Прошу вашего содействия в решении данного вопроса. Как написать письмо обращение

Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

причина обращения

В связи с неполучением... ;

Учитывая социальную значимость... ;

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)... ;

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... ;

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... ;

Ввиду задержки получения груза... ;

Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.

цель обращения

В целях выполнения распоряжения... ;

В целях скорейшего решения вопроса... ;

Для согласования вопросов... ;

В целях обеспечения безопасности прохождения груза... ;

Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;

В связи с обращением в наш адрес... ;

На основании устной договоренности... ;

На основании нашего телефонного разговора... ;

Согласно постановлению правительства... ;

Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

Прошу... (Просим...)

Одновременно прошу... (Также просим...)

А также прошу... (А также просим...)

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.

2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу..." - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).

3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...

Об отправке в наш адрес...

О направлении в мой адрес...

О высылке в адрес нашей организации...

О предоставлении мне...;

Просим (прошу) Вас (вас)...

Сообщить (нам)...

Выслать (мне)...

Срочно представить...

Немедленно доложить...

Известить (руководство предприятия) о...

Проинформировать меня о...;

Прошу Вашего (вашего) согласия на...

Отправку в адрес...

Предоставление нам...

Ознакомление... с...

Передачу... следующего оборудования... ;

Просим Вашего (вашего) содействия в...

Получении...

Скорейшей отправке...

Предоставлении дополнительной информации относительно...

Проведении... ;

Прошу Ваших (ваших) указаний...

На заключение договора о...

На выдачу со склада предприятия... представителю...

На оформление документов о...

На пересмотр... ;

Просим Вас не отказать в любезности и... .

Ведение бизнеса предполагает постоянное деловое взаимодействие с партнерами и клиентами. Договоренности о таких встречах достигаются в результате обмена письмами. Как составить грамотное и корректное письмо о встрече клиенту, расскажем ниже.

Основные правила

Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма:

1. Официально-деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.
2. Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.
3. Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.

Образец

Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:

1. Обращение.

Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

• Уважаемый профессор Петр Иванович!
• Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
• Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

2. Благодарность.

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

• Прежде всего, благодарим Вас за…
• Спасибо за предоставленную возможность…
• Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение.

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

• Извините, нам так неудобно, что…
• Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
• Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

4. Вступление.

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: , . Обязательно прописывается число.

• В ответ на Ваш запрос от (дата)…
• В соответствии с соглашением на (дата)…
• Согласно договоренности на (дата)…
• Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора).

В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

• Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
• Нас заинтересовало Ваше предложение…
• В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
• Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
• Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

6. Назначение встречи.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

• 15 марта 2018 года в 14:00.
• Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение.

Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

• Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
• С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
• Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение.

Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

• Позвольте поблагодарить Вас…
• Благодарим за желание помочь нам в…
• С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
• Спасибо за…

9. Прощание.

• С уважением…
• Желаем успехов!
• С благодарностью и наилучшими пожеланиями…

Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.

Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

СТРУКТУРА ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

Изучение существующего вопроса

Подготовка и написание проекта текста письма

Согласование проекта письма

Подписание руководителем

Регистрация

Отправка

Рассмотрим эти этапы. Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма.

Структура текста делового письма

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...» В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
2. Степень знакомства, характер отношений;

3. Официальность/неофициальность ситуации общения;
4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

При печатании обращение выравнивается по центру:

Уважаемый Михаил Петрович!

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...
Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
1. Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;
2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая,
научная, техническая и др.;
4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления инфор¬мация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:
1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо
иного использования в управленческой деятельности;
4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать)
определенные действия;
6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость
дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку,
приводить к неоправданным потерям времени и средств.
Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

стандартизация изложения;

нейтральный тон изложения;

точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

лаконичность, краткость изложения текста;

использование языковых формул;

использование терминов;

применение лексических и графических сокращений;

преобладание страдательных конструкций над действительными;

употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

преобладание простых распространенных предложений.

Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.
Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).
Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.
Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:

Сообщаем, что в период с... по...;
- Сообщаем, что по состоянию на...;
- Направляем Вам согласованный...;
- Просим Вас рассмотреть вопрос о...,
- Проверкой установлено, что....;
- В связи с отсутствием финансовой помощи...;
- В связи со сложной экономической ситуацией...;
- В соответствии с Вашим письмом...;
- В порядке проведения совместной работы...;
- В соответствии с протоколом...;
- В подтверждение нашей договоренности...;
- В целях укрепления ответственности... и т. д.

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме вы¬ражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

Гарантируем возврат кредита в сумме...,
- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,
- Контроль за выполнением возлагается...

Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.
Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.
Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

Дать официальное определение термина;

Расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

Убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.
При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском - двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:
1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:
- Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопле¬ия, вентиляции и санитарно-техническихустановок жилых домов и административных зданий.
- Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.
- Согласно утвержденному Президентом Российской Федерации (чему?) Перечню основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне...

Согласно штатному расписанию...

Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).
Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:
- В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.
Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

Инструктивными;

Сопроводительными;

Гарантийными;

Информационными;

Благодарственными;

Поздравительными;

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

Письма-приглашения

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Гарантийные письма

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или тдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...».
В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.
Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

Письма-просьбы

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»;
Просим оказать содействие...;
Просим выслать в наш адрес...;
Просим принять участие...;
Прошу довести до сведения...;
Прошу ликвидировать задолженность...;
Прошу принять меры...

Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

Письма-ответы

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.
Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:
1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;
2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;
4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.
Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.
В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Используются следующие формы изложения отказов:
- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...
- Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

Благодарственные письма

В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.
Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения:
- Выражаю благодарность...;
- Искренне признателен...;
- С благодарностью отмечаем...;
- Благодарю...;
- Спасибо Вам за...

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
- Направляю информацию...; - Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;
- Предлагаем Вам...;
- Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;
- Сообщаем, что...;
- Ставим Вас в известность, что...;
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество...

В деловом обороте выделяют документы строго официальные, оформляемые по единому образцу или в соответствии с принятыми нормами (например, ), и почти неофициальные, составляемые, когда требуется решить неожиданный вопрос, обратиться за помощью или выразить благодарность. Ошибочно считается, что «свободная» форма проще в употреблении; напротив, для того, чтобы написать убедительное обращение или письмо, придётся приложить значительно больше усилий, чем для заполнения унифицированного бланка.

Ко второй категории документов относятся и разнообразнейшие письма-просьбы, с образцами которых можно ознакомиться ниже. Грамотно и внятно составить такое послание иногда не менее важно, чем . Далее будут приведены примеры писем-просьб о содействии, пошаговая инструкция по созданию идеального документа и советы по его отправке адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

И послания с просьбой оказать содействие, и по очевидным причинам не могут быть составлены по единому образцу: используя унифицированную форму, просто невозможно адаптироваться под конкретные обстоятельства. Ведь для того, чтобы просьба оказала желаемое действие, крайне важно учитывать личность получателя, его социальное положение, текущее материальное состояние и другие факторы. Кроме того, письмо должно носить ярко выраженный доверительный характер: если это будет строго официальный документ, адресат, находящийся в по умолчанию более выгодном положении, скорее всего, предпочтёт ответить отпиской или просто откажется от диалога, отправив послание в мусорную корзину.

Важно : на всём протяжении письма необходимо придерживаться тёплого и уважительного тона. Нельзя забывать, что письмо-просьба - это не официальное требование, оно может быть беспрепятственно проигнорировано или отвергнуто получателем. Одно только уважение без достаточной мотивации результатов не даст, но хотя бы сможет удержать внимание читателя, заставив его дойти до конца текста.

Перед тем как приступить к составлению письма-просьбы о решении проблемы, отсрочке выплат или предоставлении скидки, имеет смысл определиться с адресатом. В зависимости от обстоятельств это могут быть:

• частное лицо - например, богатый инвестор или влиятельный учёный;
• индивидуальный предприниматель или владелец общества с ограниченной ответственностью;
• юридическое лицо в целом, если отправителю неизвестно имя директора или для него не имеет смысла, кто именно ответит на послание;
• государственный служащий любого уровня - от мэра небольшого городка до губернатора или ответственного руководителя какой-либо структуры.

Естественно, письмо, направляемое предпринимателю средней руки, по духу будет сильно отличаться от официального послания с просьбой о содействии к председателю госкорпорации. Однако структура всех писем-просьб приблизительно одинакова; составителю достаточно уяснить себе, какие элементы обязательно должны присутствовать в любом письме, какие можно варьировать и от каких лучше совершенно отказаться. Сделать это значительно сложнее, чем , но всё же возможно. Разобраться в ситуации поможет приведённая далее инструкция.

Второй вопрос, который необходимо прояснить перед составлением письма-просьбы, - структура документа. Как уже упоминалось, унифицированной формы послания не существует, но общий план любых деловых писем почти одинаков - его и следует придерживаться. Официальная или полуофициальная просьба о содействии, помощи или об оказании услуг строится из следующих блоков:

1. «Шапка». Состоит из логотипа организации, дополнительных узоров (рекомендуется использовать не стоковые, а собственной разработки; для этого не помешает нанять профессионального дизайнера) и наименования организации-отправителя, если последнее не является частью логотипа. Вопреки расхожему мнению, включать в «шапку» государственную символику Российской Федерации, в том числе флаг и герб, необязательно, тем более если отправитель - частное лицо, ИП или небольшая компания, не имеющая связи с госструктурами. Наличие флага и герба вряд ли повлияет на решение получателя, зато (при неумелом использовании) эти атрибуты вызовут у читателя подозрения в благонадёжности просителя.
2. Вводная часть. В неё включаются:
   • официальные наименования компании-отправителя (полное и сокращённое) или фамилия, имя и отчество составителя письма-просьбы;
   • реквизиты адресанта, включая ИНН, ОГРН, статистические коды, регистрационные номера и расчётный счёт;
   • контактные данные: полный адрес с индексом, номера телефонов, адрес электронной почты, аккаунты в мессенджерах и социальных сетях итак далее;
   • опционально - наименование или фамилию, имя и отчество получателя, в зависимости от того, юридическое это или физическое лицо;
   • приветствие, отделённое от основного текста пустой строкой и выделенное посредством использования более крупного шрифта;
   • указания на основание обращения (возникновение просрочки, анализ результатов, наличие устной договорённости, проведение телефонных переговоров и так далее);
   • назначение письма-просьбы (устранение возникших недоразумений, скорейшее решение вопроса или безотлагательная помощь какому-либо лицу).
3. Основной текст. В теле письма должна быть изложена (по возможности кратко, доходчиво и литературным русским языком) суть просьбы: уплатить долг, провести ремонтные работы, оказать материальную помощь приюту или предоставить скидку. В самом начале текста необходимо подчеркнуть, что письмо - именно просьба; проще всего это сделать, используя соответствующие производные: «Искренне прошу», «Просим Вас», «Наша организация просит», «Обращаюсь к Вам с просьбой» - и другие. Как уже говорилось, письмо-просьба - это не требование и тем более не приказ, поэтому с начала до конца послания необходимо строго придерживаться уважительного тона, помня, что заинтересованное лицо в данном случае - отправитель, а не читатель. Исключение составляют разве что послания с просьбой погасить задолженность; но и в этом случае не следует забывать об уважении к адресату. Также не помешает добавить в начале письма несколько тёплых слов (если отправитель и получатель хорошо знакомы) или официальных комплиментов, если составитель и адресат ранее не общались или взаимодействие проходило в строго деловых рамках. Если в одном письме содержится несколько различных по сути или связанных между собою просьб, каждой из них необходимо уделить свой абзац, а ещё лучше - создать маркированный список, имеющий весомое визуальное преимущество перед сплошным текстом.
4. Заключение. Если письмо имеет для отправителя особое значение, здесь стоит ещё раз (кратко и убедительно) призвать читателя к действиям. Сделать это можно как двумя-тремя предложениями, являющимися квинтэссенцией основного текста, так и с помощью привлекающего внимание слогана. Не стоит, однако, слишком увлекаться; письмо-просьба должно иметь доверительный, а не коммерческий или рекламный характер. Пусть лучше его стиль будет незамысловатым, чем нарочито выверенным, вселяющим в читателя сомнения в искренности отправителя. Особенно это важно, если в письме содержится просьба о помощи или содействии.
5. Прощание и подпись. ставится не всегда. Если цель составления документа - добиться содействия или поддержки, имеет смысл вместо этой формулы употребить другую, например «Заранее благодарен», «Заранее благодарю», «Спасибо за внимание», «Большое спасибо за помощь» и так далее. Какое бы словосочетание ни было использовано, от самой подписи оно непременно и безоговорочно отделяется запятой, а также, если позволяет место, новой строкой. Знак пунктуации в данном случае имеет не функциональное, а графическое значение, облегчая читателю восприятие текста; то же касается и переноса подписи на следующую строчку.
6. Дата и печать. Сразу после подписи внизу письма нужно проставить дату его составления или, если оно было написано заранее, отправки. Ставить печать и личную подпись необязательно, но крайне желательно: это ещё один признак уважения к адресату. Даже если послание отправляется в электронной форме (хотя рекомендуется использовать бумажные документы), в конце страницы стоит разместить электронные копии оттиска печати (штампа) и личной подписи отправителя или заверить документ усиленной электронно-цифровой подписью.

Совет: если для адресанта важно получить ответ на письмо-просьбу в определённый срок, необходимо упомянуть об этом в основном тексте: например, «Мы ждём Вашего ответа не позднее…» или «Надеемся на получение разъяснений в срок до…». Иначе получатель, никакими обязательствами в отношении документа не связанный, может затянуть с ответом, что создаст для отправителя дополнительные сложности.

При отправлении письма-просьбы о помощи или погашении долга следует учесть, что в организациях обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь или уполномоченное лицо. Поэтому проситель, желающий, чтобы его послание прочёл непосредственно руководитель или директор, должен сделать на конверте пометку «Лично в руки», «Конфиденциально» или «На рассмотрение… (фамилия и инициалы адресата)». Впрочем, если в документе содержится просьба, не затрагивающая личной, коммерческой или производственной тайны, не будет ничего катастрофического в том, чтобы послание сначала прочёл и зарегистрировал секретарь, а лишь затем оно было передано директору или руководителю.

Несколько советов по написанию послания с просьбой о помощи:

1. Письмо должно быть написано хорошим русским языком, без ошибок и опечаток. Это не только признак грамотности отправителя, но и свидетельство его уважения к получателю. Если же составитель документа не позаботился перечитать текст, говорить об искренности использованных им тёплых слов в адрес получателя как минимум неразумно.
2. Если не представляется возможным использовать фирменный бланк (например, его просто не существует), нужно как минимум постараться подобрать привлекательный шрифт, используя разные размеры и начертания. Письмо-просьба должно быть не только убедительным, но и приятным для глаз - иначе адресат может не дотерпеть и прервать прочтение на середине, так и не дойдя до сути.
3. Помня о том, что послание с просьбой о помощи или содействии - не строго официальный документ, при его написании нужно стараться избегать бюрократических оборотов и слишком длинных предложений. Чем проще получателю будет прочесть документ и понять суть обращения, тем с большей вероятностью он откликнется и примет необходимые меры.

Ошибки при составлении письма-просьбы

Чтобы окончательно разобраться с правилами и особенностями составления писем-просьб, следует рассмотреть небольшой пример, содержащий характерные для неопытных авторов ошибки:

Дорогой Валенский А. Д!

Просим вас пожертвовать в наш Фонд охраны диких ежей Подмосковья любую сумму, начиная с 500 тысяч рублей. Ждём вашего ответа не позднее 25 августа текущего года. Наш расчётный счёт - 1234567890.

Петров Л. М., заместитель Первого председателя Фонда.

Список допущенных в письме ошибок и примеры правильных решений:

1. «Дорогой Валенский А. Д!». Правильный вариант: «Глубокоуважаемый Андрей Денисович!» (упоминание имени и отчества действует получателя лучше, чем холодно-официальное обращение по фамилии).
2. В письме-просьбе полностью отсутствуют приветливые слова и комплименты. Правильный вариант: «Мы знаем, что Вы долго и продуктивно занимаетесь восстановление редких популяций ежей и имеете собственный небольшой зоопарк, а также являетесь лауреатом государственной премии «Поможем ежам» за 2009, 2011 и 2015 годы».
3. Нет в примере убедительной аргументации. Правильный вариант: «Вы не только проводите самостоятельные исследования и общаетесь с ведущими специалистами в области евгеники ежей, но и активно помогаете различным экологическим организациям, а также не раз заявляли о своём желании спонсировать любые действия, связанные с созданием благоприятной эмоциональной обстановки для этих млекопитающих».
4. «Просим вас пожертвовать…». При письменном обращении к одному человеку, тем более в деловом письме, а особенно если оно содержит просьбу, необходимо писать местоимение «Вы» с большой буквы. Использование другого написания - явный признак неуважения или как минимум невнимательности составителя, что в таком послании совершенно неуместно. Правильный пример: «Просим Вас пожертвовать».
5. В основной части письма-просьбы то слишком мало, то излишне много конкретики. Следует подробнее описать суть работы Фонда, но при этом предоставить читателю возможность самостоятельно выбрать сумму пожертвования. Нет никакой видимой необходимости и в указании конкретной даты получения ответа: её упоминание нужно или обосновать, или исключить из тела письма. Правильный пример: « В связи с Вашим интересом к проблеме искренне просим Вас сделать посильное пожертвование в наш Фонд, с 2009 года занимающийся сбором информации о численности популяций ежей Подмосковья и условиях их существования, а также разрабатывающий проекты переселения неблагополучных зверьков в более комфортные места. Вы можете сделать перевод на наш расчётный счёт 1234567890 или, связавшись с нашим представителем, выбрать любой другой удобный способ помочь ежам. Если для Вас не составит сложности, просим ответить на письмо не позднее 25 августа текущего года: уже в начале сентября мы запускаем масштабный и дорогостоящий проект, поучаствовать в котором можете и Вы».
6. Отсутствует в приведённом письме-просьбе и заключение. Правильный пример: « Надеемся на Ваше понимание и сочувствие. Всегда готовы ответить на возникшие вопросы и принять во внимание имеющиеся замечания. Здоровые и счастливые ежи - будущее нашей экологии!».
7. В послании с просьбой о пожертвовании нет и заключительной формулы вежливости. Это, как и большинство других промахов, свидетельствует или о неспособности отправителя составить деловое письмо (как тогда ему можно доверять деньги?), или о его явном неуважении к адресату. Правильный пример:

Заранее благодарю за содействие!

Заместитель Первого председателя Фонда

Л. М. Петров.

Образцы писем-обращений с просьбой

Хотя письма-просьбы пишутся в свободной форме, составителю, особенно ранее не имевшему такого опыта, будет полезно ознакомиться с образцами самых распространённых посланий.

О выделении денег

Если необходимо обратиться за помощью или пособием к инвестору, спонсору или кредитору, следует оформить письмо с просьбой о выделении денежных средств.

О поставке товара

Иногда бывает необходимо попросить поставщика сдвинуть в ту или иную сторону сроки поставки товара или как можно скорее оформить заказ на новую партию.

Об отсрочке платежа

О снижении арендной платы

Если арендодатель решил поднять арендную плату или спустя некоторое время после заключения договора арендатор осознал, что мог бы тратить и меньше, можно попытаться исправить ситуацию, послав второй стороне письмо с просьбой снизить плату.

О предоставлении скидки

Не всегда продавец товара или услуги сам предлагает постоянным или особо выгодным клиентам участие в дисконтной программе. Добиться справедливости, сохранив при этом отличные взаимоотношения между сторонами, поможет отправка письма с просьбой о предоставлении скидки.

Об оплате задолженности

Время от времени даже самый порядочный кредитополучатель или клиент забывает об очередном взносе или об обязанности оплатить покупку. Мягко указать ему на неподобающее поведение поможет письмо с просьбой об оплате задолженности.

О содействии в решении вопроса

Если вопрос лежит не в сугубо финансовой сфере и гражданин или организация нуждается в оказании комплексной помощи, они могут выйти из ситуации, составив и разослав нескольким влиятельным получателям письма с просьбой о содействии в решении вопроса.

Особенности отправки письма-просьбы

В отношении отправки официальных посланий с просьбой о помощи или содействии можно дать несколько рекомендаций:

1. Лучше использовать не электронные, а бумажные версии документа , пересылаемые курьером или заказным письмом через Почту России. Такой подход покажет не только особую заинтересованность отправителя, но и его готовность пойти ради получения ответа на определённые траты, что непременно создаст положительное впечатление на получателя.
2. В отдельных случаях имеет смысл написать письмо от руки (разумеется, хорошо читаемым и приятным для глаз почерком) и на хорошей бумаге. Вряд ли этот способ подойдёт для массовых рассылок, но заинтересовать конкретного адресата точно поможет.
3. Письма в обязательном порядке регистрируются в журнале исходящих документов организации-отправителя , а по получении - в журнале входящих документов получателя. Если переписка идёт между частными лицами, надобность в регистрации посланий отпадает.

Подводим итоги

Письмо с просьбой о помощи должно быть написано грамотно и по возможности кратко. Для оформления документа лучше использовать фирменный бланк, а если нет такой возможности - хотя бы подобрать привлекательные шрифты. Готовое письмо лучше посылать курьером или по почте.

Послание обязательно должно содержать преамбулу, несколько тёплых слов в адрес получателя, обоснование и суть просьбы. В заключение следует использовать традиционные формулы вежливости: «Заранее благодарю» или «С уважением». Документ рекомендуется заверить подписью руководителя и печатью или штампом организации, а в случае отправки по электронной почте - отсканированными изображениями подписи и оттиска печати или электронно-цифровой подписью.

Главная > Справочник

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Составители деловой документации допускают ошибки следующих типов: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические.

Структурные ошибки

Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: лаконичного введения, основной части и краткого заключения. В основной части излагается существо проблемы, аргументируется точка зрения автора письма, поэтому ее объем больше, чем объем введения и заключения вместе взятых. Важно, чтобы аргументация осуществлялась последовательно, полно, без повторов и нарушения логической связи.

Структурные ошибки связаны с неверным построением делового письма, несоразмерностью его частей, например: отсутствие введения или заключения, излишне многословное введение, сложная и лишенная логической связи система аргументов.

Синтаксические ошибки

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в пред-ложении

Порядок слов в русском языке свободный, однако следует избегать порядка слов, становящегося причиной для вариативного понимания написанного.

Так, например, из предложения: Для формирования отчетности в конце года уточняются показатели по регионам непонятно: показатели уточняются в конце года или формирование отчетности происходит в конце года.

По-видимому, это предложение должно иметь следующий вид: Для формирования отчетности показатели по регионам уточняются в конце года.

Нарушение норм употребления деепричастных обо-ротов

Деепричастие называет дей-ствие, происходящее одновременно с действием, названным глаголом-сказуемым, или предшествующее ему.

Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект был рассмотрен ранее;

Внимательно рассматривая представленный к утверждению проект, Департамент считает... – проект рассматривается сейчас.

Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать фразу. Например: Учиты- вая..., Считая..., Принимая во внимание..., Руководствуясь... и т.д.

Следует помнить, что в правильно построенном предложении деепричастие и сказуемое должны называть действия, совершаемые одним и тем же деятелем.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не-трудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с отглагольными существительны-ми.

Неправильно: Изучая проблемы организации службы, были получены интересные результаты.

Правильно: При изучении проблем организации службы были получены интересные результаты.

Или: Изучая проблемы организации службы , проверяющие по- лучили интересные результаты.

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

При построении сложных предложений следует учитывать, что чаще всего употребляются следующие союзы и союзные слова что; который; если; чтобы; где; как.

Придаточные предложения могут быть для краткости заменены синони-мичными причастными и деепричастными оборотами.

Например : Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государствен- ной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом... (вместо: которые одобрены ).

Неправильное использование предлогов

Наиболее частая ошибка – неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили боль-шое распространение словосочетания с предлогом о и зависи-мыми существительными в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о сотрудничестве... и т.д. Однако наблюдаются случаи использования предлога о со словами, которые не управляют предложным падежом или требуют при управлении другого предлога.

Неправильно : Начальник Департамента отме тил о важности поставленной проблемы.

Правильно: Начальник отметил важность поставленной проблемы.

Неправильно : Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.

Правильно: Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Неправильно : Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная.

Правильно: Нет сомнений в том, что про водимая отделом работа большая и важная.

Неправильный падеж

Составители деловых писем иногда неправильно употребляют падежные формы. Часто встречается ошибочное использование существительного в родительном падеже вместо дательного или наоборот.

Неправильно : Согласно Вашей просьбы..., Согласно при каза..., Согласно решения ....

Правильно: Согласно Вашей просьбе..., Согласно приказу..., Согласно решению... .

Неправильно : МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектору …

Правильно: МВД России ходатайствует о предоставлении постоянной регистрации инспектору... или МВД России ходатай-ствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектора…

Морфологические ошибки

Согласование определений

Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый автомобиль-лаборатория, универсальная программа-редактор . Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа начальник Департамента т. Иванов, определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник управления Петров; старший инспектор т. Яковлева; новый начальник Серов.

Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на оперативном совещании заместитель начальника управления Си-дорова...; принимавшая участие в подготовке проекта приказа стар-ший инспектор Алексеева...

Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что крат-кие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных в подобных текстах ока-зываются неуместными.

Неправильно : Выводы комиссии обоснованные и справедливые.

Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы.

Неправильно : Решение об увольнении В.В. Иванова незаконное.

Правильно: Решение об увольнении В.В. Иванова незаконно.

При употреблении форм кратких имен прилагатель-ных на -енен и кратких причастий на -ен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно использование форм на -енен.

Правильно: Окончательный результат тождественен предварительным расчетам.

Каждый сотрудник отдела ответственен за качество работы.

Лексические и стилистические ошибки

Неправильное использование слов и терминов

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают известны лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тек-сте. Использование же разговорных слов и оборотов речи вообще неуместно в официальных документах, например:

Обеспечьте ежедневную строевку отдела.

Принадлежностью канцелярского стиля являются обороты, которые в стилистике имену-ются расщеплением сказуемого. Вместо такого рода оборотов лучше использовать глаголы: не производить премирование , а премировать; не произво-дить контроль, а контролировать.

В деловых письмах встречается много отглагольных существи-тельных, оканчивающихся на -ание, -ение. Увлекаться образованием слов по этой модели не стоит, особенно если речь идет о словах с отрицанием, например: некомандирование, недополучение, недоперевыполнение.

Неуместное или неоправданное употребление иностран- ных слов

Стремлением придать тексту большую значимость, выразившись «покрасивее», объясняется злоупотребление иноязычными словами.

Например: срок выполнения может быть пролон- гирован вместо продлен; презентовать вместо представить.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффектив- ность режима экономии во многом зависит от того, насколь- ко лимитируются финансовые расходы.

Слово лимит означает «предельная норма», поэтому лимитируют-ся выделяемые средства, а не расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значени-ем (конвенция – условие, экстраординарный – особенный) ча-сто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

ОФИЦИАЛЬНЫХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы:

как форма вежливого обращения к одному лицу;

в анкетах.

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы.

1. Для писем-просьб

А. Основные формулировки:

Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой …

Об отправке в наш адрес...

О направлении в мой адрес...

О высылке в адрес нашего подразделения...

О скорейшей передаче нашему полномочному представи-телю...

О предоставлении...

Просим (прошу) Вас (вас) ...

Сообщить (нам)...

Выслать (мне)...

Срочно представить (министру) ...

Немедленно доложить (научно-техническому совету) ...

Известить (руководство Департамента) о...

Проинформировать меня о...

Прошу Вашего согласия на …

Отправку в адрес (вверенной мне организации)...

Предоставление нам...

Ознакомление (начальника Н) с...

Просим Вашего содействия в ...

Получении...

Скорейшей отправке...

Предоставлении дополнительной информации относитель-но...

Проведении...

Прошу Ваших указаний ...

... на заключение договора о... с...

На выдачу со склада предприятия... представителю...

На оформление документов о... (на кандидата В)...

На пересмотр (лимитов)...

Б.

В связи с (обращением в наш адрес)...

В соответствии с (ранее достигнутой договоренностью) ...

Исходя из (результатов переговоров по вопросу о)...

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...

Учитывая (долговременный и плодотворный характер на-ших деловых связей)...

Согласно (действующему соглашению о...)...

Убедительно...

Настоятельно...

Пожалуйста...

В виде исключения...

Были бы весьма признательны Вам за...

Ввиду чрезвычайных обстоятельств...

Ссылаясь на Ваше письмо от...

Позвольте сослаться в этой связи на Ваше сообщение по электронной почте от...

Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от...

Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между... и... (... числа)...

2. Для писем-сообщений

А. Основные формулировки:

Сообщаю (сообщаем) Вам (вам) …

Об имевшем место...

Об изменениях в...

О необходимости...

О фактах...

О предпринятых нами мерах по...

О предварительных результатах...

О достижении окончательной договоренности с...

Представляю ...

Сведения о...

Проект (плана, программы)...

Предложения о...

Перечень...

Материалы...

Отчет о...

Акт о...

Доклад о...

Направляю …

Указания о...

Распоряжение...

Выписку из приказа...

Копию директивы...

Экземпляр соглашения...

Решение...

Протокол...

Резолюцию...

Высылаю …

Методическое пособие...

Формуляр...

… копию…

Описание...

Документацию...

Б. Вспомогательные формулировки:

Доводим до Вашего сведения, что...

Направляем для использования в работе...

Высылаю для руководства в повседневной деятельности …

Представляю во исполнение Ваших указаний...

К сведению Вашего руководства сообщаем о...

Считаем своим долгом сообщить...

Полагаем необходимым направить в Ваш адрес...

3. Для писем-запросов

А. Основные формулировки:

... представляю запрос...

Направляю запрос...

Запросить у Вас следующую информацию...

Обратиться к вам с запросом о...

4. Для писем-заявлений

А. Основные формулировки:

…уполномочен (уполномочены) заявить…

О намерении руководства...

О плане Департамента...

О стремлении нашего управления...

…имею (имеем) честь сделать следующее заявление ...

Относительно...

В связи с...

Касающееся...

По поводу...

Б. Дополнительные формулировки:

В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место злоупотреблениях...

Учитывая характер сложившихся взаимоотношений меж-ду нашими подразделениями...

5. Для писем-подтверждений

А. Основные формулировки:

Подтверждаем (подтверждаю) …

Факт получения...

Получение...

Участие...

Прибытие...

Отправку...

Настоятельную необходимость в...

Я (мы) получил(и) ...

С благодарностью подтверждаем...

С удовлетворением подтверждаю...

Настоящим письмом подтверждается...

Направляем вам подтверждение...

В подтверждение... направляем в Ваш адрес...

Мы только что получили...

Мною до сих пор не получен...

Получены нами в полном объеме...

Указанные образцы нас полностью удовлетворяют...

Присланные Вами сведения утратили свою актуальность и пригодность для...

Переданные нам в постоянное пользование комплексы полностью отвечают требованиям...

К большому сожалению, принятое в эксплуатацию обору-дование более не соответствует нормам...

6. Для писем-дополнений

А. Основные формулировки:

В дополнение к нашему исх. от … № ...

Сообщаю...

Высылаю...

Представляю...

Направляю...

Прошу дополнить …

Текст переданного Вам на подпись проекта договора...

Раздел... договора о...

Имеющееся в Вашем распоряжении соглашение...

Б. Вспомогательные формулировки:

Считаю необходимым дополнить...

Предлагаю дополнить проект...

Предлагаются следующие дополнения к тексту действую-щего...

Полагаем целесообразным внести в содержание... следую-щие дополнения...

7. Для информационных писем

А. Основные формулировки:

Информируем Вас…

Позвольте проинформировать Вас…

Мы намерены проинформировать Вас…

Нам представляется целесообразным проинформировать Вашу организацию...

Благодарим за интерес к нашему предложению...

Мы были рады получить от Вас ответ на наше предыдущее послание от...

Мы признательны за внимание, проявленное Вами к наше-му письму от...

Спасибо за то, что Вы сочли возможным откликнуться на наше сообщение от...

Настоящее информационное письмо имеет целью...

Решение

1.1. Настоящая редакция Устава Открытого акционерного общества «Центральный научно-исследовательский институт по переработке штапельных волокон», именуемого в дальнейшем – «Общество», разработана в соответствии с действующим законодательством