике Товаров должны быть созданы соотвествующие группы. На увеличение Запасов влияет операция "Поставка товара" (от Поставщика), а на уменьшение - операция списания (Себестоимость реализации (списание).

В этом примере мы рассматриваем упрощенный учет запасов торгового предприятия и без распределения коммерческих расходов на себестоимость продукции. Описание учета запасов на производственном предприятии лучше рассматривать в отдельной статье.

Операция Поставка (поступления товара от поставщика) увеличивает статью Актива "Запасы" и либо уменьшает статью Актива "Дебиторская Задолженность по поставщикам", либо увеличивает статью Пассива "Кредиторская задолженность по поставщикам" с помощью преднастроенного алгоритма "ДЗ/КЗ".

Операция "Себестоимость реализации (списание)" уменьшает статью актива "Запасы" и уменьшает статью Пассива "Нераспределенная прибыль".

Расчет статьи баланса "Запасы" может быть при дополнен операциями "Возврат товара поставщику" и "Возврат товара от клиента". При этом необходимо, чтобы данные статьи участвовали в расчете дебиторской и кредиторской задолженности, иначе пройзойдет "разрыв" баланса.

Помимо отражения в балансе, операция "Поставки товара от поставщика" отражается в отчете о "Задолженности по поставщикам". Операция "Себестоимость реализации (списание)" будет попадать помимо баланс и в отчет о Прибылях и убытках.

Займы выданные

Займы выданные (скриншот под спойлером)

Займы выданные рассчитываются как разница между "Возвратом выданных займов" и "Выдачей займов". Соответственно, операции по статье "Выдача займов" увеличивают статью Актива "Займы выданные" и уменьшают статью Актива "Денежные средства". Операции по статье "Возврат выданных займов" уменьшают статью Актива "Выданные займы" и увеличивают статью Актива "Денежные средства".

Дебиторская задолженность по группе контрагентов (клиентам)

Дебиторская задолженность по группе контрагентов на примере клиентов (скриншот под спойлером)

Алгоритм расчет статьи ДЗ по клиентам следующий: Фильтруются только операции с контрагентами входящими в группу "Клиенты" и с помощью преднастроенного алгоритма ДЗ/КЗ рассчитывается задолженность. Операции Расход Кэш и Отгрузка Товара (т.е. когда мы что-то отдаем контрагенту) увеличивают значение алгоритма, операции Приход Кэш и Постулпение Товара (когда мы что-то получаем от контрагента) - уменьшают значение алгоритма. Этот алгоритм формирует значения по каждому Клиенту, затем все положительные значения (когда сумма по Расходу кэш и Отгрузке Товара больше суммы по Приходу кэш и Поступленю Товара) по каждому клиенту суммируются и попадают в строку отчета Дебиторская задолженность по клиентам. Также суммируются все отрицательные значения, которые перемножаются на "-1" и попадают в строку отчета Кредиторская задолженность по клиентам.

В алогоритме расчета дебиторской / кредиторской задолженности по клиентам могут участвовать и операции с типами Приход (начисление) и Расход (начисление). Как правило эти операции могуть использоваться при взаимозачетах и в случае оказания дополнительных услуг (например, аренда помещений для клиента).

Дебиторская задолженность по статье

Дебиторская задолженность по статье (скриншот под спойлером)

Расчет дебиторской (или кредиторской) задолженности по статье (в данном случае по статье "аренда") реализуется следующим образом. Операции по оплате аренды увеличивает статью Актива "Дебиторская задолженность по аренде" и уменьшает статью Актива "Денежные средства", а операция по начислению аренды - уменьшает статью актива "Дебиторская задолженность по аренде" и уменьшает статью Пассива "Нераспределенная Прибыль.

Дебиторскую задолженность по статье аренда имеет смысл создавать тогда, когда оплата аренды носит не регулярных характер (месяц в месяц) и когда оплата аренды в рамках одного месяца может превышать сумму начислений по этой статье. Если оплата всегда идет с задержкой, то имеет смысл создавать только статью баланса "Кредиторская задолженность по аренде". Если же могут быть случаи когда в одном месяце оплата больше начисления, а в другом начисление больше оплаты, то имеет смысл создать и статью ДЗ по аренде и статью КЗ по аренде. Обязательно в таком случае необходимо поставить опцию "Суммировать только положительные" и "Суммировать только отрицательные" для расчета, соответсвенно, каждой статьи.

Операция по оплате аренды также отражается в отчет о Движении денежных средств, а операция о начислении аренды - в отчете о Прибылях и Убытках.

Денежные средства

Расчет статьи денежных средства достаточно прост. Приток денежных средств будет увеличивать значение по статье, отток денежных средств - уменьшать. Остатки денежных средств в балансе должны совпадать с расчетными остатками отчета о Движении денежных средств как на начало периода, так и на конец.

Капитал

В разделе баланса Капитал мы рассмотрим настройку статей "Уставной Капитал" и "Нераспределенная прибыль".

Уставной Капитал, так как остается неимзенным может быть привязан только к одной операции - Ввод остатков по Уставному Капиталу.

Нераспределенная прибыль должна полностью повторять расчет отчета о Прибылях и Убытках. При этом необязательно использовать всю детализацию статей как в ПиУ.

Статья нераспределенная прибыль помимо расчета финансового результата (как в ПиУ) может быть уменьшена за счет операций Начислены дивиденды или Выплачены дивиденды. Если мы хотим отразить начисление дивидендов, то нам необходимо создать в балансе статью "Задолженность перед учредителями по выплате дивидендов".

Долгосрочные пассивы

В качестве Долгосрочных активов мы рассмотрим статьи баланса кредиты и займы. Эти две статьи для простоты будем учитывать только как долгосрочные пассивы.

В данном случае мы можем выбрать два варианта расчета данных статей: по группам контрагентов (см. аналог формирования ДЗ по Клиентам) или по статьям (см. аналог формирования Выдача Займов).

Отличие в расчете заключается в том, что Получение Кредита - увеличивает задолженность, а Погашение Кредита - уменьшает задолженность.

Краткосрочные пассивы

В качестве краткосрочных пассивов мы будем рассматривать только статьи баланса "Кредиторская задолженность".

Расчет данных статей описан в разделе "Дебиторская задолженность". Единственное отличие в том, что по данным статьям формируются значения только "с минусом", полученные при расчете соответсвующих алгоритмов, а затем происходит умножение этих значений на коэффициент "-1" в случае формирования задолженности по группам контрагентов. В случае формирования задолженности по статье (например, кредиторская задолженность по аренде) операция по начислению - увеличивает задолженность, а операция по оплате - уменьшает задолженность.

Подведение итогов

Мы коснулись настройке основных статей баланса без которых мы не сможем сформировать даже самый простой управленческий баланс. Статьи баланса этим списком не ограничиваются, но мы будем рассматривать другие методики учета операций и формирования статей баланса в других статьях.

Будем благодарны Вам за любые замечания и предложения по изложению методических рекомендация в виде отдельных статей.

Управленческий баланс – это бесполезная трата времени для финансиста или эффективный инструмент управления компанией? Зачем он нужен, если есть бухгалтерская отчетность? Как его составить? Ищите ответы в статье.

Что такое управленческий баланс?

Управленческий баланс – это аналог бухгалтерского баланса, составленный по данным управленческого учета. Он так же, как и бухгалтерский, содержит данные об активах и пассивах компании, разбитых на статьи учета. Аналогично бухгалтерскому балансу он взаимосвязан с отчетом о прибылях и убытках и отчетом о движении денежных средств.

Управленческий баланс делают специалисты финансовых служб под контролем финансового директора. Но пользоваться им должен не только финансовый директор, иначе пропадает весь смысл ведения управленческой отчетности. Главными пользователями управленческого баланса должны стать генеральный директор, совет директоров и, конечно, собственники бизнеса.

Скачайте и возьмите в работу :

Пошаговое руководство по составлению управленческого баланса

Шаг 1. Сформируйте структуру баланса

Если в вашей компании управленческий учет внедряется с нуля, то вы должны проделать полный объем предварительной работы, создав управленческий план счетов в необходимых именно вам разрезах и все формы управленческой отчетности – отчет о прибылях и убытках, ОДДС, баланс ().

Если же управленческий учет вы ведете в том или ином виде, то можно ограничиться составлением формы отчета – баланс и мэппингом плана счетов на него.

Важно помнить, что единожды составив структуру баланса, вам будет трудно поменять ее в будущем, так как уже накопленная информация будет «висеть» по старым счетам. Поэтому подойдите к составлению структуры баланса максимально ответственно. Можно привлечь к проекту других руководителей, выяснив их пожелания по разрезам ведения учета.

В общем виде управленческий баланс выглядит так же, как и бухгалтерский.

Рисунок . Пример составления управленческого баланса предприятия

У него есть разделы внеоборотные и оборотные активы, краткосрочные и долгосрочные обязательства, собственный капитал. А вот дальше начинаются различия.

Например, запасы, обозначенные в бухгалтерском балансе одной строкой, вы можете разбить на запасы сырья, материалов, готовой продукции, на производственном складе, на складах торговых точек, по группам номенклатуры и так далее.

Дебиторскую и кредиторскую задолженность можно включать в баланс по срокам задолженности, по признакам внешних и внутренних контрагентов группы и т.д.

В общем, идею первого шага вы усвоили.

Шаг 2. Определите аналитики учета

Самое главное, с чем стоит определить на шаге 2 – это по каким бизнес-еденицам вы планируете составлять управленческий баланс. Например, это будут региональные обособленные подразделения, компания в общем и группа компаний.

В таком случае каждая транзакция должна будет сопровождаться аналитикой регионального обособленного подразделения, которые в свою очередь входят в компанию и так далее.

Подумайте над другими аналитиками, которые понадобятся вам в будущем для принятия управленческих решений: группа продуктов, направление бизнеса, географическая составляющая.

В отличие от структуры баланса, аналитики вы всегда сможете добавить еще, или объединить ненужные в одну

Шаг 3. Сделайте мэппинг

Этот шаг является обязательным при использовании ПО для автоматизации управленческого учета. Но он является совсем не лишним, даже если вы ведете учет упрощенно в Excel.

Мэппинг – это назначение счета учета и аналитики для каждой хозяйственной операции, а также назначение строки в финансовой отчетности каждому счету учета. Программные продукты с мэппинга читают правила переноса данных, а в Excel на мэппинг можно настроить формулы для агрегирования данных в управленческом балансе.

Шаг 4. Проведите обучение сотрудников (опционально)

На основе разработанных счетов, форм и мэппинга нужно написать «Руководство пользователя по ведению учета». В нем доступным языком отразить, какую операцию на какие счета относить (транслировать) и какими аналитиками снабжать.

Ваша задача – к началу ведения управленческого учета иметь хотя бы несколько обученных сотрудников, готовых «нести знания в массы».

Если вы планируете вести управленческий баланс предприятия самостоятельно, переходите к следующему шагу.

Шаг 5. Составьте управленческий баланс на начало периода

Для этого воспользуйтесь бухгалтерской отчетностью (оборотно-сальдовой ведомостью, аналитиками счетов) и данными, находящимися за пределами бухгалтерской отчетности.

Разнесите все остатки по счетам управленческого учета на начало периода, снабдив их необходимыми аналитиками.

Шаг 6. Ведите (транслируйте) все операции по счетам управленческого учета в течение отчетного периода

В управленческом учете нет существенных отличий от бухгалтерского учета. Все хозяйственные операции вносятся методом двойной записи на счета.

Шаг 7. Рассчитайте по итогам периода финансовый результат и исправьте ошибки

Практика показывает, что без устранения ошибок не закрывается ни один отчетный период, поэтому будьте готовы к тому, что в балансе дебет с кредитом не сойдется. Произойти это может как от нарушения правил двойной записи, так и от ошибок настройки системы.

Финансовый результат в управленческом балансе будет, конечно, отличаться от такового в бухгалтерской отчетности, все дальше отстраняя управленческий учет от бухгалтерского.

Шаг 8. Проведите консолидацию

Если мы говорим о создании управленческого баланса по нескольким компаниям, то между ними неизбежно будут возникать внутригрупповые обороты и задолженности, которые при формировании баланса нужно будет «вычистить»

В программном обеспечении специально для этого разрабатываются блоки внутригрупповых оборотов, которые автоматически исключаются из консолидированной отчетности.

Если вы формируете консолидированный управленческий баланс вручную, придется уделить этому часть рабочего времени.

Шаг 9. Проанализируйте управленческий баланс

Теперь, когда дебет с кредитом сведены, вы можете сделать выводы не только о реальной прибыли, полученной бизнесом, но и об общем положении дел в компании. Рассмотрим анализ немного подробнее.

Как спрогнозировать финансовое состояние компании с помощью управленческого баланса

Чтобы не просто констатировать финансовые результаты деятельности компании, но и оперативно разрабатывать и реализовывать меры по их улучшению, сформируйте прогнозный управленческий баланс. Такой баланс поможет ускорить анализ финансовых показателей по итогам бюджетного периода и оценить будущее финансовое состояние компании.

Анализ управленческого баланса

Как анализировать управленческий баланс? Да так же, как и бухгалтерский. Только с поправкой но то, что теперь вы анализируете «живые» данные, на основе которых можно быстро и эффективно принимать решения.

Воспользуйтесь основными методиками для анализа:

1. Горизонтальный анализ баланса. Методика подходит для определения динамики статей в балансе от периода к периоду .

2. Вертикальный анализ баланса. Благодаря такому анализу вы поймете динамику структуры статей.

Анализ с помощью финансовых коэффициентов: финансовой устойчивости, ликвидности и рентабельности, оборачиваемости.

Собственникам в первую очередь интересны и понятны показатели рентабельности, в том числе рентабельности инвестиций и активов. Не обходят они вниманием и структуру дебиторской и кредиторской задолженности, предпочитая видеть развернутые данные по срокам и контрагентам. Важны для них и данные оборачиваемости товаров на складах, ведь они напрямую влияют на размер прибыли за год.

Выводы

Ведение управленческого баланса позволит финансовому директору оперативно снабжать руководство информацией и при этом делать это в прозрачной и понятной руководителю (зачастую далекому от финансовых вопросов) форме.

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.



Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.