Пошаговая инструкция для кадровика по оформлению приема на работу. Порядок оформления приема на работу

Существует несколько вариантов оформления отношений между лицом, предоставляющим работу и лицом ее выполняющим. Способ трудоустройства определяет порядок оформления на работу, права и обязанности сторон, ответственность, порядок уплаты налогов и обязательных взносов и многое другое.

В России отношения между работником (исполнителем) и работодателем (заказчиком) можно оформить одним из следующих способов:

1. Удаленная работа.
2. Заемный труд.
3. Неофициальное трудоустройство.

Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем по которому работник обязуется регулярно выполнять возложенные на него трудовым договором функции, соблюдать трудовой распорядок, а работодатель обязуется обеспечить условия для выполнения работы, предоставить саму работу и своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Отношения в рамках указанного договора регулируются трудовым законодательством, в частности, Трудовым кодексом и соответствующими федеральными законами.

Признаки трудового договора:

• включение работника в штат организации с обязанностью выполнять трудовые функции по определенной должности;
• соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка , режима работы;
• невозможность передачи работы третьим лицам;
• обязательство работодателя регулярно выплачивать з/п и обеспечивать условия труда.

Порядок оформления по трудовому договору

Оформления на работу по трудовому законодательству включает следующие этапы:

1. Получение документов от работника.
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
3. Заключение договора.
4. Оформление и регистрация документов на работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку .

Принимая сотрудника на работу работодатель обязан уплачивать за него НДФЛ и страховые взносы , предоставлять налоговую, статистическую и иную отчетность , предусмотренную законодательством РФ, соблюдать права и интересы работника.

Более подробно с порядком приема на работу по трудовому договору вы можете ознакомиться .

Гражданско-правовой договор

Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, целью которого является выполнение определенных договором работ или услуг. Гражданско-правовой договор чаще всего заключается в случае, если необходимо выполнить разовую работу, если объем оказываемых услуг невелик и смысла принимать человека в штат на непродолжительный период нет.

Виды гражданско-правовых договоров

Существует несколько видов гражданско-правового договора:

• подряда;
• возмездного оказания услуг;
• комиссии;
• перевозки;
• транспортной экспедиции;
• доверительного управления имуществом;
• поручения.

Примечание : заключение гражданско-правового договора в целом является намного более выгодным и удобным, нежели чем оформление трудового договора.

Обратите внимание , что при заключении гражданско-правового договора запись в трудовую книжку не вносится, но в общий трудовой стаж время работы по указанному договору включается. В случае, если договор заключается с физическим лицом, работодатель обязан уплатить за работника подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (в ФСС взносы уплачиваются только в том случае, если это оговорено в договоре).

Сравнение трудового и гражданско-правового договоров

Основные различия между трудовым и гражданско-правовым договором

Более подробно с видами гражданско-правового договора, его плюсами и минусами для работодателя и работника можно ознакомиться .

Удаленная работа

Удаленной работой признается деятельность сотрудника, осуществляемая вне стационарного места работы (дома, в транспорте, кафе, за границей и т.п.). Задание от работодателя сотрудник как правило получает удаленно: по почте, через Интернет и т.д.

Удаленная работа бывает двух видов:

1. Надомная.
2. Дистанционная.

Надомная работа предполагает изготовление продукции, имеющей материально-вещественную форму, например, сбор ручек, выращивание грибов, вышивка, вязание и т.п.

Результатом дистанционной работы является не вещь, а информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности. Дистанционными сотрудниками могут быть журналисты, редакторы, контент-менеджеры, копирайтеры, программисты и т.д.

Удаленного работника можно оформить как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору.

Примечание : уплата обязательных платежей и взносов зависит полностью от способа оформления сотрудника, и наличия у него статуса ИП.

Заемный труд

Заемным трудом признается труд работников по распоряжению работодателя, осуществляемый в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у них нет трудовых отношений. С 2016 года заемный труд, за исключением отдельных случаев, в РФ запрещен.

Существует 2 вида заемного труда:

1. Аутсорсинг.
2. Аутстаффинг.

Аутсорсингом признается передача определенных функций или задач стороннему исполнителю (организации, ИП, физическому лицу). Отношения в рамках аутсорсинга в большинстве случаев оформляются договором возмездного оказания услуг. Чаще всего на аутсорсинг отдают ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета (составление и сдача деклараций, ведение отчетности и т.п.), юридическое сопровождение. Так как при аутсорсинге не происходит передача работников исполнителя заказчику данная форма заемного труда является разрешенной и может применяться работодателем для сокращения расходов по содержанию штата сотрудников.

Аутстаффинг представляет собой передачу сотрудников от исполнителя к заказчику. Работники числясь в штате исполнителя осуществляют свою работу и находятся в подчинении у третьего лица. Данный труд с 2016 года является запрещенным и его применение влечет привлечение к административной ответственности.

Исключение по использованию заемного труда сделано для:

• частных агентств занятости, отвечающих определенным условиям (наличие аккредитации, применение общей системы налогообложения).
• юридические лица при направлении сотрудника к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим федеральным законом. На настоящий момент указанный закон не принят.

Неофициальное трудоустройство

Работа без официального оформления сотрудника грозит работодателю довольно серьезными проблемами. Действующим законодательством предусмотрена административная, налоговая и уголовная ответственность за незаконный найм и трудоустройство сотрудников.

Так, по КоАП РФ работодатель может быть привлечен за нарушение трудового законодательства, что грозит ему, в свою очередь, штрафом от 1000 до 5000 руб. для ИП и от 30 000 до 50 000 руб. для организации.

К налоговой и уголовной ответственности работодатель привлекается в связи с тем, что не исполняет в должной мере обязанности налогового агента, а именно, не исчисляет и не перечисляет в бюджет суммы налогов за своих неоформленных сотрудников.

О том, насколько важно правильно оформить приказ о приеме сотрудника на ту или иную , доподлинно известно всем кадровикам. Хранение такой документации осуществляется на протяжении 75 лет.

Кроме того, приказ является основанием для фиксирования соответствующей записи в трудовой книжке работника, поэтому к его оформлению необходимо относиться со всей серьезностью. Условия приема на работу, характер работы и многие другие нюансы нужно учитывать для того, чтобы созданный документ был выполнен без изъянов.

Последнее слово — за директором!

Для приема на работу потребуется обязательное (особого распоряжения) директора. Издание такого документа осуществляется на основе заключенного трудового соглашения.

Роскомстатом России были утверждены особые формы первичной документации, связанные с учетом труда и его оплатой. Приказ о приеме сотрудника на должность может быть представлен двумя унифицированными формами:

• № Т-1 – если речь идет об одном работнике
• № Т-1а – касательно группы работников.

Именно в соответствии с этими формами осуществляется устройство на работу и учет сотрудников. Заполнять подобные формы можно как от руки (только разборчивым почерком), так и в печатном виде.

Каждая графа должна быть заполнена в соответствии с определенными правилами.

Информация, содержащаяся в приказе

Документы, необходимые для приема на работу

В распоряжении о приеме на работу должны найти отражение следующие составляющие:

• число, месяц, год приема на работу;
• структурное подразделение и должность;
• условия приема на работу;
• особенности и характер ;
• каким будет оклад и предполагаются ли надбавки;
• особенности испытательного срока (только в том случае, если таковой предусмотрен при заключении договора).

Однако, в приказе указываются не только эти сведения. Необходимо заполнить все строчки и графы. Заполнение унифицированной формы значительно упрощено за счет того, что все данные вписываются в специально отведенное для этого место.

Единственная трудность может возникнуть с классификаторами и кодированием информации различного характера. Кадровик должен обладать всеми необходимыми знаниями об особенностях каждого классификатора.

Важно! Содержимое приказа в обязательном порядке полностью согласовывается с трудовым договором. Любые отступления – противозаконны.

Особенности заполнения реквизитов документа

Отбор кадров в организацию – центральная функция управления. При оформлении официальных документов, с особым вниманием следует отнестись к реквизитам.

Название организации

Для подобных сведений в приказе предусмотрена особая строка. Здесь содержится полное название организации. Допускается заполнение и в письменном, и в электронном виде.
Указывание сокращенного названия документа допускается лишь тогда, когда оно закреплено в учредительном документе.

Важно! Если учреждение обладает сокращенной формой названия, то ее необходимо обязательно указать в скобочках, рядом с полным.

Код формы по ОКУД

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации – имеет код 0301001. Именно этот показатель следует указывать в графе «Форма по ОКУД». В том случае, когда используются приказные бланки, выпущенные в типографии, этот код, как правило, в графе уже стоит.

Код по ОКПО

Документальное оформление сотрудника на работу – процедура, к которой нужно подходить крайне ответственно. Имея представление обо всех нюансах этого дела, удастся хорошо подготовиться к приему и избежать неловких ситуаций.

Мнение юриста-эксперта:

При составлении любого юридически значимого документа, всегда присутствуют как форма, так и содержание. Форма в большинстве случаев, регламентируется нормативным документом. А содержание определяет автор (авторы). В некоторых ситуациях текст тоже частично формализуется нормами. Но главный смысл двухсторонних соглашений состоит в достижении баланса интересов обеих сторон. Трудовой договор не является исключением.

Сторона, которая обладает правом выбора, всегда старается достичь при переговорах максимальной для себя выгоды. В нашем случае это работодатель. Ваша задача в этом процессе, отстоять свои интересы. Обычно кадровик заполняет ваши персональные данные в типовой форме и предлагает поставить подпись там, «где галочка». Многие так и делают.

Если вас действительно все устраивает, то все в порядке. Можно идти и работать. Но так можно поступать, если вы безумно рады, что вас приняли на работу. И, правда, что тут «права качать»? А если выбирали не вас, а вы согласились работать по приглашению. Вас долго уговаривали, и переманили из другого предприятия. Что в этом случае делать? Конечно, все ваши договоренности должны быть изложены в трудовом договоре. Это следует обязательно проверить.

Как изложены гарантии и другие полезные бонусы. Как будут выплачены компенсации в случае увольнения по сокращению или по инициативе администрации. Ели была договоренность о так называемом «золотом парашюте», посмотрите его описание. Многое можно увидеть, если внимательно читать. Кадровики любят говорить, что это стандартный договор, и менять его никто не будет. Это неправда, все можно поменять. Правда в другом. Если начнешь необоснованно предъявлять претензии, просто не возьмут на работу.

Дополнительная информация в видеосюжете:

Сложные отношения между сотрудниками и работодателями требуют специальных норм и регулирования. Процесс приема на работу в Трудовом кодексе (далее в статье – Кодекс) подробно регламентирован. Его точное соблюдение позволит в короткие сроки документально зафиксировать нового сотрудника. На большинстве предприятий оформлением работников занимается отдел кадров. Его отлаженная деятельность способствует ускоренной адаптации сотрудников на новом месте для выполнения своих обязанностей.

Основные этапы оформления работников

Процесс трудоустройства многими воспринимается как непрерывный акт. Но это ошибочное мнение. Он проходит через восемь этапов. На каждом из них сотрудник подвергается тщательной проверке на соответствие предоставленных данных реальным. Рассмотрим каждый из них подробно.

1. Подготовительный этап

От него зависит решение работодателя о возможности дальнейшего рассмотрения конкретного лица, как кандидата на вакантную должность. В первую очередь нужно установить имеются ли у него какие-либо ограничения для выполнения трудовых обязанностей. Проверяется, попадает ли сотрудник под категории граждан, для которых законом предполагается запрет на выполнения определенных видов деятельности (ст. 351 Кодекса). Для оформления на работу в отделе кадров запрашивают следующие документы:

• удостоверение, паспорт или другие документы для идентификации личности;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию необходимую работнику для выполнения функциональных обязанностей со специальными знаниями и требуемым уровнем подготовки;
• трудовую книжку, если работник имеет трудовой стаж и устройство на работу не является совместительством;
• соответствующие документы для военнообязанных о постановке на воинский учет;
• уведомления, справки и другие формы, подтверждающие отсутствие судимости, приводов и фактов преследования по уголовным статьям российского законодательства, в случае если данная информация требуется для поступления на работу и является запрещающим основанием для лиц, которые имеют в послужном списке данные факты. Все категории работ с особыми требованиями перечислены в законах федерального уровня и кодексе.

В перечень документов требуемых при устройстве могут вноситься изменения. Работодатель не вправе самовольно решать, какую информацию требовать от соискателя. Это должно производиться в соответствии с принимаемыми нормативными актами и другими государственными законодательными документами. В них содержатся перечни необходимых бумаг для каждой категории граждан. Трудовым кодексом при приеме на работу устанавливается необходимость проведения медицинского обследования. Основанием для этого служит ст. 69 Кодекса.

При оформлении сотрудника закон не ставит в обязанность работодателю требовать заявление о приеме. Оно может быть предоставлено по желанию кандидата. В некоторых случаях в компаниях просят предоставить заявление для удобства ведения внутреннего документооборота. Иначе дела обстоят в государственных и муниципальных образованиях. Закон устанавливает подачу заявления о приеме в обязательном порядке (сама процедура регламентируется специальными подзаконными актами).

1. Информирование

В обязанности работодателя входит информирование сотрудника. Под этим понимается ознакомление последнего с правилами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия, с функциональными обязанностями на рабочем месте, коллективным договором и другими документами связанные с организацией трудового процесса. Как гласит статья 68 Кодекса (часть 3) сотрудник должен поставить свою подпись в специальном акте после проведенного инструктажа. Законом не установлены правила проведения ознакомления работника с регламентирующими деятельность предприятия документами. Принято придерживаться установившихся правил для проведения таких действий (компания выбирает наиболее приемлемый вариант):

• оформление журнала инструктажа. В нем должны быть указаны дата проведения и тема ознакомления, перечислены все локальные документы, определяющие трудовой процесс предприятия и функциональные обязанности на рабочем месте;
• информационные листы. В них сотрудники расписываются и тем самым подтверждают факт ознакомления со всеми документами и должностными инструкциями;
• внесение специального пункта в договор – об ознакомлении с перечнем актов и местом для подписи сотрудника.

1. Оформление договора

Сразу после приема на работу, но не позднее трех дней после того, как он приступил к осуществлению своих функциональных обязанностей. Его оформление должно производиться в двух экземплярах с росписями работодателя и сотрудника. Договор может быть согласован с другими инстанциями, от решения которых зависит его подписание, даже если они и не являются прямыми работодателями. Об этом информирует статья 67 Кодекса. Правила оформления содержатся в статье 57 Кодекса.

Стоит обратить внимание на важность подписания договора о материальной ответственности работника одновременно с заключением договора о трудоустройстве. Порядок и сроки заключения его не регламентируются. Законом запрещается требовать подписания договора от уже принятых на работу сотрудников. Для правильного оформления следует ознакомиться со статьей 244 Кодекса, где указаны категории лиц, с которыми должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Приказ №85 Минтруда РФ от 31.12.2002 поможет определить, есть ли на предприятии должности, которые предполагают обязательное составление указанных бумаг.

1. Получение сотрудником второго экземпляра договора

Договор составляется в двух экземплярах. Подписи работодателя и сотрудника обязательны. Они являются гарантией указанных в договорах прав и обязанностей. Данный факт регламентируется статьей 67 Кодекса.

1. Работодателем

Выпуск приказа производится на основании и в строгом соответствии с подписанным договором. Его регистрация проходит в порядке, установленном на предприятии. Приказ фиксируют в журнале или других, предусмотренных в данном случае документах, для учета приказов и распоряжений.

1. Информирование работника о приказе

Информирование сотрудника об издании приказа, происходит не позднее трех дней после того, как работник приступил к своим обязанностям. Факт ознакомления с выпущенным документом следует подтвердить подписью сотрудника в журналах учета, предусмотренных для подобных процедур. Соблюдение порядка учета необходимой документации ложится на плечи работодателя (статья 68 Кодекса).

1. Оформление трудовой книжки и внесение в нее соответствующей записи о новом месте работы

Ведение трудовых книжек прямая обязанность работодателя, прописанная в статье 66 Кодекса. Ее заполнение должно происходить в строгом соответствии с соответствующими законодательными актами. Формат самих книжек определяется уполномоченными для этого органами. Записи о начале трудовой деятельности на предприятии нужно сделать в обязательном порядке, если сотрудник выполняет свои обязанности больше пяти дней. В случае отсутствия по каким- либо причинам трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить. Для осуществления контроля на предприятиях различных форм собственности и правовой ответственности заводится журнал учета. В него вносятся все данные прихода, расхода и оформления кадровой службой предприятия новых трудовых книжек.

1. Личная карточка сотрудника

Правилами ведения личных дел устанавливается порядок внесения записей в личную карточку после изменений, появившихся в трудовой. Каждый работник обязан расписаться в своей карточке после ознакомления с появившейся новой записью. Он также проверяет соответствие информации в своей карточке с записями, внесенными в трудовую. Сведения должны полностью совпадать.

Дополнительные обязанности руководителей при оформлении сотрудника на работу

В настоящее время ТК РФ при приеме на работу не обязывает работодателя заводить личные дела на своих сотрудников. Исключение составляют служащие государственных и муниципальных образований. Для них установлен обязательный порядок ведения личных дел. Компании вправе выбирать: вводить им дополнительную документацию или нет. Главное, не нарушать установленные федеральными законами положения о хранении персональных данных и соблюдать правила оформления.

В обязанности руководителей входит информирование военкоматов или местных властей о лицах, на которых распространяется обязанность воинского учета. Оповещение данных органов производится в двухнедельный срок после принятия военнообязанных на работу. Строго ограничено время, требуемое для ответа на запросы, которые касаются лиц, обязанных встать на воинский учет. Оно равно двум неделям.

Трудоустройство бывшего государственного служащего

Прием бывшего госслужащего на работу строго регламентируется. Как указано в статье 64.1, при оформлении трудового договора с данными лицами, руководитель предприятия, обязан сообщить о факте подписания договора нанимателю госслужащего по последнему месту работы в госорганах. Закон устанавливает для этого десятидневный срок после подписания бумаг. Обязательное уведомление о новых местах работы бывших госслужащих должно производиться в течение двух лет после увольнения со службы.

Каждый руководитель должен осознавать важность организации строгого учета, движения и хранения документов на своем предприятии. В этом вопросе не бывает мелочей. Рассмотренные этапы оформления документов являются стандартной процедурой при приеме большинства сотрудников на работу. Если предприятие с маленьким количеством работников, то создание отдела кадров нецелесообразно. Для больших компаний – это единственный выход ведения правильного учета.

23.03.2012, 15:26

Предлагаю вашему вниманию пошаговую процедуру оформления работника на работу. Схема выполнена в программе Xmind Pro и отражает общий порядок оформления на работу . Также представлен текстовый вариант алгоритма (под схемой).

Обращаю внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления – алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников мной будут подготовлены отдельные материалы и схемы.

Текстовый вариант алгоритма

1. Подготовительные мероприятия

• Получение документов, необходимых для оформления на работу
• Направление на предварительный медицинский осмотр (если необходимо)

2. Получаем

1. Ознакомливаем работника с локальными нормативными актами и коллективным договором (при его наличии) – под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА

3. Заключаем трудовой договор

4. Заключаем договор о полной материальной ответственности

• Заполнение шаблона договора
• Подписание договора работодателем и работником
• Регистрация договора в Журнале регистрации договоров о материальной ответственности
• Вручение одного экземпляра трудового договора работнику

5. Готовим приказ о приеме на работу

• Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а
• Подписание приказа у руководителя
• Регистрация приказа в Журнале регистрации приказов
• Ознакомление работника с приказом под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы

6. Вносим записи в трудовую книжку

7. Вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

8. Оформляем личную карточку

9. Направляем обязательную информацию

• По последнему месту службы – в отношении граждан, которые за последние два года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы – в десятидневный срок с даты заключения трудового договора
• В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления – в отношении граждан, подлежащих воинскому учету

Свой выбор обязательно закрепите в приказе к учетной политике . Такой порядок следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Унифицированные формы приказов о приеме на работу утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При приеме одного человека составляют приказ по форме № Т-1 . Если организация одновременно примет на работу несколько человек, то удобнее сделать приказ по списочной форме № Т-1а .

Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под подпись.

Ситуация: что нужно написать в графе «Принять на работу по...» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на работу на неопределенный срок?

Данную графу при таких условиях заполнять не нужно.

Такое правило закреплено в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Писать «неопределенный срок», «не определено», «не установлено» и т. п. не надо. Допустимо поставить прочерк.

Ситуация: что нужно написать в графе «Условия приема на работу, характер работы» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на обычных условиях (постоянная работа, восьмичасовой рабочий день и т. п.)?

Эту графу заполняйте, только если условия и характер работы отличаются от общеустановленных.

Например, когда сотрудника принимаете по совместительству, на неполный рабочий день, в порядке перевода из другой организации и т. п. Это следует из раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Однако, чтобы не оставлять строку пустой, допускается запись и о том, что сотрудник принят на обычных условиях (основная работа, постоянно).

Трудовая книжка и личная карточка

После того как руководитель прикажет включить в штат нового сотрудника, сделайте запись о приеме на работу в его трудовой книжке . Если ваша организация первая, где работает сотрудник, ему необходимо оформить трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Таким образом, наличие трудовой книжки обязательно.

Если сотрудник устраивается по совместительству, то по его просьбе можно внести в трудовую книжку соответствующие сведения. Сделайте это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Это может быть справка, копия трудового договора или приказа о приеме на работу и т. п. Главное, чтобы в ней были необходимые сведения.

После того как вы заполнили трудовую книжку, оформите личную карточку .

Пример оформления документов при приеме сотрудника на работу

Организация приняла на работу Е.В. Иванову на должность секретаря. Иванова написала заявление и представила следующие документы:

• паспорт;
• диплом о законченном высшем образовании.

Иванова впервые устраивается на работу, поэтому трудовая книжка и страховое свидетельство были оформлены в организации.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер организации В.Н. Зайцева.

Организация в лице директора А.В. Львова заключила с Ивановой трудовой договор на неопределенный срок.

Директор издал приказ о приеме на работу по форме № Т-1 . Бухгалтер оформил трудовую книжку и сделал запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

Учет трудовых книжек

Все работодатели обязаны вести учет трудовых книжек. Для этого используют специальные книги.

Первая из них - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней регистрируйте все операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек. При этом указывайте серию и номер каждого бланка (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Вторая - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этом документе записывайте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также указывайте серию и номер каждого документа (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Прием на работу в разных ситуациях

Ситуация: как оформить прием студента на учебную или производственную практику?

Порядок оформления практикантов в целом не отличается от общего порядка приема на работу. Однако есть свои особенности. Так, оформлять трудовой договор понадобится не всегда. В ряде случаев его заменит ГПД, а иногда и он не нужен.

Практика студентов вузов - это составная часть программы высшего профессионального образования. Практика бывает учебная, производственная и преддипломная. Зачастую студентов направляют на предприятия, где они и получают необходимые навыки и опыт. Продолжительность практики устанавливает вуз. Это следует из пунктов 1, 5, 7, 12 и 16 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383.

Решение о том, какой договор заключить с практикантом, зависит от нескольких факторов:

• как студент попал на практику к работодателю - по договору с его учебным заведением, или же его привлекли напрямую;

• практикант будет выполнять какую-то трудовую функцию, или же ему только покажут производство и обучат необходимым навыкам;

• есть ли у работодателя вакантные места, или он принимает практиканта, даже когда штат полностью укомплектован.

Давайте разберем каждый из этих случаев.

У работодателя есть договор с вузом, в котором учится практикант

Обычно вузы заключают с работодателями специальные договоры о практике студентов. По такому соглашению предприятия обязаны принимать практикантов образовательных учреждений, у которых есть государственная аккредитация. При этом наличие вакантных должностей значения не имеет. Такой порядок следует из пункта 11 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383.

Если у работодателя есть вакантные должности, которые могут занять практиканты, их принимают на работу в общем порядке. То есть тогда со студентами заключают трудовые договоры. Если ранее они нигде не работали, оформляют им трудовые книжки и страховые пенсионные свидетельства. В этом случае на студентов распространяются нормы и гарантии трудового законодательства. Такие выводы следуют из пунктов 15-18 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383, и пункта 15 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 18 апреля 2013 г. № 291.

Трудовой договор со студентами можно заключить только на время практики или бессрочно.

Когда же вакансий у работодателя нет, со студентами можно заключить гражданско-правовые договоры на выполнение конкретных работ . Такой договор не может заменять трудовой. Однако он позволит дать студенту конкретную производственную задачу, с которой он может столкнуться при работе. Кроме того, договор послужит обоснованием расходов организации. К тому же полученный результат и его оплата покажут, насколько хорошо студент проявил себя на практике.

У организации нет соглашения с вузом, откуда пришел практикант

В этом случае никаких отличий от общего порядка оформления граждан на работу нет. То есть можно заключить как трудовой, так и гражданско-правовой договор.

Предприятие не заключало с вузом договор о практике, при этом студент не будет выполнять трудовые функции

В такой ситуации трудовой договор с практикантом не заключают. Его просто знакомят с производством, дают задания пониженной сложности и показывают, как на практике он может применять свои знания. В этой ситуации практикант не делает никакой работы, нужной работодателю. Ему не платят зарплату и не считают трудовой стаж. Зачастую так проходят учебную практику, когда знаний студента еще недостаточно для выполнения полноценной работы. То, что принимать на работу студента и заключать с ним трудовой договор не нужно, подтверждают и определения, данные в статьях 11, 58 и 59 Трудового кодекса РФ.

Скажем пару слов про трудовую книжку. Если с практикантом заключен трудовой договор (срочный или бессрочный), трудовую книжку оформляют по общим правилам . Когда же с практикантом заключен гражданско-правовой договор или он вообще - запись в трудовую книжку о практике не вносят. Ведь ее оформляют только тем, кто состоит в трудовых отношениях с работодателем (ст. 66 ТК РФ).

Кстати, не путайте студенческую практику и стажировку специалистов. Во втором случае люди повышают свою квалификацию. То есть получают дополнительное образование. Те предприятия, которые принимают стажеров, должны иметь лицензию на образовательную деятельность. Для студенческой практики получать лицензию не придется.

Внимание: за проведение стажировки без лицензии на образовательную деятельность предусмотрена административная и уголовная ответственность

За стажировку без лицензии оштрафуют:

• организацию - на сумму от 40 000 до 50 000 руб.;

• должностных лиц - на сумму от 4000 до 5000 руб. Например, такой штраф могут вынести руководителю.

Такая ответственность установлена в части 2 статьи 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Уголовная ответственность ждет руководителя, если от стажировки работодатель получит доход. Наказание зависит от его размера - в крупном и в особо крупном размере. Под крупным размером дохода законодатели подразумевают сумму более 1 500 000 руб., но менее 6 000 000 руб. Особо крупный размер предполагает большие суммы.

Итак, за доход в крупном размере руководителя ждет одно из следующих наказаний:

• штраф до 300 000 руб. или в размере зарплаты или другого дохода за два года;

• обязательные работы (до 480 часов);

• арест до полугода.

За доход в особо крупном размере руководителя накажут уже серьезней. Так, его привлекут к одному из следующих видов ответственности:

• штраф до 500 000 руб. или в размере зарплаты или другого дохода за период от одного до трех лет;

• принудительные работы до пяти лет;

• лишение свободы на срок до пяти лет, возможно, со штрафом до 80 000 руб. или в размере зарплаты или другого иного дохода за период до шести месяцев.

Все это предусмотрено частями 1 и 2 статьи 171 Уголовного кодекса РФ.

Ситуация: можно ли медицинскому учреждению принять на работу врача, если в течение пяти лет он не работал по профилю?

Да, можно.

Главное, чтобы к моменту трудоустройства врач предъявил сертификат специалиста и прошел профессиональную переподготовку. Именно такие требования содержатся в подпункте 3 пункта 1 статьи 100 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ.

Если указанные условия не выполнены, медицинское учреждение вправе отказать соискателю в приеме на работу по специальности.

Врачам присваивают квалификационную категорию. Действительна она в течение пяти лет со дня издания распоряжения о ее присвоении. Поэтому для того чтобы врач мог заниматься работой, соответствующей его квалификации, он должен ее подтвердить и представить документ, в котором обозначен уровень его компетенции. Если такие документы не представлены, принять на работу врача можно. Однако допустить его к задачам, которые требуют определенной квалификации, не получится. Все это следует из пунктов 4, 5, 27-33 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 23 апреля 2013 г. № 240н.

Сведения о трудоустройстве бывших госслужащих

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

• с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;

• сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден Указом Президента РФ от 18 мая 2009 г. № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления) (п. 1, 4 Указа Президента РФ от 21 июля 2010 г. № 925, ч. 4 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы.

Все это следует из статьи 64.1 Трудового кодекса РФ и статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Внимание: работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют.

За такое правонарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• от 2000 до 4000 руб. - для граждан;

• от 20 000 до 50 000 руб. - для должностных лиц, например, руководителя;

• от 100 000 до 500 000 руб. - для организации.

Это предусмотрено статьей 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме . Главное, учесть требования, приведенные в пунктах 3, 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 г. № 29. То есть в письме обязательно укажите:

• фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;

• дату и место рождения бывшего госслужащего;

• должность, которую замещал на службе человек;

• полное и сокращенное наименование вашей организации;

• дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;

• дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;

• должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Согласие комиссии при конфликте интересов

Если бывший госслужащий устраивается на работу в организацию, отдельные функции государственного управления которой входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, сделать это он сможет только с согласия специальной комиссии. Получать его он должен в течение двух лет с момента увольнения с государственной или муниципальной службы (ч. 1 ст. 64.1 ТК РФ).

Решение комиссии гражданин обязан предоставить при трудоустройстве. Получает такое согласие он сам. Если будет выявлено, что гражданин этого не сделал, трудовой договор с ним будет прекращен. Такое требование есть в части 3 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Для того чтобы получить согласие комиссии, гражданин обращается в следующие инстанции:

• подразделение кадровой службы государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений;

• к должностному лицу кадровой службы государственного органа, ответственному за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

Сделать это он должен в письменной форме. Все это разъяснено в письме Минтруда России от 30 декабря 2013 г. № 18-2/4074.

Ситуация: с какого дня можно принять на работу нового сотрудника вместо того, кто уходит в отпуск с последующим увольнением?

Нового сотрудника можно оформить с первого дня отпуска с последующим увольнением его предшественника. При этом до даты окончания отпуска с новичком нужно заключить срочный договор. А после - принять решение изменить срок трудового договора.

Поясним. По общему правилу для сотрудников, которые уходят в отпуск с последующим увольнением, днем увольнения считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Однако окончательно рассчитаться и выдать трудовую книжку работодатель должен до начала отпуска (абз. 3 п. 1 письма Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1, абз. 3 п. 2 определения Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О).

Выходит, что последним днем работы в рассматриваемой ситуации является день, предшествующий дате начала отпуска с последующим увольнением. С первого дня отпуска сотрудник уже не связан с работодателем трудовыми отношениями. Именно с этой даты штатная единица, которую он занимал, считается свободной. И потому на его ставку можно принимать нового сотрудника.

Но поскольку предшественник будет уволен только в конце отпуска, с новым сотрудником на этот период заключите срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ). А после окончания отпуска переоформите срочный трудовой договор на бессрочный .

Прием на работу в выходной

Ситуация: можно ли принять на работу сотрудника с выходного или праздничного дня ?

Да, можно.

Ведь законодательство не содержит ограничений по дню приема на работу. Его указывают в трудовом договоре. То есть определяют по соглашению между сотрудником и работодателем. На основании трудового договора руководитель приказывает включить нового сотрудника в штат. Дата приема сотрудника на работу в приказе должна соответствовать дню, зафиксированному в трудовом договоре. Вот и получается, что дата приема на работу может приходиться на любой день - как рабочий, так и праздничный или выходной.

Такой вывод следует из статей 56, 57, 68 Трудового кодекса РФ.

При этом дата приема нового сотрудника и день его фактического выхода на работу могут не совпадать. Дело в том, что дата фактического выхода сотрудника на работу дополнительно определяется графиком работы организации или индивидуальным графиком работы сотрудника (ст. 100 ТК РФ).

Пример приема сотрудника на работу с праздничного дня

30 декабря 2015 года между организацией «Альфа» в лице директора А.В. Львова и В.Н. Зайцевой заключен трудовой договор, согласно которому Зайцева принимается в организацию на должность бухгалтера. Дата начала работы в трудовом договоре установлена как 1 января 2016 года. В тот же день (30 декабря 2015 года) директор издал приказ о приеме сотрудницы на работу с 1 января 2016 года.

День фактического выхода Зайцевой на работу определен согласно графику работы организации. В «Альфе» первый рабочий день после новогодних праздников - 11 января 2016 года.

Отказ в приеме на работу

Отказать в трудоустройстве можно по следующим основаниям:

• неподходящее образование;

• недостаточный опыт работы;

• отсутствие необходимой профессии и квалификации;

• медицинские противопоказания.

Такой примерный перечень приведен в пункте 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Кандидат, которого не приняли на работу, вправе в письменной форме потребовать, чтобы ему письменно сообщили причины отказа. Работодатель обязан сообщить причину отказа в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

Предупредим: нельзя указывать в качестве таких причин беременность, наличие детей, отсутствие регистрации, пол, национальность, вероисповедание (ч. 2 и 3 ст. 64 ТК РФ). Более того, запрещено устанавливать ограничения дискриминационного характера в объявлениях при поиске новых сотрудников на вакантные должности (п. 6 ст. 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1).

Внимание: отказ соискателю в приеме на работу по основаниям, которые никак не связаны с его деловыми качествами, грозит работодателю штрафами и судебным разбирательством. Если выиграет сотрудник, работодатель обязан будет принять его на работу.

Такой порядок предусмотрен частью 6 статьи 64 Трудового кодекса РФ.

Административная ответственность

За необоснованный отказ в приеме на работу также предусмотрена административная ответственность:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) - предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

• для предпринимателей - штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

• для организации - штраф от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Нарушение прав инвалидов

Законодательством предусмотрена отдельная административная ответственность за нарушение прав инвалидов при их трудоустройстве. Необоснованный отказ в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты влечет наложение штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 32 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ).

Нарушение прав беременных и матерей

За необоснованный отказ в заключении трудового договора с беременной или матерью детей в возрасте до трех лет должностное лицо работодателя привлекут к уголовной ответственности. А именно, могут установить один из следующих видов наказания:

• штраф на сумму до 200 000 руб.;

• штрафа в размере зарплаты или другого дохода осужденного за период до 18 месяцев;

• обязательные работы на срок от 120 до 360 часов.

Об этом сказано в статье 145 Уголовного кодекса РФ.

Ситуация: как обоснованно отказать в приеме на работу и заключении трудового договора?

Отказать можно по основаниям, связанным с деловыми качествами соискателя или со спецификой конкретной работы.

Деловые качества соискателя делят на две группы:

• профессионально-квалификационные качества. В частности, наличие профессии, специальности, квалификации;

• личностные качества. То есть состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по специальности или в отрасли и т. п.

Несоответствие любому из перечисленных качеств можно использовать как основание для отказа в приеме на работу. И это будет обоснованный отказ.

Следует отметить, что работодатель вправе предъявлять к соискателям дополнительные требования, обусловленные спецификой той или иной работы. Например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере. Отказ в заключении трудового договора соискателю, который таким требованиям не отвечает, также обоснован.

Более того, отдельные требования, свойственные конкретному виду труда, могут быть установлены на федеральном уровне (ч. 3 ст. 3 ТК РФ). В частности, специальные требования установлены для поступающих на работу:

• в ФСБ России (ст. 16 Закона от 3 апреля 1995 г. № 40-ФЗ);

• таможню (ст. 7 Закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ);

• прокуратуру (ст. 40.1 Закона от 17 января 1992 г. № 2202-1).

Несоответствие претендента этим требованиям также правомерно привести в качестве обоснования отказа в приеме на работу.

Аналогичные разъяснения содержатся в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Совет: Отказ в приеме на работу придется зафиксировать документально, если этого требует кандидат. Причем требования, которые предъявляете, лучше оформить должностной инструкцией. В ее тексте укажите требования к образованию, стажу работы, знаниям, которым должен соответствовать претендент на ту или иную должность.

Внимание: отказ в приеме на работу может быть обжалован в суд.

Пример уведомления соискателя о причине отказа в заключении трудового договора

В организации открыта вакансия электрика. На эту должность претендовал А.В. Лампочкин, но ему было отказано в заключении трудового договора. По требованию Лампочкина руководство организации направило в его адрес уведомление о причине отказа в заключении трудового договора .

Ситуация: можно ли отказать в приеме на работу гражданам, входящим в категории населения, для которых предусмотрено квотирование рабочих мест? Организация расположена в г. Москве .

Да, можно. Однако сделать это организация вправе только по объективной причине или когда квота выбрана полностью.

Ведь если среднесписочная численность сотрудников превышает пороговое значение, и нет объективной причины не нанимать гражданина, для которого предусмотрена квота, то его придется принять в штат. По-другому поступить работодатель не вправе (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

К объективным причинам отказа в приеме на работу относят, например, неподходящее образование соискателя, недостаточный опыт работы, отсутствие необходимой профессии, квалификации, медицинские противопоказания (п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). В среднесписочной численности персонала для расчета квоты сотрудников с вредными и (или) опасными условиями труда не считайте. Главное, подтвердить тяжелые условия результатами специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест ).

Квоты в Москве

В Москве квотируют рабочие места при среднесписочной численности сотрудников более 100 человек (ч. 1 ст. 3 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90). А значит, при меньшей среднесписочной численности предоставлять рабочие места по квоте не обязательно.

Квоты для приема на работу в Москве действуют для инвалидов и молодежи определенных категорий, перечисленных в части 1 статьи 2 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90. Так, например, квотирование предусмотрено для выпускников вузов в возрасте от 21 года до 26 лет, которые ищут работу впервые, для несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет.

Организации обязаны создавать или выделять квотируемые рабочие места самостоятельно за счет собственных средств. Рабочие места считают созданными, выделенными, если на них трудоустроены граждане, в отношении которых предусмотрена квота.

Такой порядок установлен частью 2 статьи 2, частью 2 статьи 4 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90, пунктами 2.6, 2.7 постановления правительства г. Москвы от 4 августа 2009 г. № 742-ПП.

Вот как распределяется московская квота в 4 процента от среднесписочной численности сотрудников:

• не менее 2 процентов - для трудоустройства инвалидов;

• не более 2 процентов - для зачисления в штат молодежи определенных категорий.

При этом соотношение доли инвалидов к доле молодежи можно варьировать в сторону увеличения доли инвалидов, но только в пределах установленных 4 процентов. Об этом сказано в статье 3 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90.

Сведения для службы занятости

Работодатели обязаны ежемесячно представлять в службу занятости информацию:

• об имеющихся вакансиях;

• о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой. Включая сведения о локальных нормативных актах, которыми это установлено;

• о выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1, пунктом 3 части 2 статьи 24 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ.

Кроме того, в Москве организации, в которых среднесписочная численность сотрудников составляет более 100 человек, обязаны ежеквартально предоставлять в Центр квотирования рабочих мест сведения о выполнении установленной квоты по форме № 1-квотирование (ч. 4 ст. 4 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90, п. 2.9 положения, утвержденного постановлением правительства Москвы от 4 августа 2009 г. № 742-ПП).

Ответственность

Внимание: за нарушение требования о выделении квот и в случаях необоснованного отказа в приеме на работу работодателя привлекут к административной ответственности.

А именно к штрафу:

• от 30 000 до 50 000 руб. - для организаций;

• от 3000 до 5000 руб. - для должностных лиц, например руководителя.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90 и статьей 2.2 Закона от 21 ноября 2007 г. № 45.

Вместе с тем за нарушение прав инвалидов при их трудоустройстве предусмотрена административная ответственность на федеральном уровне. За это должностных лиц организации штрафуют в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 32 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ).

Если организация не создает квотируемые места для молодежи, законодательством предоставляется альтернатива. В этом случае необходимо ежемесячно платить в бюджет г. Москвы компенсационную стоимость квотируемого рабочего места в размере прожиточного минимума для трудоспособного населения. Размер прожиточного минимума определяют на день уплаты указанной стоимости. Об этом сказано в подпункте 2 пункта 3 статьи 2 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90.

Ситуация: можно ли привлечь к ответственности организацию, которая отказала гражданину в приеме на работу? Причина отказа: гражданин настаивал на отсутствии в трудовом договоре условия об испытательном сроке .

Нет, нельзя.

Трудовой договор заключить нельзя, если стороны не достигли соглашения по всем его условиям. Отсутствие испытательного срока - дополнительное условие трудового договора. Если гражданин отказывается от включения в трудовой договор условия об испытании, то это означает, что соглашение между сторонами не достигнуто. Такую ситуацию нельзя квалифицировать как отказ в приеме на работу. Следовательно, оснований для обращения в суд у претендента нет.

Это следует из статей 57 и 70 Трудового кодекса РФ.