Электронная переписка как письменное доказательство в арбитражном процессе. Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс») Взяточник обратная связь копию письма

Одним их наиболее востребованных элементов сайта была и остается форма обратной связи. Она представляет собой удобный способ установления контакта посетителей с владельцем сайта. Многие веб-мастера устанавливают себе сторонние расширения для организации формы обратной связи, но мало кто знает, что создать ее можно и стандартными средствами Joomla. Это гораздо правильнее, поскольку каждое стороннее расширение требует отдельного обновления и отслеживания уязвимостей. В этой статье я расскажу о том, как создать форму обратной связи, защищенную от спама, с помощью стандартных средств Joomla.

Иногда бывает так, что вы давно уже знакомы с Joomla и вроде бы знаете эту CMS достаточно хорошо, но в один прекрасный день обнаруживаете новую возможность, которая все это время имелась в Joomla, но вы о ней даже не подозревали. Точно также получается и с формой обратной связи – она есть, но найти ее довольно непросто.

Помимо стандартной формы обратной связи советую попробовать мой модуль Wedal Joomla Callback . Он бесплатен и позволяет загружать и отправлять форму обратной связи без перезагрузки страницы.

Создание формы обратной средствами Joomla. Компонент «Контакты».

Скажите честно, сколько раз вы пытались разобраться со стандартными компонентами Joomla, которые доступны сразу после ее установки? Не знаю почему, но ассоциации такие, что это простейшие, базовые вещи, которые вряд ли когда-то понадобятся. На самом деле бывает наоборот.

В Joomla есть стандартный компонент с названием «Контакты». Легко понять, что он позволяет показать на сайте список контактов владельцев сайта, менеджеров и.т.д. Вы скажете: «Ну и зачем разбираться с целым компонентом, если можно просто создать статью, указав в ней необходимые контактные данные?». Во многом вы будете правы. Но, к сожалению, поступив именно так, вы никогда не узнаете, что компонент «Контакты» позволяет создать отдельную форму обратной связи для каждого контактного лица. Уже интереснее?

На сайте сайт вы можете увидеть пример такой формы:

Как видите, все необходимое для связи имеется. Этой формой посетители пользуются достаточно часто. Как ее создать?

Компонент «Контакты». Добавление контакта.

Переходим в «Компоненты» –> «Контакты» и добавляем новый контакт.

Появится следующая форма:

Здесь вы указываете имя контакта, и выбираете пользователя, который будет связан с контактом. Обычно это администратор.

В поле «Дополнительная информация» можете указать какой-то текст, который требуется показать на странице контакта.

Во вкладке «Детали контакта» не заполняем ничего.

Во вкладке «Настройки отображения» скрываем все лишнее:

Во вкладке «Форма обратной связи» показываем форму:

Сохраняем.

Компонент «Контакты». Добавление пункта меню контакта.

После того, как контакт создан, необходимо показать его на сайте. Для этого создаем в меню пункт «Контакты» или «Обратная связь» и выбираем для него тип «Контакты» –> «Контакт»:

После этого в появившейся справа форме выбираем созданный нами контакт:

И сохраняем.

На этом все. Можно смотреть на нашу форму на сайте.

Важно! Обязательно проверьте работоспособность полученной формы обратной связи. Иногда, из-за неправильных настроек отправления писем, почта не отправляется. Это ошибка не формы контактов, а настроек Joomla по работе с почтой (смотрите общие настройки Joomla).

Создание формы обратной средствами Joomla. Защита от спама.

Случается так, что спам-боты, бродящие по просторам интернета, находят вашу форму и, поскольку поля в ней стандартные, начинают отправлять владельцам сайта спам. Первое время, когда форма только создана, советую не защищать ее от спама. Защиту следует применять только тогда, когда ну совсем замучают рекламой, поскольку защита от спама усложняет форму и уменьшает лояльность реальных людей, которые ею пользуются.

Как защитить форму обратной связи от спама? В Joomla 2.5 имеется поддержка наверное самой лучшей капчи(код с картинки) reCAPTCHA. Алгоритм ее активации следующий:

1) Получение ключей. Чтобы получить ключи активации, нужно перейти на страницу http://www.google.com/recaptcha/whyrecaptcha и нажать кнопку «Sign Up Now». Вам будет предложено авторизоваться в аккаунте Google(сервис reCaptcha принадлежит Google). Если такового нет, то придется зарегистрировать. После авторизации вас попросят ввести адрес сайта:

И после этого будут сгенерированы два ключа.

Вся процедура получения ключей и пользования ими бесплатна.

2) Идем в менеджер плагинов сайта и находим там плагин «CAPTCHA - reCAPTCHA».

В его настройках видим поля для ввода ключей:

Вводим ключи, активируем плагин и сохраняем его.

3) Переходим в компонент контактов и открываем настройки:

В опции «Включить CAPTCHA» выбираем «CAPTCHA - reCAPTCHA». Сохраняем. Готово. Теперь капча появится в нашей форме обратной связи.

Кстати , reCAPTCHA может использоваться не только в форме обратной связи, но и при регистрации пользователей (активируется в настройках менеджера пользователей).

На этом всё. Потратив 5 минут, можно создать простую и удобную форму обратной связи для вашего Joomla-сайта , не прибегая к использованию сторонних расширений.

Вконтакте

Вопрос о возможности использования электронной переписки как доказательства в арбитражном суде далеко не новый, однако, не теряющий своей актуальности. Тонкости взаимоотношений контрагентов не всегда бывают задокументированы и скреплены подписями, ведь довольно часто те или иные действия согласовываются в режиме deadline. В таких случаях некоторые, уже согласованные действия сторон, вновь согласовываются или изменяются в телефонном режиме или в электронной переписке. Остановим наше внимание на втором способе.

Пунктуальность юристов не знает границ - уж кто-кто, а представители этой профессии не могут себе позволить опоздать, тем более, когда речь идет о судебном заседании. И вот, коротая время в коридоре арбитражного суда, когда документы перепроверены уже десятый раз, а секретарь все никак не приглашает на заседание, стала невольным слушателем, а затем и участником любопытного диалога с коллегами. Речь шла о возможности использования электронной переписки в качестве доказательства в суде. Мнения были разнообразны, однако для меня стало очевидно - большинство юрисконсультов и адвокатов так или иначе сталкивалось с этой дилеммой.

Что говорит нам АПК РФ

Так, п. 2 ст. 64 АПК РФ в качестве доказательств допускает письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы. Исходя из данного неисчерпывающего перечня электронную переписку рациональнее всего рассматривать как письменное доказательство исходя из ниже рассмотренных норм.

П. 1 ст. 75 АПК РФ гласит: «письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.»

Наиболее профильной нормой рассматриваемого вопроса является п. 3 ст. 75 АПК РФ. С изменениями, вступившими в силу 1 января 2017 г. (в соответствии со ст. 3 ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти» №220-ФЗ от 23.06.2016 г.) данная норма представляется следующим образом: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.»

О чем свидетельствует судебная практика

В правовом поле России также имеет место судебная практика, позволяющая рассматривать переписку по электронной почте как письменное доказательство. В Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 05.08.2014 г. №Ф03-3226/2014 по делу №А73-12821/2013 суд установил, что «…своевременность направления результата работ подтверждена электронной перепиской сторон, что согласуется с условиями договора №110 от 24.09.2012…». Из этого можно предположить, что в договоре содержалось условие о том, что вся электронная переписка между сторонами в период действия договора признается сторонами письменным доказательством.

Следует иметь в виду, что электронные адреса сторон в обязательном порядке должны быть зафиксированы в тексте самого договора (либо в разделе, где указываются реквизиты сторон). Если же при подписании договора этот момент был упущен, могут «выручить» электронные адреса, указанные на официальных сайтах организаций как контактные. Так, Арбитражный суд города Москвы в Решении от 11.07.2016 г. по делу №А40-30919/16 указал, что «… Представленная в обоснование данного утверждения электронная переписка не может являться надлежащим доказательством, поскольку представлена внутренняя переписка с одного внутреннего электронного почтового адреса на другой внутренний почтовый адрес сторонней организации (GE Healthcare). Принадлежность определенного электронного почтового ящика к данной организации, в частности к ЦКБ ГА может быть определена посредством фиксации в договоре, указанием на официальном бланке или официальном сайте….».

Также суд подчеркнул, что по своей сути электронная переписка (как совокупность электронных сообщений соответствующих лиц) коррелирует с положениями п.1 ст.75 АПК РФ и может рассматриваться в качестве письменного доказательства.

При этом достоверность электронного сообщения складывается из совокупности следующих факторов:

Необходимости идентификации отправителя и получателя;

Необходимости установления полномочий отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет электронной переписки;

Необходимость установления аутентичного непосредственного электронного сообщения.

Как придать электронной переписке юридическую силу

Исходя из всего выше рассмотренного, можно сделать лаконичный вывод: да, электронную переписку между контрагентами арбитражный суд может признать письменным доказательством в соответствии со ст. 75 АПК РФ. Однако, следует иметь в виду, что это стоит предусмотреть в договоре.

Так, мною для нашей организации был разработан пункт, который был внесен в стандартные шаблоны договоров:

«Стороны согласовали, что электронная переписка, осуществляемая Сторонами в рамках выполнения настоящего Договора по e-mail, адреса которых указанны в реквизитах настоящего Договора, имеет юридическую силу и является письменным доказательством в соответствии со ст. 75 АПК РФ.»

В тексте самого электронного письма следует указывать имя и должность отправителя, а также ссылку на реквизиты договора.

Если же договор был заключен без указанного пункта и впоследствии возникла необходимость электронной переписки, считаю целесообразным заключить дополнительное соглашение, в котором придать электронной переписке нужную юридическую силу. В случае, если контрагент отказывается подписывать такое соглашение, рекомендую вести электронную переписку по адресам, указанным на официальных сайтах компаний. Но стоит учитывать, что последний вариант не является гарантированным способом, так как признание такой переписки как письменного доказательства осуществляется полностью на усмотрение суда.

Очевидно, что вышеизложенная информация не претендует на истину последней инстанции, а носит лишь рекомендательный характер. Однако стоит понимать, что Законодатель и судебная практика позволяют расчитывать и на данный вид доказательств в арбитражном процессе. Если в рамках электронной переписки ваш контрагент признает задолженность и называет возможные сроки ее погашения, а в судебном заседании - отрицает, такая электронная переписка может послужить ключевым или вспомогательным доказательством. Однозначно, в сравнении с актом сверки взаиморасчетов, электронная переписка традиционно уступает, но если она - все что у вас имеется, "игра стоит свеч".

Однако суды настороженно относятся к электронным документам и далеко не всегда принимают их в качестве надлежащих доказательств. В этой статье – пять способов сделать так, чтобы суд принял электронную переписку в качестве доказательства по делу.

ВОПРОС В ТЕМУ
В какой форме электронная переписка представляется в арбитражный суд?
Специальных требований законом не установлено. Однако из-за того, что все доказательства должны быть приобщены к делу (ст. 64, 75 АПК РФ), можно сделать вывод, что электронную переписку нужно представлять на бумажном носителе (определение ВАС РФ от 23.04.10 № ВАС-4481/10).

Предварительные меры для придания е-mail силы доказательства

Электронная переписка является разновидностью письменных доказательств (п. 3 ст. 75 АПК РФ). При этом в Арбитражном процессуальном кодексе указано, что электронные сообщения могут быть отнесены к письменным доказательствам в порядке, который определяется законом, договором или Высшим арбитражным судом (п. 3 ст. 75 АПК РФ в редакции Федерального закона от 27.07.10 № 228-ФЗ). Поэтому стороны могут заранее индивидуализировать свои электронные сообщения для того, чтобы они впоследствии являлись допустимым доказательством по делу. Сделать это можно двумя способами.

Способ первый: придание переписке юридической силы в договоре. Учитывая, что контрагенты вправе определять порядок представления письменных доказательств самостоятельно (п. 3 ст. 75 АПК РФ), они могут заранее придать электронной переписке доказательственную силу.

Для этого им нужно прописать соответствующее условие в договоре (заключить дополнительное соглашение) с указанием на адреса электронной почты, которые будут использоваться сторонами, и тех лиц, которые будут осуществлять такую переписку от имени компании.

Кроме того, как показывает судебная практика, не будет лишним указать, какие именно юридические действия стороны договорились осуществлять посредством электронной переписки. В одном из споров сторона по делу ссылалась на то, что в анкете к договору стороны согласовали использование электронной почты с обозначением адреса контрагента, куда необходимо отправлять документы. Однако арбитражный суд акцентировал свою позицию на том, что «адрес электронной почты был обозначен сторонами для осуществления рабочей переписки, а не для передачи результатов работ» (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 12.01.09 № КГ-А40/12090-08).

Без указания в договоре на контактных лиц, адреса электронной почты и вопросы, которые стороны могут согласовывать в таком порядке, суд скорее всего не признает электронную переписку допустимым доказательством по делу (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 27.02.10 № КГ-А41/531-10). Судебная практика с противоположной позицией судов крайне незначительна (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 28.06.10 № Ф09-4726/10-С3).

Способ второй: использование электронной цифровой подписи. Электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) приравнивается к собственноручной подписи в документе на бумажном носителе (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). Безусловно, ее использование является одним из самых надежных способов идентификации электронных сообщений.

Если компания представит в суд электронное письмо, которое подписано ЭЦП другой стороны, то не нужно будет устанавливать факт отправки и подлинность электронного письма. Но тут важно не упустить одну деталь: в случае спора суд может потребовать представить документ, который подтвердит факт согласования с контрагентом использования ЭЦП (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.03.09 № Ф-04-1207/2009(1502-А46-11)).

ВОПРОС В ТЕМУ
Что делать, если переписка у истца не сохранилась, а контрагент удалил ее на своем компьютере?
Сторона может попросить суд в порядке обеспечения доказательств запросить у компании, которая осуществляет техническую поддержку почтового сервера, архивные копии электронных сообщений.

Доказывание в суде с помощью электронной переписки

Документы, полученные посредством электронной почты, являются надлежащими доказательствами, подлежат всесторонней полной оценке исходя из совокупности доказательств, которым не противоречат и сведения, содержащиеся в электронной переписке сторон (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 17.02.10 № КГ-А40/14784-09). Компании просто нужно будет доказать подлинность и достоверность этих писем. Вот несколько способов.

Способ третий: определение реквизитов электронных писем. Как указано в статье 75 Арбитражного процессуального кодекса, к письменным доказательствам относятся документы, которые позволяют установить достоверность документа, то есть то, что он подписан надлежащим лицом, верно отражает дату и место составления, адресата и другую необходимую информацию. В одном из дел суд определил данные, которые нужны для подтверждения достоверности информации. К ним были отнесены: адреса электронной почты получателя и отправителя, сведения о времени и дате отправления электронного сообщения, почтовом сервере, с которого произведена отправка электронного сообщения. В связи с отсутствием этих данных арбитражный суд не принял представленные обществом в качестве доказательств распечатки электронной переписки (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 07.07.08 № Ф08-3751/2008).

Способ четвертый: проведение экспертизы. Подлинность электронных доказательств может быть установлена заключением судебной экспертизы. Для этого потребуется найти организацию, которая проводит компьютерно-техническую экспертизу. Можно обратиться к экспертам, не дожидаясь судебного разбирательства, либо ходатайствовать в суде о проведении экспертизы (п.1 ст. 82 АПК РФ). Тогда суд назначит эксперта, который составит заключение и определит, действительно ли переписка исходила от сторон по делу, установит ее реальное содержание, время отправления и прочие данные. Акт экспертного заключения суды принимают как доказательство (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.01.10 № КГ-А40/14271-09).

Способ пятый: составление нотариального протокола. Одним из надежных способов легализации электронных доказательств является составление нотариального протокола. Этим способом в последнее время компании пользуются все чаще. Согласно закону, нотариусы имеют право производить осмотр письменных и вещественных доказательств (ст. 102, 103 Основ законодательства о нотариате от 11.02.93 № 4462-I, далее – Основы). Компания может предоставить нотариусу доступ к компьютеру и почтовому серверу, на котором находится переписка. Нотариус проверит подлинность переписки, установит, действительно ли она исходила от сторон по делу, и составит протокол, который придаст электронной переписке форму, необходимую для судебного доказательства. Сами электронные письма должны быть распечатаны и подшиты к протоколу. Такой протокол будет являться доказательством того, что на определенную дату в данных электронной почты действительно имелись электронные сообщения, полученные с определенных адресов. Тут важно помнить, что нотариус сможет составить такой протокол только до начала производства по делу в суде (ст. 102 Основ).

Элисон Гарридо - профессиональный сертифицированный коуч (PCC), аккредитованный Международой федерацией коучинга, фасилитатор и оратор. Помогает клиентам в поисках работы и карьерном продвижении, опираясь на их сильные стороны. Консультирует по вопросам развития карьеры, подготовки к собеседованиям, переговоров о заработной плате и оценки результатов, а также индивидуальных стратегий коммуникации и лидерства. Является партнером-основателем Новозеландской академии системного коучинга.

Количество источников, использованных в этой статье: . Вы найдете их список внизу страницы.

В общении по электронной почте, как и в других сферах, есть свои правила этикета и социальный протокол. Если вам нужно написать письмо с просьбой об обратной связи на работе или на учебе либо получить отзыв на свою письменную работу, вам стоит подумать над формулировками, структурой письма, а также выбрать подходящий момент. Это позволит вам сделать письмо максимально эффективным. Будьте вежливы, пунктуальны и пишите по существу, чтобы получить ту информацию, которая вам нужна.

Шаги

Как попросить клиентов об обратной связи

Не задавайте слишком много вопросов. Клиенты получают огромное количество просьб пройти опрос от всевозможных компаний. Если вы хотите, чтобы клиент удалил ваше письмо при получении, включите в него огромное количество вопросов. Если же вы хотите заинтересовать человека, ограничьтесь парой вопросов.

Задавайте вопросы, требующие развернутого ответа. Не задавайте вопросы, на которые можно ответить "да" или "нет". Вместо "Порекомендуете ли вы нас своим друзьям?", задайте следующий вопрос: "Как бы вы описали нас другому человеку?" Такие вопросы помогут вам получить больше информации.

Пообещайте клиенту ответить ему как можно скорее. Благодаря этому клиент будет чувствовать, что его мнение может повлиять на что-то. Если человек будет знать, что ему ответят, он напишет более искренний отзыв.

• Отвечая на отзыв, будьте честны и ведите себя как профессионал. В современном мире из-за возможностей интернета можно в один момент лишиться репутации, если повести себя с людьми непрофессионально.

1. Не используйте flash-графику и другие объекты, которые будут долго грузиться. Если у человека медленное соединение, он наверняка удалит сообщение, если поймет, что оно грузится слишком долго. Помните: отзыв нужен вам, а не клиенту.

   Подберите подходящий шрифт и формат. Письмо должно выглядеть аккуратным и профессиональным. Письмо, набранное шрифтом Comic Sans и содержащее некачественную графику, вряд ли произведет впечатление на ваших клиентов. Лучше использовать стандартные шрифты (Times New Roman, Arial), если вы не разбираетесь в шрифтах, и отказаться от большого количества графики.

   Убедитесь, что письмо будет хорошо читаться на всех устройствах. Текст одной колонкой будет удобнее многоколоночного. Шрифт не должен быть слишком мелким. Письмо должно хорошо читаться на ноутбуке, телефоне и планшете. Поскольку в современном мире многие читают почту с телефона, письмо должно соответствовать этому формату.

   В письме будет скромны. Следуйте правилам переписки, принятым у вас на работе. Скромность поможет вам получить отзыв, но не перегибайте палку, иначе ваш руководитель может решить, что вы ничего не знаете о своей работы. Формулируйте вопросы так, чтобы всем был виден ваш прогресс в каком-либо проекте или задаче. Это даст вашему руководителю понять, что вы не бездельничаете. Ниже мы приводим еще несколько важных рекомендаций.

   • Можно сказать так: "Я работала над презентацией, которая нужна завтра, и у меня возник вопрос к формату. Я не уверена, что правильно понимаю стандарты, принятые в нашей компании. Я прикрепляю презентацию к этому письму и буду очень благодарна, если Вы посмотрите ее и прокомментируете, все ли в порядке. Спасибо за помощь".
   • Не забудьте поблагодарить человека.

2. Говорите о конкретных вещах. Это позволит избежать общих фраз, которые окажутся бесполезными. Не задавайте вопросы, на которые можно ответить "да" или "нет, если только в этом нет острой необходимости. Постарайтесь не задавать руководителю или коллеге слишком много вопросов сразу.

   Поблагодарите человека, когда он ответит. Если вам посоветуют больше работать или сообщат, что ваша работа еще не дотягивает до нужного уровня, объясните, что вы планируете делать, чтобы исправить это. Не отвечайте сразу - дайте себе возможность успокоиться и обдумать информацию.

   • Отвечайте не позже, чем через 1–2 дня.

Как попросить об отзыве на работе

1. Представьтесь. У преподавателя могут быть сотни студентов, особенно если это университет. Вам следует указать свое имя и фамилию, номер группы и факультет. Если вы учитесь в старших классах и занимаетесь на подготовительных курсах, укажите класс. Так преподавателю не придется гадать, кто вы, и ему будет проще написать отзыв.

   Не выходите за рамки делового общения. Иногда студентам сложно писать преподавателям, поскольку они не могут определиться со стилем. Если ваш преподаватель уже писал вам сам, придерживайтесь того же стиля, что и он. Лучше формулировать свои мысли так: "Я не уверена, что правильно поняла задание. У меня есть несколько вопросов относительно работы".

   Пишите кратко. Не пытайтесь объяснить весь контекст ваших вопросов, за исключением тех случаев, когда контекст необходим для понимания вопросов. К примеру, если вы хотите попросить о продлении срока сдачи работы, преподавателю могут потребоваться подробные объяснения, но если вы просто хотите задать вопрос по работе, не рассказывайте, почему вы не успели написать раньше из-за своей собаки и почему вы пишете сейчас (если только срок сдачи не наступает совсем скоро). Не говорите о том, что не имеет большого значения сейчас.

   Не откладывайте просьбу об обратной связи до последнего. Ваш преподаватель вряд ли захочет помогать вам накануне сдачи и наверняка будет недоволен тем, что вы не потрудились обратиться раньше. Если вы вынуждены задавать вопросы в последний момент, пишите кратко, по делу и извиняйтесь за беспокойство. Благодаря этому вероятность того, что преподаватель вам ответит, будет выше (но при условии, что он прочитает письмо вовремя).

   Используйте формат, оговоренный преподавателем. Нередко преподаватели оговаривают конкретный формат, в котором должно быть выполнено задание. Например, если преподаватель попросил выслать работу в формате.doc, не высылайте документ в.pdf или.pages. Если вы не знаете, какой формат нужно использовать, используйте.rtf или.pdf либо задайте вопрос преподавателю.

   Попросите дать отзыв о работе, которую вы уже сдали, или о вашем выступлении на экзамене. Напишите преподавателю вежливое письмо. Если у преподавателя есть приемные часы, сходите к нему лично. Скажите так: "Я сдал экзамен не так хорошо, как надеялся. Не могли бы вы указать мне на мои ошибки, чтобы мне было проще подготовиться к следующему экзамену?" Как правило, преподаватели охотно дают рекомендации в таких случаях.

Как попросить об отзыве на письменную работу

Сначала напишите кому-то, кого вы знаете лично. Если вы хотите получить развернутый отзыв, вам следует обратиться к человеку, которого вы хорошо знаете (к примеру, к другу или коллеге). Пишите так, как вы обычно это делаете. Если обычно вы звоните человеку, так и поступите. Не отправляйте свою работу в первом письме, если вы не уверены, что человек согласится помочь вам (например, если вы еще не просили человека прочитать работу или если человек сам не предлагал этого).

• Можно включить в письмо короткий отрывок или описание. Это зависит от того, другу вы пишете или коллеге.

1. Напишите специалисту в данной области. Если вам нужно получить мнение профессионала, напишите письмо знакомому специалисту и объясните, что у вас за проект и почему вам нужен отзыв. Не давите на человека - просто вежливо попросите его подумать. Скажите так: "Я пойму, если у вас нет времени на это". Возможно, стоит спросить человека, не порекомендует ли он вам какого-нибудь другого эксперта.

   Не отправляйте свою работу в первом письме. Скорее всего, такое письмо останется без ответа, если только вы не укажете, что эта работа будет оплачиваемой. Если вы обращаетесь к известному человеку, он вряд ли ответит вам, поскольку он получает кучу подобных писем. Лучше сначала попросить друзей, коллег, преподавателей. Наверняка они будут готовы помочь вам и пойдут навстречу.

   Объясните, какой отзыв вам нужен. Если вы хотите услышать только положительное, так и скажите. Объясните человеку, нужен ли вам подробный анализ и насколько общими должны быть фразы. Укажите, нужно ли человеку оценивать стиль, грамматику и структуру работы. Это позволит читателю понять, что вам нужно.

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

• поздравительное письмо;
• информационное письмо;
• и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.