Как выставить свою работу в художественной галерее? Учитываем все аспекты. Как организовать свою первую выставку: советы профессионального художника

Придумать концепцию

Если вас внезапно пронзила мысль открыть собственную выставку, главное — успокойтесь. Трезво подумайте над идеей, а главное — концепцией своего проекта.

Я в начале июня успешно закрыла сессию на магистерской программе «Арт- критика и кураторство» в СПбГУ и поняла, что надвигающаяся биеннале Manifesta 10 этим летом не даст городу умереть от нехватки современного искусства. Но витающая в воздухе кураторская активность пробудила желание дебютировать с собственным проектом.

Идея для выставки родилась практически сразу: мне была близка тема исследования городского пространства, а в памяти всплывало несколько работ знакомых художников. После того, как концепция была сформулирована, я предложила пятерым молодым художникам принять участие в проекте. К моему счастью, каждый из них согласился работать со мной.

В мире современного искусства есть три кита твоего профессионализма. Первый — показ произведений, созданных художником специально для конкретного кураторского замысла. Второй - демонстрация ранее не выставлявшихся работ. Ну а самым крутым считается открытие новых имён - перспективных авторов, которых никто еще не выставлял. Таковым стал молодой фотограф Олег Лейнов, у которого за плечами обучение в фонде ФотоДепартамент. Неожиданно для себя, мне удалось соблюсти все эти негласные правила.




Найти площадку

Следующий животрепещущий вопрос для каждого организатора выставок - помещение. Естественно, начинающему куратору — как я — не стоит сразу рассчитывать на белые стены респектабельных коммерческих галерей или залы Эрмитажа. Не отчаивайтесь! Обратитесь к знакомым и друзьям, у которых есть выставочные площадки (за время учебы вы же наработали профессиональные связи?).

В моем случае самым открытым к сотрудничеству оказался художник и куратор Виктор Кудряшов. Он предоставил мне на две недели пространство своей независимой галереи «Совместное Существование» в арт-кластере Артмуза. Название галереи, кстати, отражает моё личное убеждение, что в мире отечественного современного искусства многое держится на дружеских связях и взаимопомощи. До открытия своей выставки я помогала Виктору с организацией его персональной экспозиции.




Провести информационную подготовку

Моя не прошла даром. Раскрою всем известный секрет: куратор это ещё и пиар-менеджер, и координатор, и продакшн-менеджер и даже монтажник. Иными словами, мультифункционализм станет вашим вторым я.

Рекомендую начать с написания пресс-релиз, который я разослала в городские интернет-СМИ. Как только информация появится в СМИ, будьте готовы ко звонкам и письмам знакомых с просьбой включить их работы в экспозицию.

Так в моем списке участников появилось ещё одно имя - Саша Зубрицкая. Её серия «Закон парных случаев», посвященная систематизации множества граффити- тегов, найденных в разных европейских городах, точно отражала концепцию выставки.




Оповестить арт-сообщество

Дата открытия неумолимо приближалась, и необходимо было лично оповестить арт-сообщество и друзей о готовящемся событии. Используйте как цифровые технологи, так и старый дедовский метод — бумажные приглашения.

Функцию дизайнера со мной разделил хороший знакомый, и мы вместе создали открытки-приглашения, которые потом раздавали на вернисажах других выставок. Основной способ распространения информации - фейсбук. Заведите одноименное событие, добавьте туда информацию о художниках и их работах, представленных на выставке. Кстати о текстах: кураторский текст - тот фронт работ, которому требуется уделить достаточно времени. Именно в нём куратор может пояснить свой замысел и доказать, что каждое произведение в выставочном пространстве появилось неслучайно, а является элементом выверенной идеи. Я создала по небольшой экспликации для каждого из шести участников, в которых поясняю, как то или иное произведение соотносится с выставкой в целом.




Вынести монтаж

Финишная прямая перед открытием — монтаж экспозиции. Его мы начали за два дня до выставки, и основная сложность заключалась в том, что трое из шести художников в это время находились не в Петербурге. Так систему развески графики Аси Маракулиной, которая уехала в художественную резиденцию в Бельгию, мне пришлось изобретать самостоятельно. Художница поставила справедливое условие - бумага не может быть приклеена или продырявлена.

Рекомендую несложную конструкцию из обычных бейджей и двустороннего скотча. Также будьте готовы к тому, что монтаж — одна их самых времязатратных стадий. И вообще курировать современное искусство — это самостоятельно сверлить, клеить и красить.

В моем случае он растянулся аж до нескольких последних часов перед открытием. В голове крутилась единственная мысль: «Не стоило вчера вечером откупоривать бутылку с игристым из числа тех, что были заготовлены для вернисажа». Художница Саша Зубрицкая для своей серии предложила оригинальную идею воссоздать фрагмент городской среды в галерее: она прикрепила свои работы магнитами к мятым листам металла, найденным во дворе лофта.




Потусоваться на вернисаже

Финальный штрих — сменить лук «трудовые будни куратора» на «артлайф из бьютифул». Последний час до начала вернисажа я посвятила проверке готовности всех экспонатов, отрегулировала уровень звука в видеоарте Виктора Кудряшова, а художница Евгения Мачнева довела до совершенства вид своей семиметровой шпалеры, посвященной маршруту трамвая No36.

Без десяти минут семь: разливаю игристое по бокалам. В семь часов приходят самые пунктуальные гости, среди них мои родители — естественно с букетом. Дебют всё-таки.

«Совместное существование» постепенно наполняется гостями: художниками, кураторами и арт-критиками, друзьями и просто зрителями. По законам светского мероприятия я фланирую между посетителями, всех знакомлю и сама знакомлюсь с людьми. Признаком начинающего куратора стала моя незапланированная благодарственная речь, точно не буду её повторять в следующий раз. В течение двух часов в галерее шло активное общение, все интересовались авторами, звучали вопросы про цены и я спонтанно выступила ещё и в роли галеристки. Моя первая выставка открылась, и, кажется успешно, но это я осознаю только на следующий день, когда приду в безлюдную галерею и сяду за работу внутри собственной экспозиции.

* В расчетах используются средние данные по России

Участие в торговой выставке может стать для компании хорошим способом продвижения своей продукции, поэтому такой вид бизнеса востребован, и организатор выставки может рассчитывать на постоянный приток клиентов. При этом выставка может охватывать совершенно разные виды деятельности человека, поэтому всегда есть возможность найти какую-либо нишу, ещё не используемую конкурентами.

На выставках представляют экспонаты и относящиеся к экономической сфере, в том числе сельского хозяйства, и к научной, и к технической, и даже к культуре. Порою проведение выставочного мероприятия становится наиболее эффективным рекламным ходом, при этом её посещают в большинстве своём потенциальные клиенты, которые могут ознакомиться с продуктами (и даже услугами) сразу на месте и определиться с выбором. Всё это делает выставочный бизнес перспективным и получающем всё большее распространение.

Однако в крупных городах, как правило, уже имеются крупные выставочные комплексы, которые известны большинству крупных предприятий, и участие на выставках этого крупного игрока становится уже залогом успеха. Но и в этом случае у новичка есть шанс завоевать свой сегмент рынка, открыв какую-либо новую нишу или же играя на предоставлении более выгодных услуг. Не каждый предприниматель может себе позволить участие на крупной выставке, потому что цена входа обычно очень высока у преуспевающего организатора выставок.

В связи с этим правильно разрекламированная выставка также сможет привлечь своих посетителей, при этом цена её организации будет не в пример ниже, чем в общеизвестном комплексе. Некоторые предприниматели, особенно в сфере искусства, даже специально организуют выставки типа underground, что привлекает свой, определённый, отличный от основного контингент. Более того, такое мероприятие может стать даже более успешным, чем известное на весь город. В общем и целом, организация выставок – это своего рода искусство. Искусство рекламы. Имея творческий подход и хорошую маркетинговую концепцию, можно раскрутить даже кажущееся на первый взгляд неинтересным мероприятие.

У любого новичка, желающего заниматься организацией выставок, также есть возможность выбрать наиболее удобную ему схему работы, при этом даже с небольшим стартовым капиталом можно пробиться на этот относительно несвободный рынок. Однако, изучив его более подробно, становится понятно, что практически все возможные ниши заняты только в городах федерального значения (но даже там в случае оригинальной идеи есть возможность получить популярность), в других же населённых пунктах обычно имеется один-два крупных торгово-выставочных комплекса, известных любому жителю города, и несколько выставок «по интересам», которые занимаются только определённой сферой или тематикой. То есть в регионах творческим людям практически ничего не мешает занять своё место, предоставив партнёрам и их потребителям что-то новое и оригинальное.

Выставочный бизнес – это понятие, которое может объединять несколько смежных, но немного отличающихся друг от друга видов деятельности. Важное отличие состоит в том, организуется ли торговая выставка или культурно-развлекательная. При этом даже экономические предприятия могут организовывать простую выставку своих экспонатов (например, передовые разработки), целью которой является хоть и привлечение внимания к своим продуктам, но не торговля ими. И наоборот, выставка картин, к примеру, может быть всецело направлена на реализацию выставленных экспонатов.

Готовые идеи для вашего бизнеса

Но предпринимателю лучше пытаться заниматься как можно бо́льшим количеством возможных вариантов, потому что бывает очень трудно привлечь партнёров, готовых выставить свои экспонаты, особенно на первых порах. Уже после, заняв определённую нишу и заработав имя, стоит задумываться о избирательном подходе к желающим участвовать в выставке. Вначале же лучше браться за любую идею, только если она активно не используется конкурентами.

Чтобы начать работу, стоит зарегистрироваться как субъект предпринимательской деятельности. В данном случае можно зарегистрировать и ИП, и юридическое лицо, предпочтительным из которых является ООО – общество с ограниченной ответственностью. Связано это с тем, что именно этим формам позволяется пользоваться упрощённой системой налогообложения и платить 15% (от операционной прибыли) или 6% (от доходов) в пользу государства. Для этого стоит выделить порядка 20 тысяч рублей, часть из этой суммы пойдёт непосредственно на оплату государственной пошлины, часть – на прочие бюрократические расходы. По времени процедура регистрации редко занимает больше одного месяца.

Для работы используется код (ОКПД 2) 82.30 Услуги по организации конференций и торговых выставок, но можно вписать и (ОКПД 2) 93.29 Услуги в области развлечений и отдыха прочие. В первом случае, как понятно из определения, можно будет работать, непосредственно организовывая торговые мероприятия, во втором – предлагая посетителям просто ознакомиться с экспонатами. Если нет желания самостоятельно разбираться со всеми юридическими вопросами, можно обратиться в специализированную фирму, которая в кратчайшие сроки проведёт регистрацию за предпринимателя и даже предоставит помощь юриста. Но, конечно, всё это будет не бесплатно.

Для дальнейшей работы стоит определиться с тем, будет ли предприниматель располагать собственным помещением или же будет постоянно арендовать новые площадки. В первом случае у него будет возможность полностью распоряжаться своим зданием, проводить выставки в удобное для бизнеса время и даже использовать площадку под иные цели, а не только под выставки. Иначе придётся для каждого нового мероприятия находить новое помещение и договариваться с владельцем о посуточной или даже почасовой аренде.

Готовые идеи для вашего бизнеса

В данном виде бизнеса идеально, когда бизнесмен имеет уже в собственности большое помещение – не меньше 100 м 2 , но даже такую площадку можно назвать маленькой, потому что некоторые выставки проходят на площадях до 700 м 2 . Тогда перед предпринимателем ставится задача оборудовать имеющееся здание под цели своего бизнеса и не тратить время и средства постоянно на поиск помещения и его обустройство. Причём выгодно это только в том случае, если помещение не арендовано, ибо придётся платить за аренду ежемесячно, а это станет лишней тратой средств, потому что порою мероприятия проходят раз в несколько месяцев. Поэтому, если своей площадки не имеется, лучше арендовать её непосредственно только на само мероприятие, сдавая в аренду уже арендованное помещение. Но здесь будут сложности с завозом оборудования и его установкой.

Сама площадка должна располагаться в деловых или центральных районах города, ведь посетители не поедут на окраину ради выставки (вернее, туда поедет гораздо меньшее их количество). Поэтому стоит рассчитывать на то, что стоимость аренды будет весьма высока. Сегодня в больших городах не составляет проблемы найти помещение, которое целенаправленно сдают по часам для выставок, при этом 100 м 2 сдаются по цене в 2 тысячи рублей в час. В небольших городах эта сумма несколько ниже.

Стоимость аренды будет входить в стоимость входа для участников, поэтому в данном аспекте предприниматель фактически не рискует своими средствами, но слишком дорогой «входной билет» может отпугнуть многих потенциальных партнёров. Если же брать в расчёт именно долгосрочную аренду, то можно найти большую площадку (порядка 500 м 2) стоимостью даже до 10 тысяч рублей в месяц, но нужно рассчитывать на то, что предоставит арендодатель буквально голые стены. Впрочем, для выставки это даже скорее плюс. В некоторых случаях (особенно в тёплое время года) выставки можно проводить и на открытом воздухе или в необорудованных помещениях (например, на неиспользуемой парковке). Обычно в таких случаях ищут наиболее дешёвые варианты, потому что их всё равно придётся постоянно переобустраивать под цели каждой конкретной выставки. При наличии нескольких миллионов, как уже говорилось, помещение можно полностью выкупить в собственность. В случае неуспеха это всё равно станет хорошим вложением средств, ибо вложения в недвижимость.

Можно также найти специальные конторы, которые занимаются сдачей помещений непосредственно под мероприятия. В этом случае рассчитывается не только стоимость аренды самого помещения, но и предоставляемая арендодателем мебель и оборудование, которыми он располагает. Обычно это универсальные вещи, но в некоторых случаях арендодатель сможет выделить даже стеллажи и витрины, что избавляет бизнесмена от необходимости привозить свои собственные – а это значительная экономия на транспорте и рабочей силе. Вообще, если придётся заниматься постоянной арендой новых помещений, то иметь своё собственное, пусть и небольшое, придётся, потому что в таком офисе будет храниться не только необходимое оборудование, мебель и прочие принадлежности, но и специальные устройства, которые позволяют производить рекламные материалы.

Готовые идеи для вашего бизнеса

Сюда стоит отнести станок для широкоформатной печати (стоимость станка – от 400 тысяч рублей) и соответствующую периферию. Предпринимателю придётся изготавливать большое количество рекламной продукции, и в данном случае не всегда выгодно работать со сторонней типографией. Закупленное же печатное оборудование позволит заниматься дополнительным видом деятельности (который может приносить дополнительный же доход) и самостоятельно печатать листовки, баннеры и плакаты. Партнёры по достоинству оценят такую возможность, потому что для проведения выставки им потребуется много печатной продукции для рекламирования своих товаров и услуг. Так как в сознании участников выставки выработано убеждение, что всю рекламу на себя берёт организатор, то приходится этому соответствовать. Главное, дать понять, что организатор рекламирует непосредственно саму выставку, а непосредственно самой рекламой своих продуктов участник тоже должен заниматься.

Типичная цепочка выглядит так: организатор находит участников, после обращается в рекламное агентство, которое, в свою очередь, заказывает печать продукции в типографии. Так вот, максимальную прибыль можно получить, если исключить двух последних участников цепи вообще, поэтому выставочный бизнес предполагает ещё и разработку рекламы и её печать в пределах одного производства. Но, если у организатора не достаточно средств на основание такого предприятия, придётся обращаться к посредникам.

В организации самой выставки будет задействовано много людей. Сам предприниматель, возможно, с помощниками всецело должен заняться поиском участников выставки. Здесь всё зависит от того, какой формат выставки будет использован. Некоторые фирмы готовы устроить выставку, всецело посвящённую её деятельности. Хорошо работают выставки, которые посвящены какой-то отдельной сфере деятельности, при этом на одной территории будут участвовать конкуренты, которые пытаются привлечь посетителей именно к своим стендам. Как они этого добиваются – задача их исполнителей, но вместе с организатором устанавливаются определённые правила проведения выставки. Есть даже выставки, которые охватывают несколько сфер деятельности человека. Отдельного упоминания заслуживают выставки предметов искусства, но на таких площадках они тоже превращаются в товар.

Чтобы выставка заработала, нужно нанять немало подсобных рабочих, готовых привезти инвентарь, произвести монтаж оборудования и заниматься прочей силовой работой. Немаловажно, чтобы экспозиция была правильно устроена, потому что посетитель не должен её очень быстро обойти или заблудиться среди стендов. Обычно сами участники привлекают сотрудников, которые знакомят посетителей с экспонатами, проводят викторины и розыгрыши, торгуют продукцией или вручают сувениры. А вот следить за ходом выставки и за соблюдением её правил должны уже сотрудники организатора, при необходимости стоит даже привлечь частное охранное предприятие, чтобы оно выделило охранников на время выставки, потому что дебоширы везде могут себя проявить. Если предполагается какая-либо фоновая музыка, трансляция каких-либо материалов и тому подобные вещи, то нужно нанять операторов, которые занимаются техническим обеспечением. Также на плечи организатора ложится бремя обеспечения посетителей элементарными условиям – то есть наличие работающего санузла и буфета или хотя бы вендингового аппарата. При этом это тоже может принести дополнительную прибыль.

В офисе же постоянно работают маркетологи, которые занимаются мониторингом рынка, выявляют потребности рынка и узнают, какие выставки будут актуальны в ближайшее время, какие выставки будут проводить конкуренты, какой вид мероприятий не интересен населению. После определения типа выставки они должны обеспечить организатора программой по продвижению выставки. Впрочем, здесь хороши ATL-приёмы, при этом с участниками обсуждается, какой контингент они хотят видеть на выставке. Будут ли это простые люди, среди которых наверняка найдётся хоть несколько заинтересованных, а остальные станут источниками «сарафанного радио», будут ли это потенциальные бизнес-партнёры или же непосредственно уже готовые к приобретению потребители. Но так или иначе в каждом конкретном случае нужна своя рекламная кампания, которая может использовать различные методы.

Торговая выставка призвана не только предоставить потребителям товары участников, но и поддержать или улучшить имидж фирмы, стимулировать рост продаж и даже позволить производителю стать ближе к покупателю. Однако, как было отмечено выше, некоторые компании стремятся просто показать свои наработки и участвуют в выставке только для поддержания своего имени. Некоторые выставки вообще существуют ради эстетического удовольствия посетителей – речь идёт, конечно, о выставках культуры и искусства (хотя для кого-то эстетическим удовольствием является наблюдение за передовыми технологическими изделиями). В прямой зависимости от этого устанавливается источник дохода организатора.

Самый простая схема получения денег – когда организатор получает фиксированную сумму за организацию выставки. Чаще всего это возможно при сотрудничестве с одним участником, который платит просто за демонстрацию своей продукции и не ставит своей целью продажу товару. Он оплатит обговоренную сумму согласно договору, и не потребует каких-либо отчётов. Это похоже на деятельность рекламного агентства.

Самый, пожалуй, распространённый вариант, когда участники платят за «вход» на выставку, после чего отчисляют организатору средства в зависимости от эффективности проведённого мероприятия. В этом случае после проведения выставки придётся нанять статистов и анализаторов, которые предоставят развёрнутый отчёт об успехах мероприятия. И, наконец, существует схема, по которой источником дохода становятся проданные непосредственным посетителям билеты. Понятно, что это возможно только в том случае, если выставка носила культурно-развлекательный характер. Это, наверно, самая рискованная схема работы, потому что предприниматель может и вовсе ничего не получить. В некоторых случаях предприниматель и вовсе работает только на процент с реализованных участниками товаров, хотя это, чаще всего, для него невыгодно.

136 человек изучает этот бизнес сегодня.

За 30 дней этим бизнесом интересовались 43537 раз.

Калькулятор расчета прибыльности этого бизнеса

Стартовый капитал для открытия студии SEO-оптимизации сайтов составляет округлённо 240 тысяч рублей. Каждый новый заказ позволяет быстрее окупить проект, при нормальных условиях для чего потребуется б...

Презентуете ли вы свои собственные работы или произведения других художников, проведение выставки – это уникальный обогащающий опыт. Хотя свести воедино столько элементов, чтобы это все образовывало единое целое и при этом имело смысл, может быть совсем не просто. Поэтому, когда вы самостоятельно организовываете выставку, крайне важно, чтобы у вас был план действий. Как только вы определились с темой выставки, можете принимать заявки от заинтересованных художников, выбрать подходящее для этого мероприятия место и запустить рекламную кампанию, чтобы вашу коллекцию увидели и оценили по достоинству как можно больше людей.

Шаги

Часть 1

Выберите объединяющую тему. Продуманную художественную выставку характеризует хорошо прослеживаемая тема, которая связывает разные кусочки вместе и дает ощущение, что они – часть единого целого. Продумайте, какой посыл должна передавать ваша выставка. Это может быть образ или явление, чувство или определенная изобразительная техника.

Выберите самую впечатляющую работу. Отберите для показа несколько самых лучших или недавних произведений. Если вы проводите личную выставку, которая должна отводить основное место вашей собственной работе, вам понадобится от 10 до 30 картин для представления публике. Тему выставки нужно отобразить в каждом экземпляре.

Свяжитесь с местными художниками для предоставления материалов для экспозиции. Проведите небольшое исследование в поисках творческих людей в вашем регионе, которые могут быть заинтересованы в участии в вашей выставке. Совместные усилия могут стать отличной возможностью для многих разных художников представить их искусство на одном мероприятии, что в результате даст более разнообразную и полную подборку.

Работайте посредством разных каналов. Ваша выставка не должна состоять исключительно из полотен и рисунков. Свободно включайте работы фотографов, скульпторов и прочих мастеров образного искусства. Широкая подборка работ придаст сотрудничеству динамичную атмосферу и принесет больше радости вашим клиентам.

• Самое лучшее решение – браться за произведения, которые можно оправить рамой, повесить на стену и продать. Хотя можно также пригласить поэтов или музыкантов, которые будут выступать на мероприятии, особенно если их работа дополняет тему выставки.

Часть 2

Организация мероприятия

1. Определитесь с датой и временем. Организация художественной выставки требует изматывающей по интенсивности координации, поэтому будьте реалистичны касательно временных рамок, которые вы для себя устанавливаете. Стоит начинать планирование мероприятия по крайней мере за 2-3 месяца, чтобы у вас было достаточно времени на подготовку. Если есть возможность, выберите дату ближе к концу недели, когда у многих выходной, и люди ищут, чем бы заняться в городе.

   Забронируйте место проведения. Начните поиски подходящего места для проведения выставки. Самое очевидное решение – снять студию или художественную галерею, но помните, что выбор не ограничивается только традиционными художественными локациями. Вы можете поспрашивать в ресторанах, кафе, дворцах культуры, церквях и бизнес-центрах, и узнать, не желают ли они помочь в проведении этого мероприятия.

   Оцените ваши работы для продажи. Целью выставки является не только показ работ художника, но и их продажа. Как только у вас собралась экспозиция, стоит подумать, во сколько вы оцениваете каждое произведение. Постарайтесь установить цены, которые приемлемы и для вас и для покупателя, принимая во внимание технику живописи, техническую сложность и труд, вложенный в создание этого произведения.

   Пустите слух. Пусть люди в вашем окружении знают, что вы работаете над выставкой. Можете упомянуть об этом при личной встрече или разместить информацию о мероприятии на своих страничках в социальных сетях. В некоторых случаях возможно сотрудничество с администрацией места проведения – они могут сделать так, чтобы новость достигла более широкого круга посетителей через их веб-сайт, пресс-релизы и официальные анонсы.

   Часть 3

   Проведение успешной выставки

   1. Попросите помощи. Заручитесь поддержкой волонтеров, а также помощью профессионалов: грузчиков, рамочников и экспертов по освещению. Все вместе будет легче справляться с координированием разгрузки и погрузки работ, размещением необходимого оборудования и дисплеев в предусмотренном месте, наблюдением за произведениями искусства, чтобы их не повредили или не украли. Преданная команда может облегчить ваше бремя, а ее (команды) присутствие гарантирует, что мероприятие пройдет без сучка и задоринки.

      • Кроме грузчиков, неплохо нанять фотографа или оператора, чтобы заснять мероприятие на пленку, а также музыкальную группу или диджея для ненавязчивого музыкального сопровождения.
      • Делегируйте задания и обязательства команде волонтеров, чтобы у вас была возможность заняться последними штрихами в приготовлении.

   2. Подготовьте выставочное пространство. Первым вашим распоряжением станет монтировка и размещение произведений в предусмотренном месте. Исходя из этого, вы можете настроить освещение таким образом, чтобы каждая работа была хорошо освещена и отчетливо видна. Представьте, как вы хотите, чтобы посетители увидели пространство и взаимодействовали с ним, потом обдумайте окончательную планировку, которая будет удовлетворять поставленные задачи.

   3. • Как и все, что касается выставки, при составлении меню нужно учитывать локацию. Также подумайте, какую атмосферу вы хотите создать (обыденную или формальную) и в какие наряды должны быть одеты присутствующие.
      • Более авторитетные художественные галереи иногда покрывают стоимость продовольствия на больших мероприятиях.
   • Очень рекомендуется оформлять страхование ответственности для локации, где проводится выставка. Таким образом, вы не будете нести ответственность, если что-то случится с гостем, картиной или самим помещением.
   • Распланируйте, купите, организуйте доставку, уборку, обрамление и размещение как можно раньше, чтобы уменьшить стресс, связанный с приближением даты мероприятия.
   • Оберните работы в пузырчатую упаковку, чтобы защитить их во время транспортировки к месту проведения и обратно.
   • Если вы не боитесь публичных выступлений, выступите на открытии с краткой речью. Поблагодарите гостей за то, что они пришли, затем в течение нескольких минут коротко поясните выбранную тему, представьте художников, с которыми вы сотрудничали, и ваше общее виденье этого проекта.
   • Поразмыслите над тем, чтобы продавать другие товары (футболки, сумки, значки, и так далее), которые могут заинтересовать людей, не намеренных покупать оригинальные произведения искусства.

   Предупреждения

   • Не забудьте предупредить будущих посетителей, если на выставке представлены "взрослые" темы, которые не подходят для юных зрителей.

Выставка – это действительно море возможностей:

• установление контактов с новыми клиентами;
• поддержание отношений со старыми клиентами;
• изучение отрасли;
• изучение клиентов;
• изучение конкурентов;
• масштабная презентация продукции компании;
• возможность обкатки нового продукта;
• формирование/ поддержание имиджа компании;
• оценка персонала компании;
• подбор нового персонала.

Выставка – это возможность одновременной игры на большом числе маркетинговых инструментов: телемаркетинг, рекламные объявления, прямые почтовые рассылки, щиты, презентации, дегустации, конкурсы, празднования, исследования, конференции, PR и т.д.

Чтобы использовать перечисленные возможности и маркетинговые инструменты, необходимы тщательная подготовка, организация и обучение персонала. В реальности представление большинства новичков и не малой части завсегдатаев, принимающих участие в выставках, звучит примерно так: «Арендовать место, поставить стенд, подготовить материалы, привезти и расставить продукцию, на людей посмотреть, себя показать». Ход мыслей, конечно правильный, но тщательности и глубины вряд ли можно ожидать при таком подходе к пониманию работы на выставке и ее подготовке. И год от года новички и бывалые участники выставок наступают на одни и те же грабли, ругают выставку «на чем свет стоит».

В данной статье мы предлагаем рассмотреть наиболее часто встречающиеся ошибки и увидеть, как их профилактика откроет дорогу к использованию многообразия возможностей и инструментов выставки. А главное – к пониманию, ощущению и получению результата на выходе.

Ошибка №1 – «Представление о выставке только как о работе на экспозиции»

Как правило, представление о выставке – это сама выставка. На самом деле существует подготовительный этап, о его важности мы уже говорили. Так же существует заключительный этап – работа после выставки. Все три этапа необходимы, чтобы получить результат на выходе: в виде количества заказов новых клиентов, расширения заказов старых клиентов, усовершенствованных или новых продуктов, корректировки или нивелировании слабых сторон компании, повышения процента узнаваемости компании и т.д. Каждый из этапов является полигоном по подготовке следующего этапа. Первый позволяет все предусмотреть и провести выставку на хорошем уровне. Сама выставка поставляет ценные контакты и маркетинговую информацию, которые необходимо обработать и довести до «готовности». Работа после выставки в конечном итоге позволяет оценить достигнутые результаты, принять решение о дальнейшем участии компании в выставках, а также подумать, как исправить допущенные ошибки в будущем.

К сожалению, в большинстве случаев первый и последний этап находятся в редуцированной форме или практически отсутствуют. Естественно, без предварительной подготовки и последующего анализа, работа на выставке год от года принципиально сильно не меняется. Соответственно об ощутимых, и тем более высоких результатах при таком подходе говорить не приходится.

Какие основные шаги необходимо сделать, чтобы эти провальные этапы стали полноценными и работали на Вас.

Подготовка к выставке – основные шаги

• Выбор выставки.
• Постановка целей выставки.
• Анализ до открытия выставки.
• Планирование бюджета.
• Определение целевой аудитории.
• Планирование мероприятий, маркетинговых инструментов на выставке.
• Подготовка экспозиции.
• Выбор экспонатов.
• Планирование рекламы.
• Подготовка информационно-рекламных и pos-материалов.
• Планирование и координация работы персонала компании.
• Выбор персонала для работы на выставке.
• Обучение персонала.
• Информирование реальных и потенциальных клиентов о выставке и Вашем участии в ней.

Если подготовка к выставке и сама выставка прошли «на уровне», то тем более обидно провалить «работу после выставки». Хотя все устали и безумно хотят отдохнуть. Необходимо устроить «разбор полетов», обсудить все удачи и ошибки, поблагодарить всех за работу на выставке, отметить вклад каждого сотрудника, наградить за ратные подвиги материально и замотивировать на «работу после выставки».

Работа после выставки – основные шаги

• Подведение непосредственных итогов выставки.
• Распределение полученной информации по соответствующим отделам.
• Работа с «горячими» и «тепленькими» клиентами. Напоминание о себе «прохладным» клиентам.
• Пополнение БД потенциальных клиентов.
• Обработка и анализ данных, проведенных исследований.
• Оценка эффективности участия в выставке.
• Принятие решения участвовать в данной выставке в дальнейшем.
• Еще раз хотим подчеркнуть, что это перечень основных шагов, практически каждый из них можно расписать также подробно, как и сами этапы.

Ошибка № 2 – «Совпадение названия выставки и профиля деятельности Вашей компании не является залогом оптимального выбора выставки»

Выбор конкретной выставки, так же как выбор дорогой покупки должен быть взвешенным и обдуманным. Слишком велики материальные и организационные затраты, чтобы, придя на выставку, остаться у разбитого корыта. Каким образом?

Представьте себе несколько возможных ситуаций:

А. Вы решили принять участие в выставке, но на практике оказалось, что выбранная вами выставка имеет третьестепенное значение в вашей отрасли, небольшое число экспонентов и вялотекущую посещаемость. Вы четко и грамотно отрабатываете отведенных пять дней. Но общее количество контактов, а тем более число полезных контактов, не вызывает у Вас желания тратить столько времени, денег и нервов впредь.

В. Вы рассчитывали найти на выставке клиентов, и вся подготовка шла из расчета на них, а в результате стенд чуть не снесли конечные потребители, наводнившие выставку и требующие вашу продукцию по сниженным ценам. В результате Вам не удалось ни с кем нормально поработать, ни конечным потребителям у вас поживиться (у вас были только образцы и подарочно-презентационные наборы для клиентов).

С. Вы решили затмить всех и много средств вложили в аренду и большой необычный стенд, чтобы его было видно отовсюду и все к нему стремились. На практике оказалось, что вы были единственным большим стендом, и действительно привлекали внимание, стенд изучали, рассматривали, но ближе, чем на пушечный выстрел не подходили. Или возможна обратная ситуация, когда маленький стенд затерялся среди островных стендов других компаний.

Как этого избежать?

1. Составить перечень выставок, выбрать те, которые для вас актуальны тематически и по масштабу.

Так, если компания занимается производством и распространением канцтоваров только в своем регионе, то вряд ли ей есть смысл участвовать в республиканских и тем более в международных выставках, в отличие от крупных производителей, от компаний, имеющих разветвленную региональную сеть, или фирм, решивших выйти на рынок стран СНГ.

2. Составить перечень критериев, по которым вы будете выбирать выставку.

Такими критериями могут быть:

• формат выставки (b2b, b2c);
• количество участников выставки, их состав, присутствие конкурентов, динамика этих параметров за несколько лет (положительная, отрицательная);
• количество посетителей, их состав, динамика этих параметров за несколько лет (положительная, отрицательная);
• присутствие целевых клиентов, динамика по целевым клиентам год от года растет или падает;
• какие выставки ближе к вам по расписанию с точки зрения производственного процесса, бюджетных поступлений; выпуску опытной партии нового продукта, который вы хотите обкатать на выставке;
• соотношение крупных и средних компаний (больших и маленьких стендов). Оптимальным является соотношение 30% к 70%, тогда и те, и другие смогут себя показать;
• попадание выставки на праздничные дни (не зря в летний период выставки практически не проводятся) и т.д.

Для тех, кто принимал участие в выставке ранее, также важно отследить динамику своих результатов участия в выставке за несколько лет (положительная, отрицательная, с чем связана, есть ли смысл дальше работать на данной выставке).

3. Подумать, что для вас важно сделать, достичь, какие мероприятия и приемы вы хотели бы использовать на выставке. Какая из выставок, что из задуманного позволяет сделать.

4. Сравнить выставки между собой.

Чтобы получить полноценную информацию, лучше сочетать несколько источников информации: Интернет, профильные журналы, сайты выставок, оргкомитеты выставок, клиенты, конкуренты, партнеры и т.д. Такой предварительный анализ выставок важно проводить как новичкам, так и завсегдатаям выставок, поскольку все изменяется, в том числе и выставки (по составу участников, посетителей и т.д.). И тогда приходится отказываться от участия в выставке или придумывать новые маркетинговые ходы.

Ошибка №3 «Отсутствие четких, конкретных, измеримых целей работы на выставке»

Как правило, на вопрос о целях компании на выставке можно получить следующие ответы: «Потому, что здесь конкуренты», «Для поддержания имиджа», «Если мы не будем участвовать в выставке, то конкуренты и клиенты решат, что у нас проблемы», «Обработать как можно больше клиентов», «Шпионить» и т.д.

Четкие, измеримые цели дают компании следующие возможности:

Можно выделить четыре основных направления целей компании на выставке:

• поиск новых клиентов и укрепление отношений со старыми клиентам;
• формирование или поддержание имиджа;
• маркетинговая разведка;
• поиск и привлечение новых партнеров.

Лучше всего, если компания уделит внимание каждой из этих целей, иначе можно, по крайней мере, упустить хорошие возможности.

Представим, что компания сделала ставку на поддержание имиджа (очень интересный, нестандартный, привлекательный стенд), но при этом оказалась не готова к хлынувшему потоку потенциальных клиентов. Зачем было потрачено столько денег? Что клиентам от этого стенда? Название они, конечно, запомнят, а вот желание работать с этой компанией уже заметно поубавится.

Кроме того, что цели должны быть четкими и измеримыми, они должны быть реалистичными. Так, например, рассчитывать, что компания на выставке сможет поработать со всеми посетителями выставки (30000) было бы наивно. Цифра в десять раз меньше не умаляет наивности. Тем более что не все из них являются клиентами и тем более вашими целевыми клиентами.

Так можно рассмотреть каждое направление постановки целей компании на выставке. Достаточно вспомнить, какие возможности открывает выставка для проведения различного рода маркетинговых исследований, сколько они стоят, а сколько в них ценной информации (при грамотной постановке цели исследования, его подготовке, проведении и обработке).

Ошибка № 4 «10 очаровательных длинноногих девушек, дефилирующих по выставке и успех обеспечен».

Мило, очаровательно, украшает выставку – это бесспорно. Влияет ли на привлечение – вот это вопрос. Внимание привлекают, бесспорно. Рассказать о продукте, услуге, как правило, ничего вразумительного не могут. Внимание и интерес клиента гаснет. Хорошо, если они хотя бы раздают информационно-рекламные материалы, хоть какая-то польза.

Итак, речь идет о подборе маркетинговых инструментов. Разнообразные шоу привлекают внимание, развлекают, дают возможность отдохнуть или расслабиться, отдохнуть «глазом», поднять настроение, но практически не влияют деловую составляющую общения на выставке.

Выбранные маркетинговые инструменты должны отвечать следующим параметрам:

• работать на цели компании, принимающей участие в выставке;
• быть ориентированными на целевую аудиторию компании (развести инструменты хотя бы на уровне b2b, b2c);
• быть адекватными по соотношению затраты/результат;
• сочетаться, дополнять друг друга, а не дублировать.
• Большим плюсом в привлечении клиентов будет использование маркетинговых инструментов «до» и «во время» выставки. Если выбранные инструменты соответствуют перечисленным выше требованиям, это обеспечит количественное, качественное и экономически оправданное привлечение клиентов.

Ошибка №5 «Стенд всему голова».

Голова тот (те), кто продумал выставку от целей и стратегии их достижения до мелочей. Стенд сам по себе – это «лифт», привлекающий внимание, информирующий, с определенной пропускной способностью.

Пропускная способность стенда напрямую зависит от его размеров. 30% стенда, как правило, занимает его экспозиция. 70% остается сотрудникам. На одного сотрудника необходима площадь не менее 1,5-2 квадратных метров, чтобы он мог спокойно работать на стенде, не роняя информационные стойки, не мешая другим и не испытывая психологический дискомфорт. Соответственно стенд на 4 сотрудников должен быть по площади не меньше 13 квадратных метров. Возможность увеличивать размер стенда зависит от бюджета компании. Если рассчитанная вами пропускная способность стенда вас не устраивает по прогнозируемой отдаче, а бюджет жестко ограничен, то лучше использовать другие методы привлечения клиентов.

Часто борьба конкурентов на поприще «чей стенд круче» становится самоцелью. Клиенты сознательно или бессознательно понимают, глядя на стенд, для кого он (клиентов или конкурентов и себя любимых). Спрашивается, что клиентов греет больше? Ответ очевиден. Более того, игры в «царя горы» отнимают много времени, сил, энергии от работы с клиентами, а при отсутствии должной подготовки персонала вызывает ложное чувство превосходства.

Например, компания, в которую входят два принципиально различных направления, работала на выставке на разных стендах. Каково же было удивление руководства, когда результаты по количеству посетителей оказались больше на более скромном по размерам и претензии в оформлении стенде. У маркетологов компании сложилось впечатление, что на второй стенд клиенты «боялись» заходить, если заходили, то ждали одобрительного взгляда сотрудников, подтверждающего «Да, мы Вас ждем, мы Вам рады».

Эта живая история говорит о том, что при выборе стенда необходимо, в том числе, ориентироваться на свою целевую аудиторию, чтобы не потерять ее, напугав или оставшись совсем незамеченными.

Часто бывалые участники выставок спорят, где лучше размещать стенд. «Правильными» ответами считаются вход и центр. На самом деле, если представить себя на месте посетителя выставки, то становится понятно, что, скорее всего, вы обойдете всю выставку. То есть размещать стенд можно практически в любом месте. Но некоторые ограничения надо учесть. Как любому человеку вам не захочется идти туда, где тупик, так как это отсутствие пути, возврат (повтор), трата времени. Лучше не размещать стенд около точек общепита, чтобы очередь не перекрыла подступы к стенду. Чтобы не было неожиданных проблем с переоформлением пространства, установки стенда, потери полезной площади – изучите план павильона, чтобы столбы, колонны, перекрытия не оказались на вашей территории.

Очень важным моментом для пропускной способности стенда, а тем более привлечения целевых клиентов является организация пространства.

Компания, ориентированная на оптовых покупателей, провела активную предварительную работу по привлечению посетителей. А на стенд валом повалили конечные потребители. Вход на стенд один (он же выход). Столпотворение. Работать на стенде с целевыми клиентами оказалось невозможным.

Важно учесть: кто целевой клиент; если вам важно показать дистрибьюторам, что интерес у потребителей к вашей продукции высокий, то необходимо выделить рабочие зоны (переговорную, «распродажную»); нужна ли вам переговорная зона или вам хватает работы на стенде.

Ошибка № 6 «Мы сидели и курили, так и выставка прошла».

Впечатление сотрудника-новичка от выставки: «Остановите землю, я сойду».

Основная проблема в том, что сотрудников бросают, как котят в прорубь, без распределения функционала, ответственности и полномочий, и без предварительной подготовки к их исполнению. В итоге сотрудники сами распоряжаются своим временем, и сами придумывают себе занятия, преимущественно не соответствующие целям выставки.

Есть 10 типичных, часто повторяющихся ошибок сотрудников на выставке. Все они демонстрируют клиенту отсутствие интереса и уважения к нему.

10 «не» или дурные манеры на выставке

• Не сидите!
• Не читайте!
• Не курите!
• Не ешьте и не пейте на экспозиции!
• Не жуйте!
• Не игнорируйте потенциальных клиентов!
• Не болтайте по телефону!
• Не будьте похожи на вахтера!
• Не транжирьте рекламную литературу!
• Не тусуйтесь!

Последнее время тренинг по подготовке сотрудников к работе на выставке пользуется большой популярностью. Необходимый минимум в подготовке сотрудников: умение устанавливать контакт, грамотно классифицировать клиентов, выявлять предложения и подбирать соответствующие рекламно-информационные материалы, уметь проводить презентации, демонстрации, переговоры, управление временем сотрудника на выставке, деловой этикет на выставке, восстановление работоспособности и т.д.

Ошибка №7 «Некачественный сбор информации и ее систематизация».

Довольно часто компании на выставке сталкиваются с такой ситуацией: сотрудник пообщался с посетителем «в теплой и дружественной обстановке», а на выходе – ни информации, ни договоренностей с потенциальным клиентом (если он им является). Это может произойти как с сотрудниками компании-новичка, так и с бывалым сотрудником (перегрузка/отношение к работе).

Здесь на лицо четыре важных момента:

1. Квалификация посетителей: целевые клиенты, «клиенты клиентов», конкуренты, партнеры, СМИ и т.д. Это возможность: понять «кто есть кто», «говорить на языке потребностей, интересов» посетителя, оптимизировать распределения времени и информационно-рекламных материалов, минимальная защита от конкурентов.
2. Сбор информации с посетителей стенда, в первую очередь с потенциальных клиентов, в необходимом объеме. Минимум – обмен визитками. Хорошо если для выставки компания разработает небольшую анкету, включающую паспортичку и потребности посетителя. На обратной стороне анкеты можно предусмотреть пометки сотрудника: вопросы, возражения, степень «готовности», высказывания о компании, о конкурентах. Если поток посетителей на стенде дает возможность сделать соответствующие пометки, то менеджеры по работе клиентами и маркетолог компании получат ценную информацию для дальнейшей работы.
3. Предоставление информации о компании, ее продуктах, предложениях, новинках интересной и достаточной для посетителя (в зависимости от квалификации).
4. Систематизация полученной информации. Градация уже есть, это основания, по которым осуществляется квалификация посетителей на стенде. Главное складировать их не в одну большую кучу, а по группам. Каждой группе – свой цвет фломастера или своя коробочка и т.д.

Ошибка № 8 «Визитки и рекламные материалы заканчиваются, когда приходят самые важные клиенты или на 3-4 день выставки».

Здесь, поможет правильный расчет, помноженный на опыт. По мнению постоянных участников выставки изначально рассчитанное количество визиток надо увеличить в 5 раз, а информационных материалов в 3 раза. Дальше в ход идет квалификация посетителей, грамотное распределение материалов компании и простая бдительность. Так называемых «пылесосов», сметающих материалы на выставках, действительно очень много.

Ошибка № 9 «Наконец-то все кончилось, информацию в архив…».

К сожалению, часто собранная непосильным трудом информация остается без должного внимания после выставки. Если систематизации полученной информации не происходило и все свалено в большую кучу, то энтузиазм по ее разбору вряд ли у кого возникнет. Все устали, клиенты висят на телефонах, масса дел скопилась за время отсутствия в офисе. А если выставка прошла на «удовлетворительно», то на эту кучку еще и смотреть больно, и «ловить» по мнению сотрудников там нечего.

После выставки необходимо подвести промежуточный итог: общее количество посетителей на стенде, по группам посетителей, сколько потенциальных клиентов в какой степени готовности к сотрудничеству находятся, спланировать работу с ними и вперед к процветанию компании и ее сотрудников.

Первыми кандидатами на «зачистку», как правило, являются анкеты. Их много, дел много, текучка заела, обработку и анализ результатов проведенных исследований по боку, «хватит общего представления». Спрашивается, как из этого общего представления выводить корреляции, делать достоверные выводы и корректировать поведение компании на рынке?

Еще очень важный момент, по горячим следам проанализировать работу на выставке, чтобы лучше понимать, на что обращать более пристальное внимание при подготовке и проведении в будущем.

Ошибка № 10 «Без анализа эффективности участия в выставке вперед за новой».

Понятно, что в зависимости от оборачиваемости, производимых и / или продаваемых продуктов (услуг) компании, оценка эффективности по одному из основных критериев общая сумма сделок с клиентами привлеченными на выставке, может растянуться на целый год. Но проводить оценку эффективности участия компании в выставке все равно надо. Пусть на основании простых критериев. Свои затраты вы знаете. Наиболее очевидные источники привлечения средств это, в первую очередь, договора с клиентами, расширение заказов существующих клиентов и проведенные до конца исследования. Вернемся к примеру. Допустим, работа после выставке принесла компании 50 договоров, размер средней закупки клиентов в месяц 3000$, закупки происходят ежемесячно, на выходе 1800000$. Плюс расширение заказов по старым клиентам, если вы были к ним внимательны на выставке и подготовили для них заманчивые предложения. Плюс стоимость проведенных исследований (от 5000-30000$ и более), если бы вы заказали их провайдеру, помноженные на их количество (тематику). Плюс уже менее поддающиеся точной оценке, но не менее важные результаты повышение процента узнаваемости компании, своевременный учет разведывательной информации с выставки, поддержание имиджа компании и т.д.

Итак, каждая из рассмотренных ошибок, а уж тем более их совокупность перекрывают доступ к многочисленным и разнообразным возможностям, предоставляемым выставкой. «Танцы на граблях» год от года приводят только к тому, что компания теряет деньги, понимание и энтузиазм персонала по поводу участия компании в выставке.

В преддверии активного выставочного сезона мы желаем Вам выступить «по первой дорожке», извлечь максимум пользы и опыта, научиться чему-то новому в выставочном деле.

Выставочный бизнес в современных условиях представляется интересным для многих участников отечественного рынка. Для одних это способ познакомить потребителя с ассортиментом выпускаемой продукции и заинтересовать в последующем ее приобретении. Для других это возможность выручить некую сумму денег за сделанные собственными руками дизайнерские объекты. Для третьих – реальный шанс познакомиться с серьезными партнерами и заключить интересные сделки.

Отдельное место в таком бизнесе отводится устроителю выставочных мероприятий. Чтобы гарантированно заработать прибыль в этом деле, необходимо знать, как организовать выставку-продажу, художественную выставку или ярмарку, и что для этого нужно. О том, как открыть свой выставочный бизнес, пойдет речь далее в статье.

Особенности выставочной деятельности

Каждого предпринимателя беспокоят вопросы создания положительного имиджа для своей компании, привлечения внимания потенциальных клиентов и покупателей, стимулирования продаж. С этой точки зрения выставка является отличным маркетинговым инструментом, позволяющим контактировать напрямую с целевой аудиторией.

Однако не стоит забывать, что выставка это, прежде всего, показ, демонстрация всевозможных достижений человечества в тех или иных областях его деятельности, будь то искусство, экономика, производство или что-то другое.

Лишь при поверхностном рассмотрении может показаться, что устроить выставку несложно. На самом деле такое мероприятие является важным событием, требующим серьезной всесторонней подготовки. Например, до того, как организовать художественную выставку, следует выполнить ряд действий:

• выбрать интересную тему;
• разработать программу, которая сможет доставить эстетическое удовольствие посетителям;
• найти экспонентов;
• сформировать экспозицию;
• сделать привлекательную презентацию и т. д.

Это все, что относится к идейной стороне выставочной деятельности. Кроме этого есть еще и масса организационных вопросов. Поэтому для создания эффективного выставочного бизнеса рекомендуется первоначально составить подробный бизнес-план.

Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Как составить бизнес-план выставочного центра

Бизнес-план – это то, с чего начинается любая предпринимательская деятельность. В нынешних условиях без него не обойтись. Чтобы добиться успеха в деле, предпринимателю нужно действовать по заранее спланированной схеме, просчитав изначально каждый свой шаг. Кроме того, грамотно составленный бизнес-план поможет привлечь инвесторов, что будет очень уместно при открытии выставочного бизнеса ввиду крупных первоначальных затрат.

Выставочного центра и что он должен включать? Это основные разделы бизнес-плана с кратким описанием того, что нужно в них отразить:

• вступление – здесь следует кратко изложить общую информацию о проекте, указать его стоимость, необходимость в дополнительных источниках финансирования и экономическую эффективность – составляется по завершении работы над бизнес-планом и резюмирует выводы по другим разделам;
• обзор рынка – в этой части нужно представить информацию по основным конкурентам и экономической обоснованности и актуальности собственного проекта;
• инвестиционный план – подробно описать все возможные единовременные и текущие расходы для открытия выставочного центра и вывести общую сумму;
• производственный план – отразить основные хозяйственные операции и бизнес-процессы, осуществление которых необходимо для реализации проекта;
• маркетинговая часть – должна содержать принципы ценообразования, схемы продвижения услуг выставочного центра, рекламу и т. д.;
• финансовый план – представить расчет прогнозируемой прибыли, отразить все финансовые данные проекта и, как итог, показатель предполагаемой рентабельности бизнеса;
• риски и гарантии – в этом разделе нужно проанализировать существующие риски и предложить схему их минимизации.

Это примерная для открытия выставочного центра. Вы можете воспользоваться ей при составлении собственного проекта или доверить написание бизнес-плана профессионалам.

Что нужно для открытия выставочного центра

Выставочный бизнес, как и любая предпринимательская деятельность для своего законного существования должен пройти государственную регистрацию. решает сам организатор, в законе требований относительно формы предприятия нет.

Важно! Несмотря на отсутствие законных ограничений при выборе организационно-правовой формы, для выставочного бизнеса рекомендуется регистрация юридического лица, обладающего более широкими возможностями, нежели ИП. Преимуществом ООО в этом случае является возможность участия сразу нескольких учредителей и формирование большего уставного капитала.

Кроме регистрации в налоговом органе, организатору выставочного центра предстоит пройти не менее важный и, пожалуй, самый сложный из всех этап – подготовку помещения. Площадь комплекса, в котором будут проходить выставки, должна быть не менее 2 тысяч кв. м. Помещение должно иметь высокие потолки, просторные залы и павильоны и быть очень хорошо освещенным. Стоит ли говорить о том, что внешнее и внутреннее убранство центра должно быть безупречным? Ведь от того, насколько красиво, уютно и модно будет устроено помещение, зависит количество посетителей и желание экспонентов принимать участие в проведении выставок.

Помещение может быть арендовано или построено специально для этих целей. Второй вариант представляется более целесообразным, поскольку аренда такой большой площади будет обходиться очень дорого, и окупаемость проекта может затянуться надолго. Строительство выставочного центра связано с большими единовременными затратами, но в дальнейшем позволит существенно экономить на текущих расходах.

Кроме помещения для размещения центра понадобится специальное оборудование для организации выставок: демонстрационные столы, стеллажи, стенды, витрины, подиумы, подставки и т. д.

Одной из составляющих успеха в выставочном бизнесе является качественная работа персонала. Если вы предполагаете открытие полномасштабного центра для проведения выставок, есть смысл в том, чтобы собрать сплоченную команду сотрудников (организаторов, оформителей, специалистов по рекламе и т. д), работающих на результат.

Организация выставок

При организации выставки первое, что нужно сделать – это выбрать направление и определить масштаб мероприятия.

В зависимости от тематики выставки могут быть:

• художественные;
• научные;
• технические;
• торговые (сюда же относят выставки-продажи и выставки-ярмарки) и т. д.

Для бизнес-сообщества наибольший интерес представляют выставки-продажи и выставки-ярмарки. Участники таких мероприятий в рамках выставки демонстрируют потребителям свои лучшие достижения, передовые разработки, технологические новинки и т. д. От обычной выставки их отличает то, что посетитель может приобрести выставленную продукцию, чтобы опробовать ее до того, как она вышла в массовое производство.

Как организовать выставку-ярмарку или выставку-продажу? Для этого нужно заранее определить дату мероприятия (желательно за 2-3 месяца), тематику и критерии отбора экспонентов.

Следующий этап – это распространение информации о предстоящей выставке среди потенциальных участников. Для этого используются СМИ, реклама на местном радио и телевидении, интернет-коммуникации и т. д. Предлагая организациям принять участие в выставке-продаже или ярмарке, следует оговаривать дату, до которой возможно подать заявку на участие.

Когда все экспоненты выставки-продажи определены, нужно выполнить следующие действия:

• разработать проект экспозиции;
• составить интересную программу проведения выставки-продажи (привнести элемент праздника, включить мастер-классы);
• заинтересовать клиентскую аудиторию (провести рекламную кампанию);
• организовать работу обслуживающего персонала;
• составить план расходов.

Затраты на организацию выставки и способы извлечения прибыли

Сколько стоит организовать выставку – зависит от того, какие материальные и трудовые ресурсы необходимы для ее проведения. Все затраты можно условно подразделить на 4 группы:

• на эксплуатацию выставки-продажи (аренда помещения, если оно не в собственности, коммунальные платежи, организация противопожарной безопасности и т. д.);
• на творческую подготовку (разработка сценария, художественное оформление и т. д.);
• на техническое оснащение и реализацию выставки (подготовка оборудования, приобретение необходимых материалов, транспортировка экспонатов, заработная плата персоналу, );
• на рекламу.

Минимальное значение себестоимости выставочного мероприятия составляет примерно 300 тысяч руб. Максимальное определить сложно, поскольку все зависит от количества экспонентов, от необходимости создания дополнительных условий для выставляемых экспонатов.

Доход организатора, который можно выручить с одной выставки-продажи (выставки-ярмарки), превышает себестоимость в несколько раз. Цена за участие организации в подобном мероприятии варьируется от 120 до 500 тысяч руб. в зависимости от масштабов самой выставки и количества и площади выставочных стендов.

Важно! Выставочный центр может получать немалый доход, если на его базе будут оказываться дополнительные услуги, например, оформление эксклюзивных материалов для демонстрационных стендов или проведение обучающих семинаров. Кроме того, в свободные от проведения выставок дни часть помещения центра можно сдавать в аренду для проведения конференций, переговоров и т. д.

Организация передвижной выставки

На базе действующего выставочного центра можно реализовать множество интересных идей. Одна из них – организация передвижной выставки. Чем привлекателен такой замысел? Тем, что организатору не нужно создавать проект, оформлять экспонаты, а достаточно просто арендовать готовый пакет передвижной выставки и разместить на территории центра. Экспонировать можно предметы старины, декоративных бабочек, фотоматериалы, элементы современного дизайнерского дела.

Как организовать передвижную выставку? Все достаточно просто. Необходимо найти интересное предложение. Многие музеи сегодня сдают в прокат готовые экспонаты. Детали организации выставки согласовываются непосредственно с представителями музеев и фондов. Предварительная подготовка включает:

• выбор периода размещения выставки (продолжительность составляет в среднем 7-10 дней);
• проведение рекламной кампании (желательно начинать активно рекламировать экспозицию за 1-1,5 месяца);
• заключение договора о проведении выставки;
• страхование экспонатов (при необходимости);
• транспортировка выставочных материалов и их размещение в выставочном центре.

Доходная часть такого проекта формируется за счет реализации входных билетов и оказания дополнительных услуг (продажа памятных сувениров и открыток, фотосъемка и т. д.).