Ектс изменение расписание. Штатное расписание. Спрашивали? Отвечаем. С изменениями и дополнениями от

* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ

РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
В ТК РФ нет прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.
Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.
Кто должен заниматься составлением штатного расписания ? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду.
Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана , то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная формулировка приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания может быть такой:

ПРИКАЗ
О возложении обязанности по подготовке проекта штатного расписания.

В связи с необходимостью разработки штатного расписания,
Приказываю:
1. Возложить обязанности по разработке проекта штатного расписания
на заместителя генерального директора по финансовым вопросам Сидорова В.Е.
2. Согласовать проект штатного расписания с руководителями всех подразделений.
3. Установить срок создания проекта штатного расписания до 02 декабря 2019 года.

Штатное расписание составляется на конкретную дату, утверждается обычно на 1 января ежегодно и вводится в действие приказом руководителя организации; по мере необходимости в него могут вноситься изменения (также приказом).
Но переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Пример текста приказа об утверждении штатного расписания:

ПРИКАЗ
Об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Утвердить штатное расписание от 25 декабря 2018 года № 04 с составом в количестве 45(сорока пяти) штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 967 345(девятьсот шестьдесят семь тысяч триста сорок пять) рублей.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (статья 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании :
ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих;
ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов.
Для составления штатного расписания используется форма № Т-3 Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.
Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать (все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой то раздел унифицированной формы вам не нужен (например, в вашей организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется.
Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации.
В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.
Общее количество штатных единиц по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы , предусмотренной в смете.
Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся а именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках.
Особое внимание надо обратить на соответствие этих названия для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда , т.е. льготная категория при оформлении пенсии.
В штатном расписании проставляется итоговая численность штатных единиц.
В графе 4 "Количество штатных единиц": по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях – 0,25; 0,5; 0,75.
Как показывают результаты проверок Рострудинспекции, наибольшее количество недочетов выявляется при заполнении графы "оклад" штатного расписания.
При заполнении данной графы предприниматели часто допускают ошибки, указывая диапазон значений, например, 5 000 - 7 000 рублей. Понятно, что два человека, занимающие одинаковые должности в одной организации, могут работать по-разному и получать разную зарплату. Для отражения таких особенностей в штатном расписании существует специальная графа "надбавки" или вводят однотипные по сути штатные единицы ведущий менеджер и менеджер или помощник менеджера, старший экономист и экономист, но должностные оклады которых различны.
следует утверждать не реже одного раза в год , причем его необязательно доводить до сведения работников.
Основное назначение штатного расписания состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (статья 179 ТК РФ).
В случае возникновения трудового спора первым делом будут истребовано штатное расписание. Если оно было не заранее и грамотно составлено, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно.
Штатное расписание должно быть прошито, пронумеровано, скреплено печатью организации и подписью руководителя . Его подписывают главный бухгалтер и руководители структурных подразделений. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписать каждый лист или поставить свою подпись один раз (в конце документа). После этого штатное расписание утверждается приказом руководителя или уполномоченного им лица и вступает в силу.

Вариант заполнения формы Т-3
(для увеличения изображения кликнуть по картинке)

ВАРИАНТ ПРИКАЗА

ООО «Парус»

Об утверждении штатного расписания.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2019 года штатное расписание в количестве 150 (ста пятидесяти) единиц с месячным фондом заработной платы 2 915469,14 (два миллиона девятьсот пятнадцать тысяч четыреста шестьдесят девять) рублей 14 копеек.
2. Штатное расписание от 29.10.18г. № 4 полагать утратившими силу
с 01 января 2010 года.
3. Начальнику отдела кадров Бубновой М.Ю., руководителям структурных подразделений в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации руководствоваться утвержденным штатным расписанием при оформлении приема на работу и перевода на другую работу сотрудников ООО «Парус».

С приказом ознакомлен:

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых , можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых , как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим :
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом,
устранение дублирования функций и т. д. Вариант заполнения формы Т-3

ВАРИАНТ ПРИКАЗА

Общество с ограниченной ответственностью «Парус»
ООО «Парус»

О внесении изменений в штатное расписание.

В связи с проведением мероприятий, направленных на оптимизацию управленческой работы,-
ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное расписание № 462-л от 29 октября 2018 года следующие изменения с 01 января 2019 года:
1. Исключить:
1.1 Организационный отдел:



- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей;
1.2 Административно-управленческое подразделение
- должность экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 979,10 рублей;
2. Ввести:
2.1 Административно-управленческое подразделение
- должность старший экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 13 226,73 рублей;
- должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей;
- должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей;
- должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей;
- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей.
Основание: план совершенствования организационной структуры ООО «Парус».
Директор подпись Н.К.Трубников
С приказом ознакомлен:

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.
Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника . Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.
Пример внесения записи:

В связи с изменением штатного расписания № 12 от 24.09.2018г. приказываю:
1. Переименовать должность "секретарь приемной" в должность "секретарь аппарата управления".
2. Внести изменения в кадровую и бухгалтерскую документацию до 10 марта 2019 года.
3. Ответственными назначить специалиста отдела кадров Панину А.В.
и главного бухгалтера Соколову Л.Д.

Пример внесения записи в трудовую книжку.

В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований статьи 73 ТК РФ).
Обратите внимание! Существенным условием трудового договора является именно трудовая функция работника , а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника
2. Изменение окладов
Так как условие оплаты труда - существенное условие трудового договора, то об изменении этого условия работодателем работник должен быть письменно предупрежден за 2 месяца до введения указанного изменения
Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:
1. Трудовой договор.
Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору.
Пример внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.
Еще раз обращаю внимание, что дается примерное содержание текста, а оформление обязательно должно быть соответствующим всем нормативным требованиям с реквизитами сторон.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору от 10.03.2011 № 123.

Открытое акционерное общество «Север» в лице генерального директора Колобова Константина Сергеевича, действующего на основании устава, именуемого в дальнейшем "работодатель", с одной стороны, и секретарь приемной Смирнова Марина Юрьевна, именуемая в дальнейшем "работник", с другой стороны, договорились о нижеследующем:
1. Заменить в пункте 1.2 договора слово приемную на слова отдел электроники.
2. В пункте 3.2 договора словосочетание оклад в размере 7000 рублей заменить на оклад в размере 12 000 рублей.
3. Внести в договор пункта 5.6 следующего содержания: Работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск 6 календарных дней.
4. Данные изменения оформлены в двух экземплярах и являются обязательным приложением к трудовому договору, заключенному между сторонами.
2.Личную карточку Т-2 (раздел.3)

ВАРИАНТ

СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору №16 от 10.10.2015г., заключенному
между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем

о внесении изменений в трудовой договор
в связи с переводом работника на другую работу

г. Самара

Общество с ограниченной ответственностью «Парус» , именуемое «работодатель», в лице генерального директора Антонова Павла Алексеевича , действующего на основании Устава, с одной стороны,
и Петров Олег Аркадьевич , именуемый «работник» (паспорт 18 04 333615, выдан 10.02.2003г. Центральным РОВД г.Самара), с другой стороны,
в связи с поступившим от работника заявлением о переводе на должность юрисконсульта,
заключили настоящее соглашение о внесении изменений в трудовой договор.
1. Исключить из трудового договора №16 от 10.10.2015г., заключенного между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем (именуемого далее – Трудовой договор) следующие пункты: п. 1.7, п.1.9.

2. Изложить в новой следующей редакции пункты 1.1, 4.1 и 5.1 Трудового договора:
«1.1. Работник принимается на должность юрисконсульта в юридический отдел работодателя.
По настоящему трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять обязанности, определенные настоящим договором и должностной инструкцией работника, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у работодателя.
С должностной инструкцией юрисконсульта работник ознакомлен.
Дата начала работы, то есть дата, с которой работник обязан приступить к работе в должности юрисконсульта - 20 мая 2019 года .»

«4.1 Работнику устанавливается 40 - часовая рабочая неделя, нормированный рабочий день.
Время начала, окончания работы, перерывов в работе определяется следующее:

Понедельник - пятница
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 18.00
Предпраздничные дни
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 17.00

Работнику предоставляются выходные дни: суббота, воскресенье».
«5.1.Работодатель обязуется ежемесячно выплачивать работнику оклад в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей».
3. Условия трудового договора, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.
4. Настоящее соглашение, а соответственно и все оговоренные им изменения к трудовому договору, вступают в силу с 20 мая 2009 года.
5. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.
6. Настоящее соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Реквизиты и подписи сторон

Работодатель: Работник:

ПРОЦЕДУРА ИЗМЕНЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Вопрос:
Является ли обязательным для ООО приведение названия должности в соответствие с Общероссийским классификатором ОК 016-94 профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367) и с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37)?

Ответ:
В соответствии с частью второй ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре с работником указывается трудовая функция. При этом трудовая функция работника определяется наименованием его должности в штатном расписании. Если в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Во исполнение статьи 57 ТК РФ Правительство Российской Федерации Постановлением от 31.10.2002 N 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» постановило Министерству труда и социального развития Российской Федерации организовать разработку Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих и Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и порядка их применения, а также утвердить указанные справочники и порядок их применения.
В настоящее время в целях ст. 57 ТК РФ применяются: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37) (далее - Квалификационный справочник), в который включены квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики, наиболее широко используемых на практике, и Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям (далее - ЕТКС).
Согласно п. 2 Постановления Минтруда России от 21.08.1998 N 37 и преамбуле Квалификационного справочника его положения рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно - правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. Таким образом, Квалификационный справочник носит рекомендательный характер и не является обязательным для применения.
В соответствии с п. 2 Квалификационного справочника в основу его построения положен должностной признак, поскольку требования к квалификации работников определяются их должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливают наименования должностей.

При этом наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Квалификационный справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором ОК-016-94 профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Общероссийский классификатор ОК 016-94 профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (далее - ОК 016-94) утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 (введен в действие с 01.01.1996). В разделе «Введение» указано, что ОК 016-94 предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации.
Также следует отметить, что с учетом положений указанных справочников осуществляется тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам (часть восьмая ст. 143 ТК РФ).
Таким образом, приведение работодателем наименование должностей в соответствие с Квалификационным справочником, ЕТКС и ОК 016-94 является для работодателя обязательным только в том случае, если с выполнением работ по определенным профессиям или должностям связано предоставление компенсаций и льгот (например, право на дополнительные отпуска, на досрочную пенсию), либо наличие ограничений (например, при выполнении тяжелых работ, работ с вредными и (или) опасными условиями труда), а также при тарификации работ и присвоении тарифных разрядов работникам.
В настоящее время действует единообразный порядок отнесения той или иной профессии или должности к работам с вредными и опасными условиями труда, обязательный для применения всеми работодателями. Отнесение условий труда на рабочих местах к вредным и (или) опасным осуществляется по результатам аттестации рабочих мест, проводимой в соответствии с Порядком проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 342н (далее - Порядок). Согласно п. 3 Порядка результаты аттестации используются для приведения в соответствие наименований должностей (профессий) с наименованиями, указанными в Общероссийском классификаторе ОК 016-94 профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367).
Аттестационная комиссия, в состав которой включаются представители работодателя, специалист по охране труда, представители выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников, представители аттестующей организации, готовит предложения по приведению наименований профессий и должностей работников в соответствие с требованиями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) (п. 10, п. 12 Порядка).

Приложение. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования"

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26 августа 2010 г. N 761н
"Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования"

С изменениями и дополнениями от:

Регистрационный N 18638

Установлены новые квалификационные характеристики должностей работников образования. Они содержат должностные обязанности, требования к уровню знаний и квалификации работников.

Характеристики применяются для разработки должностных инструкций и могут использоваться всеми образовательными организациями. Конкретный перечень должностных обязанностей определяется с учетом особенностей организации труда и управления.

Приведены квалификационные характеристики должностей руководителей, педагогических работников и учебно-вспомогательного персонала.

Все работники образования независимо от занимаемой должности обязаны знать нормативно-правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; Конвенцию о правах ребенка; психологические и физиологические особенности разных школьных возрастов; современные образовательные технологии; компьютерные программы по организации образовательного процесса; правила внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности.

1. Мы - ООО, занимаемся фармацевтической деятельностью (аптеки) Списочный состав 15 чел. Обязательно ли мы должны составлять штатное расписание и как оно должно выглядеть?

Трудовой кодекс РФ не предъявляет в качестве обязательного требования наличие штатного расписания в организации. Так, статья 57 “Содержание трудового договора” требует, чтобы в трудовом договоре указывалось “наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция”. Таким образом, решение о том, иметь ли штатное расписание или в трудовом договоре достаточно указать конкретную трудовую функцию - принимает руководитель организации. Если все же руководитель организации принял решение об обязательном наличии штатного расписания как документа, регламентирующего наличие должностей и размер оплаты по каждой должности, тогда штатное расписание должно быть составлено по унифицированной форме № Т-3 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

2. Я впервые занимаюсь составлением штатного расписания, просмотрела необходимую литературу, вроде бы все понятно, но несколько позиций остались не совсем проработанными. Если возможно, внесите, пожалуйста, ясность в пробелы моих знаний в этой области. 1. Можно ли для работников одной и той же должности, но выполняющих разный объем работы, устанавливать различные оклады. 2. Можно ли в наименовании должности записать “сотрудник архива” или обязательно “архивист” или “архивариус”. 3. Должны ли включаться в штатное расписание работники со сдельной оплатой труда. Как тогда нужно отразить размер их з/платы. 4. Должна ли з/плата, выплачиваемая работнику, быть именно такой, как указано в шт. расписании, или она может изменяться по дополнительному соглашение к трудовому договору (как изменение существенных условий труда). Нужно ли при этом делать изменение к штатному расписанию. 5. В унифицированной форме Т-3 “Штатное расписание” есть графа 10 “Примечание” - что в ней можно указать, и графа 2 “Код структурного подразделения” - откуда его брать. Обязательны ли для заполнения все графы этой формы. Буду Вам очень признательна за внимание к моему вопросу.

1. Согласно ст. 129 ТК РФ, заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Таким образом, установление разной оплаты труда за разный труд возможно. Так, если оплата труда работника повременная или сдельная, заработная плата каждого работника будет различаться в зависимости от фактически проработанного времени или фактически выполненной работы (при одинаковом окладе). Должность - это установленный комплекс обязанностей и соответствующих им прав, определяющий место и роль работника в той или иной организации, а также его ответственность за их реализацию. Таким образом, в том случае, если должностные обязанности (в том числе нормы выработки) применительно к той или иной позиции штатного расписания различаются, рекомендуем называть такие позиции по-разному. Иначе получится, что различные комплексы обязанностей имеют разное наименование. С практической точки зрения также будет неясно, как отразить это различие в должностной инструкции (ведь она составляется в отношении должности, а не в отношении каждого работника). Если должностные обязанности при этом различаются только по количеству (например, в результате более высокой квалификации одного из работников), наименованиям должностей можно присвоить разряды (например, слесарь первого, второго разряда), либо иным образом отразить различия (например, юрист, старший юрист, ведущий юрист и пр.).

2. В соответствии со ст. 57 ТК РФ наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ только в том случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений. В остальных случаях Вы свободны в определении наименований должностей.

3. Да, должны. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”) в графе 5 “Тарифная ставка (оклад) и пр.” штатного расписания указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.). В связи с изложенным, рекомендуем в соответствующей графе указать сумму вознаграждения работника за одну единицу продукции.

4. Размер оплаты труда на основании ст. 57 ТК РФ является существенным условием трудового договора и допускается с письменного согласия работника. Таким образом, в случае изменения оплаты труда необходимо заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Таким образом, штатное расписание необходимо прежде всего для самой организации. Рекомендуем приказом руководителя своевременно вносить в штатное расписание соответствующие изменения. Устаревшее штатное расписание, содержащее неактуальную информацию неудобно, прежде всего, для самой организации. Других негативных последствий в том случае, если штатное расписание не соответствует трудовым договорам, не предусмотрено.

5. Законодательство не содержит обязанности заполнять все графы штатного расписания. В графе “Примечание” можно указывать дополнительные сведения, например, о том, какие надбавки полагаются работнику, если они не могут быть указаны по каким-либо причинам в других графах, иная дополнительная информация. Если в организации введены коды структурных подразделения, можно их указывать в графе 2.

Консультант: Александра БОРИСОВА, юрист Аудиторско-консультационной группы “Интерэкспертиза”

3. У нас в организации в случае каких-либо изменений каждый раз утверждается новое штатное расписание, можно ли так делать?

Да, можно, в случае изменения сведений, которые отражены в штатном расписании. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц(Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.) Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Изменения в штатное расписание могут быть и в виде утверждения нового штатного расписания. Следовательно, если изменения, происходящие в Вашей организации, связаны с изменением данных, которые содержатся в штатном расписании, изменение штатного расписания является не только правомерным, но и необходимым.

Консультант: Юлия АЛЕКСАНДРОВА, юрист Аудиторско-консультационной группы “Интерэкспертиза”.

4. Обязан ли работодатель представлять коллективу штатное расписание с указанием должностных окладов?

Чтобы не предъявлять коллективу штатное расписание, указывайте конкретные размеры окладов в трудовых договорах. Если в ваших трудовых договорах указано: “Оклад согласно штатному расписанию”, то вы должны знакомить работников со всеми изменениями в штатном расписании под расписку (можно не предъявлять все расписание, а знакомить работника с выпиской из него, касающейся только его оклада). Если же в трудовых договорах указаны конкретные оклады, то знакомить работников со штатным расписанием нет необходимости.

5. Можно ли не использовать унифицированную форму?

Все споры о том, можно ли не использовать в работе унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом РФ, сводятся к тому, что эти формы обязательны для использования в соответствии с законом “О бухгалтерском учете” от 21.11.1996 № 129-ФЗ (статья 9). А в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 29.05.1998 № 57а, Минфина РФ от 18.06.1998 № 27н первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам. Это значит, организация обязана их вести. В самом постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ничего не сказано о том, обязательны ли эти формы для кадровиков или нет. Но и юристы, и кадровики сходятся во мнении, что обязательны. Если форма штатного расписания по каким-то причинам вам неудобна, вы можете внести в нее дополнения, “улучшить” ее. Однако убирать из формы какие-либо реквизиты не разрешается.

Консультант: Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала “Кадровое дело”

6. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить должностную инструкцию и ознакомить с нею работника: завести отдельный журнал ознакомления с должностными инструкциями или есть другие варианты?

Указанный порядок нормативными документами не регламентируется. Вы можете выбрать наиболее удобный для Вас. Это может быть и журнал ознакомления, и Лист ознакомления (отдельный на каждого работника), и подпись работника на должностной инструкции. Последний вариант представляется наиболее предпочтительным, поскольку точно гарантирует, что работник ознакомлен именно с данной должностной инструкцией. С этой целью целесообразно при издании должностной инструкции подшивать к документу несколько “Листов ознакомления работников”, которые на сшивке скрепляются печатью и подписью уполномоченного лица (Директора, начальника отдела кадров и т.п.), кроме того, на сшивке проставляется дата.

Консультант: Надежда СЕНАТОРОВА, заместитель директора по правовым вопросам ООО “ПромАКМ”

7. В нашей организации открылось новое подразделение: автосервис. Можно ли внести в трудовые договоры и, соответственно, штатное расписание следующие должности: специалист по диагностике инжекторных двигателей, специалист по диагностике карбюраторных двигателей. В ЕТКС я не нашла подобных должностей.

При рассмотрении вопроса необходимо, прежде всего, определиться с системой оплаты труда работников организации. Статья 143 Трудового кодекса Российской Федерации дает определение тарифной системы оплаты труда, которая включает в себя тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации. Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Указанные справочники и порядок их применения утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации *. Таким образом, если в организации принята тарифная система оплаты труда работников, то наименования профессий и должностей должны, по нашему мнению, соответствовать Общероссийскому классификатору (ОК 016-94). Далее необходимо обратить внимание на статью 57 Трудового кодекса Российской Федерации, которая говорит о содержании трудового договора с работником. Этот трудовой договор, в частности, должен содержать наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. В этой статье указано, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации *. Таким образом, если в организации принята другая система оплаты труда работников и выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям не связано с предоставлением льгот либо наличием ограничений, то принятые справочники носят рекомендательный характер. По этим трудовым функциям организация, по нашему мнению, может, приняв соответствующий локальный нормативный акт, самостоятельной определить наименование должности или профессии.

* Постановление Правительства Российской Федерации от 31 октября 2002 г. № 787 “О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих”.

Консультант: Борис ЧИЖОВ, Начальник отдела Управление социальной помощи и поддержки населения Росздрава

8. Является ли наличие должностных инструкций обязательным? Чем чревато их отсутствие?

Трудовой кодекс РФ не содержит нормы об обязательном наличии на предприятии должностных инструкций, то есть их оформление не является обязательным. Однако необходимо учитывать следующее. В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны права и обязанности работника (это существенные условия трудового договора). Общие для всех работников обязанности закреплены в ст. 21 ТК РФ. Конкретные трудовые обязанности работника закрепляются в заключаемом с ним трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном акте организации, а также в должностной инструкции, технических правилах и т.д. Работник должен быть ознакомлен с локальными актами организации под расписку. То есть конкретные трудовые обязанности работника могут быть указаны в любом из вышеперечисленных документов. Отсутствие документа, в котором закреплены конкретные трудовые обязанности работника, затруднит возможность привлечения работника к дисциплинарной и материальной ответственности в случае нарушения работником своих должностных обязанностей, более того, наложение дисциплинарного взыскания на работника, отказавшегося выполнять работу, не предусмотренную условиями трудового договора, рассматривается как нарушение работодателем законодательства о труде. Также работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 60 ТК РФ). Таким образом, рекомендую конкретизировать трудовые обязанности работников в трудовом договоре или ином локальном акте организации.

Консультант: Елена ЧЕРНЫШОВА, старший эксперт департамента налогов и права Аудиторско-консультационной группы “Интерэкспертиза”.

9. Как правильно назвать согласно ЕТКС менеджеров по продажам? У нас в штатном расписании - они специалисты по сбыту. Верно ли это?

Работодатель не обязательно должен следовать наименованиям должностей, которые предлагает ЕТКС. Такая обязанность возникает у организации только тогда, когда наименование должности имеет значение для предоставления сотруднику предусмотренных законодательством льгот или оно связано с наличием ограничений (ст. 57 Трудового кодекса). В основном это требование относится к работникам с вредными и (или) опасными условиями труда, занятыми на тяжелых работах и т. п. Менеджеры по продажам таковыми не являются, поэтому наименования их должностей вы можете формулировать в штатном расписании, трудовом договоре и трудовых книжках по своему усмотрению.

Консультант: Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала “Кадровое дело”

10. В нашей организации встал вопрос о применении ЕТКС. Отдел кадров и бухгалтерия настаивают на соответствии штатного расписания ЕТКС, а руководитель просит привести дополнительные доводы, кроме статьи 143 ТК РФ. Помогите привести аргументы в пользу ЕТКС.

В качестве аргумента в пользу ЕТКС можно привести постановление Минтруда России от 09.02.04 № 9 “Об утверждении порядка применения единого квалификационного справочника руководителей, специалистов и служащих”. В нем установлено, что квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. Кроме того, в постановлении говорится, что ЕТКС предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

Однако нужно учесть, что мнение вашего руководителя не вступает в противоречие с действующим законодательством, ведь ЕКТС не является обязательным для исполнения. Тем более что он содержит характеристики далеко не всех должностей, которые могут вам понадобиться. Но если наименования и должностные характеристики должностей, которые применяются в вашей организации, полностью совпадают с ЕТКС, то, конечно, нет смысла придумывать новые.

На вопрос отвечала Елена СИТНИКОВА, юрист

11. Подскажите, где найти должностные инструкции на должности, которых нет в квалификационном справочнике.

Должностная инструкция - это локальный нормативный акт. Следовательно, разрабатывается он самостоятельно, как правило, кадровой службой предприятия. При отсутствии должности, на которую разрабатывается должностная инструкция в квалификационном справочнике, за основу берутся требования, предъявляемые к должности, аналогичной по своим трудовым функциям.

На вопрос отвечала ТАМАРА ФЕДОРОВА, редактор-эксперт журнала “Кадровое дело”

12. Обязательно ли должно быть на предприятии штатное расписание?

Штатное расписание - это локальный нормативный документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц.

В ст. 57 нового Трудового кодекса РФ (“Содержание трудового договора”) прямо указано на то, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии производится в соответствии со штатным расписанием организации. Из этой нормы Трудового кодекса РФ следует, что организация должна иметь штатное расписание.