Документ учет использования рабочего времени. Обязанность ведения табеля учета рабочего времени. Видео инструкция по оформлению

Рассмотрим в статье, что представляет собой табель рабочего времени, какие формы используются. Правила заполнения табеля, пример заполнения. Выявим основные трудности при заполнении табеля, которые могут привести к ошибкам при расчете заработной платы.

Табель учета рабочего времени – это документ, который отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником и количество неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и .

Все организации обязаны вести табель учета рабочего времени.

Для учета рабочего времени существуют две унифицированный формы Т-12 и Т-13, утвержденные Госкомстатом России.

Форму Т-12 применяется не только для учета рабочего времени, но и для расчета оплаты труда. Поэтому, в небольших фирмах, когда бухгалтер ведет еще и кадровую часть, используют данную форму Т-12.

Когда необходима информация только о количестве отработанных часов и неявок, то используют либо первую часть формы Т-12 либо форму Т-13.

Для учета рабочего времени можно применять любую форму.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет кадровик, если на предприятии отсутствует отдел кадров, тогда табель ведет сотрудник бухгалтерии.

При заполнении табеля не забываем указывать наименование организации и структурного подразделения.

Обязательно должны быть заполнены «Номер документа» и «Дата составления»

В ячейке «Отчетный период» проставляем начало и конец месяца, за который ведется табель.

– порядковый номер;

– фамилию, инициалы, должность (специальность или профессию);

– табельный номер;

– отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

В верхней строке таблицы ставится буквенный или цифровой код рабочего времени по каждому дню месяца (явка, командировка, и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Например, если сотрудник 3 июля 2014 год отработал полностью смену, то в табеле за июль в ячейке с числом 3 напротив фамилии сотрудника проставляется код “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день сотрудник заболел, то необходимо поставить “Б”, а так как рабочих часов у него не было, нижняя ячейка не заполняется или проставляется 0.

– промежуточные и итоговые результаты;

– при наличии неявок проставляются отметки о неявках по причинам.

В конце табеля обязательно проверяем, чтобы была подпись лица, ответственного за заполнение табеля рабочего времени, а также подпись руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы.

Основные коды для заполнения табеля учета рабочего времени

Вид рабочего времени	Буквенный код	Цифровой код
Рабочий день	Я	01
Служебная командировка	К	06
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
	В	26
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

1. Работник заболел во время отпуска.

После отпуска работник вышел на работу и предоставил больничный лист на период заболевания. В табеле вместо отпуска (ОТ) проставляется код временной нетрудоспособности (Б) с первого дня болезни, а сам отпуск продляется на период заболевания.

Бывают случаи, когда сотрудник продолжает болеть и после окончания отпуска, предупредив работодателя. Так как слова работника не являются основанием заполнения табеля учета рабочего времени, поэтому после отпуска ставим неявки по невыясненным причинам (НН). После предоставления работником больничного – исправляем период на код Б.

2. У работника в период отпуска были праздничные дни.

Работник, например, с 1 по 29 июня 2014 года был в отпуске. В табеле учета рабочего времени основной период отпуска проставляем код ОТ, при этом 12 июня отмечаем кодом В (нерабочий праздничный день), так как данный день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Здесь размещены шаблоны табеля учета рабочего времени в Excel . В шаблонах производится автоматический подсчет рабочих часов и минут .
Автоматически устанавливаются дни недели в зависимости от месяца . Например: в феврале месяце первое число приходится на субботу. Вы ставите в ячейке, под цифрой "1" обозначение "Сб", нажимаете "Enter" и все дни недели поменяются на правильные дни недели в этом месяце.
Ставить часы и минуты работы в табеле нужно через двоеточие. Так настроены ячейки, чтобы правильно считать время. Например: 8:15 .
Подробнее смотрите в статье "Как посчитать время в Excel".
Для скорости заполнения табеля, можно заполнить первую строку, затем копировать вниз по табелю, вносить поправки по больничным листам, отпуску, др.

Нам приятно, что наши бланки - программы помогают вашей работе. Наша читательница Вера дополнила наш бланк "Табель учета рабочего времени" такой формулой.
=ЕСЛИ(C$9="Пт";6;ЕСЛИ(ИЛИ(C$9="Сб";C$9="Вс");"В";8))
Эту формулу можно установить в ячейки С10:AG54. Сначала в этих ячейках и в столбце H10:H54 (итого часов, минут) нужно установить общий формат ячеек. Эта формула будет автоматически ставить в табеле часы работы с понедельника по четверг - по 8 часов, в пятницу - 6 часов. Количество часов в формуле можно изменить.
Этот бланк с формулами можно сохранить шаблоном. При необходимости можно вручную менять количество отработанных часов по конкретному человеку.
Табель настроен так, что распечатывается на одной странице листа формата А4. Если, для кого - то это мелко, можно изменить настройки.
Как настроить таблицу для печати, смотрите в статье "Печать в Еxcel" .
В табеле можно производить изменения, корректировки шаблона. Можно в новом столбце установить формулу, которая будет умножать время на деньги. Смотрите "Как умножить время на число в Excel".
Шаблон табеля учета рабочего времени в Excel скачать (rar).
В следующем табеле две строки на одного человека, чтобы считать отдельно дневные и ночные часы .
Скачать шаблон (rar).
Как сделать табель рабочего времени, табель дежурств, отпусков, т.д., смотрите в статье "Табель рабочего времени в Excel" .
Такой автоматический гарфик смен можно скачать .
Можно сделать несколько разных бланков в одной книге Excel, соединить их формулами, получится программа в Excel . Смотрите образец такой программы в статье "Табель, ведомость, расчетный лист в Excel" .
Как самим установить автоматическую смену дней недели, в зависимости от месяца, смотрите в статье "День недели по дате Excel ".
Можно в таком бланке установить ссылки, по которым можно будет перейти в другую таблицу на другом листе с полными данными конкретного сотрудника. Какими способами сделать такие ссылки, смотрите в статье "Гиперссылка в Excel на другой лист" .
Можно самим сделать любую программу. Какие возможности Excel можно использовать для этого, смотрите в статье "Как создать программу в Excel" .
Как расчитать комиссионные и премию сотрудникам, читайте в статье "Функция сравнения в Excel" .
Как копировать готовый бланк из Word в Excel, смотрите в статье "

Табель учета рабочего времени 2019 скачать бланк в excel бесплатно Т-12, Т-13

08.01.2019

Унифицированные формы табеля № Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и № Т-13 " Табель учета рабочего времени" утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Являются унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда ).

Начало действия постановления: 03.04.2004.

Государственные учреждения (казенные, бюджетные, автономные) используют форму табеля по ОКУД 0504421 " Т абель учета использования рабочего времени" утвержденную приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указания по их применению" , в редакции Приказа Минфина России от 16.11.2016 № 209н и от 17.11.2017 № 194н.

Касательно форм Т-12 и Т-13 (продолжение):

Согласно информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12)

Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;
в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.
Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Какие формы утверждены для ведения учета рабочего времени? Как правильно заполнять простой бланк учета рабочего времени? В этой статье мы расскажем о том, как правильно заполнять бланки документа. На нашем сайте вы также сможете скачать простой бланк табеля учета рабочего времени.

Табель для учета рабочего времени на одном листе

Табель рабочего времени бланк на одном листе а4 excel по форме №Т-13 начинается с указания сведений о работодателе:

1. Название предприятия
2. Код по ОКПО
3. Наименование подразделения (если имеется).

Когда без формы Т-13 не обойтись,

Табель учета рабочего времени, бланк скачать на одном листе а4 который доступен для скачивания на этом сайте, содержит список всех работников каждого предприятия или подразделения. ФИО каждого специалиста нужно указывать полностью. При заполнении документа в 1 и 3 верхних строках цифровым или буквенным кодом вписывается причина неявки/явки. В строках №2 и №4 указывается общее число отработанных и пригулянных часов.


Упрощенный табель рабочего времени

Бланк табеля рабочего времени упрощенный в ворде и excel по форме Т-12 ведется в одном экземпляре. Предусмотрено 2 варианта заполнения этого документа:

1. В форме указываются явки и пропуски сотрудников
2. В документ заносят только отклонения, а именно простои и пропуски работы.

В любом случае упрощенный excel содержит сведения 2 типов:

1. Цифровой или буквенный код, который свидетельствует о том, присутствовал сотрудник на рабочем месте или нет
2. Общее число часов, которые специалист провел на рабочем месте.

Заполненный бланк табеля рабочего времени упрощенный, скачать бесплатно который доступен для скачивания на этой странице, передается в бухгалтерию.

Для чего используют табель

Учет проработанного времени – это не прихоть работодателей, а обязанность, оговоренная в трудовом законодательстве. Вести учет обязаны не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели. Для этой цели Госкомстат разработала 2 бланка - №Т-12 и №Т-13.

Бланк листа учета рабочего времени был утвержденный Госкомстатом 05 января 2004 года. Этот документ помогает:

1. Вести учет времени, которое работник отработал на предприятии
2. Следить за тем, как соблюдается трудовой график
3. Получить официальное доказательство о том, сколько времени проработал на предприятии каждый подчиненный для расчета заработных плат и составления статистических отчетов.

Скачать чистый бланк word которого можно на нашем сайте, дает возможность бухгалтеру подтвердить правомерность начислений той или иной суммы. Этот документ также очень важен для сотрудников кадрового отдела, ведь позволяет узнать, в какие дни отсутствовал и присутствовал на работе сотрудник, чтобы наложить взыскание на него.

Табель учета рабочего времени, скачать бесплатно в excel который вы сможете ниже, зачислен трудовым законодательством к документам, которые уволенный работник получает по запросу.

Посмотрите видео

Бланк табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, который отражает присутствие / отсутствие сотрудников на своих рабочих местах. Если работник не вышел на работу, указывается причина неявки. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.

Для этих целей используется бланк по форме Т-12 или Т-13. Последний будет рассмотрен в качестве образца.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Обязанность работодателя по ведению учёта времени даже была закреплена на законодательном уровне – в статье 91 Трудового кодекса РФ «Понятие рабочего времени». В 2019 году так же, как и прежде, можно будет пойти 2 путями: составить документ самостоятельно на основе имеющихся образцов или воспользоваться унифицированной формой, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Для бюджетных государственных (муниципальных) учреждений существует своя форма табеля, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.

В 2019 году календарный срок хранения табелей рабочего времени не изменится, он составит 5 лет для обычных компаний и фирм и целых 75 лет для производств, расположенных на крайнем севере или потенциально несущих повышенную опасность (тяжёлые, вредные и другие предприятия).

Закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчётного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывают 27 числа и всем работникам проставляют рабочие дни с 27 по 30 (31) число. В результате, если сотрудник заболеет, возьмет отпуск за свой счёт и т. п., то может оказаться, что ему выплатили «лишнюю» заработную плату. В таком случае её придётся удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счёт заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Заполнение формы Т-13

Табель можно заполнять 2 способами:

Отмечать все явки и неявки на работу каждый день (рассмотрен ниже)

Отмечать только неявки, опоздания и прочие «нарушения» распорядка рабочего дня

Вверху бланка указываем наименование организации или ИП, номер документа и дату его составления.

Графа «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Графа «Отчётный период». Указываем период времени, за который составляется документ (обычно месяц).

Графа 2 и 3. ФИО, должность и табельный номер сотрудника.

Графа 4. Отмечаются все явки и неявки. Каждому календарному дню соответствует отдельная ячейка, состоящая из двух клеток. В верхней клетке указывается буквенный код, а в нижней – количество часов, отработанных за этот день, либо эту клетку можно оставлять пустой при условии, что учёт рабочего времени ведётся в днях.

Все кодовые обозначения (буквенные и цифровые) указаны в бланке по форме Т-12, наиболее употребляемы следующие коды:

Я – полностью отработанный рабочий день

В – выходной или праздничный день

К – служебная командировка

Б – временная нетрудоспособность (больничный)

ОТ – основной оплачиваемый отпуск

Графа 5. В верхней клетке указывается количество отработанных дней за каждую половину месяца. В нижней – количество отработанных часов за тот же период.

Графа 6. Указываются данные за весь месяц: верхняя клетка – количество отработанных дней, нижняя клетка – количество отработанных часов.

Графа 7-9. Указываются сведения для расчёта зарплаты. Если для всех сотрудников использовался один вид оплаты труда, тогда в шапке таблицы находим две графы: «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счёт» - и заполняем их соответствующими данными.

При этом нижние графы 7 и 8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа. А если использовалось несколько видов оплаты труда, тогда заполняем графы 7,8,9, а графы в шапке таблицы не трогаем.

Графа 7 (при необходимости). Код вида оплаты . Полный список кодов можно . В образце же используются: 2000 – оплата трудовых обязанностей (зарплата) и 2012 – отпускные выплаты

Графа 8. Указывается корреспондирующий счёт согласно плану счетов бухучёта.

Графа 9. Количество отработанных за месяц дней и часов, соответствующих данному виду оплаты.

Графа 10, 11, 12, 13. Указываются данные о причинах неявок и опозданий сотрудников (код и количество дней, часов отсутствия сотрудника на рабочем месте).

- Картинка 1 (нажмите для увеличения) -